Οι κορυφαίες φορολογικές εκπτώσεις για S Corporation για μέγιστη εξοικονόμηση

Μια S corporation μπορεί να αποτελέσει μια αποτελεσματική εταιρική δομή για μικρούς επιχειρηματίες που θέλουν διαφανή φορολόγηση και έναν πιο ευέλικτο τρόπο διαχείρισης των κερδών. Η πραγματική όμως αξία της οντότητας εξαρτάται από το πόσο καλά παρακολουθείτε τις εκπτώσεις, διατηρείτε αρχεία και παραμένετε ευθυγραμμισμένοι με τους κανόνες της IRS.

Όταν γίνεται σωστά, ο φορολογικός σχεδιασμός μιας S corporation μπορεί να μειώσει το φορολογητέο εισόδημα χωρίς να δημιουργεί προβλήματα συμμόρφωσης που θα μπορούσαν να αποφευχθούν. Όταν γίνεται λάθος, μπορεί να οδηγήσει σε χαμένες εκπτώσεις, μη τεκμηριωμένες δαπάνες, προβλήματα μισθοδοσίας ή πρόστιμα που ακυρώνουν την επιδιωκόμενη εξοικονόμηση.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τις πιο συνηθισμένες εκπτώσεις μιας S corporation, τι συνήθως αναμένει η IRS και πώς να δημιουργήσετε από την αρχή μια πιο καθαρή φορολογική διαδικασία.

Πώς φορολογούνται οι S Corporations

Μια S corporation είναι γενικά μια οντότητα διαφανή ως προς τη φορολόγηση. Αυτό σημαίνει ότι η επιχείρηση συνήθως δεν πληρώνει ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος σε επίπεδο οντότητας με τον ίδιο τρόπο που το κάνει μια C corporation. Αντίθετα, τα εισοδήματα, οι ζημίες, οι πιστώσεις και οι εκπτώσεις περνούν στους μετόχους και δηλώνονται στις ατομικές τους φορολογικές δηλώσεις.

Για φορολογική υποβολή, η εταιρεία συνήθως καταθέτει το Form 1120-S και εκδίδει πληροφορίες Schedule K-1 στους μετόχους. Η εταιρεία πρέπει επίσης να χειρίζεται σωστά τη μισθοδοσία, αν οι μέτοχοι-εργαζόμενοι παρέχουν υπηρεσίες στην επιχείρηση.

Ένας βασικός κανόνας είναι η εύλογη αμοιβή. Αν ένας μέτοχος εργάζεται για την επιχείρηση, η IRS αναμένει να καταβάλλονται μισθοί για αυτές τις υπηρεσίες πριν από τη διανομή κερδών. Αυτή η διάκριση έχει σημασία, επειδή οι δαπάνες μισθοδοσίας και οι διανομές προς μετόχους αντιμετωπίζονται πολύ διαφορετικά.

Για S corporations με ημερολογιακό έτος, η καταληκτική ημερομηνία υποβολής είναι συνήθως η 15η ημέρα του τρίτου μήνα μετά τη λήξη του φορολογικού έτους. Αν αυτή η ημερομηνία πέσει σε Σαββατοκύριακο ή νόμιμη αργία, η προθεσμία μεταφέρεται στην επόμενη εργάσιμη ημέρα.

Τι κάνει μια δαπάνη εκπιπτόμενη

Η IRS γενικά αναζητά δαπάνες που είναι συνήθεις και απαραίτητες για την επιχείρηση.

• Συνήθης σημαίνει ότι είναι κοινή και αποδεκτή στον κλάδο σας.
• Απαραίτητη σημαίνει ότι είναι χρήσιμη και κατάλληλη για την επιχείρηση.

Αυτό το πρότυπο ακούγεται απλό, αλλά η πραγματική πρόκληση είναι η τεκμηρίωση. Μια έκπτωση είναι τόσο ισχυρή όσο και τα αρχεία που τη στηρίζουν. Αποδείξεις, τιμολόγια, καταγραφές χιλιομέτρων, αναφορές μισθοδοσίας, τραπεζικές καταστάσεις και συμβόλαια βοηθούν να υποστηριχθεί η έκπτωση αν η IRS ζητήσει ποτέ αποδείξεις.

Συνηθισμένες φορολογικές εκπτώσεις για S Corporation

1. Αμοιβές στελεχών και φόροι μισθοδοσίας

Αν οι μέτοχοι-εργαζόμενοι παρέχουν υπηρεσίες στην εταιρεία, οι μισθοί που καταβάλλονται μέσω μισθοδοσίας είναι γενικά εκπιπτόμενες επιχειρηματικές δαπάνες.

