6 thời điểm chủ doanh nghiệp nhỏ nên từ chối một dự án khách hàng

Nói có với mọi cơ hội có thể khiến bạn cảm thấy đó là cách nhanh nhất để phát triển một doanh nghiệp mới, đặc biệt là sau khi bạn đã dành thời gian thành lập LLC, lựa chọn cơ cấu doanh nghiệp hoặc đưa doanh nghiệp vào hoạt động. Nhưng không phải dự án khách hàng nào cũng phù hợp.

Đối với chủ doanh nghiệp nhỏ, freelancer, chuyên gia tư vấn và nhà cung cấp dịch vụ, khả năng từ chối công việc không phù hợp là một kỹ năng kinh doanh, không phải điểm yếu. Những khách hàng phù hợp sẽ tôn trọng ranh giới của bạn, đánh giá cao chuyên môn của bạn và giúp bạn xây dựng một công ty lành mạnh. Những khách hàng không phù hợp sẽ tiêu tốn thời gian, ép biên lợi nhuận và tạo ra rủi ro vận hành.

Nếu bạn vẫn đang trong quá trình thiết lập doanh nghiệp, Zenind giúp đơn giản hóa quy trình thành lập công ty để bạn có thể tập trung vào những công việc thực sự thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên. Khi công ty đã được thành lập, thách thức tiếp theo là quyết định cơ hội nào xứng đáng nhận được sự chú ý của bạn.

Dưới đây là sáu thời điểm có thể khôn ngoan hơn nếu bạn từ chối một dự án khách hàng, cùng với những dấu hiệu thực tế cần lưu ý và các lựa chọn thay thế tốt hơn nên cân nhắc.

Vì sao việc nói không lại quan trọng

Một doanh nghiệp phát triển không chỉ nhờ doanh thu. Doanh nghiệp phát triển nhờ danh tiếng, khả năng lặp lại, biên lợi nhuận và quản lý thời gian.

Khi bạn nhận sai dự án, bạn có thể có được tiền trong ngắn hạn nhưng lại đánh mất năng lực dài hạn để phục vụ những khách hàng tốt hơn. Từ chối những công việc không phù hợp sẽ bảo vệ lịch làm việc của bạn, duy trì mức giá của bạn và giữ cho đội ngũ tập trung vào những công việc phù hợp với thế mạnh của mình.

Điều đó không có nghĩa là bạn nên quá kén chọn hoặc từ chối mọi nhiệm vụ khó. Điều đó có nghĩa là bạn nên đánh giá từng cơ hội dựa trên mức độ phù hợp, năng lực, khả năng sinh lời và rủi ro.

1. Dự án quá lớn so với năng lực hiện tại của bạn

Nhận một dự án lớn hơn có thể là một cơ hội tăng trưởng. Nhưng nó cũng có thể trở thành một gánh nặng nếu phạm vi công việc vượt quá đội ngũ, hệ thống hoặc thời gian của bạn.

Các dấu hiệu cảnh báo bao gồm:

• Khách hàng cần bàn giao nhanh hơn lịch trình của bạn cho phép
• Dự án yêu cầu kỹ năng hoặc thiết bị mà bạn hiện không có
• Bạn sẽ phải kéo căng đội ngũ vượt quá khối lượng công việc bền vững
• Phạm vi công việc thay đổi liên tục ngay cả trước khi bắt đầu

Nếu bạn đồng ý mà không có đủ nguồn lực để thực hiện, bạn sẽ đối mặt với nguy cơ trễ hạn, chất lượng bị giảm do vội vàng và khách hàng không hài lòng. Trong nhiều trường hợp, phản hồi tốt hơn là thành thật về giới hạn của mình và giới thiệu khách hàng đến người phù hợp hơn với phạm vi đó.

Một nguyên tắc hữu ích rất đơn giản: nếu bạn chỉ có thể hoàn thành dự án bằng cách hy sinh chất lượng hoặc làm quá tải đội ngũ, thì đó có lẽ không phải là lựa chọn phù hợp.

2. Dự án quá nhỏ so với công sức bỏ ra

Không phải mọi dự án nhỏ đều tệ. Một số việc nhỏ có thể dẫn đến mối quan hệ bền vững, giới thiệu khách hàng và công việc trong tương lai. Vấn đề xuất hiện khi thời gian, giao tiếp, sửa đổi và công việc hành chính lớn hơn doanh thu.

Điều này thường xảy ra khi:

• Ngân sách thấp hơn nhiều so với mức dự án tối thiểu của bạn
• Dự án đòi hỏi lượng phối hợp tương đương một hợp đồng lớn hơn
• Khách hàng mong đợi dịch vụ cao cấp nhưng trả mức giá rẻ
• Công việc làm bạn sao nhãng khỏi những cơ hội có lợi nhuận cao hơn

Mọi doanh nghiệp đều cần một ngưỡng sàn về giá. Nếu một dự án thấp hơn ngưỡng sinh lời tối thiểu của bạn, nó có thể tạo ra chi phí ẩn về thời gian và năng lượng bị mất.

