7 Πρακτικά Εργαλεία για Καλύτερη Επίλυση Προβλημάτων για Ιδρυτές

Κάθε ιδρυτής αντιμετωπίζει προβλήματα. Κάποια είναι μικρά και καθημερινά, όπως η επιλογή ενός προμηθευτή ή η διόρθωση μιας ελαττωματικής ροής εργασίας. Άλλα είναι μεγάλα και στρατηγικά, όπως το πότε πρέπει να γίνει πρόσληψη, πώς να τιμολογηθεί μια υπηρεσία ή τι να κάνετε όταν η ανάπτυξη επιβραδύνεται.

Η διαφορά ανάμεσα σε μια επιχείρηση που προχωρά μπροστά και σε μία που μένει στάσιμη δεν είναι η απουσία προβλημάτων. Είναι η ποιότητα της διαδικασίας επίλυσης προβλημάτων.

Όταν χτίζετε μια εταιρεία, ειδικά στα πρώτα στάδια, η πίεση μπορεί να κάνει κάθε ζήτημα να φαίνεται επείγον. Οι καλοί επιλυτές προβλημάτων επιβραδύνουν λίγο τη στιγμή, ώστε να σκεφτούν καθαρά, να ιεραρχήσουν προτεραιότητες και να επιλέξουν την επόμενη καλύτερη ενέργεια. Αυτή η πειθαρχία έχει σημασία είτε λανσάρετε ένα νέο LLC, είτε παρακολουθείτε προθεσμίες συμμόρφωσης, είτε προσπαθείτε να απλοποιήσετε τις καθημερινές λειτουργίες.

Παρακάτω θα βρείτε επτά πρακτικά εργαλεία που μπορούν να σας βοηθήσουν να λύντε προβλήματα πιο αποτελεσματικά και να παίρνετε πιο δυνατές αποφάσεις ως ιδρυτής.

1. Διαχωρίστε ό,τι μπορείτε να ελέγξετε από ό,τι δεν μπορείτε

Ένα εκπληκτικά μεγάλο μέρος του άγχους προέρχεται από την κατανάλωση ενέργειας σε πράγματα που δεν μπορείτε να αλλάξετε.

Αν ένας προμηθευτής καθυστερήσει μια αποστολή, ένας πελάτης καθυστερήσει μια πληρωμή ή μια κρατική υπηρεσία χρειαστεί περισσότερο χρόνο από τον αναμενόμενο για να επεξεργαστεί έγγραφα, αυτά τα γεγονότα μπορεί να επηρεάσουν την επιχείρησή σας, αλλά δεν είναι πάντα υπό τον έλεγχό σας. Αυτό που μπορείτε να ελέγξετε είναι η αντίδρασή σας.

Χρησιμοποιήστε ένα απλό φίλτρο:

• Τι συνέβη;
• Ποιο μέρος από αυτό μπορώ να επηρεάσω;
• Ποια ενέργεια είναι διαθέσιμη τώρα;

Έτσι κρατάτε την προσοχή σας σε χρήσιμα βήματα αντί για απογοήτευση. Σας βοηθά επίσης να αναθέτετε καλύτερα, επειδή δεν ανήκει κάθε πρόβλημα στο γραφείο σας.

2. Ορίστε το πραγματικό πρόβλημα πριν το λύσετε

Πολλά επιχειρηματικά λάθη ξεκινούν από τη λύση του λάθους προβλήματος.

Για παράδειγμα, αν οι πωλήσεις έχουν πέσει, το ζήτημα μπορεί να μην είναι το μάρκετινγκ. Μπορεί να είναι η αδύναμη τοποθέτηση, μια μπερδεμένη προσφορά, η κακή παρακολούθηση ή ένα προϊόν που δεν ταιριάζει πλέον στην αγορά. Αν μια ομάδα χάνει προθεσμίες, η βασική αιτία μπορεί να είναι ο φόρτος εργασίας, οι ασαφείς προσδοκίες ή μια προβληματική διαδικασία.