Αυτή η κατηγορία μπορεί επίσης να περιλαμβάνει δαπάνες σχετικές με τη μισθοδοσία, όπως το εργοδοτικό μέρος των φόρων Social Security και Medicare, τον ομοσπονδιακό φόρο ανεργίας όπου εφαρμόζεται, και ορισμένες χρεώσεις επεξεργασίας μισθοδοσίας.

Το σημαντικό είναι οι μισθοί να είναι εύλογοι και τεκμηριωμένοι. Η χαμηλή μισθοδοσία και η υπερβολική χρήση διανομών είναι ένα συνηθισμένο λάθος στις S corporations.

2. Παροχές εργαζομένων και ασφάλιση υγείας

Ορισμένες παροχές που καταβάλλονται για εργαζομένους μπορούν να εκπίπτουν, όπως η υγειονομική κάλυψη, οι εισφορές σε συνταξιοδοτικά προγράμματα και άλλες επιλέξιμες πρόσθετες παροχές.

Οι μέτοχοι μιας S corporation με συμμετοχή άνω του 2% υπόκεινται σε ειδική μεταχείριση για την ασφάλιση υγείας. Οι κανόνες είναι τεχνικοί, επομένως έχει σημασία ο τρόπος με τον οποίο καταχωρούνται και εκπίπτουν τα ασφάλιστρα. Η δαπάνη μπορεί να παραμένει ιδιαίτερα χρήσιμη, αλλά πρέπει να αντιμετωπιστεί σωστά στα βιβλία και στη φορολογική δήλωση.

Αν η επιχείρησή σας προσφέρει συνταξιοδοτικό πρόγραμμα, οι εργοδοτικές εισφορές μπορεί επίσης να είναι εκπιπτόμενες, με την επιφύλαξη των κανόνων του προγράμματος και των ετήσιων ορίων.

3. Ενοίκιο, κοινόχρηστα και έξοδα γραφείου

Το επιχειρηματικό ενοίκιο είναι μία από τις πιο συνηθισμένες εκπτώσεις για S corporations που μισθώνουν γραφειακό, λιανικό, αποθηκευτικό ή παραγωγικό χώρο.

Άλλα επαναλαμβανόμενα έξοδα που σχετίζονται με το γραφείο μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Ηλεκτρικό ρεύμα και νερό
• Διαδίκτυο και τηλεφωνική σύνδεση που χρησιμοποιούνται για την επιχείρηση
• Προμήθειες γραφείου
• Καθαρισμό και υπηρεσίες συντήρησης
• Ενοικίαση εξοπλισμού
• Υπηρεσίες ασφαλείας

Αν μια δαπάνη καλύπτει τόσο επιχειρηματική όσο και προσωπική χρήση, εκπίπτει μόνο το επιχειρηματικό ποσοστό.

4. Επιχειρηματική χρήση κατοικίας

Αν η εταιρεία ή ο μέτοχος χρησιμοποιεί μέρος της κατοικίας για την επιχείρηση, μπορεί να είναι διαθέσιμη έκπτωση για γραφείο στο σπίτι όταν πληρούνται οι απαιτήσεις της IRS.

Γενικά, ο χώρος πρέπει να χρησιμοποιείται αποκλειστικά και τακτικά για την επιχείρηση. Μπορεί να πληροί τις προϋποθέσεις αν αποτελεί τον κύριο χώρο εργασίας ή αν χρησιμοποιείται για συναντήσεις με πελάτες, πελάτες ή ασθενείς στο πλαίσιο της συνήθους δραστηριότητας.

Λάβετε υπόψη ότι ένα κοινό δωμάτιο που χρησιμοποιείται και για προσωπικούς και για επαγγελματικούς σκοπούς συνήθως δεν θα πληροί τις προϋποθέσεις. Καλά αρχεία, φωτογραφίες του χώρου εργασίας και ένας σαφής υπολογισμός των τετραγωνικών μέτρων μπορούν να βοηθήσουν στην τεκμηρίωση της έκπτωσης.

5. Έξοδα οχήματος και χιλιομετρικές αποστάσεις

Οι επαγγελματικές μετακινήσεις μπορούν να δημιουργήσουν σημαντικές εκπτώσεις όταν παρακολουθούνται σωστά.