Thay vì mặc nhiên đồng ý, hãy tự hỏi liệu dự án đó có hỗ trợ mô hình kinh doanh của bạn hay không. Nếu không, từ chối một cách lịch sự thường là quyết định đúng đắn hơn.

3. Khách hàng không coi trọng chuyên môn của bạn

Một khách hàng tốt không cần bạn đồng ý với mọi ý tưởng. Họ cần bạn mang đến khả năng phán đoán, kinh nghiệm và góc nhìn chuyên môn.

Bạn nên thận trọng khi một khách hàng:

• Bác bỏ khuyến nghị chuyên môn mà không cân nhắc
• Xem vai trò của bạn chỉ như một giao dịch
• Chỉ muốn thực thi mà không muốn có định hướng chiến lược
• Cho rằng họ hiểu công việc hơn cả chuyên gia họ thuê

Khi khách hàng bỏ qua lời khuyên của bạn, kết quả cuối cùng thường sẽ kém hơn. Quan trọng hơn, mối quan hệ làm việc trở nên khó chịu vì bạn bị yêu cầu chịu trách nhiệm cho kết quả mà bạn không được phép định hình.

Nếu khách hàng không sẵn sàng lắng nghe góc nhìn của bạn trước khi dự án bắt đầu, rất có thể mối quan hệ đó sẽ không khá hơn về sau.

4. Mối quan hệ đã có cảm giác khó khăn ngay cả trước khi ký hợp đồng

Một số dự án cho thấy vấn đề ngay từ đầu. Cuộc trao đổi khám phá nhu cầu diễn ra căng thẳng, giao tiếp thiếu tổ chức, hoặc khách hàng có vẻ tập trung vào kiểm soát hơn là hợp tác.

Hãy chú ý các dấu hiệu như:

• Thường xuyên ngắt lời hoặc cư xử xem thường
• Kỳ vọng phi thực tế về tốc độ, giá hoặc phạm vi
• Từ chối trả lời những câu hỏi cơ bản cần thiết để xác định công việc
• Thương lượng gay gắt từng hạng mục nhỏ

Một cuộc trò chuyện khó không tự động có nghĩa là bạn nên rút lui. Nhưng nếu giọng điệu luôn mang tính đối đầu trước khi công việc bắt đầu, kiểu mẫu đó thường sẽ tiếp diễn sau khi hợp đồng được ký.

Một mối quan hệ khách hàng lành mạnh nên rõ ràng, chuyên nghiệp và tôn trọng. Nếu bạn đã cảm thấy mệt mỏi trước khi dự án bắt đầu, đó là dữ liệu rất đáng chú ý.

5. Khách hàng muốn trả thấp hơn rất nhiều so với mức giá tiêu chuẩn của bạn

Việc giảm giá đôi khi là một chiến lược. Ví dụ, bạn có thể đưa ra một chương trình thử nghiệm giới hạn, một gói cho giai đoạn đầu, hoặc một thỏa thuận đặc biệt cho quan hệ đối tác dài hạn. Nhưng có sự khác biệt giữa một chiến lược giá có chủ đích và việc đơn giản chấp nhận công việc trả thấp vì bạn không muốn mất khách hàng tiềm năng.

Việc ép giá kéo dài có thể gây hại cho doanh nghiệp của bạn theo nhiều cách:

• Làm suy yếu vị thế giá của bạn trong các cuộc đàm phán sau này
• Có thể thu hút thêm những khách hàng nhạy cảm về giá
• Làm giảm nguồn lực dành cho chất lượng triển khai
• Khuyến khích vòng lặp định giá thấp và làm việc quá sức

Nếu khách hàng không thể đáp ứng mức phí của bạn, điều đó không nhất thiết có nghĩa họ là khách hàng tệ. Điều đó có thể chỉ có nghĩa là họ chưa phù hợp với doanh nghiệp của bạn vào thời điểm này.

Hãy hiểu rõ con số của mình. Định giá dựa trên giá trị mang lại, thời gian cần thiết và biên lợi nhuận mà doanh nghiệp cần để duy trì sức khỏe tài chính.

6. Cùng một khoảng thời gian đó có thể tạo ra kết quả tốt hơn ở nơi khác

Đôi khi lý do tốt nhất để từ chối một dự án là chi phí cơ hội.

Khách hàng có thể thân thiện, phạm vi công việc rõ ràng và ngân sách chấp nhận được. Nhưng nếu dự án này tiêu tốn cùng khoảng thời gian mà bạn có thể dùng để phục vụ nhiều khách hàng phù hợp hơn, quyết định sẽ thay đổi.

