10 συνήθειες παραγωγικότητας για εργασία από το σπίτι για επιχειρηματίες

Η εργασία από το σπίτι μπορεί να αποτελέσει μεγάλο πλεονέκτημα για επιχειρηματίες, ελεύθερους επαγγελματίες και ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων. Εξοικονομείτε χρόνο από τις μετακινήσεις, αποκτάτε ευελιξία και μπορείτε να διαμορφώσετε την ημέρα εργασίας σας γύρω από τον τρόπο με τον οποίο πραγματικά λειτουργείτε. Όμως αυτή η ελευθερία έχει και ένα τίμημα: το σπίτι είναι γεμάτο περισπασμούς, ασαφή όρια και ατελείωτες ευκαιρίες να αναβάλετε τις πιο σημαντικές εργασίες.

Η διαφορά ανάμεσα σε ένα παραγωγικό γραφείο στο σπίτι και σε ένα χαοτικό συνήθως εξαρτάται από τα συστήματα. Δεν χρειάζεστε τέλειο setup, ακριβό γραφείο ή ένα άκαμπτο πρόγραμμα που δεν αλλάζει ποτέ. Χρειάζεστε μερικές συνήθειες που κάνουν πιο εύκολο να συγκεντρώνεστε, να παίρνετε αποφάσεις και να προχωράτε καθημερινά τη σημαντική δουλειά.

Χρησιμοποιήστε τις παρακάτω συνήθειες παραγωγικότητας για εργασία από το σπίτι ώστε να χτίσετε μια ρουτίνα που υποστηρίζει βαθιά συγκέντρωση, καλύτερη ενέργεια και πιο σταθερή απόδοση.

1. Ξεκινήστε τη μέρα με μια επαναλήψιμη ρουτίνα

Μια δυνατή εργάσιμη ημέρα ξεκινά πριν ανοίξετε τον φορητό σας υπολογιστή. Μια επαναλήψιμη πρωινή ρουτίνα δίνει στον εγκέφαλό σας το σήμα ότι ήρθε η ώρα να περάσει σε λειτουργία εργασίας και όχι να παραμείνει σε προσωπική λειτουργία.

Η ρουτίνα σας δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη. Μια απλή ακολουθία μπορεί να λειτουργήσει πολύ καλά:

• Ξυπνήστε περίπου την ίδια ώρα κάθε μέρα.
• Πιείτε νερό πριν ελέγξετε email ή κοινωνικά δίκτυα.
• Ελέγξτε το ημερολόγιό σας και τις βασικές προτεραιότητες.
• Αφιερώστε λίγα λεπτά για να σχεδιάσετε το πρώτο μπλοκ εργασίας.

Η συνέπεια μετρά περισσότερο από την πολυπλοκότητα. Όταν το πρωί σας ξεκινά με τον ίδιο τρόπο τις περισσότερες μέρες, γίνεται πιο εύκολο να συγκεντρωθείτε μόλις αρχίσει η δουλειά.

2. Δημιουργήστε έναν χώρο εργασίας που υποστηρίζει τη συγκέντρωση

Το περιβάλλον σας επηρεάζει τη συμπεριφορά σας. Αν ο φορητός σας υπολογιστής μένει στον καναπέ, η προσοχή σας θα γέρνει προς την άνεση και τη διακοπή. Αν έχετε έναν καθορισμένο χώρο εργασίας, έστω και μικρό, ο εγκέφαλός σας αρχίζει να συνδέει αυτό το σημείο με τη συγκέντρωση.

Ένα παραγωγικό γραφείο στο σπίτι πρέπει να μειώνει την τριβή. Αυτό σημαίνει:

• Καλός φωτισμός, ιδανικά κοντά σε παράθυρο αν είναι δυνατόν.
• Καρέκλα και γραφείο αρκετά άνετα για μεγαλύτερες συνεδρίες.
• Βασικά αντικείμενα σε κοντινή απόσταση, ώστε να μην χρειάζεται να σηκώνεστε συνεχώς.
• Λιγότεροι οπτικοί περισπασμοί πάνω στο γραφείο και στους τοίχους.
• Ακουστικά ή έλεγχος θορύβου αν το σπίτι είναι θορυβώδες.

Αν δεν έχετε ολόκληρο δωμάτιο, δημιουργήστε μια καθορισμένη ζώνη. Ακόμη και μια γωνιά με ένα γραφείο και σαφή σκοπό μπορεί να κάνει τη δουλειά να φαίνεται πιο συνειδητή.

