Πώς να πληρώνετε λιγότερους φόρους νόμιμα: Ένας πρακτικός οδηγός για ιδιοκτήτες επιχειρήσεων στις ΗΠΑ, freelancers και LLCs

Η πληρωμή λιγότερων φόρων δεν έχει να κάνει με κόλπα ή με το να τεντώνετε τους κανόνες. Για τους περισσότερους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων στις ΗΠΑ, freelancers και αυτοαπασχολούμενους επαγγελματίες, η πραγματική ευκαιρία είναι πολύ πιο απλή: χτίστε από την αρχή μια επιχείρηση με φορολογική συνείδηση, κρατήστε καθαρά αρχεία, επιλέξτε τη σωστή νομική μορφή και διεκδικήστε κάθε έκπτωση και πίστωση που δικαιούστε νόμιμα.

Αυτός ο οδηγός αναλύει τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους για να μειώσετε τον φορολογικό σας λογαριασμό χωρίς να ξεπεράσετε τα όρια. Είτε δραστηριοποιείστε ως ατομική επιχείρηση, LLC, εταιρική σχέση, S corporation ή αναπτυσσόμενη μικρή επιχείρηση, ο σωστός σχεδιασμός μπορεί να κάνει ουσιαστική διαφορά σε ό,τι κρατάτε.

Ξεκινήστε από τα βασικά: οι φόροι καθορίζονται από τη δομή και τα αρχεία

Πριν εξετάσετε συγκεκριμένες εκπτώσεις, βοηθά να κατανοήσετε τους δύο μεγαλύτερους παράγοντες που επηρεάζουν το φορολογικό σας αποτέλεσμα:

1. Η νομική μορφή της επιχείρησής σας
2. Η ποιότητα της λογιστικής παρακολούθησης και της τεκμηρίωσής σας

Μια ισχυρή δομή σάς βοηθά να έχετε πρόσβαση στους σωστούς φορολογικούς κανόνες. Τα ισχυρά αρχεία σάς βοηθούν να αποδείξετε τις εκπτώσεις σας αν σας ζητηθεί ποτέ. Αν δεν κάνετε τίποτα άλλο, ξεχωρίστε τα επαγγελματικά από τα προσωπικά σας οικονομικά, παρακολουθείτε κάθε επαγγελματική δαπάνη και κρατήστε τις αποδείξεις οργανωμένες ανά κατηγορία.

Επιλέξτε τη σωστή νομική μορφή επιχείρησης

Η επιλογή της οντότητας επηρεάζει τον τρόπο φορολόγησης του εισοδήματος, τον τρόπο εφαρμογής του φόρου αυτοαπασχόλησης και το πόσο ευέλικτος μπορεί να είναι ο σχεδιασμός σας.

Ατομική επιχείρηση

Αυτή είναι η απλούστερη δομή, αλλά προσφέρει τη μικρότερη διαχωριστική γραμμή ανάμεσα σε εσάς και την επιχείρηση. Το εισόδημα συνήθως δηλώνεται στη προσωπική σας φορολογική δήλωση και συνήθως πληρώνετε φόρο αυτοαπασχόλησης στα καθαρά κέρδη.

LLC

Μια LLC μπορεί να προσφέρει νομικό διαχωρισμό και λειτουργική ευελιξία. Για φορολογικούς σκοπούς, μια LLC με έναν ιδιοκτήτη φορολογείται συχνά όπως μια ατομική επιχείρηση, εκτός αν επιλέξει φορολογική μεταχείριση εταιρείας. Μια LLC με περισσότερα από ένα μέλη φορολογείται συχνά όπως μια εταιρική σχέση, εκτός αν επιλέξει κάτι διαφορετικό.

Εκλογή S corporation

Για ορισμένες κερδοφόρες μικρές επιχειρήσεις, η εκλογή S corporation μπορεί να μειώσει τον φόρο αυτοαπασχόλησης, χωρίζοντας το εισόδημα σε μισθό και διανομές. Ωστόσο, αυτό δεν σημαίνει αυτόματη εξοικονόμηση. Πρέπει να πληρώνετε στον εαυτό σας έναν εύλογο μισθό, να διαχειρίζεστε σωστά τη μισθοδοσία και να τηρείτε αυστηρά τη συμμόρφωση.

