6 kertaa pienen yrityksen omistajan kannattaa kieltäytyä asiakasprojektista

Kyllä-sanominen jokaiseen mahdollisuuteen voi tuntua nopeimmalta tavalta kasvattaa uutta liiketoimintaa, etenkin sen jälkeen kun olet käyttänyt aikaa LLC-yhtiön perustamiseen, yhtiömuodon valintaan tai yrityksen käynnistämiseen. Mutta jokainen asiakasprojekti ei ole hyvä valinta.

Pienen yrityksen omistajalle, freelancerille, konsultille ja palveluntarjoajalle kyky kieltäytyä vääränlaisesta työstä on liiketoimintataito, ei heikkous. Oikeat asiakkaat kunnioittavat rajoja, arvostavat asiantuntemustasi ja auttavat sinua rakentamaan terveen yrityksen. Väärät asiakkaat vievät aikaa, puristavat katteita ja lisäävät toiminnallista riskiä.

Jos olet vielä perustamassa yritystäsi, Zenind auttaa tekemään yhtiön perustamisprosessista suoraviivaisemman, jotta voit keskittyä työhön, joka oikeasti vie liiketoimintaasi eteenpäin. Kun yritys on perustettu, seuraava haaste on päättää, mitkä mahdollisuudet ansaitsevat huomiosi.

Alla on kuusi tilannetta, joissa asiakasprojektista kieltäytyminen voi olla järkevämpää, sekä käytännön merkkejä, joita kannattaa tarkkailla, ja parempia vaihtoehtoja, joita harkita.

Miksi ei-sanominen on tärkeää

Yritys kasvaa muustakin kuin liikevaihdosta. Se kasvaa maineen, toistettavuuden, katteen ja ajanhallinnan kautta.

Kun hyväksyt väärän projektin, saatat saada lyhyen aikavälin rahaa, mutta menettää pitkän aikavälin kyvyn palvella parempia asiakkaita. Huonosti sopivasta työstä kieltäytyminen suojaa aikatauluasi, säilyttää hinnoittelusi ja pitää tiimisi keskittyneenä työhön, joka vastaa vahvuuksiasi.

Tämä ei tarkoita, että sinun pitäisi olla liian valikoiva tai kieltäytyä jokaisesta haastavasta toimeksiannosta. Se tarkoittaa, että sinun kannattaa arvioida jokaista mahdollisuutta sopivuuden, kapasiteetin, kannattavuuden ja riskin näkökulmasta.

1. Projekti on liian suuri nykyiseen kapasiteettiisi nähden

Suuremman projektin vastaanottaminen voi olla kasvun paikka. Se voi kuitenkin muuttua myös rasitteeksi, jos laajuus ylittää tiimisi, järjestelmäsi tai aikataulusi.

Varoitusmerkkejä ovat esimerkiksi:

• Asiakas tarvitsee toimituksen nopeammin kuin aikataulusi sallii
• Projekti vaatii taitoja tai välineitä, joita sinulla ei vielä ole
• Joudut venyttämään tiimiäsi kestämättömään työkuormaan
• Laajuus muuttuu jatkuvasti jo ennen työn alkamista

Jos sanot kyllä ilman resursseja toteuttaa työn kunnolla, vaarannat määräajat, kiireellä tehdyn työn ja asiakkaan tyytymättömyyden. Monissa tapauksissa parempi vastaus on olla rehellinen omista rajoista ja ohjata asiakas jonkun toisen puoleen, joka sopii paremmin kyseiseen laajuuteen.

Hyödyllinen nyrkkisääntö on yksinkertainen: jos pystyt saattamaan projektin valmiiksi vain laadusta tinkimällä tai tiimisi kuormittamalla liikaa, se ei todennäköisesti ole oikea valinta.

2. Projekti on liian pieni vaivan arvoiseksi

Kaikki pienet projektit eivät ole huonoja. Jotkin pienet työt johtavat vahvoihin asiakassuhteisiin, suosituksiin ja tulevaan työhön. Ongelma syntyy, kun aika, viestintä, korjaukset ja hallinnollinen työ vievät enemmän kuin projektista saatu tulo.

Tämä tapahtuu usein silloin, kun:

• Budjetti on paljon alle vähimmäisprojektikokosi
• Projekti vaatii yhtä paljon koordinointia kuin suurempi sopimus
• Asiakas odottaa premium-palvelua alennushintaan
• Työ häiritsee kannattavampia mahdollisuuksia

Jokaisella yrityksellä on oltava vähimmäishinta. Jos projekti jää alle kannattavan minimitason, se voi aiheuttaa piilokustannuksia ajassa ja energiassa.

