Cách ngừng trì hoãn khi bắt đầu kinh doanh: Hướng dẫn thực tế cho nhà sáng lập mới

Trì hoãn là một trong những chi phí ẩn lớn nhất trong khởi nghiệp. Nó hiếm khi trông có vẻ kịch tính. Thường thì nó xuất hiện dưới dạng thêm một ngày để nghiên cứu, thêm một tuần để chờ đợi, hoặc thêm một tháng nữa trước khi nộp các giấy tờ biến một ý tưởng thành một doanh nghiệp thực sự.

Đối với các nhà sáng lập mới, việc chậm trễ đặc biệt tốn kém. Mỗi quyết định bị hoãn lại đều có thể ảnh hưởng đến thời gian ra mắt, nghĩa vụ tuân thủ, khả năng mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, và thậm chí cả sự tự tin của bạn với tư cách chủ doanh nghiệp. Tin tốt là trì hoãn không phải là một đặc điểm tính cách mà bạn buộc phải chấp nhận. Nó thường là vấn đề của quy trình, và các vấn đề về quy trình thì có thể được khắc phục.

Hướng dẫn này giải thích vì sao các nhà sáng lập trì hoãn, những việc khởi nghiệp nào thường bị chậm nhất, và cách xây dựng một hệ thống thực tế giúp quá trình thành lập công ty của bạn đi tiếp.

Vì sao nhà sáng lập trì hoãn

Bắt đầu một công ty đòi hỏi rất nhiều lựa chọn, biểu mẫu và thời hạn. Sự kết hợp đó tạo ra ma sát. Nhiều chủ doanh nghiệp đầy tham vọng không trì hoãn vì lười biếng. Họ trì hoãn vì bước tiếp theo chưa rõ ràng, có rủi ro cao, hoặc dễ bị gác lại để làm sau.

Những lý do phổ biến gồm:

• Lo sợ chọn sai loại pháp nhân, tên doanh nghiệp hoặc cấu trúc
• Bị quá tải thông tin từ những lời khuyên trái ngược trên mạng
• Nghĩ rằng quy trình sẽ mất quá nhiều thời gian hoặc tốn quá nhiều chi phí
• Không chắc chắn về yêu cầu nộp hồ sơ của tiểu bang, registered agent và đăng ký thuế
• Có xu hướng tập trung vào những phần thú vị của doanh nghiệp trong khi trì hoãn công việc hành chính

Khi công việc quá mơ hồ, não bộ sẽ xem nó là ưu tiên thấp. Cách giải quyết là biến bước tiếp theo thành cụ thể, nhỏ và có giới hạn thời gian.

Những việc khởi nghiệp thường bị trì hoãn nhiều nhất

Trong quá trình thành lập công ty, sự trì hoãn thường tập trung vào một vài việc cụ thể. Đây là những việc ban đầu có vẻ đơn giản nhưng có thể làm chậm việc ra mắt nếu không được giải quyết.

Chọn cấu trúc doanh nghiệp

Nhiều nhà sáng lập mất quá nhiều thời gian so sánh LLC, corporation và sole proprietorship mà vẫn chưa quyết định. Trên thực tế, cấu trúc phù hợp phụ thuộc vào doanh nghiệp, các chủ sở hữu, tình hình thuế và mục tiêu dài hạn.

Nếu mục tiêu của bạn là tiến lên phía trước, hãy đặt một hạn chót để quyết định và làm việc dựa trên những dữ kiện bạn đã có. Bạn luôn có thể xem xét lại cấu trúc sau, nhưng bạn không thể hưởng lợi từ một doanh nghiệp chưa bao giờ được thành lập.

Chọn tên doanh nghiệp

Việc đặt tên có thể trở thành một hố đen thời gian. Các nhà sáng lập thường động não vô tận rồi ngần ngại kiểm tra tính khả dụng vì không muốn mất một lựa chọn yêu thích.

Cách tốt hơn là tạo một danh sách ngắn, kiểm tra từng tên về độ rõ ràng và mức độ phù hợp, sau đó xác minh xem tên đó có khả dụng trong tiểu bang của bạn và trên các kênh trực tuyến quan trọng hay không.

Nộp hồ sơ thành lập

Articles of Organization hoặc Articles of Incorporation là những tài liệu đưa pháp nhân của bạn vào hoạt động. Tuy nhiên, nhiều nhà sáng lập trì hoãn bước này vì muốn giấy tờ phải hoàn hảo.