C corporation

Μια C corporation μπορεί να έχει νόημα σε ορισμένες περιπτώσεις ανάπτυξης ή επανεπένδυσης, αλλά συνοδεύεται από διαφορετικό φορολογικό προφίλ και μεγαλύτερη πολυπλοκότητα. Δεν είναι η σωστή λύση για κάθε ιδρυτή.

Ο στόχος δεν είναι να επιλέξετε την πιο εντυπωσιακή οντότητα. Ο στόχος είναι να επιλέξετε τη δομή που ταιριάζει στο επίπεδο εισοδήματός σας, στα σχέδια ανάπτυξης και στη διαχειριστική σας δυνατότητα.

Εκπίπτετε όλα τα συνήθη και αναγκαία έξοδα επιχείρησης

Η IRS γενικά επιτρέπει εκπτώσεις για δαπάνες που είναι συνήθεις και αναγκαίες για το επάγγελμα ή την επιχείρησή σας. Αυτό καλύπτει ένα ευρύ φάσμα πραγματικών κόστους.

Συνήθεις εκπτώσεις περιλαμβάνουν:

• Διαφήμιση και μάρκετινγκ
• Λογισμικό και συνδρομές επιχείρησης
• Φιλοξενία ιστοσελίδας και τέλη domain
• Επαγγελματικές υπηρεσίες όπως νομικές, λογιστικές και φορολογική προετοιμασία
• Προμήθειες γραφείου και εξοπλισμός
• Τραπεζικά έξοδα και τέλη επεξεργασίας πληρωμών
• Ασφάλιση επιχείρησης
• Έξοδα internet και τηλεφώνου που συνδέονται με επαγγελματική χρήση
• Χιλιόμετρα και έξοδα οχήματος όταν χρησιμοποιείται για την επιχείρηση
• Ταξίδια που σχετίζονται με επαγγελματικές δραστηριότητες
• Συνέδρια, συνεχιζόμενη εκπαίδευση και κατάρτιση
• Αμοιβές εργολάβων και freelancers
• Ενοίκιο για γραφείο ή coworking χώρο

Μια έκπτωση βοηθά μόνο αν είναι και νόμιμη και τεκμηριωμένη. Κρατήστε το τιμολόγιο, σημειώστε τον επαγγελματικό σκοπό και αποθηκεύστε τα υποστηρικτικά έγγραφα σε ένα συνεπές σύστημα.

Χρησιμοποιήστε σωστά την έκπτωση γραφείου στο σπίτι

Αν εργάζεστε από το σπίτι, μπορεί να μπορείτε να εκπέσετε μέρος των εξόδων στέγασης. Η έκπτωση γραφείου στο σπίτι συχνά παρεξηγείται, αλλά μπορεί να είναι πολύτιμη όταν χρησιμοποιείται σωστά.

Για να πληροίτε τις προϋποθέσεις, ο χώρος συνήθως πρέπει να χρησιμοποιείται τακτικά και αποκλειστικά για την επιχείρηση. Συνήθως μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε απλοποιημένη μέθοδο και κανονική μέθοδο.

• Η απλοποιημένη μέθοδος είναι πιο εύκολη στον υπολογισμό.
• Η κανονική μέθοδος μπορεί να δώσει μεγαλύτερη έκπτωση αν έχετε σημαντικά έξοδα γραφείου στο σπίτι.

Η σωστή μέθοδος εξαρτάται από τον χώρο σας, το ενοίκιο ή το στεγαστικό δάνειο, τις υπηρεσίες κοινής ωφέλειας και το πόση διοικητική πολυπλοκότητα μπορείτε να διαχειριστείτε.

Εξετάστε τα συνταξιοδοτικά προγράμματα ως φορολογική στρατηγική

Ένας από τους πιο ισχυρούς τρόπους να μειώσετε το φορολογητέο εισόδημα είναι να συνεισφέρετε σε ένα συνταξιοδοτικό πρόγραμμα. Αυτή η στρατηγική σάς βοηθά να αποταμιεύετε για το μέλλον ενώ μειώνει το φορολογητέο εισόδημα του τρέχοντος έτους.

