Συμβουλές διαχείρισης χρόνου για επιχειρηματίες: 7 πρακτικοί τρόποι να εργάζεστε πιο έξυπνα

Οι επιχειρηματίες σπάνια δυσκολεύονται επειδή τους λείπουν οι ιδέες. Δυσκολεύονται επειδή όλα φαίνονται σημαντικά ταυτόχρονα. Πωλήσεις, υποστήριξη πελατών, λογιστικά, προσλήψεις, ανάπτυξη προϊόντος, συμμόρφωση και σχεδιασμός μπορούν όλα να διεκδικούν τις ίδιες ώρες της ημέρας. Χωρίς ένα ξεκάθαρο σύστημα, ακόμη και οι ικανοί ιδρυτές μπορούν να περάσουν τη μέρα αντιδρώντας αντί να ηγούνται.

Η καλή διαχείριση χρόνου δεν σημαίνει να στριμώχνετε περισσότερες εργασίες σε ένα ήδη γεμάτο πρόγραμμα. Σημαίνει να κάνετε συνειδητές επιλογές ώστε η προσοχή σας να πηγαίνει στη δουλειά που πραγματικά προωθεί την επιχείρηση. Ο στόχος είναι να μειώσετε την κόπωση από τη λήψη αποφάσεων, να προστατεύσετε τη συγκέντρωση και να δημιουργήσετε αρκετή δομή ώστε να παραμένετε συνεπείς όταν ο φόρτος εργασίας γίνεται χαοτικός.

Παρακάτω παρουσιάζονται επτά πρακτικές στρατηγικές διαχείρισης χρόνου που μπορούν να βοηθήσουν τους επιχειρηματίες να εργάζονται πιο έξυπνα, να μειώνουν τη σπατάλη προσπάθειας και να κάνουν χώρο για στρατηγική ανάπτυξη.

1. Ξεκινήστε από την εργασία με τη μεγαλύτερη αξία

Δεν αξίζει σε κάθε εργασία την ίδια προσοχή. Ορισμένα καθήκοντα κρατούν την επιχείρηση σε λειτουργία, ενώ άλλα δημιουργούν ανάπτυξη. Ο πιο γρήγορος τρόπος να χάσετε χρόνο είναι να τα αντιμετωπίζετε σαν να είναι όλα εξίσου σημαντικά.

Στην αρχή κάθε ημέρας, προσδιορίστε τις μία έως τρεις εργασίες που θα έφερναν τη σημαντικότερη πρόοδο αν ολοκληρώνονταν. Συνήθως πρόκειται για εργασίες που επηρεάζουν άμεσα τα έσοδα, την ικανοποίηση των πελατών, τη βελτίωση του προϊόντος ή τη μείωση του κινδύνου.

Ένα χρήσιμο τεστ είναι απλό: αν ολοκληρωνόταν αυτή η εργασία σήμερα, θα ήταν η επιχείρηση αισθητά καλύτερη αύριο; Αν η απάντηση είναι όχι, ίσως δεν ανήκει στις πρώτες θέσεις της λίστας σας.

Ένα ισχυρό σύστημα προτεραιοτήτων αποτρέπει το να καταναλωθεί η ημέρα από δραστηριότητες χαμηλού αντίκτυπου. Σας δίνει επίσης ένα σαφές κριτήριο για να λέτε όχι, να αναθέτετε ή να μεταθέτετε εργασίες που δεν χρειάζονται τη δική σας άμεση συμμετοχή.

2. Χρησιμοποιήστε time blocking για να προστατεύσετε τη συγκέντρωση

Ένα ημερολόγιο χωρίς χρονικά μπλοκ είναι συχνά απλώς μια λίστα επιθυμιών. Το time blocking μετατρέπει τις προθέσεις σε πραγματικές περιόδους εργασίας, αναθέτοντας συγκεκριμένες εργασίες σε συγκεκριμένες ώρες.

Αντί να λέτε «πρέπει να ασχοληθώ με το marketing αυτή την εβδομάδα», κλείστε ένα διάστημα 90 λεπτών για marketing το πρωί της Τρίτης. Αντί να ελπίζετε ότι θα βρείτε χρόνο για οικονομικό έλεγχο, βάλτε το στο ημερολόγιο ως επαναλαμβανόμενο ραντεβού.

Το time blocking λειτουργεί επειδή μειώνει την εναλλαγή μεταξύ διαφορετικών εργασιών. Όταν κάθε ώρα έχει σκοπό, ξοδεύετε λιγότερη ενέργεια για να αποφασίσετε τι θα κάνετε μετά. Επίσης, αποκαλύπτει κρυφό χρόνο. Πολλοί επιχειρηματίες ανακαλύπτουν ότι έχουν περισσότερη χρήσιμη συγκέντρωση απ’ ό,τι νόμιζαν, μόλις σταματήσουν να αφήνουν την ημέρα ανοιχτή.