Sự hoàn hảo không phải là mục tiêu. Độ chính xác là quan trọng, nhưng tiến độ còn quan trọng hơn. Một hồ sơ đầy đủ, sạch sẽ và được nộp đúng hạn tốt hơn một kế hoạch hoàn hảo nhưng không bao giờ rời khỏi cuốn sổ của bạn.

Lấy EIN và các đăng ký khác

Nhiều chủ doanh nghiệp hoãn các đăng ký liên bang và cấp tiểu bang vì các biểu mẫu trông rất hành chính. Sự chậm trễ đó có thể gây vấn đề sau này khi đến lúc tuyển dụng, mở tài khoản tài chính hoặc khai thuế.

Cách làm thông minh là xem các đăng ký như hạ tầng ra mắt, chứ không phải giấy tờ tùy chọn.

Tạo operating agreement hoặc hồ sơ công ty

Ngay cả khi doanh nghiệp đã được thành lập, các nhà sáng lập đôi khi vẫn bỏ qua tài liệu nội bộ. Điều đó có thể dẫn đến sự mơ hồ về quyền sở hữu, thẩm quyền và cách ra quyết định sau này.

Một operating agreement cơ bản hoặc hệ thống hồ sơ công ty là một trong những cách dễ nhất để bảo vệ doanh nghiệp khỏi tranh chấp và sự rối loạn có thể tránh được.

Cách phá vỡ vòng lặp trì hoãn

Bạn không cần một cú hích tinh thần để bắt đầu. Bạn cần một quy trình làm việc tốt hơn.

1. Thu nhỏ nhiệm vụ đến mức khó mà từ chối

Một nhiệm vụ như “bắt đầu doanh nghiệp của tôi” là quá rộng. Hãy thay bằng một hành động duy nhất:

• Kiểm tra tính khả dụng của tên doanh nghiệp theo tiểu bang
• Chọn loại pháp nhân bạn có khả năng sử dụng nhất
• Chuẩn bị hồ sơ thành lập
• Yêu cầu EIN
• Tạo danh sách kiểm tra ra mắt cho ngân hàng, giấy phép và thiết lập thuế

Khi hành động tiếp theo đã rõ ràng, việc bắt đầu sẽ dễ hơn nhiều.

2. Gán hạn chót cho mọi nhiệm vụ hành chính

Hạn chót là một biện pháp thực tế để chống lại sự trì trệ. Không có nó, một nhà sáng lập có thể dành nhiều tuần để tự nhủ rằng mình vẫn đang trong giai đoạn lập kế hoạch.

Hãy đặt một ngày cụ thể cho từng quyết định và gắn nó với lịch ra mắt của bạn. Nếu bạn muốn bắt đầu phục vụ khách hàng vào tháng tới, công việc thành lập không thể chờ đến tháng tới.

3. Gom các việc nhàm chán lại với nhau

Các nhiệm vụ hành chính dễ hoàn thành hơn khi được nhóm lại. Thay vì mở và đóng cùng một dự án liên tục, hãy dành một khung thời gian để xử lý các việc thành lập trong một lần ngồi làm.

Một phiên làm việc tập trung có thể bao gồm:

• Xem xét các lựa chọn loại hình doanh nghiệp
• Xác nhận tên doanh nghiệp
• Điền thông tin nộp hồ sơ thành lập
• Sắp xếp thông tin sở hữu và quản lý
• Liệt kê các bước tuân thủ tiếp theo sau khi được chấp thuận

4. Giảm mệt mỏi vì phải ra quyết định

Càng có nhiều lựa chọn trong một phiên, nhà sáng lập càng dễ bị chững lại. Hãy giảm số quyết định đang mở bằng cách chuẩn bị trước.

Trước khi bắt đầu, hãy tập hợp:

• Tên và địa chỉ của các nhà sáng lập
• Tỷ lệ sở hữu
• Mô tả hoạt động kinh doanh
• Thông tin registered agent
• Bang dự định thành lập

Dữ liệu đầu vào đã chuẩn bị sẵn sẽ giúp việc nộp hồ sơ nhanh hơn và ít gây bực bội hơn.

5. Dùng dịch vụ giúp đơn giản hóa quy trình

Một trong những cách tốt nhất để vượt qua trì hoãn là giảm số bước thủ công. Một dịch vụ thành lập tinh gọn có thể giúp bạn đi từ nghiên cứu đến nộp hồ sơ mà không bị mắc kẹt trong các việc hành chính lặt vặt.

