Οδηγός φόρου πωλήσεων της Washington για νέες επιχειρήσεις και απομακρυσμένους πωλητές

Οι κανόνες φόρου πωλήσεων της Washington επηρεάζουν σχεδόν κάθε λιανοπωλητή, online πωλητή και επιχείρηση παροχής υπηρεσιών που πραγματοποιεί φορολογητέες πωλήσεις στην πολιτεία. Αν ξεκινάτε μια νέα εταιρεία, ανοίγετε φυσικό κατάστημα ή πουλάτε μέσω καναλιού ecommerce, η κατανόηση του πότε πρέπει να εισπράττετε φόρο, πώς να εγγραφείτε και ποιες απαλλαγές ισχύουν μπορεί να σας προφυλάξει από δαπανηρά λάθη.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τους βασικούς κανόνες του φόρου πωλήσεων της Washington με απλή γλώσσα και δείχνει πώς οι ιδρυτές μπορούν να εντάξουν τη συμμόρφωση στην επιχείρησή τους από την πρώτη μέρα.

Ο φόρος πωλήσεων της Washington με μια ματιά

Η Washington χρησιμοποιεί σύστημα φόρου πωλήσεων που συνδυάζει κρατικό συντελεστή με τοπικούς φόρους. Στην πράξη, το ποσό που πληρώνει ο πελάτης εξαρτάται από το πού παραλαμβάνει το προϊόν ή την υπηρεσία, όχι μόνο από το πού βρίσκεται η εταιρεία σας.

Μερικά βασικά σημεία έχουν σημασία για κάθε πωλητή:

• Οι περισσότερες λιανικές πωλήσεις φορολογητέων αγαθών υπόκεινται σε φόρο πωλήσεων.
• Η τοποθεσία του πελάτη συνήθως καθορίζει τον σωστό συντελεστή.
• Αν ένας πωλητής δεν εισπράξει φόρο όταν έπρεπε να έχει εισπραχθεί, μπορεί να ισχύει αντί αυτού φόρος χρήσης.
• Οι απομακρυσμένοι πωλητές και οι διαμεσολαβητές marketplace μπορεί να έχουν υποχρεώσεις φόρου της Washington ακόμη και χωρίς φυσικό κατάστημα στην πολιτεία.

Για μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση, αυτό σημαίνει ότι ο φόρος πωλήσεων δεν είναι μόνο ζήτημα οικονομικών. Είναι μέρος της σωστής αρχικής ρύθμισης της εταιρείας.

Ποιος πρέπει να εισπράττει φόρο πωλήσεων Washington

Γενικά, πρέπει να εισπράττετε φόρο πωλήσεων της Washington αν η επιχείρησή σας πουλά φορολογητέα προϊόντα ή φορολογητέες υπηρεσίες στην πολιτεία και πληροί τις απαιτήσεις εγγραφής και nexus της πολιτείας.

Συνηθισμένα παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Λιανοπωλητές με φυσική παρουσία στην Washington
• E-commerce επιχειρήσεις που αποστέλλουν φορολογητέα αγαθά σε πελάτες της Washington
• Πωλητές σε marketplace που χρησιμοποιούν πλατφόρμες οι οποίες δεν αναλαμβάνουν πλήρως τη φορολογική υποχρέωση για κάθε πώληση
• Επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών που πωλούν φορολογητέες υπηρεσίες σύμφωνα με τους κανόνες της Washington

Η Washington εφαρμόζει επίσης κανόνες οικονομικού nexus για απομακρυσμένους πωλητές και διαμεσολαβητές marketplace. Αν η επιχείρησή σας φτάσει το όριο της πολιτείας, μπορεί να χρειαστεί να εισπράττετε και να αποδίδετε φόρο ακόμη κι αν η εταιρεία σας εδρεύει εκτός Washington.