Συνήθως εκπιπτόμενα έξοδα οχήματος μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Τυπική χιλιομετρική αποζημίωση ή πραγματικές δαπάνες
• Καύσιμα και λάδι
• Επισκευές και συντήρηση
• Ασφάλιση
• Τέλη ταξινόμησης και αδειοδότησης
• Τέλη στάθμευσης και διόδια όταν σχετίζονται με την επιχείρηση

Η καθημερινή μετακίνηση από το σπίτι προς έναν σταθερό χώρο εργασίας συνήθως δεν εκπίπτει. Οι διαδρομές μεταξύ επιχειρηματικών τοποθεσιών, επισκέψεων σε πελάτες, αγορών προμηθειών και άλλων νόμιμων επαγγελματικών μετακινήσεων είναι τα σημεία που πρέπει να προσέξετε.

Ένα αρχείο χιλιομέτρων πρέπει να περιλαμβάνει την ημερομηνία, τον προορισμό, τον σκοπό και τα χιλιόμετρα που διανύθηκαν. Χωρίς αυτό το αρχείο, η έκπτωση γίνεται πολύ δυσκολότερο να υποστηριχθεί.

6. Έξοδα ταξιδιού

Τα επαγγελματικά ταξίδια μπορεί να εκπίπτουν όταν το ταξίδι γίνεται μακριά από τη φορολογική έδρα του φορολογουμένου και έχει κυρίως επιχειρηματικό σκοπό.

Συνήθη εκπιπτόμενα έξοδα ταξιδιού μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Αεροπορικά εισιτήρια ή άλλη μεταφορά
• Διαμονή
• Κόμιστρα ταξί ή rideshare
• Χρεώσεις αποσκευών
• Επαγγελματικά γεύματα, με την επιφύλαξη των ορίων και των απαιτήσεων τεκμηρίωσης της IRS

Το ταξίδι πρέπει πάντα να συνδέεται με πραγματικό επιχειρηματικό σκοπό. Ο προσωπικός χρόνος διακοπών που συνδυάζεται με επαγγελματικό ταξίδι συνήθως απαιτεί προσεκτική επιμεριστική κατανομή.

7. Διαφήμιση και μάρκετινγκ

Η προώθηση της επιχείρησής σας συνήθως εκπίπτει όταν η δαπάνη συνδέεται άμεσα με το αντικείμενο ή την επιχειρηματική δραστηριότητα της εταιρείας.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Σχεδιασμό και φιλοξενία ιστοσελίδας
• Προώθηση σε μηχανές αναζήτησης
• Διαφημίσεις στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης
• Έντυπες διαφημίσεις
• Σχεδιασμό λογότυπου
• Φυλλάδια και προωθητικό υλικό
• Υλικό μάρκετινγκ για εμπορικές εκθέσεις

Αυτά τα έξοδα συχνά παραβλέπονται επειδή είναι κατανεμημένα σε πολλές πλατφόρμες. Η συγκέντρωση των τιμολογίων μάρκετινγκ τα καθιστά πολύ ευκολότερα στην παρακολούθηση.

8. Επαγγελματικές αμοιβές

Οι αμοιβές που καταβάλλονται σε επαγγελματίες συχνά εκπίπτουν αν σχετίζονται με τη λειτουργία της επιχείρησης.

Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:

• Δικηγόρους
• Λογιστές
• Βοηθούς λογιστικής
• Παρόχους μισθοδοσίας
• Φοροτεχνικούς
• Συμβούλους

Αν η υπηρεσία είναι εν μέρει προσωπική και εν μέρει επιχειρηματική, πρέπει να εκπίπτει μόνο το επιχειρηματικό μέρος.

9. Λογισμικό, συνδρομές και τεχνολογία

Οι περισσότερες σύγχρονες επιχειρήσεις βασίζονται σε λογισμικό και ψηφιακά εργαλεία για να λειτουργήσουν. Αυτά τα έξοδα είναι συχνά εκπιπτόμενα όταν χρησιμοποιούνται για την επιχείρηση.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Λογισμικό λογιστικής
• Εργαλεία διαχείρισης έργων
• Συστήματα CRM
• Πλατφόρμες ηλεκτρονικού εμπορίου
• Αποθήκευση στο cloud
• Εργαλεία κυβερνοασφάλειας
• Κλαδικές εκδόσεις και διαδικτυακές συνδρομές

Επειδή πολλές από αυτές τις χρεώσεις είναι επαναλαμβανόμενες, είναι εύκολο να χαθούν αν δεν γίνεται μηνιαίος συμφωνητικός έλεγχος.

