Mẹo quản lý thời gian cho doanh nhân: 7 cách thực tế để làm việc thông minh hơn

Doanh nhân hiếm khi gặp khó khăn vì thiếu ý tưởng. Họ gặp khó khăn vì mọi thứ đều quan trọng cùng một lúc. Bán hàng, hỗ trợ khách hàng, kế toán, tuyển dụng, phát triển sản phẩm, tuân thủ và lập kế hoạch đều có thể tranh giành cùng một quỹ thời gian trong ngày. Nếu không có một hệ thống rõ ràng, ngay cả những người sáng lập có năng lực cũng có thể dành cả ngày để phản ứng thay vì dẫn dắt.

Quản lý thời gian tốt không phải là nhồi nhét thêm việc vào một lịch trình vốn đã kín. Đó là việc đưa ra những lựa chọn có chủ đích để sự chú ý của bạn được dành cho những công việc thực sự thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên. Mục tiêu là giảm mệt mỏi khi phải ra quyết định, bảo vệ khả năng tập trung và tạo ra đủ cấu trúc để duy trì sự nhất quán khi khối lượng công việc trở nên rối rắm.

Dưới đây là bảy chiến lược quản lý thời gian thực tế mà doanh nhân có thể áp dụng để làm việc thông minh hơn, giảm lãng phí công sức và tạo khoảng trống cho tăng trưởng chiến lược.

1. Bắt đầu với công việc có giá trị cao nhất

Không phải nhiệm vụ nào cũng xứng đáng nhận mức độ chú ý như nhau. Có những việc giúp doanh nghiệp vận hành, trong khi những việc khác tạo ra tăng trưởng. Cách nhanh nhất để lãng phí thời gian là coi tất cả chúng đều quan trọng như nhau.

Vào đầu mỗi ngày, hãy xác định một đến ba nhiệm vụ sẽ tạo ra tiến bộ có ý nghĩa nhất nếu hoàn thành. Đây thường là những việc ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, sự hài lòng của khách hàng, cải tiến sản phẩm hoặc giảm thiểu rủi ro.

Một phép thử hữu ích rất đơn giản: nếu nhiệm vụ này được hoàn thành hôm nay, liệu ngày mai doanh nghiệp có tốt hơn rõ rệt không? Nếu câu trả lời là không, nó có thể không nên nằm gần đầu danh sách của bạn.

Một hệ thống ưu tiên mạnh sẽ ngăn ngày làm việc bị nuốt chửng bởi những hoạt động ít tác động. Nó cũng cho bạn một tiêu chuẩn rõ ràng để nói không, ủy quyền hoặc trì hoãn những việc không cần sự tham gia trực tiếp của bạn.

2. Dùng time blocking để bảo vệ sự tập trung

Một lịch làm việc không có các khối thời gian thường chỉ là một danh sách mong muốn. Time blocking biến ý định thành các phiên làm việc thực sự bằng cách gán các nhiệm vụ cụ thể cho từng khung giờ cụ thể.

Thay vì nói, “Tôi cần làm marketing trong tuần này,” hãy dành riêng một phiên 90 phút cho marketing vào sáng thứ Ba. Thay vì hy vọng bạn sẽ tìm được thời gian để xem xét tài chính, hãy đặt nó lên lịch như một cuộc hẹn lặp lại.

Time blocking hiệu quả vì nó giảm việc chuyển đổi ngữ cảnh. Khi mỗi giờ đều có mục đích, bạn sẽ tốn ít năng lượng hơn để quyết định việc tiếp theo là gì. Nó cũng giúp lộ ra những khoảng thời gian bị ẩn. Nhiều doanh nhân nhận ra họ có nhiều thời gian tập trung hữu ích hơn họ nghĩ, một khi họ ngừng để cả ngày trôi qua mà không có cấu trúc.

Để time blocking hiệu quả:

• Dành những giờ năng lượng tốt nhất cho công việc đòi hỏi tập trung sâu.
• Gom các nhiệm vụ tương tự lại với nhau để giảm việc phải chuyển đổi tinh thần.
• Chừa khoảng đệm giữa các khối để xử lý gián đoạn và chuyển tiếp.
• Coi các khối trên lịch là cam kết, không phải gợi ý.

Bạn càng bảo vệ thời gian tập trung một cách nhất quán, bạn càng dễ hoàn thành những việc quan trọng trước khi ngày làm việc bị chi phối.

3. Áp dụng phương pháp Ivy Lee để có sự rõ ràng mỗi ngày

Những hệ thống năng suất quá phức tạp thường thất bại vì chúng đòi hỏi quá nhiều bước thiết lập. Phương pháp Ivy Lee vẫn phổ biến vì nó đủ đơn giản để dùng mỗi ngày.

Vào cuối mỗi ngày làm việc, hãy viết ra sáu nhiệm vụ quan trọng nhất cho ngày hôm sau. Sắp xếp chúng theo mức độ quan trọng. Ngày hôm sau, bắt đầu với nhiệm vụ số một và không chuyển sang nhiệm vụ số hai cho đến khi nhiệm vụ số một hoàn thành.

