Ako kvalifikovať obchodné príležitosti rýchlejšie bez plytvania časom

Pre zakladateľov a majiteľov malých firiem je čas jedným z najobmedzenejších zdrojov. Keď si založíte spoločnosť, zaregistrujete LLC alebo spustíte novú korporáciu, každá hodina strávená nesprávnym potenciálnym zákazníkom je hodinou, ktorú nevynakladáte na vývoj produktu, prevádzku, compliance alebo uzatváranie skutočného biznisu.

Preto je predajná kvalifikácia dôležitá. Cieľom nie je byť voči každému kontaktu skeptický. Cieľom je čo najskôr zistiť, či má potenciálny zákazník skutočnú potrebu, schopnosť kúpiť, právomoc rozhodnúť sa a časový plán na posun vpred.

Silnejší proces kvalifikácie vám pomáha:

• Tráviť viac času s kupujúcimi, ktorí majú vyššiu pravdepodobnosť konverzie
• Znížiť počet neplatených úvodných hovorov a neproduktívnych následných kontaktov
• Nastaviť lepšie očakávania od začiatku
• Zlepšiť cash flow skrátením predajného cyklu
• Chrániť váš tím pred zbytočnou prácou

Ak je vaša firma ešte mladá, najmä po založení novej entity, je táto disciplína ešte dôležitejšia. Odľahčená firma si nemôže dovoliť naháňať sa za každým dopytom. Najlepší prístup je jednoduchý, opakovateľný systém, ktorý odfiltruje nevhodné príležitosti bez poškodenia vzťahov.

Začnite rýchlou prvou odpoveďou

Rýchlosť je dôležitá. Keď sa vám potenciálny zákazník ozve, odpovedzte rýchlo, kým je záujem vysoký. Rýchla odpoveď neznamená dlhý predajný prejav. Znamená potvrdiť dopyt, overiť ďalší krok a presunúť človeka do štruktúrovaného procesu.

Krátka odpoveď môže vyzerať takto:

• Poďakujte sa za kontaktovanie
• Potvrďte službu alebo produkt, o ktorý sa zaujíma
• Požiadajte ho, aby si vybral čas na krátky hovor alebo vyplnil krátky vstupný formulár
• Vysvetlite, že cieľom je zistiť, či ste vhodná voľba

Tento prístup šetrí čas dvoma spôsobmi. Po prvé, odfiltruje ľudí, ktorí to nemyslia dostatočne vážne. Po druhé, od začiatku vytvára profesionálny tón.

Ak si potenciálny zákazník nenájde čas na krátky rozhovor alebo ignoruje jednoduchú žiadosť o vstupné údaje, je to užitočná informácia. Nemusí to znamenať, že nikdy nenakúpi, ale naznačuje to, že ešte nemusí byť pripravený pokračovať.

Pýtajte sa na skutočný problém

Mnohí potenciálni zákazníci opisujú príznaky namiesto skutočného problému. Majiteľ firmy môže povedať, že chce viac leadov, keď skutočným problémom je slabá konverzia. Iný môže chcieť nižšiu cenu, keď skutočný problém je, že si nedefinoval rozsah práce.

Na efektívnu kvalifikáciu kladiete otázky, ktoré odhalia skutočnú potrebu:

• Čo sa snažíte vyriešiť?
• Prečo je to prioritou práve teraz?
• Čo sa stane, ak nič neurobíte?
• Čo ste skúšali doteraz?
• Ako by vyzeral úspešný výsledok?

Tieto otázky nerobia len zber informácií. Ukazujú, či potenciálny zákazník rozumie výzve dostatočne na to, aby si kúpil správne riešenie. Silní kupujúci zvyčajne jasne opisujú problém a vedia vysvetliť, prečo je dôležitý.

Slabší kupujúci často zostávajú nejasní. Môžu chcieť iba „pozrieť sa okolo“ alebo „zistiť, čo je dostupné“, bez jasného cieľa. Takéto rozhovory môžu zabrať veľa času a nikam nevedú.

Overte rozhodovateľa včas

Jedným z najjednoduchších spôsobov, ako plytvať časom, je príliš dlho hovoriť s niekým, kto nemôže schváliť nákup.

Predtým, než investujete čas do detailnej ponuky, spýtajte sa:

• Kto ďalší je zapojený do rozhodovania?
• Bude ešte niekto musieť skontrolovať ponuku?
• Je už rozpočet schválený?
• Aký je schvaľovací proces?

