A legfontosabb S társasági adólevonások a megtakarítások maximalizálásához

Az S társaság hatékony struktúra lehet azoknak a kisvállalkozóknak, akik átfolyó adóztatást és rugalmasabb nyereségkezelést szeretnének. Az entitás valódi értéke azonban azon múlik, mennyire jól követi nyomon a levonásokat, mennyire pontosan vezeti a nyilvántartásokat, és mennyire marad összhangban az IRS szabályaival.

Megfelelően alkalmazva az S társasági adótervezés csökkentheti az adóköteles jövedelmet anélkül, hogy elkerülhető megfelelési kockázatokat teremtene. Hibásan kezelve viszont elmaradt levonásokhoz, alátámasztás nélküli költségekhez, bérszámfejtési problémákhoz vagy bírságokhoz vezethet, amelyek lenullázzák a tervezett megtakarítást.

Ez az útmutató bemutatja a leggyakoribb S társasági levonásokat, azt, hogy az IRS általában mit vár el, és hogyan lehet már az elejétől tisztább adózási folyamatot kialakítani.

Hogyan adózik az S társaság

Az S társaság általában átfolyó adózású entitás. Ez azt jelenti, hogy a vállalkozás rendszerint nem fizet szövetségi társasági jövedelemadót ugyanúgy, mint egy C társaság. Ehelyett a jövedelem, veszteségek, adójóváírások és levonások átszállnak a tulajdonosokra, és az ő személyes adóbevallásukban jelennek meg.

Az adóbevallás során a társaság jellemzően benyújtja a 1120-S nyomtatványt, és K-1 ütemterv szerinti információkat ad a részvényeseknek. A társaságnak akkor is helyesen kell kezelnie a bérszámfejtést, ha a részvényes-munkavállalók szolgáltatást nyújtanak a vállalkozásnak.

Fontos szabály a megfelelő javadalmazás. Ha egy részvényes dolgozik a vállalkozásban, az IRS elvárja, hogy a szolgáltatásaiért előbb bért kapjon, mielőtt osztalékfizetés történik. Ez a különbség azért számít, mert a bérköltségek és a részvényesi kifizetések adózási szempontból nagyon eltérően kezelendők.

A naptári év szerint működő S társaságoknál a benyújtási határidő általában az év végét követő harmadik hónap 15. napja. Ha ez a nap hétvégére vagy törvényes ünnepnapra esik, a határidő a következő munkanapra tolódik.

Mi tesz egy költséget levonhatóvá

Az IRS általában olyan költségeket keres, amelyek szokásosak és szükségesek a vállalkozás számára.

• A szokásos azt jelenti, hogy az Ön iparágában gyakori és elfogadott.
• A szükséges azt jelenti, hogy segíti és támogatja a vállalkozást.

Ez a feltétel egyszerűnek hangzik, de a valódi kihívás a dokumentálás. Egy levonás csak annyira erős, amennyire a mögötte álló nyilvántartás. Számlák, nyugták, menetnaplók, bérszámfejtési jelentések, bankkivonatok és szerződések mind segítenek alátámasztani a levonást, ha az IRS valaha bizonyítékot kér.

Gyakori S társasági adólevonások

1. Tisztségviselői bér és bérszámfejtési adók

Ha a részvényes-munkavállalók szolgáltatást nyújtanak a társaságnak, a bérszámfejtésen keresztül fizetett bérek általában levonható üzleti költségek.

Ebben a kategóriában szerepelhetnek a bérszámfejtéshez kapcsolódó költségek is, például a munkáltatói Social Security és Medicare járulékrész, adott esetben a szövetségi munkanélküliségi adó, valamint bizonyos bérszámfejtési feldolgozási díjak.

A lényeg, hogy a bérek ésszerűek és dokumentáltak legyenek. A túl alacsony bérfizetés és a túlzott osztalékhasználat gyakori S társasági hiba.