Cấu trúc đó làm tốt hai việc. Thứ nhất, nó buộc bạn phải ưu tiên. Thứ hai, nó loại bỏ sự cám dỗ nhảy qua lại giữa các nhiệm vụ theo cảm xúc hoặc sự tiện lợi.

Với doanh nhân, sức mạnh của phương pháp này nằm ở tính nhất quán. Nó giúp bạn bắt đầu ngày mới với một quyết định đã được đưa ra từ trước, điều này đặc biệt hữu ích khi buổi sáng của bạn thường bị lấp đầy bởi tin nhắn, cuộc họp hoặc các yêu cầu khẩn cấp.

Nếu sáu nhiệm vụ vẫn là quá nhiều, hãy giảm con số đó xuống. Mục tiêu thực sự không phải là số lượng; mà là sự rõ ràng.

4. Dùng quy tắc hai phút để chống trì hoãn

Những việc nhỏ thường trở thành các điểm gây xao nhãng lớn khi chúng bị để dang dở. Một phản hồi ngắn, một tài liệu ngắn, một cập nhật lịch hoặc một phê duyệt cơ bản có thể nằm trong đầu bạn và bào mòn sự chú ý suốt cả ngày.

Quy tắc hai phút giúp phá vỡ vòng lặp đó. Nếu một nhiệm vụ có thể hoàn thành trong hai phút hoặc ít hơn, hãy làm ngay. Nếu nó mất lâu hơn nhưng chỉ cần một bước khởi đầu nhỏ, hãy bắt đầu ngay với bước đó.

Quy tắc này rất phù hợp với doanh nhân vì nó ngăn những việc nhỏ tích tụ thành cảm giác bừa bộn. Nó cũng khiến các nhiệm vụ lớn bớt đáng sợ hơn vì việc bắt đầu trở thành mục tiêu trước mắt.

Tuy nhiên, hãy dùng nó một cách cẩn thận. Quy tắc hai phút hữu ích để xử lý các việc nhỏ, nhưng nó không nên biến thành sự gián đoạn liên tục. Nếu một nhiệm vụ có thể chờ đến một khung giờ quản trị riêng, hãy để nó cho thời gian đó thay vì để nó cắt ngang công việc tập trung sâu.

5. Gom các nhiệm vụ tương tự lại với nhau

Batching là một trong những cách hiệu quả nhất để giảm lãng phí thời gian. Thay vì trả lời email suốt cả ngày, hãy đặt một hoặc hai khung giờ cố định cho email. Thay vì xử lý kế toán trong những mảnh vụn năm phút rải rác, hãy gom nó vào một khối làm việc tập trung.

Batching hiệu quả vì nó giảm chi phí chuyển đổi giữa các loại công việc. Mỗi lần chuyển đều có một cái giá ẩn: bạn phải định hướng lại, tập trung lại và xây dựng lại đà làm việc. Tính trên cả một tuần, chi phí đó trở nên đáng kể.

Các nhiệm vụ thường phù hợp để gom lại gồm:

• Email và quản lý hộp thư
• Đăng nội dung trên mạng xã hội
• Xem hóa đơn và kế toán
• Lập kế hoạch nội dung
• Theo dõi nhà cung cấp
• Công việc hành chính nội bộ thường xuyên

Batching không có nghĩa là trì hoãn trách nhiệm quan trọng. Nó có nghĩa là cho mỗi loại công việc một nơi để tồn tại để chúng không làm gián đoạn mọi thứ khác.

6. Ủy quyền những việc không cần sự tham gia trực tiếp của bạn

Một trong những bài học khó nhất đối với các doanh nhân mới là tự mình làm mọi thứ không đồng nghĩa với việc hiệu quả. Nếu một nhiệm vụ có thể được người khác xử lý với chi phí chú ý thấp hơn, nó nên được xem xét để ủy quyền.

Ủy quyền không chỉ là tiết kiệm thời gian. Nó là bảo toàn năng lượng của người sáng lập cho những quyết định chỉ người sáng lập mới có thể đưa ra. Điều đó có thể bao gồm chiến lược, quan hệ đối tác, bán hàng, tuyển dụng hoặc định hướng sản phẩm.

Hãy bắt đầu bằng cách xác định những công việc lặp lại, theo quy trình hoặc dễ mô tả. Đây là những ứng viên tốt nhất để ủy quyền vì chúng dễ bàn giao một cách rõ ràng hơn.

Để ủy quyền hiệu quả:

• Xác định kết quả mong đợi một cách rõ ràng.
• Cung cấp đủ bối cảnh để người khác có thể làm tốt.
• Đặt thời hạn và một mốc kiểm tra.
• Giữ phản hồi cụ thể và có tính hành động.