Για να είναι αποτελεσματικό το time blocking:

• Κρατήστε τις ώρες με τη μεγαλύτερη ενέργεια για βαθιά εργασία.
• Ομαδοποιήστε παρόμοιες εργασίες για να μειώσετε τη νοητική εναλλαγή.
• Αφήστε κενό χρόνο ανάμεσα στα μπλοκ για διακοπές και μεταβάσεις.
• Αντιμετωπίστε τα μπλοκ του ημερολογίου ως δεσμεύσεις, όχι ως προτάσεις.

Όσο πιο σταθερά προστατεύετε τον χρόνο συγκέντρωσης, τόσο πιο εύκολο γίνεται να κάνετε σημαντική δουλειά πριν σας απορροφήσει η ημέρα.

3. Εφαρμόστε τη μέθοδο Ivy Lee για καθημερινή σαφήνεια

Τα πολύπλοκα συστήματα παραγωγικότητας συχνά αποτυγχάνουν επειδή απαιτούν υπερβολική προετοιμασία. Η μέθοδος Ivy Lee παραμένει δημοφιλής επειδή είναι αρκετά απλή ώστε να χρησιμοποιείται κάθε μέρα.

Στο τέλος κάθε εργάσιμης ημέρας, γράψτε τις έξι σημαντικότερες εργασίες για την επόμενη ημέρα. Ταξινομήστε τες με βάση τη σημασία. Την επόμενη ημέρα, ξεκινήστε με την πρώτη εργασία και μην περάσετε στη δεύτερη μέχρι να ολοκληρωθεί η πρώτη.

Αυτή η δομή κάνει δύο πράγματα καλά. Πρώτον, αναγκάζει να βάζετε προτεραιότητες. Δεύτερον, αφαιρεί τον πειρασμό να πηδάτε από εργασία σε εργασία ανάλογα με τη διάθεση ή την ευκολία.

Για τους επιχειρηματίες, η δύναμη αυτής της μεθόδου βρίσκεται στη συνέπεια. Σας βοηθά να ξεκινάτε την επόμενη μέρα με μια απόφαση ήδη παρμένη, κάτι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν το πρωινό σας γεμίζει συνήθως με μηνύματα, συναντήσεις ή επείγοντα αιτήματα.

Αν έξι εργασίες εξακολουθούν να φαίνονται πολλές, μειώστε τον αριθμό. Ο πραγματικός στόχος δεν είναι ο όγκος· είναι η σαφήνεια.

4. Χρησιμοποιήστε τον κανόνα των δύο λεπτών για να νικήσετε την αναβλητικότητα

Οι μικρές εργασίες συχνά γίνονται μεγάλες αποσπάσεις όταν μένουν ανολοκλήρωτες. Μια γρήγορη απάντηση, ένα σύντομο έγγραφο, μια ενημέρωση στο ημερολόγιο ή μια απλή έγκριση μπορεί να μείνουν στο μυαλό σας και να απορροφούν προσοχή όλη την ημέρα.

Ο κανόνας των δύο λεπτών βοηθά να σπάσει αυτό το μοτίβο. Αν μια εργασία μπορεί να ολοκληρωθεί σε δύο λεπτά ή λιγότερο, κάντε την αμέσως. Αν θα χρειαστεί περισσότερο χρόνο αλλά απαιτεί μόνο ένα μικρό πρώτο βήμα, ξεκινήστε με αυτό το βήμα αμέσως.

Αυτός ο κανόνας λειτουργεί καλά για επιχειρηματίες επειδή εμποδίζει τη συσσώρευση μικρών εργασιών που δημιουργούν αίσθηση ακαταστασίας. Κάνει επίσης τις μεγαλύτερες εργασίες λιγότερο τρομακτικές, επειδή το ξεκίνημα γίνεται ο άμεσος στόχος.

Χρησιμοποιήστε τον με προσοχή, όμως. Ο κανόνας των δύο λεπτών είναι χρήσιμος για να καθαρίζετε μικρά θέματα, αλλά δεν πρέπει να μετατραπεί σε συνεχόμενη διακοπή. Αν μια εργασία μπορεί να περιμένει μέχρι ένα καθορισμένο μπλοκ διοικητικών εργασιών, κρατήστε την για τότε αντί να διακόπτει τη βαθιά εργασία.

5. Ομαδοποιήστε παρόμοιες εργασίες

Η ομαδοποίηση εργασιών είναι ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους για να μειώσετε τη σπατάλη χρόνου. Αντί να απαντάτε σε email όλη την ημέρα, ορίστε μία ή δύο προγραμματισμένες συνεδρίες email. Αντί να χειρίζεστε τα λογιστικά σε σκόρπια πεντάλεπτα, συγκεντρώστε τα σε ένα εστιασμένο μπλοκ.