Điều đó đặc biệt hữu ích cho những nhà sáng lập lần đầu muốn bắt đầu LLC hoặc corporation một cách hiệu quả trong khi vẫn giữ mọi thứ ngăn nắp ở khía cạnh tuân thủ.

Danh sách kiểm tra thực tế cho nhà sáng lập

Nếu bạn đang trì hoãn việc thành lập doanh nghiệp, hãy dùng danh sách này để giữ quá trình tiếp tục.

Trước khi nộp hồ sơ

• Quyết định loại pháp nhân
• Kiểm tra tính khả dụng của tên doanh nghiệp
• Xác nhận bang nơi bạn sẽ thành lập
• Xác định cấu trúc sở hữu và quản lý
• Thu thập các thông tin doanh nghiệp cần thiết

Trong khi nộp hồ sơ

• Rà soát kỹ tài liệu thành lập
• Xác nhận thông tin registered agent
• Nộp hồ sơ cho tiểu bang
• Lưu bản sao của mọi tài liệu đã nộp
• Theo dõi thời gian dự kiến được chấp thuận

Sau khi được chấp thuận

• Lấy EIN nếu cần
• Soạn thảo tài liệu quản trị nội bộ
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Xem lại các giấy phép và permit địa phương
• Đưa thời hạn báo cáo thường niên và thời hạn tuân thủ vào lịch

Vì sao chậm trễ làm tăng rủi ro tuân thủ

Trì hoãn không chỉ là vấn đề ở giai đoạn ra mắt. Nó còn có thể trở thành vấn đề tuân thủ.

Nếu bạn chờ quá lâu mới nộp hồ sơ, bạn có thể bỏ lỡ ngày bắt đầu hoạt động lý tưởng. Nếu bạn trì hoãn sau khi thành lập, bạn có thể quên các nghĩa vụ định kỳ như báo cáo thường niên, duy trì registered agent hoặc các hồ sơ cấp tiểu bang. Đây là những chi tiết thường quan trọng nhất khi doanh nghiệp còn mới và chưa có hệ thống hoàn chỉnh.

Một lịch tuân thủ đơn giản có thể ngăn ngừa nhiều vấn đề như vậy. Khi doanh nghiệp của bạn đã được thành lập, hãy đưa mọi hạn chót vào một nơi và xem lại thường xuyên.

Xây dựng đà tiến thay vì chờ động lực

Nhiều nhà sáng lập tin rằng họ cần cảm thấy sẵn sàng rồi mới hành động. Trên thực tế, cảm giác sẵn sàng thường xuất hiện sau hành động.

Đà tiến được tạo ra bằng cách hoàn thành các bước nhỏ theo thứ tự:

1. Chọn cấu trúc doanh nghiệp
2. Xác minh tên doanh nghiệp
3. Nộp pháp nhân
4. Thiết lập các vấn đề thuế và tuân thủ cơ bản
5. Chuyển sang vận hành

Chuỗi đó đáng tin cậy hơn nhiều so với việc chờ một thời điểm hoàn hảo có thể không bao giờ đến.

Zenind có thể giúp nhà sáng lập đi nhanh hơn như thế nào

Zenind giúp các doanh nhân biến kế hoạch thành lập thành các hồ sơ đã hoàn tất với một quy trình rõ ràng và có tổ chức hơn. Đối với những nhà sáng lập muốn tránh chậm trễ không cần thiết, một lộ trình có cấu trúc có thể tạo ra sự khác biệt giữa một ý tưởng kinh doanh và một công ty đang hoạt động.

Dù bạn đang thành lập LLC hay corporation, mục tiêu vẫn như nhau: hoàn thành đúng các bước bắt buộc, duy trì tuân thủ và ra mắt với sự tự tin.

Lời kết

Trì hoãn trở nên nguy hiểm khi nó khiến một doanh nghiệp không thể cất cánh. Câu trả lời không phải là làm việc chăm chỉ hơn theo một cách mơ hồ. Mà là làm cho quá trình thành lập công ty trở nên nhỏ hơn, rõ hơn và dễ hoàn thành hơn.

Nếu bạn biến mọi nhiệm vụ thành lập thành một hành động cụ thể với thời hạn rõ ràng, bạn có thể thay sự chậm trễ bằng tiến độ. Đó là cách các nhà sáng lập chuyển từ lập kế hoạch sang nộp hồ sơ, và từ nộp hồ sơ sang xây dựng một doanh nghiệp thực sự.