Οδηγός δήλωσης εξόδων γευμάτων και ψυχαγωγίας για ιδιοκτήτες επιχειρήσεων

Τα έξοδα για επαγγελματικά γεύματα και ψυχαγωγία είναι από τις πιο παρεξηγημένες εκπτώσεις σε μια φορολογική δήλωση. Οι κανόνες είναι πιο περιοριστικοί από όσο περιμένουν πολλοί ιδιοκτήτες, και ο τρόπος καταχώρισης εξαρτάται από το είδος της δαπάνης, ποιοι ήταν παρόντες, πώς τεκμηριώθηκε το κόστος και ποια δήλωση υποβάλλει η επιχείρηση.

Για ιδρυτές, ελεύθερους επαγγελματίες και αναπτυσσόμενες εταιρείες, η σωστή αντιμετώπιση έχει σημασία. Η καθαρή τήρηση αρχείων και η σωστή επιχειρηματική δομή κάνουν τη δήλωση ευκολότερη, ειδικά όταν τα έξοδα χωρίζονται μεταξύ γευμάτων, ψυχαγωγίας, παροχών προς εργαζομένους και συνηθισμένων λειτουργικών δαπανών.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι εκπίπτει με βάση τους ισχύοντες κανόνες του IRS, τι δεν εκπίπτει, πώς δηλώνεται η δαπάνη και ποια στοιχεία πρέπει να κρατάτε σε περίπτωση που το IRS ζητήσει τεκμηρίωση.

Ο βασικός κανόνας: Τα γεύματα και η ψυχαγωγία δεν αντιμετωπίζονται το ίδιο

Το IRS δεν επιτρέπει πλέον έκπτωση για τις περισσότερες δαπάνες που σχετίζονται με ψυχαγωγία, διασκέδαση ή αναψυχή. Αυτό σημαίνει ότι κόστη για αθλητικές διοργανώσεις, εισιτήρια θεάτρου, συναυλίες, δραστηριότητες σε κλαμπ και παρόμοιες εξόδους είναι γενικά μη εκπιπτόμενα.

Τα επαγγελματικά γεύματα είναι διαφορετικά. Ένα επιχειρηματικό γεύμα μπορεί ακόμη να εκπίπτει, συνήθως όμως μόνο κατά 50% του κόστους, εκτός αν ισχύει κάποια ειδική εξαίρεση.

Στην πράξη, το πρώτο ερώτημα δεν είναι απλώς «ήταν αυτό έξοδο για πελάτη;». Είναι:

• Ήταν γεύμα ή ψυχαγωγία;
• Ήταν παρών ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης ή εργαζόμενος;
• Ήταν η δαπάνη υπερβολική ή πολυτελής;
• Συνδέθηκε το γεύμα άμεσα με ενεργή εμπορική ή επιχειρηματική δραστηριότητα;
• Διαχωρίστηκαν το φαγητό και η ψυχαγωγία στην απόδειξη;

Αυτές οι ερωτήσεις καθορίζουν αν η δαπάνη εκπίπτει, εκπίπτει εν μέρει ή απορρίπτεται πλήρως.

Τι θεωρείται ψυχαγωγία;

Η ψυχαγωγία περιλαμβάνει γενικά δραστηριότητες που έχουν κυρίως σκοπό τη διασκέδαση ή την αναψυχή. Συνηθισμένα παραδείγματα είναι:

• Αθλητικές εκδηλώσεις
• Εισιτήρια θεάτρου
• Συναυλίες
• Έξοδοι για γκολφ
• Γιοτ ή παρόμοιες δραστηριότητες αναψυχής
• Κυνήγι, ψάρεμα και ταξίδια τύπου διακοπών
• Συνδρομές σε κλαμπ κοινωνικού ή ψυχαγωγικού χαρακτήρα

Το IRS επίσης δεν επιτρέπει εκπτώσεις για εγκαταστάσεις ψυχαγωγίας, όπως γιοτ, εξοχική κατοικία ή παρόμοια περιουσιακά στοιχεία που χρησιμοποιούνται για ψυχαγωγία.