Πριν δράσετε, γράψτε το πρόβλημα σε μία πρόταση. Έπειτα δοκιμάστε το:

• Είναι αυτό το σύμπτωμα ή η αιτία;
• Ποια στοιχεία υποστηρίζουν αυτή τη διάγνωση;
• Αν λύσω αυτό, θα βελτιωθεί το πραγματικό ζήτημα;

Όσο πιο καθαρή είναι η διατύπωση του προβλήματος, τόσο καλύτερη είναι η λύση.

3. Κατατάξτε τα προβλήματα με βάση τον αντίκτυπο και τον επείγοντα χαρακτήρα

Δεν αξίζουν όλα τα προβλήματα το ίδιο επίπεδο προσοχής.

Ένας ιδρυτής μπορεί να σπαταλήσει μέρες σε μικροζητήματα ενώ ένας μεγάλος κίνδυνος μεγαλώνει στο παρασκήνιο. Οι δυνατοί επιλυτές προβλημάτων ξέρουν πώς να δίνουν προτεραιότητα.

Ένας χρήσιμος τρόπος να κατατάξετε τα προβλήματα είναι να ρωτήσετε δύο πράγματα:

• Πόση ζημιά θα προκαλέσει αυτό αν το αγνοήσω;
• Πόση αξία θα απελευθερώσω αν το λύσω τώρα;

Προβλήματα που απειλούν τις ταμειακές ροές, τη νομική συμμόρφωση, την εμπιστοσύνη των πελατών ή τις βασικές λειτουργίες πρέπει να ανεβαίνουν στην κορυφή. Μικρότερα ζητήματα μπορούν συχνά να περιμένουν, να ανατεθούν σε άλλους ή να ενσωματωθούν σε έναν μεταγενέστερο κύκλο βελτίωσης.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για θέματα σύστασης επιχείρησης και συμμόρφωσης. Η απώλεια μιας κατάθεσης, η παράβλεψη μιας απαίτησης για registered agent ή η καθυστέρηση μιας προθεσμίας αναφοράς μπορεί να δημιουργήσει πολύ μεγαλύτερο ρίσκο από ένα αισθητικό λειτουργικό ζήτημα.

4. Συλλέξτε στοιχεία πριν πάρετε απόφαση

Όταν η πίεση είναι υψηλή, οι άνθρωποι τείνουν να γεμίζουν τα κενά με υποθέσεις. Αυτό συχνά κάνει το πρόβλημα χειρότερο.

Αντί γι’ αυτό, συλλέξτε πρώτα τα απαραίτητα στοιχεία.

Ανάλογα με το ζήτημα, αυτό μπορεί να σημαίνει:

• Επισκόπηση μετρήσεων και αναφορών
• Συζήτηση με πελάτες ή μέλη της ομάδας
• Ανάγνωση των ακριβών απαιτήσεων ή κανόνων που εμπλέκονται
• Σύγκριση κόστους, χρονοδιαγραμμάτων και ανταλλαγών

Ο στόχος δεν είναι να συγκεντρώσετε ατελείωτες πληροφορίες. Είναι να μειώσετε την αβεβαιότητα αρκετά ώστε να πάρετε μια σωστή απόφαση. Η καλή επίλυση προβλημάτων δεν είναι εικασία με αυτοπεποίθηση. Είναι πειθαρχημένη κρίση, βασισμένη σε αρκετά στοιχεία για να δράσετε.

5. Δημιουργήστε περισσότερες από μία λύσεις

Αν βλέπετε μόνο μία πιθανή απάντηση, πιθανότατα δεν έχετε τελειώσει ακόμη τη σκέψη σας.

Πολλά επιχειρηματικά προβλήματα έχουν αρκετές εφικτές λύσεις, ακόμη κι αν μία είναι σαφώς καλύτερη από τις άλλες. Ένας ιδρυτής που δημιουργεί επιλογές είναι πιο πιθανό να βρει μια πρακτική πορεία προς τα εμπρός.