3. Χρησιμοποιήστε ένα brain dump για να καθαρίσετε το νοητικό χάος

Ένας από τους μεγαλύτερους εχθρούς της παραγωγικότητας είναι το νοητικό χάος. Όταν προσπαθείτε να θυμάστε λογαριασμούς, ιδέες, δουλειές, follow-up με πελάτες και μελλοντικά σχέδια όλα μαζί, γίνεται δύσκολο να συγκεντρωθείτε στο έργο που έχετε μπροστά σας.

Ένα brain dump λύνει αυτό το πρόβλημα. Στην αρχή ή στο τέλος της ημέρας, γράψτε κάθε σκέψη που σας βαραίνει. Καταγράψτε την σε ένα σημειωματάριο, σε μια εφαρμογή εργασιών ή σε ένα απλό έγγραφο. Η μορφή έχει μικρότερη σημασία από τη συνήθεια.

Μόλις η λίστα βγει από το μυαλό σας, μπορείτε να τη χωρίσετε σε κατηγορίες:

• Άμεσες εργασίες
• Ενέργειες παρακολούθησης
• Ιδέες για να τις ξαναδείτε αργότερα
• Προσωπικές υποχρεώσεις ή υπενθυμίσεις

Το brain dump είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για ιδρυτές που διαχειρίζονται ταυτόχρονα λειτουργίες, πωλήσεις, marketing και διοικητική δουλειά.

4. Προσδιορίστε τις τρεις πιο σημαντικές εργασίες σας

Δεν αξίζουν όλες οι εργασίες την ίδια προσοχή. Αν ξεκινάτε τη μέρα σας με μια μεγάλη λίστα, είναι εύκολο να ξοδέψετε χρόνο σε εργασία χαμηλής αξίας απλώς επειδή είναι πιο εύκολο να ολοκληρωθεί.

Αντί γι' αυτό, επιλέξτε τις τρεις πιο σημαντικές εργασίες της ημέρας πριν ξεκινήσετε. Αυτές πρέπει να είναι τα στοιχεία που θα δημιουργήσουν τη μεγαλύτερη πρόοδο αν ολοκληρωθούν.

Ένας χρήσιμος τρόπος να τις δομήσετε είναι:

• Μία εργασία που συνδέεται με έσοδα
• Μία λειτουργική ή διοικητική εργασία
• Μία εργασία ανάπτυξης

Για παράδειγμα, αυτά θα μπορούσαν να είναι η αποστολή μιας πρότασης, η κατάθεση ενός επιχειρηματικού εγγράφου και η δημοσίευση ενός marketing email. Το ζητούμενο είναι να κρατάτε την προσοχή σας στα αποτελέσματα, όχι απλώς στη δραστηριότητα.

Αν ολοκληρώσετε γρήγορα τις τρεις κορυφαίες εργασίες σας, μπορείτε να προχωρήσετε σε μικρότερα θέματα χωρίς να νιώθετε ότι η μέρα χάθηκε.

5. Χρησιμοποιήστε time blocking στην εργάσιμη ημέρα σας

Η εργασία από το σπίτι συχνά δημιουργεί την ψευδαίσθηση ότι ο χρόνος είναι απεριόριστος. Στην πραγματικότητα, ο αδόμητος χρόνος συνήθως καταναλώνεται από περισπασμούς, έλεγχο μηνυμάτων και εναλλαγή εργασιών.

Το time blocking επαναφέρει τη δομή στην ημέρα. Αντί να αποφασίζετε τι θα κάνετε κάθε λίγα λεπτά, ορίστε συγκεκριμένα χρονικά παράθυρα για συγκεκριμένους τύπους εργασίας.

Για παράδειγμα:

• 9:00 έως 10:30 για βαθιά εργασία
• 10:30 έως 11:00 για email και μηνύματα
• 11:00 έως 12:00 για εργασία με πελάτες
• 1:00 έως 2:00 για διοικητικές εργασίες
• 2:00 έως 3:30 για στρατηγική, σχεδιασμό ή περιεχόμενο

Αυτή η μέθοδος λειτουργεί επειδή μειώνει την κόπωση λήψης αποφάσεων. Όταν το ημερολόγιο ήδη δείχνει για ποιον σκοπό είναι το επόμενο μπλοκ, είναι πιο εύκολο να μείνετε στο task.

Η ομαδοποίηση παρόμοιων εργασιών βοηθά επίσης. Απαντήστε στα email μαζί αντί να το κάνετε όλη μέρα. Διαχειριστείτε τα τιμολόγια σε ένα μπλοκ. Προγραμματίστε τα calls μαζί όταν είναι δυνατόν.