Ủy quyền sẽ dễ hơn khi bạn coi nó là một hệ thống chứ không phải giải pháp cứu nguy. Bạn xây dựng hệ thống đó càng sớm, bạn càng sớm giải phóng thời gian cho những quyết định có giá trị cao hơn.

7. Giảm ma sát hành chính

Không phải mọi sự mất thời gian đều đến từ việc lập lịch kém. Một phần đến từ ma sát hành chính lặp đi lặp lại. Hồ sơ thành lập doanh nghiệp, duy trì pháp nhân, các mốc tuân thủ và những công việc thiết lập định kỳ có thể âm thầm tiêu tốn hàng giờ lẽ ra nên dành cho việc phát triển công ty.

Các nhà sáng lập thường đánh giá thấp lượng thời gian bị mất vào công việc hành chính lặp lại. Ngay cả khi mỗi nhiệm vụ đều nhỏ, tác động cộng dồn có thể rất đáng kể. Bạn càng đơn giản hóa phần vận hành của doanh nghiệp, việc giữ tập trung vào tăng trưởng càng dễ hơn.

Đó là một lý do khiến nhiều doanh nhân tìm kiếm sự hỗ trợ tinh gọn khi thành lập và duy trì doanh nghiệp. Zenind giúp các nhà sáng lập quản lý việc thành lập công ty và các nhiệm vụ tuân thủ liên tục hiệu quả hơn, giảm gánh nặng của giấy tờ và việc theo dõi hành chính. Khi quy trình thiết lập được tổ chức tốt, bạn sẽ dành ít thời gian hơn để chạy theo biểu mẫu và nhiều thời gian hơn để xây dựng doanh nghiệp.

Bài học thực tế rất đơn giản: hãy coi hiệu quả hành chính là một phần trong chiến lược quản lý thời gian của bạn. Giảm ma sát là một dạng năng suất.

8. Rà soát tuần làm việc trước khi nó bắt đầu

Một buổi rà soát tuần tạo ra cấu trúc trước khi tuần làm việc trở nên bận rộn. Nếu không có nó, bạn dễ bắt đầu thứ Hai bằng việc phản ứng với bất cứ điều gì khẩn cấp thay vì đi theo một kế hoạch.

Hãy dùng một buổi rà soát tuần ngắn để đánh giá ba điều:

• Những gì đã hoàn thành trong tuần trước
• Những việc còn dang dở
• Những ưu tiên nào xứng đáng được đặt cho tuần tới

Đây cũng là thời điểm tốt để cập nhật lịch, đặt lại hạn chót và loại bỏ những nhiệm vụ không còn quan trọng. Một kế hoạch tuần gọn gàng sẽ dễ thực hiện hơn một kế hoạch lộn xộn.

Nếu có thể, hãy sắp xếp buổi rà soát vào cùng một thời điểm mỗi tuần. Tính nhất quán quan trọng hơn độ dài. Chỉ 20 đến 30 phút cũng có thể tạo ra cải thiện lớn về sự tập trung và khả năng theo sát công việc.

Một khung quản lý thời gian thực tế cho doanh nhân

Bạn không cần dùng mọi phương pháp năng suất cùng lúc. Trên thực tế, điều đó thường làm mọi thứ tệ hơn. Cách tốt hơn là xây dựng một khung đơn giản, có thể lặp lại:

1. Chọn các ưu tiên hàng đầu của bạn.
2. Dành thời gian cho công việc tập trung sâu.
3. Dùng danh sách việc cần làm mỗi ngày với thứ tự rõ ràng.
4. Xử lý các việc nhỏ ngay khi phù hợp.
5. Gom các công việc thường lệ thành những phiên làm việc riêng.
6. Ủy quyền những việc người khác có thể làm.
7. Giảm ma sát hành chính ở mọi nơi có thể.
8. Rà soát tuần làm việc thường xuyên.

Khung này không hào nhoáng, nhưng bền vững. Tính bền vững rất quan trọng vì quản lý thời gian không phải là một giải pháp một lần. Đó là một hệ thống mà bạn tinh chỉnh khi doanh nghiệp phát triển.

Lời kết

Doanh nhân không cần thêm giờ. Họ cần ranh giới tốt hơn, ưu tiên rõ ràng hơn và ít bị xao nhãng hơn. Những chiến lược quản lý thời gian tốt nhất là những chiến lược giúp bạn ra quyết định nhanh hơn và bảo vệ sự chú ý quý giá nhất của mình.

Hãy bắt đầu với một hoặc hai thay đổi, rồi xây dựng tiếp từ đó. Một lịch làm việc được quản lý tốt, một hệ thống nhiệm vụ thực tế và các quy trình hành chính tinh gọn có thể mang lại sự nhẹ nhõm ngay lập tức. Theo thời gian, những cải thiện đó sẽ tích lũy thành khả năng thực thi tốt hơn, ít căng thẳng hơn và hiệu suất kinh doanh mạnh hơn.

Kết quả không chỉ là một ngày làm việc ngăn nắp hơn. Đó là một doanh nghiệp cho bạn không gian để dẫn dắt nó.