V malých firmách je rozhodovacou osobou často vlastník. Vo väčších organizáciách môže kupujúci potrebovať súhlas manažéra, finančného tímu, partnera alebo právnu kontrolu. Ak to viete včas, lepšie posúdite, či sa oplatí pokračovať.

Ak je rozhodovací proces zložitý, možno budete musieť upraviť časový plán a komunikáciu. Ak potenciálny zákazník nie je rozhodovateľom a nevie vás predstaviť osobe, ktorá rozhoduje, príležitosť môže byť príliš vzdialená na to, aby sa oplatilo venovať jej veľké úsilie.

Hovorte o rozpočte bez zbytočnej nepríjemnosti

Rozpočet nie je jediným faktorom pri predaji, ale je praktický. Ak si potenciálny zákazník nemôže dovoliť vašu službu, vzťah sa nemusí nikdy posunúť ďalej, bez ohľadu na to, aký veľký má záujem.

Nemusíte klásť hrubú alebo priamočiaru otázku. Môžete ju zaradiť do bežnej kvalifikačnej konverzácie:

• Máte na to vyčlenený rozpočet?
• Aký rozsah je pre vás prijateľný?
• Porovnávate možnosti podľa ceny, rýchlosti alebo rozsahu?
• Potrebujete základný balík alebo komplexnejšie riešenie?

Tieto otázky vám pomôžu pochopiť, či je kupujúci realistický. Zároveň zabránia tomu, aby ste strávili priveľa času prípravou detailnej cenovej ponuky pre niekoho, kto nikdy nemal v úmysle kúpiť.

Ak vaša firma ponúka viac úrovní cien, rozpočet vám môže pomôcť priradiť správny balík správnemu kupujúcemu. To je omnoho lepšie, než vytvárať ponuku na mieru pre niekoho, kto chcel len najnižšiu možnú cenu.

Pýtajte sa na načasovanie

Potenciálny zákazník so skutočnou potrebou, ale bez časového plánu, nemusí byť ešte skutočnou predajnou príležitosťou.

Pýtajte sa napríklad:

• Kedy sa chcete rozhodnúť?
• Je to okamžitá priorita alebo budúci projekt?
• Čo určuje načasovanie?
• Je tu nejaký deadline, ktorý by sme mali poznať?

Načasovanie je silným ukazovateľom vážnosti. Kupujúci s deadlineom často postupujú rýchlejšie a komunikujú konzistentnejšie. Kupujúci bez časového plánu môžu byť stále vhodní na nurturing, ale zvyčajne by nemali dostávať rovnakú mieru úsilia ako niekto, kto je pripravený konať hneď.

To je obzvlášť užitočné pre servisné firmy, ktoré sa spoliehajú na konzultácie, zákazkové práce alebo poradenské služby. Ak potenciálny zákazník len zbiera nápady, môže byť lepšie zaradiť ho do nurture sekvencie, než pokračovať v dlhom individuálnom follow-upe.

Použite krátky vstupný formulár

Krátky formulár môže ušetriť čas ešte pred prvým hovorom. Nemal by byť taký dlhý, aby ľudí odradil, ale mal by zhromaždiť dostatok informácií na odlíšenie vážnych kupujúcich od náhodných návštevníkov.

Dobrý vstupný formulár môže obsahovať:

• Názov spoločnosti
• Kontaktné údaje
• Typ firmy alebo požadovanej služby
• Hlavný problém alebo cieľ
• Odhadovaný rozpočet
• Požadovaný časový rámec
• Či je osoba rozhodovateľom

S týmito informáciami sa môžete pripraviť na rozhovor a rozhodnúť, či si lead zaslúži plnohodnotný predajný hovor.

Pre malé firmy formulár tiež vytvára konzistentnosť. Namiesto spoliehania sa na pamäť alebo neformálne poznámky môžete porovnávať potenciálnych zákazníkov podľa rovnakých kritérií pri každom kontakte.

Nastavte jasné očakávania

Jedným z dôvodov, prečo sa predajné konverzácie naťahujú, je to, že kupujúci a predávajúci nikdy nedefinujú pravidlá spolupráce.