6. Προστατέψτε την ενέργειά σας με φαγητό, νερό και κίνηση

Η παραγωγικότητα δεν είναι μόνο θέμα πειθαρχίας. Είναι και θέμα ενέργειας. Αν παραλείπετε γεύματα, ξεχνάτε να πιείτε νερό ή κάθεστε για ώρες χωρίς να κινηθείτε, η συγκέντρωσή σας θα μειωθεί, όσο κι αν είστε motivated.

Μερικές απλές συνήθειες μπορούν να κάνουν πραγματική διαφορά:

• Φάτε μεσημεριανό σε σταθερή ώρα.
• Απομακρυνθείτε από το γραφείο σας στα διαλείμματα.
• Κρατήστε νερό κοντά σας και γεμίζετέ το συνειδητά.
• Επιλέξτε σνακ που σας βοηθούν να παραμένετε σε εγρήγορση αντί να πέφτετε αργότερα.
• Τεντωθείτε ή περπατήστε ανάμεσα σε μεγάλες περιόδους εργασίας.

Ένα πραγματικό μεσημεριανό διάλειμμα είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν εργάζεστε από το σπίτι, επειδή δημιουργεί ένα όριο ανάμεσα στον χρόνο εργασίας και τον προσωπικό χρόνο. Ακόμη και 15 λεπτά μακριά από την οθόνη μπορούν να σας βοηθήσουν να επιστρέψετε με πιο καθαρό μυαλό.

7. Ντυθείτε σαν να εργάζεστε σε κάτι σημαντικό

Δεν χρειάζεται να φοράτε επίσημα ρούχα για να εργάζεστε από το σπίτι, όμως το να ντύνεστε με πρόθεση αλλάζει τον τρόπο που προσεγγίζετε τη μέρα. Αν μείνετε με ρούχα ύπνου, η μέρα μπορεί να μοιάζει ημιτελής. Αν φορέσετε καθαρά, κατάλληλα για εργασία ρούχα, ο εγκέφαλός σας λαμβάνει πιο ισχυρό σήμα ότι ήρθε η ώρα να αποδώσει.

Ο στόχος δεν είναι η εμφάνιση για την εμφάνιση. Ο στόχος είναι να δημιουργήσετε ένα μικρό τελετουργικό που υποστηρίζει μια επαγγελματική νοοτροπία.

Για πολλούς ανθρώπους, αυτό σημαίνει:

• Να αλλάζουν από τις πιτζάμες πριν ξεκινήσουν τη δουλειά
• Να φορούν casual αλλά προσεγμένα ρούχα
• Να αποφεύγουν τον πειρασμό να μένουν όλη μέρα σε λειτουργία "off"

Αυτή η συνήθεια είναι μικρή, αλλά με τον καιρό μπορεί να σας βοηθήσει να νιώθετε πιο προετοιμασμένοι και πιο συγκεντρωμένοι.

8. Μειώστε τους ψηφιακούς περισπασμούς πριν εμφανιστούν

Ένα home office μπορεί να είναι ήσυχο και παρ' όλα αυτά να μοιάζει μη παραγωγικό αν το τηλέφωνο, ο browser και οι ειδοποιήσεις τραβούν συνεχώς την προσοχή σας μακριά.

Για να μειώσετε τον ψηφιακό περισπασμό, ρυθμίστε τα εργαλεία σας με πρόθεση:

• Απενεργοποιήστε τις μη απαραίτητες ειδοποιήσεις.
• Κλείστε τα tabs που δεν χρειάζεστε.
• Κρατήστε ανοιχτές μόνο τις εφαρμογές που χρησιμοποιείτε ενεργά.
• Μετακινήστε τα shortcuts των κοινωνικών δικτύων μακριά από την κύρια ροή εργασίας σας.
• Χρησιμοποιήστε λειτουργίες εστίασης ή προγραμματισμένα do-not-disturb.

Δεν χρειάζεστε τέλεια αυτοπειθαρχία αν το περιβάλλον σας είναι σωστά σχεδιασμένο. Όσο λιγότεροι πειρασμοί βρίσκονται μπροστά σας, τόσο πιο εύκολο είναι να παραμείνετε στο task.

9. Κρατήστε τα επιχειρηματικά σας έγγραφα οργανωμένα

Για τους επιχειρηματίες, η παραγωγικότητα δεν αφορά μόνο το να βγει η μέρα. Αφορά επίσης το να παραμένει η ίδια η επιχείρηση σε τάξη.