Όταν κάνετε brainstorming, διαχωρίστε τη δημιουργία ιδεών από την αξιολόγηση. Πρώτα, καταγράψτε κάθε επιλογή που θα μπορούσε να λειτουργήσει. Έπειτα περιορίστε τη λίστα με βάση το κόστος, την ταχύτητα, τον κίνδυνο και τη μακροπρόθεσμη επίδραση.

Για παράδειγμα, αν μια διαδικασία συνεχίζει να παρουσιάζει προβλήματα, οι επιλογές σας μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Εκ νέου εκπαίδευση της ομάδας
• Επανεγγραφή της διαδικασίας
• Αυτοματοποίηση μέρους της ροής εργασίας
• Αφαίρεση περιττών βημάτων
• Πιο σαφή ανάθεση ευθύνης

Η πρώτη απάντηση δεν είναι πάντα η καλύτερη. Μερικές φορές η καλύτερη επιλογή είναι η απλούστερη, αρκεί να υλοποιηθεί σωστά.

6. Δοκιμάστε το μικρότερο χρήσιμο επόμενο βήμα

Τα μεγάλα προβλήματα μπορεί να φαίνονται τρομακτικά επειδή η πλήρης λύση δεν είναι ακόμη προφανής.

Σε τέτοιες στιγμές, μην περιμένετε την τέλεια σαφήνεια. Βρείτε το μικρότερο ουσιαστικό βήμα που μπορεί να μειώσει τον κίνδυνο, να επιβεβαιώσει μια υπόθεση ή να προχωρήσει το ζήτημα.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Αποστολή ενός μόνο διευκρινιστικού email
• Διεξαγωγή μιας σύντομης έρευνας πελατών
• Διόρθωση μόνο του μέρους μιας διαδικασίας που προκαλεί τις μεγαλύτερες καθυστερήσεις
• Συμβουλή των πραγματικών οδηγιών κατάθεσης αντί για εικασίες
• Δοκιμή περιορισμένης διάθεσης πριν από μια μεγάλη αλλαγή

Τα μικρά πειράματα είναι ισχυρά επειδή παράγουν γρήγορα ανατροφοδότηση. Σας βοηθούν να μάθετε χωρίς να δεσμεύσετε υπερβολικά πολύ χρόνο ή χρήμα πολύ νωρίς.

7. Δημιουργήστε ένα σύστημα ώστε το ίδιο πρόβλημα να μην επανέρχεται συνεχώς

Το να λύσετε ένα πρόβλημα μία φορά είναι χρήσιμο. Το να αποτρέψετε την επανεμφάνισή του είναι καλύτερο.

Μεγάλο μέρος της απογοήτευσης ενός ιδρυτή προέρχεται από επαναλαμβανόμενα ζητήματα:

• Προθεσμίες που χάνονται επειδή δεν υπάρχει σύστημα ημερολογίου
• Σύγχυση ως προς τις ευθύνες επειδή κανείς δεν έχει την κυριότητα της διαδικασίας
• Εκπλήξεις στις ταμειακές ροές επειδή η επιχείρηση δεν παρακολουθεί αρκετά στενά τα έξοδα
• Εργασίες συμμόρφωσης που χάνονται επειδή γίνονται χειροκίνητα

Όταν διορθώνετε ένα πρόβλημα, αναρωτηθείτε ποιο σύστημα θα το εμπόδιζε να επανεμφανιστεί.

Αυτό μπορεί να σημαίνει:

• Δημιουργία λίστας ελέγχου
• Ρύθμιση υπενθυμίσεων και επαναλαμβανόμενων ελέγχων
• Τεκμηρίωση ενός τυπικού διαδικαστικού βήματος
• Ανάθεση ενός μοναδικού υπευθύνου
• Χρήση λογισμικού για την παρακολούθηση σημαντικών ημερομηνιών και εργασιών

Εδώ είναι που η λειτουργική πειθαρχία αποδίδει. Μια επιχείρηση με απλά, επαναλήψιμα συστήματα μπορεί να διαχειριστεί περισσότερη πολυπλοκότητα χωρίς να δημιουργεί χάος.