Ένα σημαντικό σημείο: αν ο κύριος σκοπός της δαπάνης είναι η ψυχαγωγία, το κόστος συνήθως δεν εκπίπτει, ακόμη κι αν υπάρχει επιχειρηματική συζήτηση.

Πότε μπορεί η ψυχαγωγία να εκπίπτει ακόμη

Υπάρχουν περιορισμένες εξαιρέσεις. Συνηθισμένα παραδείγματα είναι:

• Ψυχαγωγία για εργαζομένους, όπως χριστουγεννιάτικο πάρτι ή καλοκαιρινό πικνίκ
• Ψυχαγωγία που αντιμετωπίζεται ως φορολογητέα αμοιβή και δηλώνεται ως μισθός
• Ψυχαγωγία που πωλείται σε πελάτες, όπως νυχτερινό κέντρο που παρέχει ψυχαγωγία ως μέρος της συνήθους δραστηριότητάς του
• Ορισμένα έξοδα επαγγελματικών συναντήσεων ή συνεδρίων για επιλέξιμους φορείς που απαλλάσσονται από φόρο

Αν η ψυχαγωγία αντιμετωπίζεται ως αμοιβή, η επιχείρηση πρέπει να χειριστεί σωστά τις υποχρεώσεις μισθοδοσίας ή αναφοράς. Δεν αρκεί απλώς να χαρακτηριστεί ως επιχειρηματικό έξοδο.

Τι θεωρείται επιχειρηματικό γεύμα;

Επιχειρηματικό γεύμα είναι μια δαπάνη για φαγητό που πληροί τις απαιτήσεις του IRS ως συνηθισμένο και αναγκαίο έξοδο. Γενικά, το γεύμα πρέπει:

• Να είναι συνηθισμένο και αναγκαίο για την άσκηση εμπορίου ή επιχείρησης
• Να μην είναι υπερβολικό ή πολυτελές υπό τις περιστάσεις
• Να περιλαμβάνει τον φορολογούμενο ή εργαζόμενο
• Να παρέχεται σε τρέχοντα ή δυνητικό επιχειρηματικό πελάτη, πελάτη, σύμβουλο ή παρόμοια επαφή

Το γεύμα μπορεί να συμβεί κατά τη διάρκεια ταξιδιού, συνάντησης με πελάτη, επαγγελματικού γεύματος εργασίας ή συνεδρίου, εφόσον τα πραγματικά περιστατικά υποστηρίζουν νόμιμο επιχειρηματικό σκοπό.

Πόσο από ένα γεύμα εκπίπτει;

Τα περισσότερα επιχειρηματικά γεύματα εκπίπτουν μόνο κατά 50%.

Αυτό σημαίνει ότι αν ένα επιλέξιμο γεύμα κοστίζει 120 δολάρια, η έκπτωση είναι συνήθως 60 δολάρια. Οι φόροι, τα φιλοδωρήματα και οι συναφείς χρεώσεις περιλαμβάνονται στο κόστος του γεύματος. Η μετακίνηση προς και από το εστιατόριο δεν θεωρείται μέρος του ίδιου του γεύματος.

Υπάρχουν εξαιρέσεις όπου το γεύμα μπορεί να εκπίπτει πλήρως ή να υπόκειται σε διαφορετικό ποσοστό. Ένα σημαντικό παράδειγμα είναι τα γεύματα που υπόκεινται στους κανόνες ωραρίου υπηρεσίας του Υπουργείου Μεταφορών, τα οποία μπορεί να εκπίπτουν κατά 80%.

Άλλοι ειδικοί κανόνες μπορεί να ισχύουν για γεύματα εργαζομένων, γεύματα που πληρώνονται από τον εργοδότη σε περιορισμένες περιπτώσεις και γεύματα που αντιμετωπίζονται ως αμοιβή.

