การหักลดหย่อนภาษีของ S Corporation ที่ช่วยเพิ่มเงินออม

S corporation อาจเป็นโครงสร้างที่มีประสิทธิภาพสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องการการเก็บภาษีแบบส่งผ่าน และมีวิธีบริหารกำไรที่ยืดหยุ่นมากขึ้น แต่คุณค่าที่แท้จริงของนิติบุคคลรูปแบบนี้ขึ้นอยู่กับว่าคุณติดตามค่าใช้จ่ายที่หักลดหย่อนได้ดีเพียงใด เก็บบันทึกได้ครบถ้วนแค่ไหน และปฏิบัติตามกฎของ IRS อย่างสอดคล้องหรือไม่

หากทำได้ดี การวางแผนภาษีของ S corporation จะช่วยลดรายได้ที่ต้องเสียภาษีโดยไม่สร้างปัญหาการปฏิบัติตามกฎที่หลีกเลี่ยงได้ แต่ถ้าทำไม่ดี อาจทำให้พลาดรายการหักลดหย่อน มีค่าใช้จ่ายที่ไม่มีหลักฐานรองรับ ปัญหาเรื่อง payroll หรือบทลงโทษที่ลบล้างเงินออมที่ตั้งใจไว้

คู่มือนี้อธิบายรายการหักลดหย่อนที่พบบ่อยที่สุดของ S corporation สิ่งที่ IRS มักคาดหวัง และวิธีสร้างกระบวนการภาษีที่เป็นระเบียบมากขึ้นตั้งแต่ต้น

S Corporation ถูกเก็บภาษีอย่างไร

โดยทั่วไป S corporation เป็นนิติบุคคลแบบส่งผ่านภาษี นั่นหมายความว่าธุรกิจมักไม่ต้องจ่ายภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลางในระดับนิติบุคคลเหมือน C corporation แต่รายได้ ขาดทุน เครดิต และค่าใช้จ่ายจะส่งผ่านไปยังผู้ถือหุ้น และถูกรายงานในแบบแสดงรายการภาษีส่วนบุคคลของแต่ละคน

สำหรับการยื่นภาษี บริษัทมักยื่น Form 1120-S และออกข้อมูล Schedule K-1 ให้ผู้ถือหุ้น บริษัทต้องจัดการ payroll ให้ถูกต้องด้วย หากผู้ถือหุ้นที่เป็นพนักงานให้บริการแก่ธุรกิจ

กฎสำคัญคือค่าตอบแทนที่สมเหตุสมผล หากผู้ถือหุ้นทำงานให้ธุรกิจ IRS คาดหวังให้มีการจ่ายค่าจ้างสำหรับงานนั้นก่อนที่จะมีการรับ distributions ความแตกต่างนี้สำคัญมาก เพราะค่าใช้จ่าย payroll และ distributions ของผู้ถือหุ้นถูกปฏิบัติทางภาษีแตกต่างกันอย่างมาก

สำหรับ S corporation ที่ใช้ปีภาษีตามปฏิทิน กำหนดยื่นโดยทั่วไปคือวันที่ 15 ของเดือนที่สามหลังสิ้นปี หากวันนั้นตรงกับวันหยุดสุดสัปดาห์หรือวันหยุดทางกฎหมาย กำหนดจะเลื่อนไปเป็นวันทำการถัดไป

อะไรทำให้ค่าใช้จ่ายหักลดหย่อนได้

โดยทั่วไป IRS มองหาค่าใช้จ่ายที่เป็นค่าใช้จ่ายปกติและจำเป็นสำหรับธุรกิจ

• ปกติ หมายถึงพบได้ทั่วไปและเป็นที่ยอมรับในอุตสาหกรรมของคุณ
• จำเป็น หมายถึงช่วยเหลือและเหมาะสมกับธุรกิจ

เกณฑ์นี้ฟังดูง่าย แต่ความท้าทายจริงอยู่ที่เอกสารหลักฐาน การหักลดหย่อนจะมีน้ำหนักได้ดีแค่ไหนก็ขึ้นกับบันทึกที่รองรับ ใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ สมุดบันทึกระยะทาง รายงาน payroll รายการเดินบัญชีธนาคาร และสัญญาต่าง ๆ ล้วนช่วยสนับสนุนการหักลดหย่อนหาก IRS ขอหลักฐาน