Για πολλούς ιδρυτές, αυτό είναι το πρώτο ερώτημα συμμόρφωσης μετά τη σύσταση της οντότητας: μόλις η εταιρεία αρχίσει να πουλά, πρέπει να εγγραφεί για φορολογικούς λογαριασμούς της Washington;

Τι φορολογείται στην Washington

Η Washington φορολογεί πολλές λιανικές συναλλαγές, αλλά δεν αντιμετωπίζονται όλες οι πωλήσεις με τον ίδιο τρόπο. Η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να θεωρείτε ότι μια πώληση μπορεί να είναι φορολογητέα μέχρι να επιβεβαιώσετε ότι ισχύει κάποια απαλλαγή.

Συνηθισμένες φορολογητέες κατηγορίες μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Ενσώματα κινητά αγαθά, όπως ρούχα, ηλεκτρονικά και είδη οικιακής χρήσης
• Πολλές λιανικές συναλλαγές που αφορούν φορολογητέα ψηφιακά ή παραδοτέα είδη, ανάλογα με το προϊόν και τον τρόπο παράδοσης
• Ορισμένες υπηρεσίες που η Washington αντιμετωπίζει ως φορολογητέες λιανικές υπηρεσίες

Μια συναλλαγή μπορεί να είναι απαλλασσόμενη ανάλογα με το είδος που πωλείται, τον πελάτη ή το πώς και πού παραδίδεται το είδος. Το βασικό σημείο είναι ότι οι πωλητές δεν πρέπει να κάνουν υποθέσεις. Κάθε απαλλαγή πρέπει να τεκμηριώνεται σωστά.

Πώς λειτουργούν οι κανόνες για απομακρυσμένους πωλητές στην Washington

Η Washington απαιτεί από πολλούς απομακρυσμένους πωλητές και διαμεσολαβητές marketplace να εισπράττουν φόρο μόλις πληρούν το όριο της πολιτείας. Το Department of Revenue αναφέρει ότι επιχειρήσεις με 100.000 δολάρια σε ακαθάριστες λιανικές πωλήσεις ή 200 λιανικές συναλλαγές στην πολιτεία κατά το τρέχον ή το προηγούμενο ημερολογιακό έτος πρέπει να εισπράττουν και να αποδίδουν φόρο πωλήσεων στις φορολογητέες πωλήσεις στην Washington.

Αυτό έχει σημασία για online brands, συνδρομητικές επιχειρήσεις και ιδρυτές που αρχίζουν να πωλούν διασυνοριακά νωρίτερα από το αναμενόμενο.

Αν η επιχείρησή σας πουλά προς την Washington μέσω:

• Του δικού σας website
• Φιλοξενούμενου καταστήματος
• Online marketplaces
• Καναλιών τρίτων για fulfillment

θα πρέπει να εξετάσετε τους φορολογικούς κανόνες πριν αυξηθεί ο όγκος. Η αναμονή μέχρι το τέλος του έτους μπορεί να σας αφήσει με αναδρομικούς φόρους, πρόστιμα και ένα δύσκολο έργο διόρθωσης.

Πώς να εγγραφείτε για φόρο πωλήσεων Washington

Αν η επιχείρησή σας χρειάζεται να εισπράττει φόρο πωλήσεων, το επόμενο βήμα είναι η εγγραφή στο Washington Department of Revenue.

Η Washington χρησιμοποιεί γενικά τη διαδικασία Business License Application για νέες επιχειρήσεις. Κατά την εγγραφή, μπορεί να λάβετε το Unified Business Identifier, ή UBI, το οποίο γίνεται το βασικό αναγνωριστικό για τη φορολογική δήλωση και τη διαχείριση των επιχειρηματικών λογαριασμών της πολιτείας.

