10 etätyön tuottavuustapaa yrittäjille

Kotoa käsin työskentely voi olla suuri etu yrittäjille, freelancereille ja pienyrittäjille. Säästät työmatka-aikaa, saat joustavuutta ja voit rakentaa työpäivän sen mukaan, miten oikeasti työskentelet. Mutta vapauteen liittyy myös kääntöpuoli: koti on täynnä häiriötekijöitä, hämäriä rajoja ja loputtomia mahdollisuuksia siirtää tärkeimpiä tehtäviä myöhemmäksi.

Ero tuottavan kotitoimiston ja kaoottisen arjen välillä kiteytyy yleensä toimintatapoihin. Et tarvitse täydellistä työpistettä, design-hyllyä tai jäykkää aikataulua, joka ei koskaan muutu. Tarvitset joukon tapoja, jotka helpottavat keskittymistä, päätöksentekoa ja tärkeän työn etenemistä joka päivä.

Käytä seuraavia etätyön tuottavuustapoja rakentaaksesi rutiinin, joka tukee syvää työtä, parempaa energiaa ja tasaisempaa tuloksentekoa.

1. Aloita päivä toistettavalla rutiinilla

Vahva työpäivä alkaa ennen kuin avaat kannettavan tietokoneen. Toistettava aamurutiini antaa aivoille signaalin siitä, että on aika siirtyä työtilaan eikä jäädä henkilökohtaiseen moodiin.

Rutiinin ei tarvitse olla monimutkainen. Yksinkertainen sarja voi toimia erittäin hyvin:

• Herää suunnilleen samaan aikaan joka päivä.
• Juo vettä ennen sähköpostin tai sosiaalisen median tarkistamista.
• Käy läpi kalenterisi ja tärkeimmät prioriteetit.
• Käytä muutama minuutti ensimmäisen työruudun suunnitteluun.

Johdonmukaisuus on tärkeämpää kuin monimutkaisuus. Kun aamu alkaa useimpina päivinä samalla tavalla, keskittyminen on helpompaa heti työn alkaessa.

2. Luo keskittymistä tukeva työtila

Ympäristö vaikuttaa käyttäytymiseen. Jos kannettava tietokoneesi on sohvalla, huomiosi ajautuu helposti mukavuuden ja keskeytysten suuntaan. Jos sinulla on oma työtila, vaikka pieni sellainen, aivosi alkavat yhdistää sen keskittymiseen.

Tuottavan kotitoimiston pitäisi vähentää kitkaa. Se tarkoittaa:

• Hyvää valaistusta, mieluiten ikkunan lähellä, jos mahdollista.
• Tuolia ja pöytää, jotka ovat riittävän mukavat pidempiin työjaksoihin.
• Perustarvikkeita käden ulottuvilla, jotta sinun ei tarvitse nousta jatkuvasti.
• Vähemmän visuaalisia häiriöitä pöydällä ja seinillä.
• Kuulokkeita tai melunhallintaa, jos talossa on meteliä.

Jos sinulla ei ole kokonaan omaa huonetta, luo selkeä alue. Jo nurkkaus, jossa on pöytä ja selkeä tarkoitus, voi tehdä työstä tietoisempaa.

3. Tee ajatuspurku mielen kuorman keventämiseksi

Yksi suurimmista tuottavuuden tappajista on mielen kuormitus. Kun yrität pitää samalla mielessä laskut, ideat, asioinnit, asiakasviestit ja tulevat suunnitelmat, on vaikea keskittyä käsillä olevaan tehtävään.

Ajatuspurku ratkaisee tämän ongelman. Kirjoita päivän alussa tai lopussa ylös kaikki irralliset ajatukset, jotka vievät tilaa päästäsi. Tallenna ne muistikirjaan, tehtäväsovellukseen tai yksinkertaiseen dokumenttiin. Muoto ei ole yhtä tärkeä kuin tapa.

Kun lista on pois päästäsi, voit lajitella sen luokkiin:

• Välittömät tehtävät
• Seurattavat asiat
• Myöhemmin tarkistettavat ideat
• Henkilökohtaiset asiat tai muistutukset

Ajatuspurku on erityisen hyödyllinen perustajille, jotka hoitavat yhtä aikaa operatiivista työtä, myyntiä, markkinointia ja hallinnollisia tehtäviä.

4. Tunnista kolme tärkeintä tehtävääsi

Kaikki tehtävät eivät ansaitse yhtä paljon huomiota. Jos aloitat päivän pitkällä tehtävälistalla, on helppo käyttää aikaa vähäarvoiseen työhön vain siksi, että se on helpompi saada valmiiksi.