การหักลดหย่อนภาษีของ S Corporation ที่พบบ่อย

1. ค่าตอบแทนเจ้าหน้าที่และภาษี payroll

หากผู้ถือหุ้นที่เป็นพนักงานให้บริการแก่บริษัท ค่าจ้างที่จ่ายผ่าน payroll โดยทั่วไปถือเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่หักลดหย่อนได้

หมวดนี้ยังอาจรวมถึงค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับ payroll เช่น ส่วนของนายจ้างสำหรับภาษี Social Security และ Medicare ภาษี unemployment ของรัฐบาลกลางในกรณีที่เกี่ยวข้อง และค่าธรรมเนียมการประมวลผล payroll บางประเภท

ประเด็นสำคัญคือรักษาค่าจ้างให้อยู่ในระดับสมเหตุสมผลและมีเอกสารรองรับ การจ่ายค่าจ้างต่ำเกินไปและใช้ distributions มากเกินไปเป็นความผิดพลาดที่พบบ่อยของ S corporation

2. สวัสดิการพนักงานและประกันสุขภาพ

สวัสดิการบางประเภทที่จ่ายให้พนักงานอาจหักลดหย่อนได้ เช่น ความคุ้มครองสุขภาพ เงินสมทบแผนเกษียณ และสวัสดิการเสริมที่เข้าเกณฑ์

ผู้ถือหุ้นของ S corporation ที่ถือหุ้นมากกว่า 2% จะอยู่ภายใต้การปฏิบัติพิเศษสำหรับประกันสุขภาพ กฎมีรายละเอียดทางเทคนิค ดังนั้นวิธีรายงานและการหักค่าเบี้ยประกันจึงสำคัญ ค่าใช้จ่ายนี้ยังอาจมีประโยชน์ได้ แต่ต้องบันทึกและรายงานในแบบภาษีอย่างถูกต้อง

หากธุรกิจของคุณมีแผนเกษียณ เงินสมทบของนายจ้างก็อาจหักลดหย่อนได้เช่นกัน โดยขึ้นอยู่กับกฎของแผนและเพดานประจำปี

3. ค่าเช่า ค่าสาธารณูปโภค และค่าใช้จ่ายสำนักงาน

ค่าเช่าธุรกิจเป็นหนึ่งในรายการหักลดหย่อนที่พบบ่อยที่สุดสำหรับ S corporation ที่เช่าสำนักงาน ร้านค้า คลังสินค้า หรือพื้นที่การผลิต

ค่าใช้จ่ายสำนักงานที่เกิดขึ้นประจำอื่น ๆ อาจรวมถึง:

• ไฟฟ้าและน้ำ
• บริการอินเทอร์เน็ตและโทรศัพท์ที่ใช้เพื่อธุรกิจ
• อุปกรณ์สำนักงาน
• บริการทำความสะอาดและแม่บ้าน
• ค่าเช่าอุปกรณ์
• บริการรักษาความปลอดภัย

หากค่าใช้จ่ายหนึ่งครอบคลุมทั้งการใช้งานทางธุรกิจและส่วนตัว จะหักได้เฉพาะส่วนที่เป็นธุรกิจเท่านั้น

4. การใช้บ้านเพื่อธุรกิจ

หากบริษัทหรือผู้ถือหุ้นใช้พื้นที่บางส่วนของบ้านเพื่อธุรกิจ อาจสามารถหัก home office deduction ได้เมื่อเป็นไปตามข้อกำหนดของ IRS

โดยทั่วไป พื้นที่นั้นต้องใช้เพื่อธุรกิจโดยเฉพาะและอย่างสม่ำเสมอ อาจเข้าเกณฑ์หากเป็นสถานที่ทำงานหลัก หรือใช้พบลูกค้า ผู้ซื้อสินค้า หรือลูกค้ารับบริการตามปกติของธุรกิจ

โปรดจำไว้ว่าห้องที่ใช้ร่วมกันทั้งเรื่องส่วนตัวและธุรกิจมักไม่เข้าเกณฑ์ บันทึกที่ดี รูปถ่ายพื้นที่ทำงาน และการคำนวณพื้นที่เป็นตารางฟุตอย่างชัดเจนช่วยสนับสนุนการหักลดหย่อนได้

5. ค่าใช้จ่ายรถยนต์และระยะทาง

การขับรถเพื่อธุรกิจสามารถสร้างการหักลดหย่อนที่มีนัยสำคัญได้ หากติดตามอย่างถูกต้อง

ค่าใช้จ่ายรถยนต์ที่หักลดหย่อนได้ทั่วไปอาจรวมถึง:

• อัตราระยะทางมาตรฐานหรือค่าใช้จ่ายจริง
• ค่าน้ำมันและน้ำมันเครื่อง
• ค่าซ่อมบำรุง
• ประกันภัย
• ค่าจดทะเบียนและใบอนุญาต
• ค่าจอดรถและทางด่วนเมื่อเกี่ยวข้องกับธุรกิจ

โดยทั่วไป การเดินทางจากบ้านไปยังสถานที่ทำงานประจำจะหักลดหย่อนไม่ได้ การเดินทางระหว่างสถานที่ธุรกิจ สถานที่ลูกค้า การไปซื้อวัสดุ และการเดินทางเพื่อธุรกิจที่ชอบด้วยกฎหมายเป็นส่วนที่ควรจับตา

สมุดบันทึกระยะทางควรระบุวันที่ จุดหมาย วัตถุประสงค์ และจำนวนไมล์ที่ขับ หากไม่มีบันทึกนั้น การหักลดหย่อนจะยากต่อการป้องกันมากขึ้น

6. ค่าใช้จ่ายการเดินทาง

ค่าเดินทางเพื่อธุรกิจอาจหักลดหย่อนได้เมื่อเป็นการเดินทางที่ห่างจาก tax home ของผู้เสียภาษี และมีจุดประสงค์หลักเพื่อธุรกิจ

ค่าเดินทางที่หักลดหย่อนได้ตามปกติอาจรวมถึง:

• ตั๋วเครื่องบินหรือค่าพาหนะอื่น ๆ
• ค่าที่พัก
• ค่าแท็กซี่หรือรถเรียกผ่านแอป
• ค่าธรรมเนียมกระเป๋าเดินทาง
• ค่าอาหารที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ โดยอยู่ภายใต้เพดานและข้อกำหนดด้านเอกสารของ IRS

การเดินทางควรมีวัตถุประสงค์ทางธุรกิจจริงเสมอ หากมีวันพักผ่อนส่วนตัวรวมอยู่กับการเดินทางเพื่อธุรกิจ มักต้องจัดสรรอย่างระมัดระวัง

7. ค่าโฆษณาและการตลาด

โดยทั่วไป การโปรโมตธุรกิจจะหักลดหย่อนได้เมื่อค่าใช้จ่ายนั้นเชื่อมโยงโดยตรงกับการประกอบธุรกิจของบริษัท

ตัวอย่างได้แก่:

• การออกแบบและโฮสต์เว็บไซต์
• การตลาดผ่านเครื่องมือค้นหา
• โฆษณาบนโซเชียลมีเดีย
• โฆษณาสิ่งพิมพ์
• การออกแบบโลโก้
• โบรชัวร์และสื่อส่งเสริมการขาย
• สื่อการตลาดสำหรับงานแสดงสินค้า

ค่าใช้จ่ายเหล่านี้มักถูกมองข้ามเพราะกระจายอยู่หลายแพลตฟอร์ม การรวมใบแจ้งหนี้การตลาดไว้ที่ศูนย์กลางช่วยติดตามได้ง่ายขึ้นมาก

8. ค่าบริการวิชาชีพ

ค่าบริการที่จ่ายให้ผู้เชี่ยวชาญมักหักลดหย่อนได้หากเกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจ

ซึ่งอาจรวมถึง:

• ทนายความ
• นักบัญชี
• ผู้ทำบัญชี
• ผู้ให้บริการ payroll
• ผู้จัดทำภาษี
• ที่ปรึกษา

หากบริการนั้นเป็นทั้งส่วนตัวและส่วนธุรกิจ ควรหักเฉพาะส่วนของธุรกิจเท่านั้น

9. ซอฟต์แวร์ การสมัครสมาชิก และเทคโนโลยี

ธุรกิจสมัยใหม่ส่วนใหญ่พึ่งพาซอฟต์แวร์และเครื่องมือดิจิทัลในการดำเนินงาน ค่าใช้จ่ายเหล่านี้มักหักลดหย่อนได้เมื่อใช้เพื่อธุรกิจ

ตัวอย่างได้แก่:

• ซอฟต์แวร์บัญชี
• เครื่องมือจัดการโครงการ
• ระบบ CRM
• แพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ
• พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์
• เครื่องมือความปลอดภัยทางไซเบอร์
• สิ่งพิมพ์อุตสาหกรรมและการสมัครสมาชิกออนไลน์

เนื่องจากค่าใช้จ่ายจำนวนมากเป็นแบบเกิดซ้ำ จึงติดตามได้ง่ายจนหลุดหายไป หากไม่กระทบยอดทุกเดือน

