Các khoản khấu trừ thuế S Corporation hàng đầu để tối đa hóa tiết kiệm

Một S corporation có thể là một cấu trúc hiệu quả cho các chủ doanh nghiệp nhỏ muốn áp dụng cơ chế thuế chuyển tiếp và quản lý lợi nhuận linh hoạt hơn. Tuy nhiên, giá trị thực sự của loại hình này phụ thuộc rất nhiều vào cách bạn theo dõi các khoản khấu trừ, lưu giữ hồ sơ và tuân thủ các quy định của IRS.

Nếu làm đúng, việc lập kế hoạch thuế cho S corporation có thể giúp giảm thu nhập chịu thuế mà không tạo ra các vấn đề tuân thủ có thể tránh được. Nếu làm sai, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ các khoản khấu trừ, ghi nhận chi phí không có căn cứ, gặp vấn đề về tiền lương hoặc chịu các khoản phạt làm mất đi phần tiết kiệm dự kiến.

Hướng dẫn này giải thích các khoản khấu trừ phổ biến nhất của S corporation, những gì IRS thường kỳ vọng, và cách xây dựng quy trình thuế gọn gàng hơn ngay từ đầu.

S Corporation bị đánh thuế như thế nào

S corporation nhìn chung là một thực thể chuyển tiếp. Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp thường không phải nộp thuế thu nhập liên bang ở cấp thực thể như một C corporation. Thay vào đó, thu nhập, lỗ, tín dụng thuế và các khoản khấu trừ được chuyển sang cho các cổ đông và được khai báo trên tờ khai thuế cá nhân của họ.

Về hồ sơ thuế, công ty thường nộp Form 1120-S và cung cấp thông tin Schedule K-1 cho các cổ đông. Công ty cũng phải xử lý bảng lương đúng cách nếu cổ đông-đồng thời là nhân viên có cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp.

Một quy tắc quan trọng là mức lương hợp lý. Nếu một cổ đông làm việc cho doanh nghiệp, IRS kỳ vọng phải có tiền lương cho những dịch vụ đó trước khi thực hiện phân phối lợi nhuận. Sự phân biệt này rất quan trọng vì chi phí tiền lương và phân phối cho cổ đông được xử lý theo những cách rất khác nhau.

Đối với S corporation theo năm dương lịch, hạn nộp hồ sơ thường là ngày 15 của tháng thứ ba sau khi kết thúc năm tài chính. Nếu ngày đó rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ hợp pháp, hạn nộp sẽ được lùi sang ngày làm việc tiếp theo.

Điều gì làm cho một khoản chi phí được khấu trừ

IRS thường xem xét các chi phí là thông thường và cần thiết cho doanh nghiệp.

• Thông thường nghĩa là phổ biến và được chấp nhận trong ngành của bạn.
• Cần thiết nghĩa là hữu ích và phù hợp cho doanh nghiệp.

Tiêu chuẩn đó nghe có vẻ đơn giản, nhưng thách thức thực sự là chứng từ. Một khoản khấu trừ chỉ mạnh khi có hồ sơ hỗ trợ phía sau. Biên lai, hóa đơn, nhật ký số dặm, báo cáo bảng lương, sao kê ngân hàng và hợp đồng đều giúp chứng minh khoản khấu trừ nếu IRS yêu cầu bằng chứng.

Các khoản khấu trừ thuế S Corporation phổ biến

1. Thù lao người quản lý và thuế bảng lương

Nếu cổ đông-đồng thời là nhân viên thực hiện dịch vụ cho công ty, tiền lương trả qua bảng lương thường là chi phí kinh doanh được khấu trừ.

Nhóm chi phí này cũng có thể bao gồm các khoản liên quan đến bảng lương như phần thuế An Sinh Xã Hội và Medicare do chủ lao động chịu, thuế thất nghiệp liên bang nếu áp dụng, và một số phí xử lý bảng lương nhất định.

Điều quan trọng là giữ mức lương hợp lý và có hồ sơ đầy đủ. Trả lương quá thấp và quá lạm dụng phân phối là một sai lầm phổ biến của S corporation.

2. Phúc lợi nhân viên và bảo hiểm y tế

Một số phúc lợi được chi trả cho nhân viên có thể được khấu trừ, bao gồm bảo hiểm y tế, đóng góp vào kế hoạch hưu trí và các phúc lợi ngoài lương đủ điều kiện khác.