Ένα πρακτικό checklist εγγραφής μοιάζει με αυτό:

1. Ιδρύστε τη νομική επιχειρηματική οντότητα, αν χρειάζεται.
2. Συγκεντρώστε το EIN, τη διεύθυνση της επιχείρησης, τα στοιχεία ιδιοκτησίας και την περιγραφή δραστηριότητας.
3. Υποβάλετε αίτηση για την επιχειρηματική άδεια και τη φορολογική εγγραφή της Washington.
4. Προσθέστε τυχόν endorsements ή φορολογικούς λογαριασμούς που χρειάζεται η επιχείρησή σας.
5. Ξεκινήστε να εισπράττετε φόρο πωλήσεων μόνο αφού η εγγραφή σας είναι ενεργή και τα συστήματά σας είναι έτοιμα.

Αν συστήνετε domestic Washington LLC, corporation, partnership ή LLP, η κατάθεση στο Secretary of State συνήθως προηγείται της αίτησης για επιχειρηματική άδεια. Αυτός είναι ένας λόγος που οι νέοι ιδρυτές ωφελούνται όταν οργανώνουν τη σύσταση και τη φορολογική εγγραφή μαζί, αντί να τις αντιμετωπίζουν ως ξεχωριστά έργα.

Υπολογισμός του σωστού συντελεστή φόρου πωλήσεων

Ο φόρος πωλήσεων της Washington βασίζεται στον τόπο προορισμού. Με άλλα λόγια, ο συντελεστής συνήθως συνδέεται με το σημείο όπου ο πελάτης λαμβάνει το εμπόρευμα ή την υπηρεσία.

Αυτό κάνει τον υπολογισμό του συντελεστή κάτι περισσότερο από μια απλή αναζήτηση σε επίπεδο πολιτείας. Οι επιχειρήσεις πρέπει να λαμβάνουν υπόψη:

• Τον κρατικό φόρο πωλήσεων
• Τον τοπικό φόρο πωλήσεων
• Τους κωδικούς τοποθεσίας που χρησιμοποιεί το Department of Revenue
• Τη διεύθυνση παράδοσης για αποστελλόμενα αγαθά
• Ειδική φορολογική μεταχείριση για ορισμένες κατηγορίες προϊόντων

Για χειροκίνητους πωλητές, τα εργαλεία αναζήτησης συντελεστών του Department of Revenue είναι σημαντικά. Για επιχειρήσεις ecommerce, το λογισμικό φορολόγησης μπορεί να μειώσει τα λάθη υπολογίζοντας αυτόματα τους συντελεστές με βάση δεδομένα σε επίπεδο διεύθυνσης.

Ακόμη κι αν το κατάστημά σας είναι μικρό, μην βασίζεστε σε έναν ενιαίο κρατικό συντελεστή. Το τοπικό τμήμα μπορεί να αλλάζει ανά δικαιοδοσία, και ο λάθος συντελεστής μπορεί να δημιουργήσει τόσο δυσαρέσκεια πελατών όσο και φορολογικό κίνδυνο.

Συνήθεις απαλλαγές και αγορές για μεταπώληση

Δεν πρέπει να φορολογείται κάθε πώληση. Η Washington αναγνωρίζει ένα εύρος απαλλαγών και η σωστή χρήση τους είναι εξίσου σημαντική με την είσπραξη φόρου στις φορολογητέες πωλήσεις.

Ορισμένες συνηθισμένες κατηγορίες απαλλαγών περιλαμβάνουν:

• Αγορές για μεταπώληση
• Πωλήσεις σε εγκεκριμένους μη κερδοσκοπικούς ή κυβερνητικούς αγοραστές
• Ορισμένα είδη που πωλούνται εκτός Washington ή παραδίδονται εκτός της πολιτείας
• Ορισμένες απαλλαγές ανά προϊόν, ανάλογα με τη συναλλαγή

Για συναλλαγές μεταπώλησης, οι πωλητές συχνά χρησιμοποιούν reseller permit. Τα reseller permits της Washington ισχύουν γενικά για τέσσερα χρόνια, αλλά ορισμένες επιχειρήσεις δικαιούνται μικρότερη διάρκεια. Αν αγοράζετε απόθεμα για μεταπώληση, κρατήστε το permit και τα υποστηρικτικά έγγραφα στο αρχείο.

