10 thói quen làm việc tại nhà giúp tăng năng suất cho doanh nhân

Làm việc tại nhà có thể là một lợi thế lớn đối với doanh nhân, freelancer và chủ doanh nghiệp nhỏ. Bạn tiết kiệm được thời gian đi lại, có thêm sự linh hoạt và có thể thiết kế ngày làm việc phù hợp với cách bạn thực sự vận hành. Nhưng sự tự do đó đi kèm một đánh đổi: ở nhà có quá nhiều yếu tố gây xao nhãng, ranh giới giữa công việc và đời sống cá nhân bị làm mờ, và luôn có vô số cơ hội để trì hoãn những việc quan trọng nhất.

Sự khác biệt giữa một văn phòng tại nhà hiệu quả và một không gian hỗn loạn thường nằm ở hệ thống. Bạn không cần một thiết lập hoàn hảo, một chiếc bàn thiết kế, hay một lịch trình cứng nhắc không bao giờ thay đổi. Bạn cần một vài thói quen giúp dễ tập trung hơn, dễ ra quyết định hơn và đẩy những công việc quan trọng tiến lên mỗi ngày.

Hãy sử dụng các thói quen làm việc tại nhà dưới đây để xây dựng một nhịp làm việc hỗ trợ tập trung sâu, năng lượng tốt hơn và đầu ra ổn định hơn.

1. Bắt đầu ngày mới với một quy trình lặp lại được

Một ngày làm việc hiệu quả bắt đầu trước khi bạn mở laptop. Một thói quen buổi sáng có thể lặp lại sẽ báo hiệu cho não rằng đã đến lúc chuyển sang chế độ làm việc thay vì tiếp tục ở chế độ cá nhân.

Quy trình của bạn không cần cầu kỳ. Một chuỗi đơn giản là đủ hiệu quả:

• Thức dậy vào khoảng cùng một thời điểm mỗi ngày.
• Uống nước trước khi kiểm tra email hoặc mạng xã hội.
• Xem lịch làm việc và các ưu tiên hàng đầu.
• Dành vài phút để lên kế hoạch cho khung giờ làm việc đầu tiên.

Sự nhất quán quan trọng hơn sự phức tạp. Khi buổi sáng của bạn bắt đầu theo cùng một cách trong hầu hết các ngày, bạn sẽ dễ tập trung hơn khi công việc bắt đầu.

2. Tạo một không gian làm việc hỗ trợ sự tập trung

Môi trường xung quanh ảnh hưởng đến hành vi của bạn. Nếu laptop của bạn luôn nằm trên ghế sofa, sự chú ý sẽ dễ trôi về phía thoải mái và bị gián đoạn. Nếu bạn có một không gian làm việc riêng, dù rất nhỏ, não bộ sẽ bắt đầu gắn nơi đó với sự tập trung.

Một văn phòng tại nhà hiệu quả nên giảm bớt ma sát. Điều đó có nghĩa là:

• Ánh sáng tốt, lý tưởng nhất là gần cửa sổ nếu có thể.
• Ghế và bàn đủ thoải mái để làm việc trong các phiên dài.
• Đồ dùng cơ bản trong tầm tay để bạn không phải liên tục đứng dậy.
• Ít yếu tố gây xao nhãng về mặt thị giác trên bàn và trên tường.
• Tai nghe hoặc giải pháp giảm ồn nếu trong nhà thường xuyên ồn ào.

Nếu bạn không có cả một căn phòng riêng, hãy tạo ra một khu vực được xác định rõ ràng. Chỉ một góc nhỏ có bàn làm việc và mục đích rõ ràng cũng có thể khiến công việc trở nên có chủ đích hơn.

3. Dùng kỹ thuật ghi xả suy nghĩ để dọn sạch sự lộn xộn trong đầu

Một trong những thứ phá năng suất lớn nhất là sự lộn xộn trong đầu. Khi bạn phải cố nhớ hóa đơn, ý tưởng, việc vặt, phản hồi khách hàng và các kế hoạch tương lai cùng một lúc, sẽ rất khó tập trung vào nhiệm vụ trước mắt.

Một bản ghi xả suy nghĩ sẽ giải quyết vấn đề đó. Vào đầu hoặc cuối ngày, hãy viết ra mọi ý nghĩ dang dở đang chiếm chỗ trong đầu bạn. Ghi chúng vào sổ tay, ứng dụng quản lý việc cần làm hoặc một tài liệu đơn giản. Cách ghi không quan trọng bằng thói quen này.

Khi danh sách đã được đưa ra khỏi đầu, bạn có thể phân loại nó thành các nhóm:

• Việc cần làm ngay
• Hạng mục cần theo dõi
• Ý tưởng để xem lại sau
• Việc cá nhân hoặc nhắc nhở

Kỹ thuật này đặc biệt hữu ích cho người sáng lập đang phải xoay xở cùng lúc giữa vận hành, bán hàng, marketing và công việc hành chính.