Cổ đông của S corporation sở hữu trên 2% cổ phần phải tuân theo cách xử lý đặc biệt đối với bảo hiểm y tế. Các quy tắc này mang tính kỹ thuật, vì vậy cách ghi nhận và khấu trừ phí bảo hiểm rất quan trọng. Khoản chi này vẫn có thể mang lại giá trị, nhưng phải được xử lý đúng trên sổ sách và trên tờ khai thuế.

Nếu doanh nghiệp của bạn cung cấp kế hoạch hưu trí, các khoản đóng góp của chủ lao động cũng có thể được khấu trừ tùy theo quy tắc của kế hoạch và giới hạn hằng năm.

3. Tiền thuê, tiện ích và chi phí văn phòng

Tiền thuê mặt bằng kinh doanh là một trong những khoản khấu trừ phổ biến nhất đối với S corporation thuê văn phòng, cửa hàng bán lẻ, kho hoặc nhà xưởng sản xuất.

Các chi phí văn phòng định kỳ khác có thể bao gồm:

• Điện và nước
• Dịch vụ internet và điện thoại dùng cho doanh nghiệp
• Văn phòng phẩm
• Dịch vụ vệ sinh và lau dọn
• Chi phí thuê thiết bị
• Dịch vụ an ninh

Nếu một khoản chi bao gồm cả mục đích kinh doanh và cá nhân, chỉ phần phục vụ kinh doanh mới được khấu trừ.

4. Sử dụng nhà ở cho kinh doanh

Nếu công ty hoặc cổ đông sử dụng một phần căn nhà cho hoạt động kinh doanh, có thể được áp dụng khấu trừ văn phòng tại nhà khi đáp ứng yêu cầu của IRS.

Thông thường, không gian đó phải được sử dụng thường xuyên và độc quyền cho hoạt động kinh doanh. Không gian có thể đủ điều kiện nếu đó là nơi làm việc chính hoặc được dùng để gặp khách hàng, người mua hoặc bệnh nhân trong hoạt động kinh doanh thông thường.

Lưu ý rằng một phòng dùng chung cho cả mục đích cá nhân và kinh doanh thường sẽ không đủ điều kiện. Hồ sơ tốt, ảnh chụp không gian làm việc và phép tính diện tích rõ ràng có thể giúp hỗ trợ khoản khấu trừ.

5. Chi phí xe cộ và số dặm công tác

Việc lái xe phục vụ kinh doanh có thể tạo ra các khoản khấu trừ đáng kể nếu được theo dõi đúng cách.

Các chi phí xe cộ có thể được khấu trừ gồm:

• Phương pháp số dặm chuẩn hoặc chi phí thực tế
• Xăng và dầu
• Sửa chữa và bảo dưỡng
• Bảo hiểm
• Phí đăng ký và cấp phép
• Phí đỗ xe và phí cầu đường khi phục vụ kinh doanh

Việc đi lại từ nhà đến nơi làm việc thường xuyên nhìn chung không được khấu trừ. Các chuyến đi giữa các địa điểm kinh doanh, đến địa điểm của khách hàng, đi mua nguyên vật liệu và những chuyến công tác kinh doanh hợp pháp khác là những trường hợp cần chú ý.

Nhật ký số dặm nên ghi ngày tháng, điểm đến, mục đích và số dặm đã đi. Không có hồ sơ này, khoản khấu trừ sẽ khó bảo vệ hơn nhiều.

6. Chi phí đi công tác

Chi phí đi công tác có thể được khấu trừ khi chuyến đi diễn ra xa nơi cư trú thuế của người nộp thuế và chủ yếu phục vụ mục đích kinh doanh.

Các chi phí đi công tác thường được khấu trừ bao gồm:

• Vé máy bay hoặc phương tiện di chuyển khác
• Chỗ ở
• Taxi hoặc dịch vụ gọi xe
• Phí hành lý
• Các bữa ăn liên quan đến kinh doanh, tùy theo giới hạn và yêu cầu chứng từ của IRS

Việc đi lại luôn cần gắn với một mục đích kinh doanh thực sự. Thời gian nghỉ dưỡng cá nhân kết hợp với chuyến đi công tác thường cần được phân bổ rất cẩn thận.

7. Quảng cáo và tiếp thị

Chi phí quảng bá doanh nghiệp thường được khấu trừ khi khoản chi đó trực tiếp gắn với hoạt động kinh doanh của công ty.