2. Munkavállalói juttatások és egészségbiztosítás

Bizonyos, a munkavállalókért fizetett juttatások levonhatók lehetnek, beleértve az egészségbiztosítást, a nyugdíjprogramhoz való hozzájárulásokat és más jogosult béren kívüli juttatásokat.

A több mint 2%-os tulajdonnal rendelkező S társasági részvényesekre külön szabályok vonatkoznak az egészségbiztosítás terén. A szabályok technikai jellegűek, ezért fontos, hogyan jelennek meg a díjak a könyvelésben és az adóbevallásban. A költség továbbra is értékes lehet, de helyesen kell kezelni a könyvekben és az adóbevallásban.

Ha a vállalkozás nyugdíjprogramot kínál, a munkáltatói hozzájárulások szintén levonhatók lehetnek, a program szabályaitól és az éves limitektől függően.

3. Bérleti díj, rezsi és irodai költségek

Az üzleti bérleti díj az egyik leggyakoribb levonás azoknál az S társaságoknál, amelyek irodát, üzlethelyiséget, raktárt vagy termelési teret bérelnek.

Más rendszeres irodai jellegű költségek lehetnek:

• Villany és víz
• Üzleti célra használt internet és telefon
• Irodaszerek
• Takarítási és janitori szolgáltatások
• Eszközbérlet
• Biztonsági szolgáltatások

Ha egy költség üzleti és személyes használatot is fedez, csak az üzleti rész vonható le.

4. Otthoni iroda használata

Ha a társaság vagy a részvényes az otthon egy részét üzleti célra használja, otthoni iroda levonás elérhető lehet, ha az IRS követelményei teljesülnek.

Általában a helyiséget kizárólagosan és rendszeresen kell üzleti célra használni. Akkor minősülhet, ha a vállalkozás fő helyszíne, vagy ha az ügyfelekkel, vevőkkel vagy páciensekkel való találkozásokra használják a szokásos üzletmenet során.

Ne feledje, hogy egy olyan közösen használt szoba, amelyet személyes és üzleti célra is használnak, általában nem jogosult. A jó nyilvántartás, a munkatér fotói és a pontos alapterület-számítás segíthet alátámasztani a levonást.

5. Jármű- és kilométerköltségek

Az üzleti célú vezetés jelentős levonást eredményezhet, ha megfelelően dokumentálják.

A gyakran levonható járműköltségek közé tartozhatnak:

• Egyszerűsített kilométerdíj vagy tényleges költségek
• Üzemanyag és olaj
• Javítás és karbantartás
• Biztosítás
• Nyilvántartásba vételi és engedélyezési díjak
• Üzleti célú parkolási díjak és útdíjak

A lakás és a rendszeres munkahely közötti ingázás általában nem vonható le. Az üzleti helyszínek, ügyfélhelyszínek, beszerzési utak és más valódi üzleti utak közötti utazások azok, amelyekre figyelni kell.

A menetnaplónak tartalmaznia kell a dátumot, az úti célt, a célt és a megtett mérföldeket. Enélkül a levonás sokkal nehezebben védhető.

6. Utazási költségek

Az üzleti utazás levonható lehet, ha az út az adóalany adóügyi otthonától távol történik, és elsődlegesen üzleti célú.

A jellemzően levonható utazási költségek közé tartozhatnak:

• Repülőjegy vagy más közlekedési költség
• Szállás
• Taxi vagy rideshare díjak
• Poggyászdíjak
• Üzleti célú étkezések, az IRS korlátainak és dokumentációs követelményeinek megfelelően

Az utazásnak mindig valódi üzleti célhoz kell kapcsolódnia. Ha egy üzleti úthoz személyes nyaralás is társul, akkor általában gondos megosztásra van szükség.

7. Reklám és marketing

A vállalkozás népszerűsítése általában levonható, ha a költség közvetlenül a cég tevékenységéhez kapcsolódik.