Γεύματα που παρέχονται κατά τη διάρκεια εκδηλώσεων ψυχαγωγίας

Μερικές φορές μια επιχείρηση πληρώνει μαζί για φαγητό και ψυχαγωγία. Σε αυτή την περίπτωση, το γεύμα μπορεί ακόμη να εκπίπτει, εφόσον το φαγητό και τα ποτά αναγράφονται ξεχωριστά από την ψυχαγωγία στο τιμολόγιο ή την απόδειξη.

Αυτό σημαίνει ότι η απόδειξη έχει σημασία. Αν ένας λογαριασμός δείπνου περιλαμβάνει τόσο το γεύμα όσο και την παράσταση, και το φαγητό αναγράφεται ξεχωριστά, το μέρος που αφορά το γεύμα μπορεί να εκπίπτει, ακόμη κι αν το μέρος της ψυχαγωγίας δεν εκπίπτει.

Αν τα κόστη είναι ενιαία και δεν αναγράφονται ξεχωριστά, ολόκληρο το ποσό είναι πιο πιθανό να θεωρηθεί μη εκπιπτόμενη ψυχαγωγία.

Πού δηλώνεται η δαπάνη

Η δήλωση εξαρτάται από τη νομική μορφή της επιχείρησης.

Αν η επιχείρηση χρησιμοποιεί αποζημιώσεις βάσει accountable plan, η έκπτωση μπορεί να καταχωρίζεται σε επίπεδο επιχείρησης και όχι στη φορολογική δήλωση του ιδιοκτήτη. Ο λογιστικός χειρισμός πρέπει να συμφωνεί με τον τρόπο που δομήθηκε η αποζημίωση.

Ποια αρχεία πρέπει να κρατάτε;

Τα καλά αρχεία είναι εξίσου σημαντικά με την ίδια την έκπτωση. Το IRS αναμένει τεκμηρίωση που να δείχνει ότι η δαπάνη σχετιζόταν με την επιχείρηση και ότι το ποσό είναι ακριβές.

Κρατήστε αρχεία που να δείχνουν:

• Ημερομηνία της δαπάνης
• Ποσό που πληρώθηκε
• Τόπο του γεύματος ή της εκδήλωσης
• Επιχειρηματικό σκοπό
• Ονόματα και επιχειρηματική σχέση των παρευρισκομένων
• Απόδειξη ή τιμολόγιο
• Αν το φαγητό αναγραφόταν ξεχωριστά από την ψυχαγωγία

Μια σημείωση στο ημερολόγιο, καταχώριση σε εφαρμογή εξόδων ή σημείωμα στη λογιστική μπορεί να βοηθήσει, αλλά πρέπει να συμπληρώνει την απόδειξη. Η καλύτερη πρακτική είναι να καταγράφετε τον επιχειρηματικό σκοπό όσο οι λεπτομέρειες είναι ακόμη πρόσφατες.

Συνήθη λάθη που προκαλούν προβλήματα

Οι μικρές επιχειρήσεις συχνά αντιμετωπίζουν δυσκολίες επειδή κάνουν εύκολα αποφευκτά λάθη ταξινόμησης. Τα πιο συνηθισμένα λάθη περιλαμβάνουν:

• Έκπτωση ψυχαγωγίας σαν να ήταν γεύμα
• Διεκδίκηση 100% ενός γεύματος χωρίς έγκυρη εξαίρεση
• Παράλειψη καταγραφής του επιχειρηματικού σκοπού της δαπάνης
• Έλλειψη ονομάτων παρευρισκομένων ή της σχέσης τους με την επιχείρηση
• Μη διαχωρισμός του κόστους γεύματος από συνδυασμένη ψυχαγωγία
• Καταχώριση δαπανών στη λάθος φόρμα ή γραμμή
• Ανάμειξη προσωπικών και επαγγελματικών εξόδων φαγητού

Αυτά τα λάθη όχι μόνο μειώνουν την έκπτωση. Μπορούν επίσης να αυξήσουν τον κίνδυνο ελέγχου, αν τα βιβλία δεν συμφωνούν με τη δήλωση.