Ví dụ bao gồm:

• Thiết kế và lưu trữ website
• Quảng cáo trên công cụ tìm kiếm
• Quảng cáo trên mạng xã hội
• Quảng cáo in ấn
• Thiết kế logo
• Tài liệu quảng bá và brochure
• Tài liệu marketing cho hội chợ thương mại

Những chi phí này thường bị bỏ sót vì chúng được phân tán trên nhiều nền tảng. Gom hóa đơn tiếp thị về một nơi sẽ giúp theo dõi dễ dàng hơn nhiều.

8. Phí dịch vụ chuyên môn

Phí trả cho chuyên gia thường có thể được khấu trừ nếu liên quan đến việc vận hành doanh nghiệp.

Điều này có thể bao gồm:

• Luật sư
• Kế toán
• Nhân viên ghi sổ
• Nhà cung cấp dịch vụ bảng lương
• Người lập tờ khai thuế
• Chuyên gia tư vấn

Nếu dịch vụ vừa phục vụ mục đích cá nhân vừa phục vụ kinh doanh, chỉ phần liên quan đến kinh doanh mới nên được khấu trừ.

9. Phần mềm, gói đăng ký và công nghệ

Hầu hết doanh nghiệp hiện đại đều dựa vào phần mềm và công cụ số để vận hành. Các chi phí này thường được khấu trừ khi sử dụng cho doanh nghiệp.

Ví dụ bao gồm:

• Phần mềm kế toán
• Công cụ quản lý dự án
• Hệ thống CRM
• Nền tảng thương mại điện tử
• Lưu trữ đám mây
• Công cụ an ninh mạng
• Ấn phẩm ngành và gói đăng ký trực tuyến

Vì nhiều khoản phí này mang tính định kỳ, chúng rất dễ bị bỏ sót nếu không đối chiếu hằng tháng.

10. Sửa chữa và bảo dưỡng

Các khoản sửa chữa giúp tài sản duy trì trạng thái hoạt động bình thường thường được khấu trừ, trong khi các cải tiến làm tăng giá trị hoặc kéo dài thời gian sử dụng hữu ích có thể cần cách xử lý thuế khác.

Sự phân biệt này rất quan trọng. Sửa một bộ phận bị hỏng không giống với việc thay thế hoặc nâng cấp một hệ thống lớn. Khi không chắc chắn, hãy lưu hồ sơ về công việc đã thực hiện và lý do phát sinh chi phí.

11. Bảo hiểm

Phí bảo hiểm kinh doanh có thể được khấu trừ nếu chúng cần thiết cho hoạt động của công ty.

Ví dụ phổ biến bao gồm:

• Bảo hiểm trách nhiệm chung
• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
• Bảo hiểm tài sản
• Bảo hiểm an ninh mạng
• Bảo hiểm bồi thường cho người lao động
• Bảo hiểm xe thương mại

Bảo hiểm là một khoản mục rất dễ bị bỏ sót vì phí thường được thanh toán theo năm hoặc nửa năm thay vì hằng tháng.

12. Thuế và giấy phép

Một số loại thuế kinh doanh và giấy phép hoạt động có thể được khấu trừ, tùy theo loại thuế và cách khoản phí đó được áp dụng.

Ví dụ có thể bao gồm:

• Giấy phép và cho phép kinh doanh
• Thuế kinh doanh cấp bang và địa phương
• Thuế bảng lương của chủ lao động
• Một số loại phí liên quan đến nhượng quyền, tùy theo quy định của bang và liên bang

Không phải mọi khoản thanh toán cho cơ quan nhà nước đều được khấu trừ, vì vậy cần tách biệt thuế kinh doanh với tiền phạt và thuế cá nhân.

13. Vật tư và chi phí liên quan đến hàng tồn kho

Văn phòng phẩm, vật liệu đóng gói, vật tư vận chuyển và các công cụ nhỏ thường được khấu trừ nếu được sử dụng trong doanh nghiệp.

Tuy nhiên, hàng tồn kho tuân theo các quy tắc thuế khác với vật tư thông thường. Doanh nghiệp bán sản phẩm nên có hệ thống rõ ràng để theo dõi mua hàng, hàng tồn cuối kỳ và giá vốn hàng bán.

Các khoản khấu trừ cần đặc biệt thận trọng

Một số khoản chi thường bị phân loại sai. Đây là những khoản nên rà soát kỹ trước khi nộp hồ sơ.