Nastavte očakávania včas:

• Čo sa stane počas prvého hovoru
• Aké informácie potrebujete pred prípravou cenovej ponuky
• Ako dlho bude trvať doručenie návrhu
• Čo vaša služba zahŕňa a čo nezahŕňa
• Ako funguje platba a ďalšie kroky, ak sa obe strany posunú ďalej

Jasné očakávania znižujú nedorozumenia a neskôr zabraňujú plytvaniu časom. Zároveň robia vašu firmu organizovanejšou a dôveryhodnejšou.

Ak vediete novozaloženú spoločnosť, je rozumné vytvoriť si tento zvyk hneď od začiatku. Dobrá správa procesov vám pomáha sústrediť sa, chrániť marže a od prvého dňa pôsobiť profesionálne.

Vedzte, kedy kvalifikáciu ukončiť

Nie každý lead sa má stať zákazníkom. To nie je zlyhanie. Je to súčasť dobrej predajnej disciplíny.

Potenciálneho zákazníka by ste mali zvážiť ako nekvalifikovaného, keď:

• Nedokáže jasne opísať svoju potrebu
• Nikdy neodpovedá včas
• Nemá rozpočet ani naliehavosť
• Nie je ochotný zdieľať základné informácie
• Jeho očakávania sú nereálne
• Jeho časový plán, rozsah alebo fit nezodpovedá tomu, čo ponúkate

Ukončenie kvalifikácie môže byť zdvorilé a užitočné. Môžete vysvetliť, že vaša služba nie je najvhodnejšia, a podľa potreby ho nasmerovať inde. Chráni to váš čas a zároveň vašu reputáciu.

Jasné nie je často lepšie než zdĺhavé možno.

Vytvorte follow-up systém, ktorý neplytvá časom

Kvalifikácia nie je to isté ako ignorovanie leadu. Niektorí potenciálni zákazníci potrebujú pripomenutie, nie tvrdé zastavenie.

Kľúčom je vybudovať follow-up systém, ktorý je štruktúrovaný a efektívny:

• Používajte šablóny pre bežné správy
• Nastavujte pripomienky na budúce kontroly
• Zoskupujte leady podľa fázy
• Sledujte, kto je aktívny, neaktívny alebo nekvalifikovaný
• Automatizujte rutinný follow-up, kde je to možné

To vám zabráni manuálne naháňať každý lead a pomôže zostať v kontakte s najdôležitejšími potenciálnymi zákazníkmi.

Silný follow-up systém tiež chráni príjmy. Niektorí potenciálni zákazníci nie sú pripravení dnes, ale môžu byť pripravení neskôr. Ak si správne zdokumentujete ich potreby a časový plán, môžete sa k nim vrátiť v správnom momente bez toho, aby ste začínali odznova.

Premeniť zbytočné rozhovory na lepšie pravidlá

Aj keď predajný rozhovor nikam nevedie, stále vás môže niečo naučiť.

Po každom neproduktívnom leade si položte otázky:

• Aký varovný signál som prehliadol?
• Ktorá otázka by odhalila nesúlad skôr?
• Prestal potenciálny zákazník odpovedať, alebo som nekvalifikoval dostatočne jasne ja?
• Bol problém cena, načasovanie, právomoc alebo fit?

Postupom času tieto vzorce zlepšujú váš predajný proces. Naučíte sa, ktoré leady sa oplatí sledovať a ktoré budú pravdepodobne len zbytočne míňať čas.

To je jedna z výhod podnikania s jasnou štruktúrou. Keď je vaša spoločnosť organizovaná, je jednoduchšie riadiť predajný proces, prevádzku aj finančné rozhodnutia.

Lepšie myslenie pri oslovovaní

Najlepšie predajné tímy sa nesnažia hovoriť so všetkými. Snažia sa hovoriť so správnymi ľuďmi.

Toto myslenie je obzvlášť cenné pre podnikateľov a majiteľov novozaložených spoločností. Keď sú zdroje obmedzené, potrebujete proces, ktorý vám pomôže sústrediť sa na potenciálnych zákazníkov, ktorí môžu skutočne posunúť váš biznis vpred.

Dobrý kvalifikačný systém vás nerobí menej nápomocnými. Robí vás efektívnejšími. Trávite menej času naháňaním slepých uličiek, pripravujete silnejšie ponuky a vytvárate viac priestoru pre prácu, ktorá naozaj rastie firmu.

Ak chcete lepšie predajné výsledky, začnite lepšími otázkami, lepšími filtrami a lepším procesom. Výsledkom nie je len menej premrhaného času. Je to zdravšie a disciplinovanejšie podnikanie.