Kotitoimiston verovähennykset pienyrittäjille: täydellinen IRS-opas

Etätyö voi pienentää kuluja, helpottaa toimintaa ja antaa uusille perustajille enemmän hallintaa ajankäyttöönsä. Se voi myös tuoda verohyötyjä, mutta vain jos ymmärrät säännöt.

Kotitoimiston vähennys on yksi useimmin väärinymmärretyistä veroeduista itsenäisille ammatinharjoittajille ja pienyrittäjille. Osa verovelvollisista olettaa, että mikä tahansa huone, jossa on kannettava tietokone, kelpaa. Toiset jättävät rahaa pöydälle, koska luulevat, että kotona työskentely estää vähennyksen automaattisesti.

Todellisuus on tarkempi. IRS sallii vähennyksen kodin osan hyväksytystä liiketoimintakäytöstä, kun tila on säännöllisessä ja yksinomaisessa liiketoimintakäytössä ja täyttää muut kelpoisuusehdot. Jos perustat yritystä, harjoitat freelancer-työtä tai pyörität startupia kotoa käsin, näiden sääntöjen oppiminen ajoissa voi säästää aikaa, vähentää virheitä ja parantaa kirjanpitoa.

Mikä kotitoimiston vähennys on

Kotitoimiston vähennys antaa kelpoiset verovelvolliset vähentää osan tietyistä kodin kuluista, kun osa kodista on liiketoimintakäytössä. Valitusta laskentatavasta riippuen vähennys voi sisältää osuuden esimerkiksi seuraavista menoista:

• Vuokra
• Asuntolainan korot
• Kiinteistöverot
• Sähkö, vesi ja muut käyttökulut
• Vakuutukset
• Korjaukset
• Poistot

Keskeinen ajatus on, että vähennys perustuu liiketoimintakäyttöön, ei siihen, että työskentelet kotona silloin tällöin.

Kuka voi hakea sitä

Yleisesti ottaen kotitoimiston vähennys on käytettävissä henkilöille, jotka toimivat itsenäisesti ja käyttävät osaa kodistaan liiketoimintaan. Tähän voivat kuulua:

• Toiminimiyrittäjät
• Itsenäiset sopimuskumppanit
• Freelancerit
• Konsultit
• Monet pienyrittäjät, jotka työskentelevät kotoa käsin

Palkansaajat eivät yleensä voi hakea kotitoimiston vähennystä W-2-työhönsä nykyisten liittovaltion sääntöjen mukaan.

IRS edellyttää myös, että tilaa käytetään säännöllisesti ja yksinomaan liiketoimintaan. Säännöllisesti tarkoittaa, että tilaa käytetään jatkuvasti. Yksinomaan tarkoittaa, että aluetta käytetään vain liiketoimintaan, ei henkilökohtaiseen käyttöön.

Varahuone, jota käytetään vain toimistona, voi kelvata. Ruokapöytä, joka toimii ruokailutilana, läksypisteenä ja työpöytänä, ei yleensä kelpaa.

Milloin kodin tila kelpaa

Hyväksyttävän kotitoimiston on yleensä täytettävä jokin seuraavista ehdoista:

• Se on pääasiallinen liiketoimintapaikkasi
• Tapaat siellä asiakkaita, ostajia tai potilaita normaalissa liiketoiminnassa
• Se on erillinen rakenne, jota käytetään liiketoimintaan
• Sitä käytetään tiettyihin varastointitarkoituksiin tai hyväksyttävään päivähoitotoimintaan

Useimmille perustajille ja freelancereille tärkein on pääasiallisen liiketoimintapaikan testi. Se tarkoittaa, että kotitoimisto on se paikka, jossa hoidat yrityksen hallinnollista ja operatiivista työtä tai suoritat sen pääosan.

Säännöllinen menetelmä vs. yksinkertaistettu menetelmä

IRS antaa verovelvollisille kaksi tapaa laskea vähennyksen.

1. Säännöllinen menetelmä

Säännöllisessä menetelmässä käytetään todellisia kuluja. Lasket kodin liiketoimintaosuuden ja sovellat sitä hyväksyttäviin kustannuksiin.

Tähän menetelmään voi sisältyä osuus esimerkiksi seuraavista menoista:

• Vuokra
• Asuntolainan korot
• Kiinteistöverot
• Kotivakuutus
• Sähkö ja muut käyttökulut
• Korjaukset ja kunnossapito
• Poistot, jos soveltuvat

Säännöllinen menetelmä vaatii yleensä enemmän kirjanpitoa, mutta se voi tuottaa suuremman vähennyksen, kun liiketoiminnan käyttöosuus on merkittävä ja kodin kulut ovat suuret.