10. Επισκευές και συντήρηση

Οι επισκευές που διατηρούν μια περιουσία σε κανονική κατάσταση λειτουργίας εκπίπτουν συχνά, ενώ οι βελτιώσεις που αυξάνουν την αξία ή παρατείνουν τη διάρκεια ζωής μπορεί να χρειάζονται διαφορετική φορολογική μεταχείριση.

Αυτή η διάκριση είναι σημαντική. Η επιδιόρθωση ενός χαλασμένου εξαρτήματος δεν είναι το ίδιο με την αντικατάσταση ή αναβάθμιση ενός μεγάλου συστήματος. Όταν υπάρχει αμφιβολία, τεκμηριώστε το έργο που έγινε και τον λόγο της δαπάνης.

11. Ασφάλιση

Τα ασφάλιστρα επιχειρηματικής ασφάλισης μπορεί να εκπίπτουν αν είναι απαραίτητα για τη λειτουργία της εταιρείας.

Συνήθη παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Ασφάλιση γενικής αστικής ευθύνης
• Ασφάλιση επαγγελματικής ευθύνης
• Ασφάλιση περιουσίας
• Ασφάλιση κυβερνοκινδύνου
• Ασφάλιση εργατικών αποζημιώσεων
• Εμπορική ασφάλιση αυτοκινήτου

Η ασφάλιση είναι μία από τις ευκολότερες γραμμές που παραλείπονται, επειδή τα ασφάλιστρα συχνά καταβάλλονται ετήσια ή εξαμηνιαία και όχι μηνιαία.

12. Φόροι και άδειες

Ορισμένοι επιχειρηματικοί φόροι και λειτουργικές άδειες μπορεί να εκπίπτουν, ανάλογα με τον τύπο του φόρου και τον τρόπο επιβολής της χρέωσης.

Παραδείγματα μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Επαγγελματικές άδειες και εγκρίσεις
• Κρατικούς και τοπικούς επιχειρηματικούς φόρους
• Φόρους μισθοδοσίας εργοδότη
• Ορισμένες χρεώσεις που σχετίζονται με franchise, με την επιφύλαξη των πολιτειακών και ομοσπονδιακών κανόνων

Δεν είναι κάθε πληρωμή προς το Δημόσιο εκπιπτόμενη, επομένως είναι σημαντικό να ξεχωρίζετε τους επιχειρηματικούς φόρους από τα πρόστιμα και τους προσωπικούς φόρους.

13. Προμήθειες και κόστη που σχετίζονται με το απόθεμα

Προμήθειες γραφείου, υλικά συσκευασίας, υλικά αποστολής και μικρά εργαλεία εκπίπτουν συνήθως αν χρησιμοποιούνται στην επιχείρηση.

Το απόθεμα, ωστόσο, ακολουθεί διαφορετικούς φορολογικούς κανόνες από τις απλές προμήθειες. Οι επιχειρήσεις που πωλούν προϊόντα πρέπει να έχουν σαφές σύστημα για την παρακολούθηση των αγορών, του τελικού αποθέματος και του κόστους πωληθέντων αγαθών.

Εκπτώσεις που χρειάζονται ιδιαίτερη προσοχή

Ορισμένες δαπάνες ταξινομούνται λανθασμένα συχνά. Αυτές είναι οι δαπάνες που πρέπει να εξετάζονται προσεκτικά πριν από την υποβολή.

• Τα έξοδα ψυχαγωγίας γενικά δεν εκπίπτουν, ακόμη και αν υπάρχει επιχειρηματικός σκοπός.
• Οι προσωπικές δαπάνες δεν εκπίπτουν απλώς επειδή πληρώθηκαν από επιχειρηματικό λογαριασμό.
• Οι αναλήψεις ή διανομές του ιδιοκτήτη δεν είναι εκπιπτόμενες δαπάνες.
• Τα πρόστιμα και οι κυρώσεις γενικά δεν εκπίπτουν.
• Οι πολιτικές εισφορές δεν εκπίπτουν.
• Τα γεύματα συχνά απαιτούν ξεχωριστή ανάλυση και ισχυρότερη τεκμηρίωση από τις συνηθισμένες λειτουργικές δαπάνες.

Ένας καλός κανόνας: αν η δαπάνη θα υπήρχε ακόμη και χωρίς την επιχείρηση, μπορεί να είναι προσωπική ή εν μέρει προσωπική και πρέπει να εξετάζεται πριν από την έκπτωσή της.

