Кәсіпкерлерге арналған уақытты басқару кеңестері: ақылдырақ жұмыс істеудің 7 практикалық жолы

Кәсіпкерлер әдетте идея жетіспегендіктен қиналмайды. Қиындықтың себебі - бәрі бір уақытта маңызды болып көрінуі. Сату, клиенттерге қолдау көрсету, бухгалтерия, жалдау, өнімге қатысты жұмыс, сәйкестік талаптары және жоспарлау бір күндегі бірдей сағаттарға таласады. Анық жүйе болмаса, қабілетті құрылтайшылардың өзі күнді басқарудан гөрі тек реакциямен өткізіп алуы мүмкін.

Жақсы уақытты басқару - бұрыннан толы кестеге көбірек міндет сыйғызу емес. Бұл - назарыңызды бизнесті алға жылжытатын нақты жұмысқа бағыттау үшін саналы шешім қабылдау. Мақсат - шешім қабылдау шаршауын азайту, шоғырлануды қорғау және жұмыс көлемі күрделенгенде де тұрақты болуға мүмкіндік беретін құрылым құру.

Төменде кәсіпкерлерге ақылдырақ жұмыс істеуге, босқа кеткен күшті азайтуға және стратегиялық өсуге орын ашуға көмектесетін жеті практикалық уақытты басқару тәсілі берілген.

1. Ең жоғары құнды жұмыстан бастаңыз

Әр тапсырма бірдей назарға лайық емес. Кейбірі бизнесті ұстап тұрады, ал басқалары өсім әкеледі. Уақытты босқа жұмсаудың ең жылдам жолы - оларды бірдей маңызды деп қабылдау.

Әр күннің басында орындалса, ең маңызды ілгерілеу әкелетін бір-үш тапсырманы анықтаңыз. Бұлар әдетте табысқа, клиент қанағаттануына, өнімді жақсартуға немесе тәуекелді азайтуға тікелей әсер ететін жұмыстар болады.

Пайдалы сынақ қарапайым: егер бұл тапсырма бүгін орындалса, ертең бизнес айқын түрде жақсырақ бола ма? Егер жауап жоқ болса, ол тізімнің ең жоғарғы жағына жақын болмауы мүмкін.

Күшті басымдық жүйесі күнді төмен әсері бар әрекеттердің басып алуынан сақтайды. Ол сондай-ақ сіздің тікелей қатысуыңыз қажет емес жұмысты «жоқ» деп айтуға, табыстауға немесе кейінге қалдыруға нақты өлшем береді.

2. Назарды қорғау үшін уақытты блоктаңыз

Уақыт блоктарына бөлінбеген күнтізбе көбіне жай ғана тілек тізімі болып қалады. Уақытты блоктау нақты жұмыс сессияларын құру үшін белгілі бір тапсырмаларды белгілі сағаттарға бекітеді.

«Осы аптада маркетингпен айналысуым керек» деудің орнына, сейсенбі таңына 90 минуттық маркетинг блогын қойыңыз. Қаржылық шолуға уақыт табамын деп үміттенудің орнына, оны күнтізбеге қайталанатын кездесу ретінде енгізіңіз.

Уақытты блоктау контекстті жиі ауыстыруды азайтатындықтан тиімді. Әр сағаттың мақсаты болғанда, келесі не істеу керегін шешуге аз энергия жұмсайсыз. Бұл сондай-ақ жасырын уақытты айқын етеді. Көп кәсіпкерлер күнді ашық қалдыруды тоқтатқанда, қолдарында ойлағаннан да көп пайдалы шоғырлану уақыты бар екенін байқайды.

Уақыт блоктауды тиімді ету үшін:

• Ең жоғары энергия кездеріңізді терең жұмысқа сақтаңыз.
• Ой ауысуын азайту үшін ұқсас тапсырмаларды бірге топтаңыз.
• Кедергілер мен ауысулар үшін блоктар арасында буфер уақыт қалдырыңыз.
• Күнтізбедегі блоктарды ұсыныс емес, міндет деп қабылдаңыз.

Назар уақытыңызды неғұрлым тұрақты қорғасаңыз, күн басталмай жатып маңызды жұмыс істеу соғұрлым оңай болады.

3. Күнделікті айқындық үшін Ivy Lee әдісін қолданыңыз

Күрделі өнімділік жүйелері жиі тым көп дайындықты талап ететіндіктен іске аспайды. Ivy Lee әдісі қарапайым болғандықтан және оны күн сайын қолдануға болатыны үшін танымал болып қала береді.

Жұмыс күнінің соңында келесі күнге арналған ең маңызды алты тапсырманы жазып шығыңыз. Оларды маңыздылығы бойынша реттеңіз. Келесі күні бірінші тапсырмадан бастаңыз және бірінші тапсырма аяқталмайынша екіншіге өтпеңіз.