Οι επιλογές μπορεί να περιλαμβάνουν:

• SEP IRA
• Solo 401(k)
• SIMPLE IRA

Το ποιο πρόγραμμα είναι καλύτερο εξαρτάται από το εισόδημά σας, το αν έχετε εργαζομένους και πόση ευελιξία θέλετε. Οι υψηλότερα αμειβόμενοι συχνά προτιμούν τα Solo 401(k), επειδή επιτρέπουν σημαντικές εισφορές. Η καλύτερη επιλογή πρέπει να συντονίζεται με τον φορολογικό σας σύμβουλο και τη ρύθμιση της μισθοδοσίας.

Μην παραβλέπετε τα φορολογικά οφέλη που σχετίζονται με την υγεία

Αν είστε αυτοαπασχολούμενοι ή έχετε μικρή επιχείρηση, τα έξοδα υγείας μπορεί να είναι σημαντικό κόστος. Ανάλογα με την περίπτωσή σας, μπορεί να επωφεληθείτε από:

• Εκπτώσεις για ασφάλιση υγείας αυτοαπασχολούμενου
• Health Savings Accounts, αν πληροίτε τις προϋποθέσεις
• Στρατηγικές ιατρικών δαπανών που ταιριάζουν στη συνολική φορολογική σας εικόνα

Τα φορολογικά οφέλη που σχετίζονται με την υγεία συχνά εξαρτώνται από τη διάρθρωση της κάλυψής σας και το επίπεδο εισοδήματος, επομένως αξίζει να ελέγξετε τους κανόνες πριν από το τέλος του έτους.

Τα ταξίδια, τα γεύματα και τα συνέδρια μπορούν να αθροιστούν

Τα επαγγελματικά ταξίδια μπορεί να εκπίπτουν όταν συνδέονται με νόμιμο επαγγελματικό σκοπό. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει αεροπορικά εισιτήρια, διαμονή, μετακινήσεις εδάφους και άλλα αναγκαία έξοδα ταξιδιού.

Τα γεύματα έχουν πιο περιορισμένη μεταχείριση και απαιτούν προσεκτική τεκμηρίωση. Σε πολλές περιπτώσεις, ο επαγγελματικός σκοπός και οι συμμετέχοντες πρέπει να καταγράφονται ξεκάθαρα. Η ψυχαγωγία συνήθως δεν αντιμετωπίζεται το ίδιο με τα γεύματα, οπότε μην υποθέτετε ότι όλα όσα σχετίζονται με μια συνάντηση με πελάτη εκπίπτουν.

Για συνέδρια και εκπαιδευτικές εκδηλώσεις, το βασικό ερώτημα είναι αν η δραστηριότητα συνδέεται με την τρέχουσα επιχείρησή σας. Ένα συνέδριο που βελτιώνει τις δεξιότητές σας, επεκτείνει το δίκτυό σας ή υποστηρίζει την ανάπτυξη της επιχείρησης μπορεί να πληροί τις προϋποθέσεις όταν τεκμηριώνεται σωστά.

Παρακολουθήστε με ακρίβεια τα έξοδα οχήματος και τα χιλιόμετρα

Αν οδηγείτε για την επιχείρηση, κρατήστε αρχείο χιλιομέτρων. Αυτός είναι ένας από τους ευκολότερους τρόπους να προστατεύσετε μια πολύτιμη έκπτωση.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είτε:

• Τη μέθοδο τυπικών χιλιομέτρων
• Τη μέθοδο πραγματικών εξόδων

Η καλύτερη επιλογή εξαρτάται από το όχημά σας, το ποσοστό χρήσης για την επιχείρηση, το κόστος καυσίμων, τη συντήρηση και τις συνήθειές σας στην τήρηση αρχείων. Το σημαντικό είναι η συνέπεια. Επιλέξτε τη μέθοδο που ταιριάζει στα αρχεία σας και εφαρμόστε τη σωστά.

Αγοράστε εξοπλισμό στρατηγικά

Οι μεγαλύτερες αγορές δεν χρειάζεται πάντα να αποσβένονται αργά σε πολλά χρόνια. Ανάλογα με το περιουσιακό στοιχείο και τους φορολογικούς κανόνες που ισχύουν, μπορεί να μπορείτε να επιταχύνετε τις εκπτώσεις μέσω άμεσης δαπάνης ή bonus depreciation.