Sen sijaan että sanot automaattisesti kyllä, kysy, tukeeko projekti liiketoimintamalliasi. Jos ei tue, kohtelias kieltäytyminen on usein vahvin ratkaisu.

3. Asiakas ei arvosta asiantuntemustasi

Hyvä asiakas ei tarvitse, että olet samaa mieltä jokaisesta ideasta. Hän tarvitsee harkintaa, kokemusta ja ammatillista näkemystä.

Kannattaa olla varovainen, jos asiakas:

• Hylkää asiantuntijan suositukset ilman harkintaa
• Näkee roolisi pelkästään transaktiona
• Haluaa vain toteutusta, ei strategista panosta
• Olettaa tietävänsä työn paremmin kuin ammattilainen, jonka hän palkkasi

Kun asiakkaat sivuuttavat ohjeistuksesi, lopputulos kärsii yleensä. Vielä tärkeämpää on, että yhteistyö muuttuu turhauttavaksi, koska sinua odotetaan vastaamaan tuloksista, joihin et saanut vaikuttaa.

Jos asiakas ei halua kuulla näkökulmaasi ennen projektin alkua, suhde ei todennäköisesti parane myöhemmin.

4. Suhde tuntuu vaikealta jo ennen sopimuksen allekirjoittamista

Jotkin projektit paljastavat ongelmia varhain. Kartoituskeskustelu on kireä, viestintä on sekavaa tai asiakas näyttää keskittyvän hallintaan yhteistyön sijaan.

Kiinnitä huomiota merkkeihin, kuten:

• Toistuvat keskeytykset tai vähättelevä käytös
• Epärealistiset odotukset nopeudesta, hinnasta tai laajuudesta
• Kieltäytyminen vastaamasta työn määrittelyyn tarvittaviin peruskysymyksiin
• Aggressiivinen tinkiminen jokaisesta rivistä

Yksi hankala keskustelu ei vielä tarkoita, että sinun pitäisi luopua projektista. Mutta jos sävy on jatkuvasti vastakkainasetteleva jo ennen työn alkua, sama kuvio yleensä jatkuu myös sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen.

Terveen asiakassuhteen pitäisi tuntua selkeältä, ammattimaiselta ja kunnioittavalta. Jos tunnet jo valmiiksi kuormitusta ennen projektin alkua, se on tärkeää tietoa.

5. Asiakas haluaa maksaa huomattavasti alle normaalin hintasi

Alennusten antaminen on joskus strategista. Voit esimerkiksi tarjota rajatun pilotin, varhaisen vaiheen paketin tai erityisjärjestelyn pitkäaikaista kumppanuutta varten. Mutta on ero harkitulla hinnoittelustrategialla ja sillä, että hyväksyt liian halpaa työtä vain siksi, ettet halua menettää liidiä.

Jatkuva alipyynti voi vahingoittaa liiketoimintaasi monin tavoin:

• Se heikentää hinnoitteluasi tulevissa neuvotteluissa
• Se voi houkutella hintaherkempiä asiakkaita
• Se vähentää resursseja laadukkaaseen toteutukseen
• Se ruokkii alipukeamisen ja ylityön kierrettä

Jos asiakas ei pysty maksamaan hintaa, se ei aina tarkoita, että hän olisi huono asiakas. Se voi yksinkertaisesti tarkoittaa, ettei hän sovi yrityksellesi juuri nyt.

Tunne omat lukusi. Hinnoittele toimitetun arvon, tarvittavan ajan ja yrityksesi terveen toiminnan edellyttämän katteen perusteella.

6. Sama aika tuottaisi parempia tuloksia muualla

Joskus paras syy kieltäytyä projektista on vaihtoehtoiskustannus.

Asiakas voi olla miellyttävä, laajuus voi olla selkeä ja budjetti voi olla hyväksyttävä. Mutta jos projekti vie saman ajan, jonka voisit käyttää useiden paremmin sopivien asiakkaiden palvelemiseen, päätös muuttuu.