Τήρηση αρχείων που προστατεύει την έκπτωση

Η καλή φορολογική εξοικονόμηση ξεκινά από καλά συστήματα.

Τουλάχιστον, οι S corporations πρέπει να διατηρούν:

• Ξεχωριστό επαγγελματικό τραπεζικό λογαριασμό
• Ξεχωριστή επαγγελματική πιστωτική κάρτα όπου είναι πρακτικό
• Αποδείξεις για όλες τις σημαντικές δαπάνες
• Αρχεία χιλιομέτρων για εκπτώσεις οχήματος
• Αναφορές μισθοδοσίας και Forms W-2
• Συμβόλαια προμηθευτών και τιμολόγια
• Αντίγραφα των υποβληθεισών δηλώσεων και των καταστάσεων προς τους μετόχους
• Τεκμηρίωση για επιστροφές εξόδων και accountable plans

Η μηνιαία συμφωνία είναι καλύτερη από το να περιμένετε μέχρι την περίοδο υποβολής των δηλώσεων. Αν τα βιβλία σας είναι ενημερωμένα, είναι πολύ πιο εύκολο να εντοπίσετε χαμένες εκπτώσεις και να αποφύγετε διορθώσεις της τελευταίας στιγμής.

Πρακτική λίστα ελέγχου τέλους έτους για S Corporations

Πριν από την περίοδο υποβολής, ελέγξτε τα εξής:

• Επιβεβαιώστε ότι οι αμοιβές των μετόχων είναι εύλογες και έχουν καταγραφεί σωστά
• Συμφωνήστε όλους τους τραπεζικούς και πιστωτικούς λογαριασμούς
• Ελέγξτε τα αρχεία ταξιδιών, γευμάτων και οχημάτων
• Διαχωρίστε τις επιχειρηματικές από τις προσωπικές χρεώσεις
• Ελέγξτε αν παραλείφθηκαν επαναλαμβανόμενες συνδρομές, ασφάλιστρα ή χρεώσεις λογισμικού
• Βεβαιωθείτε ότι τα έξοδα γραφείου στο σπίτι και τα μικτής χρήσης έξοδα έχουν κατανεμηθεί σωστά
• Επιβεβαιώστε τις κρατικές και τοπικές υποχρεώσεις υποβολής

Μια σύντομη διαδικασία τακτοποίησης στο τέλος του έτους μπορεί να εξοικονομήσει πολύ περισσότερα από ό,τι κοστίζει.

Πώς η Zenind βοηθά τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να παραμένουν οργανωμένοι

Οι φορολογικές εκπτώσεις είναι ευκολότερο να μεγιστοποιηθούν όταν η επιχείρηση έχει συσταθεί και διατηρείται σωστά από την αρχή. Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να ιδρύσουν και να διαχειριστούν την εταιρική τους δομή με γνώμονα τη συμμόρφωση, κάτι που κάνει ευκολότερη τη διατήρηση καθαρών αρχείων και τη στήριξη των εκπτώσεων αργότερα.

Αυτό έχει σημασία, επειδή η φορολογική στρατηγική λειτουργεί καλύτερα όταν βασίζεται σε ένα οργανωμένο επιχειρηματικό θεμέλιο. Καθαρά αρχεία σύστασης, συνεπής τεκμηρίωση ιδιοκτησίας και μια σαφής διαδικασία συμμόρφωσης μειώνουν τις τριβές όταν φτάνει η φορολογική περίοδος.

Τελικό συμπέρασμα

Οι καλύτερες εκπτώσεις για S corporation δεν είναι απλώς οι μεγαλύτερες. Είναι εκείνες που είναι νόμιμες, καλά τεκμηριωμένες και ευθυγραμμισμένες με τον πραγματικό τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης.

Αν διατηρείτε οργανωμένα αρχεία, χειρίζεστε σωστά τους μισθούς, διαχωρίζετε τις προσωπικές από τις επιχειρηματικές δαπάνες και ελέγχετε τις δαπάνες καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους, η S corporation σας μπορεί να προσφέρει πραγματική φορολογική αποδοτικότητα χωρίς περιττό κίνδυνο.

Για το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα, συνδυάστε την καλή λογιστική παρακολούθηση με την τρέχουσα καθοδήγηση της IRS και με επαγγελματική φορολογική συμβουλή προσαρμοσμένη στην επιχείρησή σας.