Αυτό έχει σημασία για:

• Υπολογιστές και εξοπλισμό γραφείου
• Μηχανήματα
• Έπιπλα
• Ορισμένο λογισμικό ή τεχνολογικές επενδύσεις
• Ορισμένα οχήματα που χρησιμοποιούνται για την επιχείρηση

Η επιτάχυνση των εκπτώσεων μπορεί να βελτιώσει τις ταμειακές ροές, ειδικά σε χρονιές που κάνετε σημαντικές επενδύσεις στην επιχείρηση.

Χρονομετρήστε το εισόδημα και τα έξοδα με πρόθεση

Αν η επιχείρησή σας έχει ευελιξία στο πότε τιμολογεί, πληρώνει ή αγοράζει, ο χρονισμός μπορεί να αποτελέσει πραγματικό φορολογικό μοχλό.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Αναβολή εισοδήματος σε επόμενο φορολογικό έτος όταν αυτό είναι κατάλληλο
• Επίσπευση εκπιπτόμενων εξόδων πριν από το τέλος του έτους
• Σχεδιασμό μεγάλων αγορών με βάση την κερδοφορία
• Έλεγχο των προκαταβολικών φόρων για να αποφύγετε πρόστιμα και να διαχειριστείτε τις ταμειακές ροές

Αυτό το είδος σχεδιασμού πρέπει να γίνεται προσεκτικά. Ο στόχος δεν είναι να αλλοιώσετε τα βιβλία σας. Ο στόχος είναι να ευθυγραμμίσετε τον νόμιμο χρονισμό της επιχείρησης με τη φορολογική σας θέση.

Χρησιμοποιήστε φορολογικές πιστώσεις όταν πληροίτε τις προϋποθέσεις

Οι εκπτώσεις μειώνουν το φορολογητέο εισόδημα. Οι πιστώσεις μειώνουν τον φόρο δολάριο προς δολάριο. Αυτό κάνει τις πιστώσεις ιδιαίτερα πολύτιμες όταν η επιχείρησή σας πληροί τις προϋποθέσεις.

Πιθανά παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Πιστώσεις έρευνας και ανάπτυξης για επιλέξιμες καινοτόμες δραστηριότητες
• Ενεργειακές πιστώσεις για επιλέξιμες επενδύσεις
• Πιστώσεις που σχετίζονται με προσλήψεις σε ορισμένες περιπτώσεις
• Προγράμματα κινήτρων σε πολιτειακό και τοπικό επίπεδο

Οι φορολογικές πιστώσεις συχνά απαιτούν λεπτομερή έλεγχο επιλεξιμότητας και τεκμηρίωση. Αν πιστεύετε ότι η επιχείρησή σας μπορεί να πληροί τις προϋποθέσεις, ελέγξτε τους κανόνες πριν υποθέσετε ότι η πίστωση δεν είναι διαθέσιμη.

Η ακίνητη περιουσία μπορεί να δημιουργήσει φορολογικά πλεονεκτήματα, αλλά μόνο με σωστό σχεδιασμό

Ορισμένοι ιδιοκτήτες χρησιμοποιούν ακίνητη περιουσία ως μέρος μιας ευρύτερης φορολογικής στρατηγικής. Στη σωστή περίπτωση, η επαγγελματική ή επενδυτική ακίνητη περιουσία μπορεί να προσφέρει οφέλη απόσβεσης και άλλες φορολογικές αποδοτικότητες.

Πιθανές στρατηγικές μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Εκπτώσεις απόσβεσης
• Κατανομή γραφείου στο σπίτι όπου αρμόζει
• Cost segregation σε μεγαλύτερα ακίνητα
• Προσεκτική παρακολούθηση επισκευών σε σχέση με βελτιώσεις

Ο φορολογικός σχεδιασμός για ακίνητα μπορεί να γίνει γρήγορα σύνθετος. Η λανθασμένη ταξινόμηση ή κατανομή μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα αργότερα, οπότε αυτός είναι ένας τομέας όπου η επαγγελματική συμβουλή είναι ιδιαίτερα πολύτιμη.

Κατανοήστε τον φόρο αυτοαπασχόλησης και την εύλογη αμοιβή

Πολλοί ιδρυτές εστιάζουν μόνο στον φόρο εισοδήματος, αλλά ο φόρος αυτοαπασχόλησης μπορεί να είναι εξίσου σημαντικός.