Ένα πρακτικό πλαίσιο για ιδρυτές

Αν θέλετε έναν απλό τρόπο να εφαρμόσετε αυτά τα εργαλεία, χρησιμοποιήστε αυτό το τετραβήμα πλαίσιο όταν εμφανίζεται ένα πρόβλημα:

1. Ορίστε το καθαρά.
2. Αποφασίστε αν ανήκει σε εσάς να το λύσετε.
3. Κατατάξτε το με βάση τον αντίκτυπο και τον επείγοντα χαρακτήρα.
4. Επιλέξτε το μικρότερο επόμενο βήμα που δημιουργεί πρόοδο.

Αυτή η ακολουθία σας εμποδίζει να αντιδράσετε υπερβολικά, να υπεραναλύσετε ή να διορθώσετε το λάθος πράγμα.

Λειτουργεί επίσης καλά σε ολόκληρο τον κύκλο ζωής μιας επιχείρησης. Είτε επιλέγετε νομική μορφή, διαχειρίζεστε καταθέσεις, χειρίζεστε συμμόρφωση ή βελτιώνετε λειτουργίες, η ίδια λογική εφαρμόζεται: αποσαφηνίστε το πρόβλημα, συγκεντρώστε στοιχεία, συγκρίνετε επιλογές και δράστε με σκοπό.

Γιατί αυτό έχει σημασία για τη σύσταση εταιρείας και την ανάπτυξη

Οι ιδρυτές στα πρώτα στάδια αντιμετωπίζουν συχνά διαφορετικό είδος πίεσης από τις πιο ώριμες εταιρείες. Παίρνουν αποφάσεις ενώ ταυτόχρονα χτίζουν την ίδια την επιχείρηση γύρω τους.

Αυτό σημαίνει ότι η επίλυση προβλημάτων δεν είναι απλώς μια ηγετική δεξιότητα. Είναι μέρος της βάσης της εταιρείας.

Όταν η σύσταση, η εγγραφή και η συμμόρφωση χειρίζονται αποτελεσματικά, οι ιδρυτές έχουν περισσότερο χρόνο και πνευματικό χώρο για να επικεντρωθούν στα πραγματικά επιχειρηματικά προβλήματα που οδηγούν στην ανάπτυξη. Η Zenind βοηθά στην απλοποίηση της σύστασης εταιρείας και της συνεχιζόμενης συμμόρφωσης, ώστε οι επιχειρηματίες να αφιερώνουν λιγότερη ενέργεια στη διοικητική τριβή και περισσότερη στη δημιουργία.

Τελικό συμπέρασμα

Η καλύτερη επίλυση προβλημάτων δεν αφορά το να έχετε όλες τις απαντήσεις. Αφορά τη χρήση μιας επαναλήψιμης διαδικασίας που σας βοηθά να σκέφτεστε καθαρά υπό πίεση.

Ξεκινήστε εστιάζοντας σε ό,τι μπορείτε να ελέγξετε. Ορίστε το πραγματικό πρόβλημα. Δώστε προτεραιότητα σε ό,τι έχει τη μεγαλύτερη σημασία. Συλλέξτε τα στοιχεία. Δημιουργήστε επιλογές. Δοκιμάστε το μικρότερο χρήσιμο βήμα. Έπειτα χτίστε ένα σύστημα που αποτρέπει την επανεμφάνιση του ζητήματος.

Κάντε το αυτό σταθερά και θα παίρνετε καλύτερες αποφάσεις, θα κινείστε πιο γρήγορα και θα χτίζετε μια πιο ισχυρή εταιρεία.