10. ค่าซ่อมแซมและบำรุงรักษา

การซ่อมแซมที่ช่วยให้ทรัพย์สินอยู่ในสภาพใช้งานปกติ มักหักลดหย่อนได้ ในขณะที่การปรับปรุงที่เพิ่มมูลค่าหรือยืดอายุการใช้งานอาจต้องได้รับการปฏิบัติทางภาษีแตกต่างออกไป

ความแตกต่างนี้สำคัญมาก การซ่อมชิ้นส่วนที่เสียไม่เหมือนกับการเปลี่ยนหรืออัปเกรดระบบหลัก หากไม่แน่ใจ ให้บันทึกงานที่ทำและเหตุผลของค่าใช้จ่ายไว้ให้ชัดเจน

11. ประกันภัย

ค่าเบี้ยประกันธุรกิจอาจหักลดหย่อนได้หากจำเป็นต่อการดำเนินงานของบริษัท

ตัวอย่างที่พบบ่อย ได้แก่:

• ประกันความรับผิดทั่วไป
• ประกันความรับผิดทางวิชาชีพ
• ประกันทรัพย์สิน
• ประกันไซเบอร์
• ประกันชดเชยแรงงาน
• ประกันรถยนต์เชิงพาณิชย์

ประกันภัยเป็นหนึ่งในรายการที่หลุดลืมได้ง่ายที่สุด เพราะเบี้ยประกันมักจ่ายเป็นรายปีหรือครึ่งปี ไม่ใช่รายเดือน

12. ภาษีและใบอนุญาต

ภาษีธุรกิจและใบอนุญาตดำเนินงานบางประเภทอาจหักลดหย่อนได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทภาษีและวิธีการเรียกเก็บค่าธรรมเนียม

ตัวอย่างอาจรวมถึง:

• ใบอนุญาตและใบอนุญาตประกอบธุรกิจ
• ภาษีธุรกิจระดับรัฐและท้องถิ่น
• ภาษี payroll ของนายจ้าง
• ค่าธรรมเนียมที่เกี่ยวข้องกับ franchise บางประเภท ภายใต้กฎของรัฐและรัฐบาลกลาง

ไม่ใช่การจ่ายเงินให้รัฐบาลทุกประเภทที่จะหักได้ ดังนั้นจึงต้องแยกภาษีธุรกิจออกจากบทลงโทษและภาษีส่วนตัว

13. วัสดุสิ้นเปลืองและต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับสินค้าคงคลัง

อุปกรณ์สำนักงาน วัสดุบรรจุภัณฑ์ วัสดุสำหรับจัดส่ง และเครื่องมือขนาดเล็ก มักหักลดหย่อนได้หากใช้ในธุรกิจ

อย่างไรก็ตาม สินค้าคงคลังใช้กฎภาษีที่แตกต่างจากวัสดุสิ้นเปลืองทั่วไป ธุรกิจที่ขายสินค้า ควรมีระบบที่ชัดเจนสำหรับติดตามการซื้อ สินค้าคงเหลือปลายงวด และต้นทุนสินค้าที่ขาย

รายการที่ต้องระวังเป็นพิเศษ

ค่าใช้จ่ายบางประเภทมักถูกจัดหมวดผิด รายการเหล่านี้ควรตรวจสอบอย่างรอบคอบก่อนยื่นภาษี

• ค่าเอนเตอร์เทนเมนต์โดยทั่วไปหักไม่ได้ แม้จะมีวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ
• ค่าใช้จ่ายส่วนตัวหักไม่ได้ เพียงเพราะจ่ายผ่านบัญชีธุรกิจ
• เงินถอนเจ้าของและ distributions ของเจ้าของไม่ใช่ค่าใช้จ่ายที่หักได้
• ค่าปรับและบทลงโทษโดยทั่วไปหักไม่ได้
• เงินสนับสนุนทางการเมืองหักไม่ได้
• ค่าอาหารมักต้องวิเคราะห์แยกต่างหากและต้องมีหลักฐานมากกว่าค่าใช้จ่ายดำเนินงานทั่วไป

กฎง่าย ๆ คือ ถ้าค่าใช้จ่ายนั้นยังเกิดขึ้นอยู่แม้ไม่มีธุรกิจ อาจเป็นค่าใช้จ่ายส่วนตัวหรือส่วนที่เป็นส่วนตัวบางส่วน และควรตรวจสอบก่อนนำไปหักลดหย่อน