Αν λειτουργείτε ως ατομική επιχείρηση ή σε δομή pass-through, μέρος των κερδών σας μπορεί να υπόκειται σε φόρο αυτοαπασχόλησης. Για ορισμένους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, η εκλογή S corporation μπορεί να βοηθήσει στη διαχείριση αυτού του βάρους, αλλά μόνο αν η μισθοδοσία και η αποζημίωση γίνονται σωστά.

Ο βασικός κανόνας είναι απλός: δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια εκλογή οντότητας για να αποφύγετε να πληρώνετε στον εαυτό σας έναν εύλογο μισθό όταν αυτός απαιτείται. Η IRS αναμένει η δομή της αμοιβής να αντικατοπτρίζει την εργασία που πραγματικά προσφέρετε.

Διατηρήστε αυστηρή συμμόρφωση ώστε ο φορολογικός σχεδιασμός να παραμένει αποτελεσματικός

Η φορολογική εξοικονόμηση εξαφανίζεται γρήγορα αν τα αρχεία σας είναι ακατάστατα ή οι δηλώσεις σας καθυστερούν. Η ισχυρή συμμόρφωση υποστηρίζει κάθε άλλη φορολογική στρατηγική.

Αυτό σημαίνει:

• Σωστή σύσταση της επιχείρησης
• Διατήρηση ενημερωμένων ετήσιων δηλώσεων
• Τήρηση καθαρών βιβλίων
• Διαχωρισμό προσωπικών και επαγγελματικών συναλλαγών
• Υποβολή δηλώσεων εγκαίρως
• Παρακολούθηση των πολιτειακών και ομοσπονδιακών υποχρεώσεων

Εδώ μπορεί να βοηθήσει ένας συνεργάτης στη σύσταση και συμμόρφωση. Η Zenind υποστηρίζει ιδρυτές που θέλουν μια πιο οργανωμένη εκκίνηση, διευκολύνοντας τη δημιουργία μιας επιχειρηματικής βάσης που μπορεί αργότερα να στηρίξει πιο έξυπνο φορολογικό σχεδιασμό.

Μια πρακτική φορολογική λίστα ελέγχου για όλο το έτος

Χρησιμοποιήστε αυτή τη λίστα για να είστε μπροστά από την περίοδο των φόρων:

• Ελέγχετε ετησίως τη δομή της οντότητάς σας
• Συμφωνείτε τα βιβλία κάθε μήνα
• Κρατάτε αποδείξεις καθώς προκύπτουν
• Παρακολουθείτε τα χιλιόμετρα και τα ταξίδια σε πραγματικό χρόνο
• Υπολογίζετε τις προκαταβολές φόρου ανά τρίμηνο
• Ελέγχετε τις συνεισφορές σε συνταξιοδοτικά προγράμματα πριν από τις προθεσμίες
• Επιβεβαιώνετε αν πληροίτε τις προϋποθέσεις για οποιεσδήποτε πιστώσεις
• Συναντάτε έναν φορολογικό επαγγελματία πριν από το τέλος του έτους

Όσο νωρίτερα σχεδιάζετε, τόσο περισσότερες επιλογές συνήθως έχετε.

Τελικές σκέψεις

Η νόμιμη πληρωμή λιγότερων φόρων είναι κυρίως θέμα πειθαρχίας και όχι μυστικών. Οι επιχειρήσεις που τα καταφέρνουν καλύτερα είναι συνήθως εκείνες που επιλέγουν τη σωστή οντότητα, κρατούν εξαιρετικά αρχεία, διεκδικούν κάθε έγκυρη έκπτωση και παίρνουν φορολογικές αποφάσεις πριν περάσει η προθεσμία.

Αν ξεκινάτε ή αναπτύσσετε μια επιχείρηση, ξεκινήστε με ισχυρά θεμέλια. Η Zenind μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε και να διατηρήσετε αυτά τα θεμέλια, ώστε η εταιρεία σας να είναι έτοιμη για καλύτερη συμμόρφωση, καθαρότερα αρχεία και πιο αποτελεσματικό φορολογικό σχεδιασμό.