Valitse sen sijaan päivän kolme tärkeintä tehtävää ennen kuin aloitat. Niiden pitäisi olla asioita, jotka tuottavat eniten edistystä, jos ne saadaan tehtyä.

Hyödyllinen tapa jäsentää ne on:

• Yksi liikevaihtoon liittyvä tehtävä
• Yksi operatiivinen tai hallinnollinen tehtävä
• Yksi kasvua tukeva tehtävä

Esimerkiksi nämä voisivat olla tarjouksen lähettäminen, yrityslomakkeen jättäminen ja markkinointisähköpostin julkaiseminen. Tarkoitus on pitää huomio lopputuloksissa, ei vain toimeliaisuudessa.

Jos saat kolme tärkeintä tehtävää valmiiksi jo aikaisin, voit siirtyä pienempiin asioihin ilman tunnetta siitä, että päivä valui käsistä.

5. Aikatauluta työpäivä lohkoihin

Kotoa työskentely luo usein illuusion siitä, että aikaa on rajattomasti. Todellisuudessa jäsentymätön aika katoaa helposti häiriöihin, viestien tarkistamiseen ja tehtävien vaihteluun.

Aikablokkaus tuo rakenteen takaisin päivään. Määritä tietyt aikaikkunat tietyille työtyypeille sen sijaan, että päätät mitä tehdä muutaman minuutin välein.

Esimerkiksi:

• 9.00–10.30 syvätyöhön
• 10.30–11.00 sähköposteihin ja viesteihin
• 11.00–12.00 asiakastyöhön
• 13.00–14.00 hallinnollisiin tehtäviin
• 14.00–15.30 strategiaan, suunnitteluun tai sisältöön

Tämä menetelmä toimii, koska se vähentää päätösväsymystä. Kun kalenteri kertoo jo valmiiksi, mihin seuraava lohko on tarkoitettu, työssä pysyminen on helpompaa.

Myös samanlaisten tehtävien ryhmittely auttaa. Vastaa sähköposteihin kerralla, älä pitkin päivää. Hoida laskut yhdessä jaksossa. Aikatauluta puhelut mahdollisuuksien mukaan peräkkäin.

6. Suojele energiaasi ruoan, veden ja liikkeen avulla

Tuottavuus ei ole vain kurinalaisuutta. Se on myös energiaa. Jos jätät ateriat väliin, unohdat juoda vettä tai istut tuntikausia liikkumatta, keskittyminen hiipuu riippumatta motivaatiosta.

Muutama yksinkertainen tapa voi tehdä suuren eron:

• Syö lounas säännölliseen aikaan.
• Poistu työpisteeltä taukojen aikana.
• Pidä vettä lähellä ja täytä se tietoisesti.
• Valitse välipaloja, jotka auttavat pysymään virkeänä eivätkä aiheuta myöhempää väsymystä.
• Venyttele tai käy kävelyllä pitkien työjaksojen välissä.

Oikea lounastauko on erityisen hyödyllinen etätyössä, koska se luo rajan työajan ja henkilökohtaisen ajan välille. Jo 15 minuuttia poissa ruudulta voi auttaa palaamaan kirkkaammalla mielellä.

7. Pukeudu kuin työskentelisit jossakin tärkeässä

Kotoa työskennellessäsi sinun ei tarvitse pukeutua muodollisesti, mutta tarkoituksellinen pukeutuminen muuttaa suhtautumista päivään. Jos pysyt yövaatteissa, päivä voi tuntua puoliksi aloitettulta. Jos puet päällesi siistit, työhön sopivat vaatteet, aivot saavat vahvemman vihjeen siitä, että on aika suoriutua.

Tavoite ei ole ulkonäkö sinänsä. Tavoite on luoda pieni rituaali, joka tukee ammatillista ajattelutapaa.

Monille tämä tarkoittaa:

• Pyjaman vaihtamista pois ennen työn aloittamista
• Rentoja mutta harkittuja vaatteita
• Kiusausta jäädä koko päiväksi vapaa-ajan moodiin

Tämä tapa on pieni, mutta ajan myötä se voi auttaa sinua tuntemaan olosi valmiimmaksi ja keskittyneemmäksi.

8. Vähennä digitaalisia häiriötekijöitä ennen kuin ne alkavat

Kotitoimisto voi olla hiljainen ja silti tuntua tehottomalta, jos puhelin, selain ja ilmoitukset vetävät huomiosi jatkuvasti pois.