Η ομαδοποίηση λειτουργεί επειδή μειώνει το κόστος της εναλλαγής ανάμεσα σε διαφορετικά είδη εργασίας. Κάθε αλλαγή έχει κρυφό κόστος: πρέπει να προσανατολιστείτε ξανά, να ξανασυγκεντρωθείτε και να ξαναχτίσετε τη δυναμική σας. Σε μια ολόκληρη εβδομάδα, αυτό το κόστος γίνεται σημαντικό.

Συνηθισμένες εργασίες που είναι καλές υποψήφιες για ομαδοποίηση περιλαμβάνουν:

• Email και διαχείριση εισερχομένων
• Δημοσίευση στα social media
• Έλεγχο τιμολογίων και λογιστικά
• Σχεδιασμό περιεχομένου
• Επικοινωνία με προμηθευτές
• Ρουτίνα εσωτερικών διοικητικών εργασιών

Η ομαδοποίηση δεν σημαίνει καθυστέρηση σημαντικών υποχρεώσεων. Σημαίνει ότι δίνετε σε κάθε τύπο εργασίας έναν χώρο ώστε να μην διακόπτει τα υπόλοιπα.

6. Αναθέστε εργασίες που δεν απαιτούν τη δική σας άμεση συμβολή

Ένα από τα πιο δύσκολα μαθήματα για νέους επιχειρηματίες είναι ότι το να κάνετε τα πάντα προσωπικά δεν είναι το ίδιο με το να είστε παραγωγικοί. Αν μια εργασία μπορεί να γίνει από κάποιον άλλο με μικρότερο κόστος προσοχής, θα πρέπει να εξετάζεται για ανάθεση.

Η ανάθεση δεν έχει να κάνει μόνο με την εξοικονόμηση χρόνου. Έχει να κάνει με τη διατήρηση της ενέργειας του ιδρυτή για αποφάσεις που μόνο ο ιδρυτής μπορεί να πάρει. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει στρατηγική, συνεργασίες, πωλήσεις, προσλήψεις ή κατεύθυνση προϊόντος.

Ξεκινήστε εντοπίζοντας εργασίες που είναι επαναλαμβανόμενες, βασισμένες σε διαδικασίες ή εύκολες να τεκμηριωθούν. Αυτές είναι οι καλύτερες υποψήφιες για ανάθεση, επειδή μεταβιβάζονται πιο εύκολα.

Για να γίνεται σωστά η ανάθεση:

• Καθορίστε ξεκάθαρα το επιθυμητό αποτέλεσμα.
• Δώστε αρκετό πλαίσιο ώστε να μπορεί κάποιος άλλος να πετύχει.
• Ορίστε προθεσμία και σημείο ελέγχου.
• Κρατήστε την ανατροφοδότηση συγκεκριμένη και εφαρμόσιμη.

Η ανάθεση γίνεται ευκολότερη όταν τη βλέπετε ως σύστημα και όχι ως λύση ανάγκης. Όσο νωρίτερα χτίσετε αυτό το σύστημα, τόσο πιο γρήγορα ελευθερώνετε χρόνο για αποφάσεις υψηλότερης αξίας.

7. Μειώστε τη διοικητική τριβή

Δεν προέρχεται όλη η απώλεια χρόνου από κακό προγραμματισμό. Μέρος της προέρχεται από επαναλαμβανόμενη διοικητική τριβή. Οι αιτήσεις σύστασης εταιρείας, η διατήρηση της οντότητας, οι προθεσμίες συμμόρφωσης και οι συνηθισμένες εργασίες εγκατάστασης μπορούν αθόρυβα να καταναλώσουν ώρες που θα έπρεπε να αφιερώνονται στην ανάπτυξη της επιχείρησης.

Οι ιδρυτές συχνά υποτιμούν πόσος χρόνος χάνεται σε επαναλαμβανόμενες διοικητικές εργασίες. Ακόμη και όταν κάθε εργασία φαίνεται μικρή, το συνολικό αποτέλεσμα μπορεί να είναι σημαντικό. Όσο περισσότερο απλοποιείτε το λειτουργικό κομμάτι της επιχείρησης, τόσο πιο εύκολο γίνεται να παραμένετε συγκεντρωμένοι στην ανάπτυξη.

Αυτός είναι ένας λόγος για τον οποίο πολλοί επιχειρηματίες αναζητούν απλοποιημένη υποστήριξη κατά τη σύσταση και τη διατήρηση μιας επιχείρησης. Η Zenind βοηθά τους ιδρυτές να διαχειρίζονται πιο αποτελεσματικά τη σύσταση εταιρείας και τις συνεχείς εργασίες συμμόρφωσης, μειώνοντας το βάρος της γραφειοκρατίας και της διοικητικής παρακολούθησης. Όταν η διαδικασία εγκατάστασης είναι οργανωμένη, ξοδεύετε λιγότερο χρόνο κυνηγώντας έντυπα και περισσότερο χρόνο χτίζοντας την επιχείρηση.