Hãy cân nhắc liệu dự án này có:

• Chiếm dụng đội ngũ của bạn trong mùa cao điểm
• Ngăn bạn nhận những công việc có biên lợi nhuận cao hơn
• Làm chậm hoạt động marketing, bán hàng hoặc phát triển sản phẩm
• Tạo ra nút thắt trong vận hành

Chủ doanh nghiệp thường tập trung vào doanh thu, nhưng thời gian mới là giới hạn thực sự. Một dự án trông hấp dẫn trên giấy tờ có thể thực ra làm giảm năng lực tạo ra doanh thu mạnh hơn ở nơi khác.

Một lịch làm việc kín không đồng nghĩa với một lịch làm việc sinh lời.

Khung ra quyết định thực tế

Trước khi nhận một dự án, hãy đánh giá nó theo năm câu hỏi:

1. Chúng ta có thể thực hiện tốt dự án này với đội ngũ và hệ thống hiện tại không?
2. Dự án có sinh lời ở mức giá đề xuất không?
3. Khách hàng có tôn trọng chuyên môn và quy trình của chúng ta không?
4. Công việc này có giúp chúng ta phát triển theo hướng mình muốn không?
5. Nếu đồng ý, chúng ta sẽ từ bỏ điều gì?

Nếu câu trả lời tiêu cực ở nhiều câu hỏi, dự án đó có lẽ không phải là lựa chọn phù hợp.

Cách từ chối dự án một cách chuyên nghiệp

Nói không không nhất thiết phải làm tổn hại mối quan hệ. Thực tế, cách bạn từ chối có thể củng cố danh tiếng của bạn.

Hãy dùng một phản hồi ngắn gọn, tôn trọng và rõ ràng. Bạn không cần giải thích quá nhiều hoặc xin lỗi quá mức.

Một cách từ chối chuyên nghiệp có thể nghe như sau:

• Cảm ơn bạn đã cân nhắc chúng tôi cho dự án này.
• Sau khi xem xét phạm vi công việc, chúng tôi không nghĩ mình là lựa chọn phù hợp nhất.
• Chúng tôi muốn minh bạch để bạn có thể tìm đúng đối tác cho công việc này.
• Nếu hữu ích, chúng tôi có thể gợi ý một hướng đi hoặc mốc thời gian khác.

Nếu phù hợp, bạn cũng có thể giới thiệu khách hàng đến một nhà cung cấp khác, đề xuất thu hẹp phạm vi, hoặc mời họ quay lại khi ngân sách hoặc thời gian của họ thay đổi.

Khi nào một dự án đáng để bạn nỗ lực hơn

Không phải dự án khó nào cũng nên bị từ chối. Một số cơ hội đáng để bạn nỗ lực thêm nếu chúng đáp ứng một vài điều kiện:

• Khách hàng tôn trọng và hợp tác
• Dự án có tính chiến lược cho doanh nghiệp của bạn
• Biên lợi nhuận đủ tốt để xứng đáng với khoản đầu tư
• Bạn có một lộ trình thực tế để triển khai thành công

Điểm khác biệt nằm ở tính chủ đích. Nỗ lực thêm cho một cơ hội tốt không giống với việc chấp nhận một cơ hội tệ.

Xây dựng một doanh nghiệp có quyền lựa chọn

Khả năng nói không đến từ việc xây dựng một doanh nghiệp không phụ thuộc vào mọi khách hàng tiềm năng.

Điều đó bắt đầu từ những nền tảng vững chắc: thành lập công ty đúng cách, vận hành có tổ chức, định giá rõ ràng và một quy trình tiếp nhận khách hàng có thể sàng lọc sớm những trường hợp không phù hợp. Zenind giúp các doanh nhân đi qua giai đoạn thành lập một cách hiệu quả để họ có thể tập trung vào công việc quan trọng hơn là xây dựng một công ty bền vững.

Khi doanh nghiệp của bạn được tổ chức tốt, bạn không bị buộc phải nhận mọi dự án đến với mình. Bạn có thể chọn những công việc phù hợp với năng lực, bảo vệ biên lợi nhuận và hỗ trợ tăng trưởng dài hạn.

Kết luận

Từ chối một dự án khách hàng không có nghĩa là bạn khó tính. Đó là cách bạn bảo vệ chất lượng, lợi nhuận và sự tập trung.

Nếu dự án quá lớn, quá nhỏ, trả thấp, thiếu tôn trọng hoặc không phù hợp về mặt chiến lược, việc từ chối có thể là quyết định kinh doanh có trách nhiệm nhất mà bạn có thể đưa ra. Càng xác định rõ tiêu chuẩn của mình, bạn càng dễ thu hút những khách hàng tôn trọng thời gian và chuyên môn của bạn.

Về lâu dài, một doanh nghiệp lành mạnh không chỉ được xây dựng từ những công việc bạn nhận, mà còn từ những công việc bạn khôn ngoan bỏ qua.