Vähentääksesi digitaalista hälyä, säädä työkalusi tarkoituksella:

• Kytke pois päältä ei-välttämättömät ilmoitukset.
• Sulje välilehdet, joita et tarvitse.
• Pidä auki vain ne sovellukset, joita käytät juuri sillä hetkellä.
• Siirrä häiritsevät sosiaalisen median pikakuvakkeet pois pääasiallisesta työskentely-ympäristöstä.
• Käytä keskittymistoimintoja tai ajastettuja älä häiritse -asetuksia.

Et tarvitse täydellistä tahdonvoimaa, jos ympäristö on suunniteltu hyvin. Mitä vähemmän kiusauksia sinulla on edessäsi, sitä helpompaa on pysyä tehtävässä.

9. Pidä yrityksen paperityöt järjestyksessä

Yrittäjille tuottavuus ei tarkoita vain päivän läpiviemistä. Se tarkoittaa myös itse yrityksen pitämistä järjestyksessä.

Kun perustamisasiakirjat, määräaikojen noudattaminen, verotiedot, sopimukset ja kuitit ovat hajallaan eri kansioissa ja postilaatikoissa, yksinkertaisistakin tehtävistä tulee aikaa vieviä. Se aiheuttaa stressiä ja vie aikaa, joka pitäisi käyttää liiketoiminnan kasvattamiseen.

Rakenna perusjärjestelmä olennaisille asioille:

• Säilytä perustamisasiakirjat yhdessä turvallisessa paikassa.
• Pidä vero- ja kirjanpitoaineisto erillään yleisistä tiedostoista.
• Käytä yksinkertaista nimeämiskäytäntöä laskuille ja sopimuksille.
• Seuraa uusimispäiviä, ilmoituksia ja muita määräaikoja.
• Tarkista tärkeät asiakirjat säännöllisesti.

Jos olet perustamassa tai ylläpitämässä yritystä kotoa käsin, juuri tässä rakenne on tärkeää. Zenind auttaa yrittäjiä perustamaan ja hallinnoimaan yhdysvaltalaisia yrityksiä työkaluilla, jotka helpottavat järjestäytymistä ja vaatimustenmukaisuuden ylläpitämistä kotitoimistosta käsin.

10. Päätä päivä sulkemisrituaaliin

Tuottavan etätyörutiinin pitäisi sisältää myös selkeä lopetus. Ilman sitä työ voi valua iltaan ja vaikeuttaa palautumista.

Sulkemisrituaali kertoo aivoille, että työpäivä on ohi. Se voi olla yksinkertainen:

• Käy läpi, mitä sait aikaan.
• Kirjoita huomisen tärkeimmät prioriteetit.
• Siivoa työpöytä.
• Sulje kannettava tietokone.
• Kytke työilmoitukset pois päältä.

Tämä rutiini luo päätöksen. Se tekee myös seuraavan aamun aloittamisesta helpompaa, koska et aloita tyhjästä.

Yksinkertainen päivittäinen tarkistuslista etätyöhön

Jos haluat nopean tavan soveltaa näitä tapoja, käytä tätä tarkistuslistaa:

• Määritä kolme tärkeintä prioriteettiasi ennen päivän alkua.
• Työskentele omassa, määritellyssä tilassa.
• Käytä yhtä tai useampaa keskittynyttä työjaksoa.
• Pidä oikea lounastauko.
• Vähennä digitaalista hälyä.
• Pidä yrityksen asiakirjat järjestyksessä.
• Päätä päivä sulkemisrituaaliin.

Sinun ei tarvitse hallita kaikkia tapoja kerralla. Valitse kaksi tai kolme, jotka ratkaisevat suurimmat ongelmasi, ja rakenna niiden varaan.

Lopuksi

Kotoa työskentely voi auttaa yrittäjiä rakentamaan liiketoimintaa joustavammin ja pienemmillä yleiskuluilla, mutta vain jos työpäivässä on rakennetta. Tehokkaimmat tuottavuustavat ovat niitä, jotka vähentävät kitkaa, suojelevat huomiota ja helpottavat tärkeiden töiden loppuun saattamista.

Kun yhdistät keskittyneen rutiinin, siistin työtilan, fiksun suunnittelun ja järjestelmälliset liiketoimintakäytännöt, kotitoimistostasi tulee enemmän kuin vain paikka työskennellä. Siitä tulee luotettava toimintaympäristö jonkin todellisen rakentamiseen.