• Chi phí giải trí nhìn chung không được khấu trừ, ngay cả khi có mục đích kinh doanh.
• Chi phí cá nhân không được khấu trừ chỉ vì được thanh toán từ tài khoản doanh nghiệp.
• Rút vốn của chủ sở hữu và phân phối không phải là chi phí được khấu trừ.
• Tiền phạt và khoản chế tài nhìn chung không được khấu trừ.
• Đóng góp chính trị không được khấu trừ.
• Các bữa ăn thường cần phân tích riêng và chứng từ chặt chẽ hơn so với các chi phí vận hành thông thường.

Một nguyên tắc tốt là: nếu khoản chi đó vẫn sẽ phát sinh ngay cả khi không có doanh nghiệp, nó có thể là chi phí cá nhân hoặc chi phí có phần cá nhân và cần được xem xét trước khi khấu trừ.

Lưu trữ hồ sơ để bảo vệ khoản khấu trừ

Tiết kiệm thuế tốt đến từ hệ thống tốt.

Tối thiểu, S corporation nên lưu giữ:

• Một tài khoản ngân hàng kinh doanh riêng
• Một thẻ tín dụng kinh doanh riêng nếu có thể
• Biên lai cho mọi khoản chi đáng kể
• Nhật ký số dặm cho khoản khấu trừ xe cộ
• Báo cáo bảng lương và Form W-2
• Hợp đồng và hóa đơn của nhà cung cấp
• Bản sao tờ khai đã nộp và báo cáo cho cổ đông
• Hồ sơ cho các khoản hoàn trả và cơ chế accountable plan

Đối chiếu hằng tháng tốt hơn nhiều so với việc chờ đến mùa thuế. Nếu sổ sách được cập nhật thường xuyên, bạn sẽ dễ phát hiện các khoản khấu trừ bị bỏ sót và tránh các điều chỉnh vào phút chót.

Danh sách kiểm tra cuối năm thực tế cho S corporation

Trước mùa nộp hồ sơ, hãy rà soát các mục sau:

• Xác nhận mức lương của cổ đông là hợp lý và được ghi nhận đúng
• Đối chiếu toàn bộ tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng
• Kiểm tra nhật ký đi lại, bữa ăn và xe cộ
• Tách riêng các khoản chi kinh doanh và cá nhân
• Xem có bỏ sót các gói đăng ký định kỳ, phí bảo hiểm hoặc hóa đơn phần mềm nào không
• Xác minh chi phí văn phòng tại nhà và chi phí dùng chung đã được phân bổ chính xác
• Xác nhận các yêu cầu nộp hồ sơ cấp bang và địa phương

Một buổi dọn sổ ngắn vào cuối năm có thể tiết kiệm nhiều hơn rất nhiều so với chi phí bỏ ra.

Cách Zenind giúp chủ doanh nghiệp giữ tổ chức tốt hơn

Các khoản khấu trừ thuế dễ được tối đa hóa hơn khi doanh nghiệp được thành lập và duy trì đúng cách ngay từ đầu. Zenind giúp các doanh nhân thiết lập và quản lý cấu trúc công ty với tư duy tuân thủ ngay từ đầu, từ đó giúp việc lưu trữ hồ sơ gọn gàng hơn và hỗ trợ các khoản khấu trừ về sau.

Điều này quan trọng vì chiến lược thuế hiệu quả nhất khi nó được xây dựng trên nền tảng doanh nghiệp có tổ chức. Hồ sơ thành lập rõ ràng, tài liệu sở hữu nhất quán và quy trình tuân thủ minh bạch đều giúp giảm ma sát khi mùa thuế đến.

Kết luận

Những khoản khấu trừ tốt nhất của S corporation không chỉ là những khoản lớn nhất. Đó là những khoản hợp lệ, có chứng từ đầy đủ và phù hợp với cách doanh nghiệp thực sự vận hành.

Nếu bạn giữ hồ sơ gọn gàng, xử lý tiền lương đúng cách, tách biệt chi tiêu cá nhân và kinh doanh, đồng thời rà soát chi phí trong suốt cả năm, S corporation của bạn có thể mang lại hiệu quả thuế thực sự mà không làm tăng rủi ro không cần thiết.

Để đạt kết quả tốt nhất, hãy kết hợp hệ thống kế toán chặt chẽ với hướng dẫn mới nhất của IRS và tư vấn thuế chuyên nghiệp phù hợp với doanh nghiệp của bạn.