Το πρακτικό συμπέρασμα είναι απλό: αντιμετωπίστε τη διοικητική αποδοτικότητα ως μέρος της στρατηγικής διαχείρισης χρόνου. Η μείωση της τριβής είναι μορφή παραγωγικότητας.

8. Αναθεωρήστε την εβδομάδα σας πριν ξεκινήσει

Η εβδομαδιαία ανασκόπηση δημιουργεί δομή πριν η εβδομάδα γίνει απαιτητική. Χωρίς αυτήν, είναι πιο πιθανό να ξεκινήσετε τη Δευτέρα αντιδρώντας σε ό,τι είναι επείγον αντί να ακολουθείτε ένα σχέδιο.

Χρησιμοποιήστε μια σύντομη εβδομαδιαία ανασκόπηση για να αξιολογήσετε τρία πράγματα:

• Τι ολοκληρώθηκε την προηγούμενη εβδομάδα
• Τι έμεινε ανολοκλήρωτο
• Τι αξίζει προτεραιότητα για την επόμενη εβδομάδα

Αυτή είναι επίσης μια καλή στιγμή για να ενημερώσετε το ημερολόγιό σας, να επαναφέρετε προθεσμίες και να αφαιρέσετε εργασίες που δεν έχουν πλέον σημασία. Ένα καθαρό εβδομαδιαίο πλάνο εκτελείται πιο εύκολα από ένα φορτωμένο πλάνο.

Αν είναι δυνατόν, προγραμματίστε την ανασκόπηση την ίδια ώρα κάθε εβδομάδα. Η συνέπεια μετρά περισσότερο από τη διάρκεια. Ακόμη και 20 έως 30 λεπτά μπορούν να φέρουν σημαντική βελτίωση στη συγκέντρωση και στην τήρηση των στόχων.

Ένα πρακτικό πλαίσιο διαχείρισης χρόνου για επιχειρηματίες

Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιείτε κάθε μέθοδο παραγωγικότητας ταυτόχρονα. Στην πραγματικότητα, αυτό συνήθως επιδεινώνει την κατάσταση. Μια καλύτερη προσέγγιση είναι να χτίσετε ένα απλό, επαναλήψιμο πλαίσιο:

1. Επιλέξτε τις βασικές προτεραιότητές σας.
2. Κλειδώστε χρόνο για βαθιά εργασία.
3. Χρησιμοποιήστε καθημερινή λίστα εργασιών με σαφή σειρά.
4. Αντιμετωπίστε τις μικρές εργασίες αμέσως όταν είναι κατάλληλο.
5. Ομαδοποιήστε τη ρουτίνα εργασιών σε αφιερωμένες συνεδρίες.
6. Αναθέστε ό,τι μπορούν να κάνουν άλλοι.
7. Μειώστε τη διοικητική τριβή όπου είναι δυνατόν.
8. Αναθεωρήστε την εβδομάδα σας τακτικά.

Αυτό το πλαίσιο δεν είναι εντυπωσιακό, αλλά είναι βιώσιμο. Η βιωσιμότητα έχει σημασία επειδή η διαχείριση χρόνου δεν είναι λύση μιας φοράς. Είναι ένα σύστημα που βελτιώνετε όσο αναπτύσσεται η επιχείρησή σας.

Τελικές σκέψεις

Οι επιχειρηματίες δεν χρειάζονται περισσότερες ώρες. Χρειάζονται καλύτερα όρια, πιο ξεκάθαρες προτεραιότητες και λιγότερους περισπασμούς. Οι καλύτερες στρατηγικές διαχείρισης χρόνου είναι εκείνες που σας βοηθούν να παίρνετε πιο γρήγορα αποφάσεις και να προστατεύετε την πιο πολύτιμη προσοχή σας.

Ξεκινήστε με μία ή δύο αλλαγές και χτίστε από εκεί. Ένα καλά οργανωμένο ημερολόγιο, ένα ρεαλιστικό σύστημα εργασιών και απλοποιημένες διοικητικές διαδικασίες μπορούν να φέρουν άμεση ανακούφιση. Με τον χρόνο, αυτές οι βελτιώσεις συσσωρεύονται σε καλύτερη εκτέλεση, λιγότερο άγχος και ισχυρότερη επιχειρηματική απόδοση.

Το αποτέλεσμα δεν είναι απλώς μια πιο οργανωμένη εργάσιμη ημέρα. Είναι μια επιχείρηση που σας δίνει χώρο να την ηγηθείτε.