Példák:

• Weboldal tervezése és tárhelye
• Keresőmarketing
• Közösségimédia-hirdetések
• Nyomtatott hirdetések
• Logótervezés
• Szórólapok és promóciós anyagok
• Kiállítási marketinganyagok

Ezek a költségek gyakran rejtve maradnak, mert több platformon oszlanak meg. Ha a marketingszámlákat központosítja, sokkal könnyebb lesz nyomon követni őket.

8. Szakmai díjak

A szakembereknek fizetett díjak gyakran levonhatók, ha a vállalkozás működéséhez kapcsolódnak.

Ide tartozhatnak például:

• Ügyvédek
• Könyvelők
• Könyvelési szolgáltatók
• Bérszámfejtési szolgáltatók
• Adótanácsadók
• Tanácsadók

Ha a szolgáltatás részben személyes, részben üzleti jellegű, csak az üzleti rész vonható le.

9. Szoftverek, előfizetések és technológia

A legtöbb modern vállalkozás szoftverekre és digitális eszközökre támaszkodik a működéshez. Ezek a költségek gyakran levonhatók, ha üzleti célra használják őket.

Példák:

• Könyvelőszoftver
• Projektmenedzsment eszközök
• CRM-rendszerek
• E-kereskedelmi platformok
• Felhőalapú tárhely
• Kiberbiztonsági eszközök
• Iparági kiadványok és online előfizetések

Mivel ezek közül sok ismétlődő díj, könnyen elveszhetnek a nyilvántartásból, ha nem egyezteti őket havi rendszerességgel.

10. Javítás és karbantartás

Azok a javítások, amelyek az eszközöket szokásos működő állapotban tartják, gyakran levonhatók, míg a javítástól eltérően azok a fejlesztések, amelyek növelik az értéket vagy meghosszabbítják az élettartamot, más adózási kezelést igényelhetnek.

Ez a különbségtétel fontos. Egy törött alkatrész javítása nem ugyanaz, mint egy jelentős rendszer cseréje vagy korszerűsítése. Kétség esetén dokumentálja az elvégzett munkát és a költség okát.

11. Biztosítás

Az üzleti biztosítási díjak levonhatók lehetnek, ha szükségesek a vállalkozás működéséhez.

Gyakori példák:

• Általános felelősségbiztosítás
• Szakmai felelősségbiztosítás
• Vagyonbiztosítás
• Kiberbiztosítás
• Munkavállalói kártérítési biztosítás
• Flotta- vagy céges autóbiztosítás

A biztosítás az egyik legkönnyebben elfelejtett tétel, mert a díjakat gyakran évente vagy félévente fizetik, nem havonta.

12. Adók és engedélyek

Bizonyos üzleti adók és működési engedélyek levonhatók lehetnek, az adott adótípustól és a díj jellegétől függően.

Példák lehetnek:

• Üzleti engedélyek és hatósági engedélyek
• Állami és helyi üzleti adók
• Munkáltatói bérszámfejtési adók
• Bizonyos franchise-jellegű díjak, állami és szövetségi szabályoktól függően

Nem minden állami vagy önkormányzati fizetés vonható le, ezért fontos különválasztani az üzleti adókat a bírságoktól és a személyes adóktól.

13. Kellékek és készlethez kapcsolódó költségek

Az irodaszerek, csomagolóanyagok, szállítási kellékek és kisebb eszközök általában levonhatók, ha a vállalkozás használja őket.

A készlet azonban eltérő adózási szabályok alá tartozik, mint a szokásos kellékek. Az árukat értékesítő vállalkozásoknak egyértelmű rendszert kell vezetniük a beszerzések, a zárókészlet és az eladott áruk önköltsége nyomon követésére.

Levonások, amelyek extra óvatosságot igényelnek

Néhány költséget gyakran rosszul sorolnak be. Ezeket különösen alaposan át kell nézni a benyújtás előtt.