Αν είστε πωλητής, μην αποδέχεστε ποτέ μια απαλλαγή χωρίς τεκμηρίωση. Σε έναν φορολογικό έλεγχο, η τεκμηρίωση είναι αυτό που αποδεικνύει γιατί δεν εισπράχθηκε φόρος.

Δήλωση και τήρηση αρχείων

Η είσπραξη φόρου πωλήσεων είναι μόνο η μισή δουλειά. Πρέπει επίσης να υποβάλλετε δηλώσεις σύμφωνα με το πρόγραμμα που ορίζει το Department of Revenue και να διατηρείτε καθαρά αρχεία που υποστηρίζουν κάθε δήλωση.

Η ισχυρή τήρηση αρχείων πρέπει να περιλαμβάνει:

• Συνολικά ακαθάριστα έσοδα πωλήσεων
• Συνολικά φορολογητέα έσοδα πωλήσεων
• Πιστοποιητικά απαλλαγής και reseller permits
• Δεδομένα τοποθεσίας πελατών
• Αντίγραφα υποβληθεισών δηλώσεων
• Επιστροφές, πιστώσεις και προσαρμογές

Οι επιχειρήσεις με ασυνεπή λογιστικά βιβλία συνήθως δυσκολεύονται περισσότερο κατά την περίοδο φορολογίας. Αν τα δεδομένα εσόδων, τα δεδομένα του storefront και τα λογιστικά αρχεία δεν συμφωνούν, η υποβολή φόρου πωλήσεων γίνεται πολύ πιο δύσκολη απ' όσο χρειάζεται.

Μια καθαρή διαδικασία λογιστικής κάνει τη συμμόρφωση διαχειρίσιμη. Επίσης, σας δίνει πιο καθαρή εικόνα για το αν το μείγμα προϊόντων, η τιμολόγηση και τα κανάλια πωλήσεων δημιουργούν απρόσμενο φορολογικό κίνδυνο.

Συνήθη λάθη στον φόρο πωλήσεων Washington

Οι νέες επιχειρήσεις συνήθως κάνουν τα ίδια λίγα λάθη όταν αρχίζουν να χειρίζονται τον φόρο της Washington.

Προσέξτε τα εξής:

• Μη εγγραφή πριν ξεκινήσουν οι φορολογητέες πωλήσεις
• Χρήση λανθασμένου συντελεστή φόρου για την τοποθεσία του πελάτη
• Λήθη ότι οι απομακρυσμένες πωλήσεις μπορεί να δημιουργούν υποχρεώσεις στην Washington
• Αποδοχή ελλιπών εγγράφων απαλλαγής
• Μη ξεχωριστή παρακολούθηση πωλήσεων μέσω marketplace
• Καθυστερημένη υποβολή δηλώσεων ή υποβολή με ασυνεπή στοιχεία

Αυτά τα σφάλματα μπορούν να αποφευχθούν όταν η φορολογική συμμόρφωση εντάσσεται στη διαδικασία εκκίνησης. Όσο νωρίτερα στήσετε τη σωστή ροή εργασίας, τόσο λιγότερος χρόνος θα χρειαστεί για διόρθωση λαθών αργότερα.

Πώς βοηθά η Zenind τις νέες επιχειρήσεις να ξεκινήσουν

Για ιδρυτές που χρησιμοποιούν τη Zenind για να συστήσουν LLC ή corporation, η συμμόρφωση με τον φόρο πωλήσεων ταιριάζει φυσικά στη συνολική διαδικασία εκκίνησης.

Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να:

• Ιδρύσουν νέα επιχειρηματική οντότητα
• Οργανώσουν τη δομή της εταιρείας πριν από την κρατική εγγραφή
• Προετοιμαστούν για τα φορολογικά και συμμορφωτικά βήματα που ακολουθούν τη σύσταση
• Δημιουργήσουν πιο καθαρή πορεία από τη σύσταση οντότητας έως τις συνεχιζόμενες λειτουργίες

Αυτό έχει σημασία επειδή η εγγραφή για φόρο πωλήσεων είναι ευκολότερη όταν η νομική οντότητα, η επιχειρηματική ταυτότητα και τα διοικητικά αρχεία είναι ήδη οργανωμένα. Αντί να συνδυάζετε τη σύσταση και τη συμμόρφωση αφού ξεκινήσουν οι πωλήσεις, μπορείτε να έχετε στήσει σωστά την επιχείρηση από την αρχή.

Συχνές ερωτήσεις για τον φόρο πωλήσεων Washington

Χρειάζονται όλες οι επιχειρήσεις της Washington άδεια φόρου πωλήσεων;

Όχι. Μόνο οι επιχειρήσεις με φορολογητέες πωλήσεις ή άλλες απαιτήσεις φορολογικής εγγραφής χρειάζεται να εγγραφούν. Αν η εταιρεία σας πουλά φορολογητέα προϊόντα ή υπηρεσίες, ή πληροί τις απαιτήσεις nexus, η εγγραφή συνήθως είναι απαραίτητη.

Οι online πωλητές πρέπει να εισπράττουν φόρο πωλήσεων Washington;

Πολλοί ναι. Οι απομακρυσμένοι πωλητές και οι διαμεσολαβητές marketplace μπορεί να υποχρεωθούν να εισπράττουν φόρο μόλις φτάσουν τα όρια πωλήσεων της Washington.

Η Washington φορολογεί τα έξοδα αποστολής;

Εξαρτάται από τη δομή της συναλλαγής και από το τι πωλείται. Οι πωλητές πρέπει να εξετάζουν τον πλήρη χειρισμό του τιμολογίου και τους ισχύοντες κανόνες της Washington πριν υποθέσουν ότι η αποστολή είναι απαλλασσόμενη.

Τι γίνεται αν πουλάω προϊόντα με απαλλαγή από φόρο και φορολογητέα προϊόντα;

Θα πρέπει να διαχωρίζετε τα φορολογητέα και τα απαλλασσόμενα είδη στο λογιστικό σας σύστημα και να διατηρείτε τη σωστή τεκμηρίωση απαλλαγής για κάθε απαλλασσόμενη συναλλαγή.

Ποιο είναι το μεγαλύτερο λάθος που κάνουν οι νέοι ιδρυτές;

Περιμένουν μέχρι να ξεκινήσουν οι πωλήσεις για να τακτοποιήσουν τη φορολογική εγγραφή. Αυτή η καθυστέρηση δημιουργεί περιττό κίνδυνο, ειδικά για επιχειρήσεις ecommerce που μπορούν να φτάσουν γρήγορα σε nexus.

Τελικό συμπέρασμα

Η συμμόρφωση με τον φόρο πωλήσεων της Washington ξεκινά με το να κατανοήσετε τι πουλάτε, πού το παραλαμβάνει ο πελάτης και αν η επιχείρησή σας έχει υποχρέωση υποβολής στην πολιτεία. Οι νέες εταιρείες που εγγράφονται έγκαιρα, τηρούν ακριβή αρχεία και εφαρμόζουν τον σωστό συντελεστή φόρου μπορούν να αποφύγουν τα περισσότερα κοινά προβλήματα.

Αν ξεκινάτε επιχείρηση στην Washington ή πουλάτε στην πολιτεία από αλλού, αντιμετωπίστε τον φόρο πωλήσεων ως μέρος του σχεδίου σύστασης και λειτουργίας σας, όχι ως δευτερεύουσα σκέψη.