4. Xác định ba nhiệm vụ quan trọng nhất

Không phải nhiệm vụ nào cũng có mức độ quan trọng như nhau. Nếu bạn bắt đầu ngày làm việc bằng một danh sách dài, bạn rất dễ dành thời gian cho những việc ít giá trị chỉ vì chúng dễ hoàn thành hơn.

Thay vào đó, hãy chọn ba nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày trước khi bắt đầu. Đây nên là những việc tạo ra tiến triển lớn nhất nếu hoàn thành.

Một cách hữu ích để sắp xếp là:

• Một nhiệm vụ liên quan đến doanh thu
• Một nhiệm vụ vận hành hoặc hành chính
• Một nhiệm vụ tăng trưởng

Ví dụ, đó có thể là gửi một báo giá, nộp một mẫu biểu doanh nghiệp và xuất bản một email marketing. Mục tiêu là giữ sự chú ý vào kết quả, không chỉ là trạng thái bận rộn.

Nếu bạn hoàn thành ba việc quan trọng nhất từ sớm, bạn có thể chuyển sang những việc nhỏ hơn mà không có cảm giác cả ngày đã trôi đi vô ích.

5. Chia khung thời gian cho ngày làm việc

Làm việc tại nhà thường tạo ảo giác rằng thời gian là vô hạn. Trên thực tế, thời gian không có cấu trúc thường bị nuốt chửng bởi xao nhãng, kiểm tra tin nhắn và chuyển đổi giữa các nhiệm vụ.

Time blocking giúp đưa cấu trúc trở lại cho ngày làm việc. Hãy phân bổ các khoảng thời gian cụ thể cho từng loại công việc thay vì cứ vài phút lại quyết định xem nên làm gì.

Ví dụ:

• 9:00 đến 10:30 cho công việc cần tập trung sâu
• 10:30 đến 11:00 cho email và tin nhắn
• 11:00 đến 12:00 cho công việc với khách hàng
• 1:00 đến 2:00 cho các việc hành chính
• 2:00 đến 3:30 cho chiến lược, kế hoạch hoặc nội dung

Phương pháp này hiệu quả vì nó giảm mệt mỏi khi phải ra quyết định. Khi lịch đã cho bạn biết khung tiếp theo dành cho việc gì, việc bám sát nhiệm vụ sẽ dễ hơn.

Việc gom các nhiệm vụ tương tự vào cùng một khối thời gian cũng rất hữu ích. Hãy trả lời email theo nhóm thay vì rải rác cả ngày. Xử lý hóa đơn trong một khung riêng. Sắp lịch cuộc gọi cùng nhau khi có thể.

6. Bảo vệ năng lượng bằng ăn uống, nước và vận động

Năng suất không chỉ là vấn đề kỷ luật. Nó còn là vấn đề năng lượng. Nếu bạn bỏ bữa, quên uống nước hoặc ngồi hàng giờ mà không vận động, sự tập trung sẽ giảm dù bạn có động lực đến đâu.

Một vài thói quen đơn giản có thể tạo khác biệt rõ rệt:

• Ăn trưa vào thời điểm cố định.
• Rời khỏi bàn làm việc trong giờ nghỉ.
• Luôn để nước gần bên và chủ động châm thêm.
• Chọn đồ ăn nhẹ giúp bạn tỉnh táo thay vì khiến bạn tụt năng lượng sau đó.
• Giãn cơ hoặc đi bộ giữa các phiên làm việc dài.

Nghỉ trưa thật sự đặc biệt hữu ích khi bạn làm việc tại nhà vì nó tạo ra ranh giới giữa thời gian làm việc và thời gian cá nhân. Chỉ cần 15 phút rời màn hình cũng có thể giúp bạn quay lại với tâm trí sáng rõ hơn.

7. Ăn mặc như thể bạn đang làm một việc quan trọng

Bạn không cần trang phục trang trọng để làm việc tại nhà, nhưng việc ăn mặc có chủ đích sẽ thay đổi cách bạn tiếp cận ngày làm việc. Nếu bạn cứ mặc đồ ngủ, cả ngày có thể sẽ có cảm giác như chưa thực sự bắt đầu. Nếu bạn thay sang quần áo sạch sẽ, phù hợp cho công việc, não bộ sẽ nhận được tín hiệu rõ hơn rằng đã đến lúc làm việc nghiêm túc.

Mục tiêu không phải là vẻ ngoài vì bản thân nó. Mục tiêu là tạo ra một nghi thức nhỏ hỗ trợ tư duy chuyên nghiệp.

Với nhiều người, điều này có nghĩa là:

• Thay đồ ngủ trước khi bắt đầu làm việc
• Mặc trang phục thường ngày nhưng có chủ đích
• Tránh cám dỗ ở chế độ “nghỉ” suốt cả ngày

Thói quen này tuy nhỏ, nhưng theo thời gian có thể giúp bạn cảm thấy sẵn sàng hơn và tập trung hơn.