• A szórakoztatási költségek általában nem levonhatók, még akkor sem, ha üzleti cél is kapcsolódik hozzájuk.
• A személyes költségek nem válnak levonhatóvá csak azért, mert üzleti számláról fizették őket.
• A tulajdonosi kivonások és osztalékfizetések nem levonható költségek.
• A bírságok és büntetések általában nem levonhatók.
• A politikai hozzájárulások nem levonhatók.
• Az étkezések gyakran külön elemzést és erősebb alátámasztást igényelnek, mint a szokásos működési költségek.

Jó ökölszabály: ha a költség a vállalkozás nélkül is fennállna, akkor lehet, hogy személyes vagy részben személyes jellegű, ezért a levonás előtt felül kell vizsgálni.

Nyilvántartás, amely védi a levonást

A jó adómegtakarítás jó rendszereken múlik.

Legalább az alábbiakat érdemes megőrizni:

• Külön üzleti bankszámla
• Külön üzleti hitelkártya, ahol ez praktikusan megoldható
• Minden jelentős költség nyugtája
• Menetnaplók a járműlevonásokhoz
• Bérszámfejtési jelentések és W-2 nyomtatványok
• Szállítói szerződések és számlák
• Benyújtott bevallások és részvényesi kimutatások másolatai
• A megtérítések és elszámolási rendszerek dokumentációja

A havi egyeztetés jobb, mint az adózási szezonig várni. Ha a könyvelés naprakész, sokkal könnyebb megtalálni a kimaradt levonásokat és elkerülni az utolsó pillanatban végzett javításokat.

Gyakorlati év végi ellenőrzőlista S társaságoknak

A benyújtási szezon előtt tekintse át az alábbiakat:

• Ellenőrizze, hogy a részvényesi bérek ésszerűek és megfelelően rögzítettek-e
• Egyeztesse az összes banki és hitelkártya-számlát
• Vizsgálja át az utazási, étkezési és járműnaplókat
• Válassza külön az üzleti és a személyes tételeket
• Ellenőrizze, hogy nem maradt-e ki ismétlődő előfizetés, biztosítási díj vagy szoftverszámla
• Győződjön meg arról, hogy az otthoni iroda és a vegyes használatú költségek helyesen lettek-e arányosítva
• Erősítse meg az állami és helyi bejelentési kötelezettségeket

Egy rövid év végi rendbetétel többet takaríthat meg, mint amennyibe kerül.

Hogyan segít a Zenind az üzlettulajdonosoknak szervezetten maradni

Az adólevonásokat könnyebb maximalizálni, ha a vállalkozás már a kezdetektől helyesen van megalapítva és karbantartva. A Zenind segít a vállalkozóknak abban, hogy cégüket megfelelési szempontokat szem előtt tartva alapítsák meg és kezeljék, ami megkönnyíti a nyilvántartások tisztán tartását és a levonások későbbi alátámasztását.

Ez azért fontos, mert az adóstratégia akkor működik a legjobban, ha rendezett üzleti alapokra épül. A tiszta alapítási dokumentáció, az egységes tulajdonosi nyilvántartás és az átlátható megfelelési folyamat mind csökkenti a súrlódást, amikor elérkezik az adóidőszak.

Végső tanulság

A legjobb S társasági levonások nem pusztán a legnagyobb tételek. Hanem azok, amelyek jogszerűek, jól dokumentáltak, és összhangban állnak azzal, ahogyan a vállalkozás ténylegesen működik.

Ha rendezetten tartja a nyilvántartásokat, helyesen kezeli a béreket, elkülöníti a személyes és az üzleti kiadásokat, és egész évben átnézi a költségeket, az S társaság valódi adóhatékonyságot érhet el felesleges kockázat nélkül.

A legerősebb eredmény érdekében kombinálja a megbízható könyvelést az érvényes IRS iránymutatásokkal és az Ön vállalkozására szabott szakmai adótanácsadással.