Ένα απλό πλαίσιο απόφασης

Πριν καταχωρίσετε τη δαπάνη, ρωτήστε τα εξής τέσσερα:

1. Ήταν η δαπάνη για φαγητό, ψυχαγωγία ή και τα δύο;
2. Ήταν το γεύμα συνηθισμένο, αναγκαίο και όχι πολυτελές;
3. Ήταν παρών ο φορολογούμενος ή εργαζόμενος;
4. Μπορώ να αποδείξω τον επιχειρηματικό σκοπό με απόδειξη και σημειώσεις;

Αν η απάντηση σε οποιαδήποτε από αυτές τις ερωτήσεις δεν είναι σαφής, η δαπάνη αξίζει δεύτερο έλεγχο πριν καταχωριστεί στα βιβλία.

Γιατί έχει σημασία για νέες επιχειρήσεις

Πολλοί ιδιοκτήτες ιδρύουν την οντότητά τους και αρχίζουν να ξοδεύουν πριν έχουν ένα καθαρό λογιστικό σύστημα. Εκεί ξεκινούν τα προβλήματα με τις εκπτώσεις.

Όταν η επιχείρηση ιδρύεται σωστά, τα βιβλία διαχωρίζονται από τις προσωπικές δαπάνες, οι κανόνες αποζημίωσης τεκμηριώνονται και οι κατηγορίες εξόδων είναι σαφείς από την πρώτη μέρα. Για τους ιδρυτές που ξεκινούν μέσω του Zenind, αυτή η πειθαρχία βοηθά στη δημιουργία ισχυρότερης οικονομικής βάσης για την περίοδο των φόρων και μετά.

Πότε να μιλήσετε με φοροτεχνικό

Οι κανόνες για τα επιχειρηματικά γεύματα είναι λεπτομερείς και οι εκπτώσεις ψυχαγωγίας είναι εύκολο να ταξινομηθούν λάθος. Ένας φοροτεχνικός μπορεί να βοηθήσει αν η επιχείρησή σας:

• Φιλοξενεί συχνά πελάτες
• Αποζημιώνει γεύματα εργαζομένων
• Ταξιδεύει συχνά για πωλήσεις ή συνέδρια
• Διοργανώνει εκδηλώσεις με φαγητό και ψυχαγωγία
• Χρησιμοποιεί πολλούς τύπους νομικών οντοτήτων ή έχει ιδιοκτήτες με διαφορετικές φορολογικές καταστάσεις

Αν τα έξοδά σας είναι επαναλαμβανόμενα, αξίζει να ορίσετε μια πολιτική τώρα αντί να διορθώνετε τα αρχεία αργότερα.

Συμπέρασμα

Τα επιχειρηματικά γεύματα μπορούν ακόμη να προσφέρουν σημαντική φορολογική έκπτωση, αλλά η ψυχαγωγία συνήθως δεν εκπίπτει. Η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να διαχωρίζετε τα γεύματα από την ψυχαγωγία, να τεκμηριώνετε τον επιχειρηματικό σκοπό, να κρατάτε πλήρεις αποδείξεις και να δηλώνετε τη δαπάνη στη σωστή γραμμή της φορολογικής δήλωσης για τον τύπο της οντότητάς σας.

Όταν τα αρχεία είναι καθαρά, η υποβολή είναι απλούστερη και οι εκπτώσεις είναι ευκολότερο να υποστηριχθούν.

Αποποίηση ευθύνης: Αυτό το άρθρο παρέχεται μόνο για ενημερωτικούς σκοπούς και δεν αποτελεί φορολογική, νομική ή λογιστική συμβουλή. Συμβουλευτείτε έναν ειδικευμένο σύμβουλο για καθοδήγηση σχετικά με τη δική σας περίπτωση.