8. Giảm xao nhãng kỹ thuật số trước khi chúng bắt đầu

Một văn phòng tại nhà có thể yên tĩnh nhưng vẫn kém hiệu quả nếu điện thoại, trình duyệt và thông báo liên tục kéo sự chú ý của bạn đi.

Để giảm xao nhãng kỹ thuật số, hãy thiết lập công cụ một cách có chủ ý:

• Tắt các thông báo không cần thiết.
• Đóng những tab không dùng đến.
• Chỉ giữ mở các ứng dụng bạn đang sử dụng.
• Di chuyển các lối tắt mạng xã hội gây xao nhãng ra khỏi quy trình làm việc chính.
• Dùng chế độ tập trung hoặc lịch Không làm phiền.

Bạn không cần ý chí hoàn hảo nếu môi trường được thiết kế tốt. Càng ít cám dỗ ở ngay trước mắt, bạn càng dễ bám vào nhiệm vụ hơn.

9. Giữ giấy tờ doanh nghiệp được sắp xếp gọn gàng

Với doanh nhân, năng suất không chỉ là hoàn thành một ngày làm việc. Nó còn là giữ cho chính doanh nghiệp đi vào nề nếp.

Khi các tài liệu thành lập công ty, hạn tuân thủ, hồ sơ thuế, hợp đồng nhà cung cấp và hóa đơn bị rải rác trong nhiều thư mục và hộp thư, những việc đơn giản cũng trở nên tốn thời gian. Điều đó tạo ra căng thẳng và làm mất thời gian đáng lẽ nên dành cho tăng trưởng doanh nghiệp.

Hãy xây dựng một hệ thống cơ bản cho những thứ thiết yếu:

• Lưu tài liệu thành lập ở một nơi an toàn.
• Tách hồ sơ thuế và kế toán khỏi các tệp chung.
• Dùng quy ước đặt tên đơn giản cho hóa đơn và hợp đồng.
• Theo dõi ngày gia hạn, hồ sơ nộp và các hạn tuân thủ khác.
• Xem lại các tài liệu quan trọng theo lịch đều đặn.

Nếu bạn đang bắt đầu hoặc duy trì doanh nghiệp từ nhà, đây là lúc cấu trúc trở nên quan trọng. Zenind giúp doanh nhân thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Mỹ với các công cụ giúp dễ tổ chức hơn và duy trì tuân thủ tốt hơn khi làm việc tại văn phòng tại nhà.

10. Kết thúc ngày bằng một nghi thức khép lại

Một thói quen làm việc tại nhà hiệu quả cũng nên có một điểm kết thúc rõ ràng. Nếu không có nó, công việc có thể tràn sang buổi tối và khiến bạn khó nghỉ ngơi hơn.

Một nghi thức khép lại báo cho não rằng ngày làm việc đã xong. Nó có thể rất đơn giản:

• Xem lại những việc bạn đã hoàn thành.
• Ghi lại các ưu tiên hàng đầu cho ngày mai.
• Dọn gọn bàn làm việc.
• Đóng laptop.
• Tắt thông báo công việc.

Quy trình này tạo cảm giác hoàn tất. Nó cũng giúp buổi sáng hôm sau dễ dàng hơn vì bạn không phải bắt đầu từ con số không.

Một danh sách kiểm tra hằng ngày đơn giản cho làm việc tại nhà

Nếu bạn muốn một cách nhanh để áp dụng các thói quen này, hãy dùng danh sách kiểm tra sau:

• Xác định ba ưu tiên hàng đầu trước khi ngày mới bắt đầu.
• Làm việc ở một không gian chuyên dụng.
• Dùng một hoặc nhiều khung thời gian tập trung.
• Nghỉ trưa thật sự.
• Giảm tiếng ồn kỹ thuật số.
• Giữ tài liệu doanh nghiệp ngăn nắp.
• Kết thúc ngày bằng một nghi thức khép lại.

Bạn không cần phải thành thạo tất cả các thói quen cùng một lúc. Hãy chọn hai hoặc ba thói quen đang giải quyết đúng điểm khó khăn lớn nhất của bạn, rồi xây dựng dần từ đó.

Lời kết

Làm việc tại nhà có thể giúp doanh nhân xây dựng doanh nghiệp với sự linh hoạt cao hơn và chi phí thấp hơn, nhưng chỉ khi ngày làm việc có cấu trúc. Những thói quen năng suất hiệu quả nhất là những thói quen giúp giảm ma sát, bảo vệ sự chú ý và khiến việc hoàn thành các công việc quan trọng trở nên dễ dàng hơn.

Khi bạn kết hợp một quy trình tập trung, một không gian làm việc gọn gàng, kế hoạch thông minh và hệ thống doanh nghiệp được tổ chức tốt, văn phòng tại nhà không còn chỉ là nơi làm việc. Nó trở thành một môi trường vận hành đáng tin cậy để xây dựng điều gì đó thực sự.