การเก็บบันทึกที่ช่วยปกป้องการหักลดหย่อน

การประหยัดภาษีที่ดีเริ่มจากระบบที่ดี

อย่างน้อยที่สุด S corporation ควรเก็บ:

• บัญชีธนาคารธุรกิจแยกต่างหาก
• บัตรเครดิตธุรกิจแยกต่างหากเมื่อทำได้
• ใบเสร็จสำหรับค่าใช้จ่ายที่มีนัยสำคัญทั้งหมด
• สมุดบันทึกระยะทางสำหรับการหักค่าใช้จ่ายรถยนต์
• รายงาน payroll และแบบ W-2
• สัญญาและใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย
• สำเนาแบบแสดงรายการภาษีที่ยื่นแล้วและเอกสารสำหรับผู้ถือหุ้น
• เอกสารสนับสนุนการเบิกจ่ายคืนและ accountable plans

การกระทบยอดทุกเดือนดีกว่ารอจนถึงฤดูยื่นภาษี หากบัญชีของคุณเป็นปัจจุบัน จะง่ายกว่ามากในการจับรายการหักลดหย่อนที่ขาดหายและหลีกเลี่ยงการแก้ไขในนาทีสุดท้าย

เช็กลิสต์ปลายปีที่ใช้งานได้จริงสำหรับ S Corporation

ก่อนถึงฤดูยื่นภาษี ให้ตรวจสอบรายการเหล่านี้:

• ยืนยันว่าค่าจ้างผู้ถือหุ้นอยู่ในระดับสมเหตุสมผลและบันทึกไว้อย่างถูกต้อง
• กระทบยอดบัญชีธนาคารและบัตรเครดิตทั้งหมด
• ตรวจสอบบันทึกการเดินทาง ค่าอาหาร และระยะทางรถยนต์
• แยกค่าใช้จ่ายส่วนตัวออกจากค่าใช้จ่ายธุรกิจ
• ตรวจสอบว่ามีการพลาดการสมัครสมาชิก เบี้ยประกัน หรือค่า software ที่เกิดขึ้นประจำหรือไม่
• ยืนยันว่าค่าใช้จ่าย home office และค่าใช้จ่ายที่ใช้ร่วมกันถูกจัดสรรอย่างถูกต้อง
• ยืนยันข้อกำหนดการยื่นของรัฐและท้องถิ่น

การจัดระเบียบสั้น ๆ ในช่วงสิ้นปีสามารถช่วยประหยัดได้มากกว่าต้นทุนที่ใช้ไปมาก

Zenind ช่วยให้เจ้าของธุรกิจเป็นระเบียบได้อย่างไร

การหักลดหย่อนภาษีจะทำได้ง่ายขึ้นเมื่อธุรกิจจัดตั้งและดูแลอย่างถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้น Zenind ช่วยผู้ประกอบการตั้งค่าและบริหารโครงสร้างบริษัทโดยคำนึงถึงการปฏิบัติตามกฎ ซึ่งช่วยให้เก็บบันทึกได้สะอาดและรองรับการหักลดหย่อนในภายหลังได้ง่ายขึ้น

เรื่องนี้สำคัญเพราะกลยุทธ์ภาษีจะได้ผลดีที่สุดเมื่อสร้างอยู่บนรากฐานธุรกิจที่เป็นระบบ บันทึกการจัดตั้งที่สะอาด เอกสารความเป็นเจ้าของที่สอดคล้องกัน และกระบวนการปฏิบัติตามกฎที่ชัดเจน ล้วนช่วยลดความติดขัดเมื่อถึงฤดูภาษี

สรุปสุดท้าย

การหักลดหย่อนที่ดีที่สุดของ S corporation ไม่ได้หมายถึงรายการที่ใหญ่ที่สุดเสมอไป แต่คือรายการที่ชอบด้วยกฎหมาย มีเอกสารรองรับครบถ้วน และสอดคล้องกับการดำเนินงานจริงของธุรกิจ

หากคุณเก็บบันทึกอย่างเป็นระบบ จัดการค่าจ้างให้ถูกต้อง แยกการใช้จ่ายส่วนตัวกับธุรกิจออกจากกัน และทบทวนค่าใช้จ่ายตลอดทั้งปี S corporation ของคุณก็สามารถสร้างประสิทธิภาพทางภาษีได้จริงโดยไม่เพิ่มความเสี่ยงที่ไม่จำเป็น

เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ควรผสานการทำบัญชีที่ดีเข้ากับแนวทางล่าสุดของ IRS และคำแนะนำทางภาษีจากผู้เชี่ยวชาญที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