Όταν τα έγγραφα σύστασης, οι προθεσμίες συμμόρφωσης, τα φορολογικά αρχεία, τα συμβόλαια προμηθευτών και οι αποδείξεις είναι σκορπισμένα σε φακέλους και inboxes, οι απλές εργασίες γίνονται χρονοβόρες. Αυτό δημιουργεί άγχος και σπαταλά χρόνο που θα έπρεπε να αφιερώνεται στην ανάπτυξη της επιχείρησης.

Χτίστε ένα βασικό σύστημα για τα απαραίτητα:

• Αποθηκεύστε τα έγγραφα σύστασης σε ένα ασφαλές σημείο.
• Κρατήστε χωριστά τα φορολογικά και λογιστικά αρχεία από τα γενικά αρχεία.
• Χρησιμοποιήστε μια απλή ονοματοδοσία για τιμολόγια και συμβόλαια.
• Παρακολουθείτε ημερομηνίες ανανέωσης, καταθέσεις και άλλες προθεσμίες συμμόρφωσης.
• Ελέγχετε σημαντικά έγγραφα σε τακτικό πρόγραμμα.

Αν ξεκινάτε ή διατηρείτε μια επιχείρηση από το σπίτι, εδώ είναι που η δομή έχει σημασία. Η Zenind βοηθά επιχειρηματίες να συστήνουν και να διαχειρίζονται επιχειρήσεις στις ΗΠΑ με εργαλεία που κάνουν πιο εύκολο να παραμένετε οργανωμένοι και σύμφωνοι με τις απαιτήσεις, ενώ εργάζεστε από το home office.

10. Κλείστε τη μέρα με μια ρουτίνα τερματισμού

Μια παραγωγική ρουτίνα εργασίας από το σπίτι πρέπει να περιλαμβάνει και ένα σαφές τέλος. Χωρίς αυτό, η εργασία μπορεί να επεκταθεί στο βράδυ και να δυσκολέψει την ξεκούραση.

Μια ρουτίνα τερματισμού λέει στον εγκέφαλό σας ότι η εργάσιμη μέρα τελείωσε. Μπορεί να είναι απλή:

• Ελέγξτε τι ολοκληρώσατε.
• Γράψτε τις βασικές προτεραιότητες για αύριο.
• Τακτοποιήστε το γραφείο σας.
• Κλείστε τον φορητό υπολογιστή σας.
• Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις εργασίας.

Αυτή η ρουτίνα δημιουργεί αίσθηση ολοκλήρωσης. Επίσης κάνει το επόμενο πρωί πιο εύκολο, επειδή δεν ξεκινάτε από το μηδέν.

Μια απλή καθημερινή checklist για εργασία από το σπίτι

Αν θέλετε έναν γρήγορο τρόπο να εφαρμόσετε αυτές τις συνήθειες, χρησιμοποιήστε αυτή την checklist:

• Ορίστε τις τρεις βασικές σας προτεραιότητες πριν ξεκινήσει η μέρα.
• Εργαστείτε από έναν καθορισμένο χώρο.
• Χρησιμοποιήστε ένα ή περισσότερα μπλοκ εστιασμένης εργασίας.
• Κάντε ένα πραγματικό μεσημεριανό διάλειμμα.
• Ελαχιστοποιήστε τον ψηφιακό θόρυβο.
• Κρατήστε οργανωμένα τα επιχειρηματικά σας έγγραφα.
• Κλείστε τη μέρα με μια ρουτίνα τερματισμού.

Δεν χρειάζεται να κατακτήσετε όλες τις συνήθειες ταυτόχρονα. Διαλέξτε δύο ή τρεις που αντιμετωπίζουν τα μεγαλύτερα προβλήματά σας και χτίστε από εκεί.

Τελικές σκέψεις

Η εργασία από το σπίτι μπορεί να βοηθήσει τους επιχειρηματίες να χτίσουν μια επιχείρηση με μεγαλύτερη ευελιξία και χαμηλότερα γενικά έξοδα, αλλά μόνο αν η εργάσιμη ημέρα έχει δομή. Οι πιο αποτελεσματικές συνήθειες παραγωγικότητας είναι αυτές που μειώνουν την τριβή, προστατεύουν την προσοχή και κάνουν πιο εύκολο να προχωράτε σημαντική δουλειά μέχρι την ολοκλήρωση.

Όταν συνδυάζετε μια εστιασμένη ρουτίνα, έναν καθαρό χώρο εργασίας, έξυπνο προγραμματισμό και οργανωμένα επιχειρηματικά συστήματα, το γραφείο στο σπίτι γίνεται κάτι περισσότερο από ένας χώρος εργασίας. Γίνεται ένα αξιόπιστο περιβάλλον λειτουργίας για να χτίζετε κάτι πραγματικό.