Бұл құрылым екі нәрсені жақсы атқарады. Біріншіден, ол басымдық беруге мәжбүрлейді. Екіншіден, көңіл-күйге немесе ыңғайлылыққа қарай тапсырмалар арасында секіріп жүруге деген азғыруды жояды.

Кәсіпкерлер үшін бұл әдістің күші - тұрақтылық. Ол келесі күнді алдын ала шешілген күйде бастауға көмектеседі, әсіресе таңертеңгі уақытыңыз көбіне хабарламаларға, кездесулерге немесе шұғыл сұраныстарға толы болса, бұл өте құнды.

Егер алты тапсырма әлі де тым көп көрінсе, санын азайтыңыз. Негізгі мақсат - көлем емес; айқындық.

4. Кейінге қалдыруды жеңу үшін екі минут ережесін қолданыңыз

Кішкентай тапсырмалар аяқталмай тұрса, үлкен алаңдаушылыққа айналады. Жылдам жауап, қысқа құжат, күнтізбе жаңартуы немесе қарапайым мақұлдау ойыңызда қалып, күні бойы назарыңызды жұтып қоюы мүмкін.

Екі минут ережесі осы үлгіні бұзуға көмектеседі. Егер тапсырма екі минут немесе одан аз уақытта орындалса, оны бірден жасаңыз. Егер ол ұзағырақ болса, бірақ тек шағын алғашқы қадамды қажет етсе, дәл сол қадамнан бастаңыз.

Бұл ереже кәсіпкерлерге жақсы жұмыс істейді, өйткені ол ұсақ міндеттердің жиналып, шашыраңқы күй сезімін тудыруын тоқтатады. Сондай-ақ бастау әрекетін дереу мақсатқа айналдырғандықтан, үлкен тапсырмаларды азырақ қорқынышты етеді.

Дегенмен оны абайлап қолданыңыз. Екі минут ережесі шағын істерді тазалау үшін пайдалы, бірақ ол тұрақты үзілістерге айналмауы керек. Егер тапсырма арнайы әкімшілік блокты күте алса, терең жұмысты бөле бермей, оны сол уақытқа қалдырыңыз.

5. Ұқсас тапсырмаларды бірге топтаңыз

Тапсырмаларды топтастыру - босқа кеткен уақытты азайтудың ең тиімді тәсілдерінің бірі. Электрондық пошталарға күні бойы жауап берудің орнына, бір немесе екі жоспарланған пошта сессиясын белгілеңіз. Бухгалтерияны шашыраңқы бес минуттық үзілістермен атқарудың орнына, оны бір шоғырланған блокқа жинаңыз.

Топтастыру әртүрлі жұмыс түрлері арасында ауысу құнын төмендететіндіктен тиімді. Әр ауысудың жасырын шығыны бар: қайта бағдарлану, назарды қайта жинау және қарқынды қайта құру керек болады. Бір аптаның ішінде бұл құн айтарлықтай өседі.

Топтастыруға ыңғайлы жиі кездесетін тапсырмалар:

• Электрондық пошта және кіріс жәшігін басқару
• Әлеуметтік желіге жариялау
• Шоттарды қарау және бухгалтерия
• Мазмұнды жоспарлау
• Жеткізушілермен байланыс
• Қайталанатын ішкі әкімшілік жұмыс

Топтастыру маңызды міндеттерді кейінге қалдыру деген сөз емес. Бұл - әр жұмыс түріне өз орны бар екенін білдіру, сондықтан ол қалғанының бәрін бөлмейді.

6. Тікелей қатысуыңызды қажет етпейтін жұмысты табыстаңыз

Жаңа кәсіпкерлер үшін ең қиын сабақтардың бірі - бәрін өз бетіңізше істеу өнімді болумен тең емес екені. Егер тапсырманы сізден төмен назар құнымен басқа біреу атқара алса, оны табыстау қарастырылуы керек.

Табыстау тек уақытты үнемдеу туралы емес. Бұл - құрылтайшының энергиясын тек құрылтайшы шеше алатын шешімдер үшін сақтау. Оған стратегия, серіктестік, сату, жалдау немесе өнім бағыты кіруі мүмкін.

Алдымен қайталанатын, процеске негізделген немесе оңай сипатталатын жұмысты анықтаңыз. Бұлар табыстауға ең қолайлы нысандар, өйткені оларды сенімді түрде беріп жіберу оңайырақ.

Табыстауды дұрыс жасау үшін:

• Нәтижені нақты анықтаңыз.
• Басқа адам сәтті жұмыс істеуі үшін жеткілікті контекст беріңіз.
• Мерзім мен тексеру нүктесін белгілеңіз.
• Кері байланысты нақты әрі іске жарамды етіңіз.