Harkitse, sitooko tämä projekti:

• Tiimisi kiireiseen sesonkiin
• Estääkö se sinua ottamasta vastaan parempikatteista työtä
• Viivästyttääkö se markkinointia, myyntiä tai tuotekehitystä
• Synnyttääkö se pullonkaulan toimintaasi

Yrityksen omistajat keskittyvät usein liikevaihtoon, mutta todellinen pullonkaula on aika. Paperilla houkuttelevalta näyttävä projekti voi käytännössä pienentää kykyäsi tuottaa vahvempaa liikevaihtoa muualla.

Täysi kalenteri ei ole sama asia kuin kannattava kalenteri.

Käytännöllinen päätösmalli

Ennen kuin hyväksyt projektin, arvioi sitä viiden kysymyksen avulla:

1. Voimmeko toteuttaa tämän hyvin nykyisellä tiimillä ja nykyisillä järjestelmillä?
2. Onko projekti kannattava ehdotetulla hinnalla?
3. Kunnioittaako asiakas asiantuntemustamme ja prosessiamme?
4. Auttaako tämä työ meitä kasvamaan haluamaamme suuntaan?
5. Mitä luovumme sanoessamme kyllä?

Jos vastaus on useaan näistä kysymyksistä kielteinen, projekti ei todennäköisesti ole oikea valinta.

Kuinka kieltäytyä projektista ammattimaisesti

Ei-sanomisen ei tarvitse vahingoittaa suhdetta. Itse asiassa tapa, jolla kieltäydyt, voi vahvistaa mainettasi.

Käytä vastausta, joka on lyhyt, kunnioittava ja selkeä. Sinun ei tarvitse selitellä liikaa tai pyytää liikaa anteeksi.

Ammattimainen kieltäytyminen voi kuulostaa tältä:

• Kiitos, että harkitsitte meitä tähän projektiin.
• Arvioituamme laajuuden emme usko olevamme paras mahdollinen kumppani.
• Haluamme olla avoimia, jotta voitte löytää oikean kumppanin tähän työhön.
• Voimme tarvittaessa ehdottaa toista suuntaa tai aikataulua.

Tarvittaessa voit myös ohjata asiakkaan toisen palveluntarjoajan puoleen, suositella pienempää laajuutta tai kutsua hänet takaisin, kun budjetti tai aikataulu muuttuu.

Milloin projekti on venymisen arvoinen

Kaikkia vaikeita projekteja ei pitäisi hylätä. Jotkin mahdollisuudet ovat lisävaivan arvoisia, jos ne täyttävät muutaman ehdon:

• Asiakas on kunnioittava ja yhteistyökykyinen
• Projekti on strategisesti tärkeä yrityksellesi
• Kate on riittävän vahva perustelemaan investoinnin
• Sinulla on realistinen tapa toimittaa onnistuneesti

Ero on tarkoituksellisuudessa. Hyvän mahdollisuuden eteen venyminen ei ole sama asia kuin huonon projektin hyväksyminen.

Rakenna yritys, joka voi valita

Kyky sanoa ei syntyy rakentamalla yritys, joka ei ole riippuvainen jokaisesta liidistä.

Se alkaa vahvoista perusasioista: asianmukaisesta yhtiön perustamisesta, järjestelmällisestä toiminnasta, selkeästä hinnoittelusta ja asiakasvalintaprosessista, joka suodattaa huonosti sopivat toimeksiannot ajoissa. Zenind auttaa yrittäjiä etenemään perustamisvaiheen läpi tehokkaasti, jotta he voivat keskittyä tärkeämpään työhön kestävän yrityksen rakentamisessa.

Kun yrityksesi on rakennettu hyvin, sinun ei tarvitse hyväksyä jokaista eteesi tulevaa projektia. Voit valita työn, joka sopii kapasiteettiisi, suojaa katettasi ja tukee pitkäaikaista kasvua.

Lopullinen viesti

Asiakasprojektista kieltäytyminen ei ole vaikeana olemista. Kyse on laadun, voiton ja keskittymisen suojelemisesta.

Jos projekti on liian suuri, liian pieni, alihinnoiteltu, epäkunnioittava tai strategisesti väärin linjassa, kieltäytyminen voi olla vastuullisin liiketoimintapäätös. Mitä selkeämmin määrittelet omat standardisi, sitä helpompi sinun on houkutella asiakkaita, jotka kunnioittavat aikaasi ja asiantuntemustasi.

Pitkällä aikavälillä terve yritys rakentuu paitsi hyväksytyn työn, myös viisaasti taakse jätetyn työn varaan.