Табыстау жүйе ретінде қарастырылғанда оңайырақ болады, құтқару әрекеті ретінде емес. Мұндай жүйені неғұрлым ертерек құрастырсаңыз, соғұрлым жоғары құнды шешімдерге уақытыңыз босайды.

7. Әкімшілік кедергіні азайтыңыз

Уақыттың жоғалуының бәрі дұрыс жоспарламаудан шықпайды. Оның бір бөлігі қайталанатын әкімшілік кедергіден туындайды. Бизнесті тіркеу құжаттары, заңды тұлғаны жүргізу талаптары, сәйкестік мерзімдері және күнделікті баптау жұмыстары өсімге жұмсалуы тиіс сағаттарды тыныш түрде жеп қояды.

Құрылтайшылар шағын әкімшілік жұмыстарға қанша уақыт кететінін жиі бағаламайды. Әрбір тапсырма шағын болып көрінгенімен, жинақталған әсері едәуір болуы мүмкін. Бизнестің операциялық жағын қаншалықты қарапайым етсеңіз, өсуге назар аудару соғұрлым оңай болады.

Сондықтан көптеген кәсіпкерлер компания құру және оны жүргізу кезінде оңтайландырылған қолдауды іздейді. Zenind құрылтайшыларға компанияны құру және тұрақты сәйкестік тапсырмаларын тиімдірек басқаруға көмектесіп, құжат айналымы мен әкімшілік қадағалау жүктемесін азайтады. Баптау үдерісі реттелген болса, формаларды қуалауға аз уақыт кетеді де, бизнесті құруға көбірек уақыт қалады.

Практикалық сабақ қарапайым: әкімшілік тиімділікті уақытты басқару стратегиясының бір бөлігі ретінде қарастырыңыз. Кедергіні азайту - өнімділіктің бір түрі.

8. Апта басталмай тұрып оны шолып шығыңыз

Апталық шолу апта қарбалас болмай тұрып құрылым береді. Ол болмаса, дүйсенбіні жоспар бойынша емес, тек шұғыл нәрселерге реакция берумен бастау ықтималдығы жоғары болады.

Қысқа апталық шолуда үш нәрсені бағалаңыз:

• Өткен аптада не орындалды
• Не аяқталмай қалды
• Алдағы аптада не басым болуы керек

Бұл сонымен қатар күнтізбені жаңартуға, мерзімдерді қайта реттеуге және енді маңызды емес тапсырмаларды алып тастауға жақсы уақыт. Таза апталық жоспарды орындау қоқысқа толы жоспарға қарағанда жеңілірек.

Мүмкін болса, шолуды әр аптада бір уақытта жоспарлаңыз. Тұрақтылық ұзақтықтан маңыздырақ. Тіпті 20-30 минуттың өзі назар мен орындауда айқын жақсарту бере алады.

Кәсіпкерлерге арналған практикалық уақытты басқару жүйесі

Барлық өнімділік әдістерін бірден қолданудың қажеті жоқ. Шын мәнінде, бұл әдетте жағдайды нашарлатады. Одан да жақсы тәсіл - қарапайым, қайталанатын жүйе құру:

1. Ең маңызды басымдықтарыңызды таңдаңыз.
2. Терең жұмысқа уақыт блоктаңыз.
3. Тапсырмаларды нақты реті бар күнделікті тізіммен орындаңыз.
4. Орынды кезде шағын істерді бірден шешіңіз.
5. Қайталанатын жұмыстарды арнайы сессияларға топтаңыз.
6. Басқалар орындай алатын жұмысты табыстаңыз.
7. Мүмкін болған жерде әкімшілік кедергіні азайтыңыз.
8. Аптаңызды тұрақты түрде шолып отырыңыз.

Бұл жүйе сәнді емес, бірақ тұрақты. Тұрақтылық маңызды, өйткені уақытты басқару - бір рет шешілетін мәселе емес. Бұл - бизнесіңіз өскен сайын жетілдіріп отыратын жүйе.

Қорытынды ойлар

Кәсіпкерлерге көбірек сағат қажет емес. Оларға жақсы шекаралар, айқынырақ басымдықтар және аз алаңдату керек. Уақытты басқарудың ең жақсы тәсілдері - шешімді тезірек қабылдауға және ең құнды назарыңызды қорғауға көмектесетін тәсілдер.

Бір-екі өзгертуден бастаңыз да, содан кейін біртіндеп дамытыңыз. Жақсы басқарылатын күнтізбе, шынайы тапсырмалар жүйесі және оңтайландырылған әкімшілік үдерістер бірден жеңілдік әкелуі мүмкін. Уақыт өте келе бұл жақсартулар нәтижені күшейтіп, стрессті азайтып, бизнестің жұмысын жақсартады.

Нәтижесі - тек реттелген жұмыс күні ғана емес. Бұл - сізге оны басқаруға мүмкіндік беретін бизнес.