2. Yksinkertaistettu menetelmä

Yksinkertaistettu menetelmä on helpompi laskea. IRS käyttää vakiomäärää 5 dollaria neliöjalkaa kohti, enintään 300 neliöjalkaa.

Tämä tarkoittaa, että suurin mahdollinen yksinkertaistettu vähennys on 1 500 dollaria.

Menetelmä vähentää paperityötä, koska sinun ei tarvitse kohdistaa todellisia kodin kuluja. Se voi olla käytännöllinen valinta, kun toimisto on pieni, kodin kulut ovat maltilliset tai haluat selkeän ja kevyesti ylläpidettävän laskelman.

Yksinkertaistettu menetelmä ei aina tuota suurinta vähennystä, mutta sitä on usein helpoin ylläpitää ja perustella.

Mitkä kulut voivat olla vähennyskelpoisia

Vähennys riippuu valitsemastasi menetelmästä, mutta seuraavat kululuokat ovat usein olennaisia.

Kodin ylläpitokulut

Nämä ovat kodin ylläpitoon liittyviä yleisiä kuluja. Jos käytät säännöllistä menetelmää, voit vähentää liiketoimintakäytön osuuden esimerkiksi seuraavista menoista:

• Vuokra
• Asuntolainan korot
• Kiinteistöverot
• Kotivakuutus
• Sähkö ja muut käyttökulut
• Korjaukset, jotka vaikuttavat toimistotilaan tai koko kotiin

Nämä kulut kohdistetaan yleensä neliömäärän tai muun kohtuullisen, kirjanpidolla perustellun tavan mukaan.

Korjaukset ja kunnossapito

Korjaukset voivat olla joko suoria tai epäsuoria.

Suora korjaus hyödyttää vain toimistoaluetta, kuten toimiston seinien maalaaminen tai toimiston ikkunan korjaaminen. Epäsuora korjaus hyödyttää koko kotia, kuten katon korjaus tai lämmitysjärjestelmän uusiminen. Säännöllisessä menetelmässä näitä käsitellään eri tavoin, mutta molemmat voivat synnyttää vähennyskelpoisen liiketoimintaosuuden.

Liiketoiminnan tarvikkeet ja laitteet

Liiketoiminnassa käytettävät tavarat, kuten toimistotarvikkeet, tietokoneet, tulostimet, työtuolit ja ohjelmistot, voivat olla tavanomaisia liiketoiminnan kuluja. Osa laitteista voidaan vähentää heti, kun taas toiset voivat olla poistettavia niiden hinnan ja käyttötavan mukaan.

Internet- ja puhelinkulut

Internet- ja puhelinlaskut ovat usein vähennyskelpoisia siltä osin kuin niitä käytetään liiketoimintaan. Jos liittymää tai palvelua käytetään osittain henkilökohtaiseen käyttöön, vain liiketoimintaosuus tulisi vähentää.

Nämä kulut käsitellään usein tavanomaisina liiketoiminnan kuluina eikä varsinaisesti kotitoimiston kuluina, mutta ne vaikuttavat silti kotipohjaisen liiketoiminnan kokonaisverotukseen.

Mikä ei yleensä kelpaa

Kaikki kodin tai työjärjestelyn kulut eivät ole vähennyskelpoisia.

Yleisiä ei-kelpoisia tai rajattuja eriä ovat esimerkiksi:

• Tila, jota käytetään sekä työ- että henkilökohtaiseen käyttöön
• Tavalliset kotitalouden kulut, jotka eivät liity kodin liiketoimintakäyttöön
• Työmatkat kodin ja muun työpaikan välillä
• Henkilökohtainen sisustus tai kalusteet, joita ei käytetä liiketoimintaan
• Suuret kodin parannukset, jotka eivät ole tavanomaisia juoksevia kuluja

Hyvä nyrkkisääntö on tämä: jos kulu ei liity kodin hyväksyttyyn liiketoimintakäyttöön, se ei yleensä kuulu kotitoimiston vähennyksen laskentaan.

Miten päätät, kumpi menetelmä on parempi

Yhtä yleispätevää parasta menetelmää ei ole. Oikea valinta riippuu tilasta, kuluista ja siitä, kuinka paljon haluat hoitaa kirjanpitoa.

Yksinkertaistettu menetelmä voi sopia paremmin, jos:

• Toimistosi on pieni
• Kodin kulut ovat matalat
• Haluat nopean laskelman
• Suosit yksinkertaisempaa ilmoittamista

Säännöllinen menetelmä voi sopia paremmin, jos:

• Toimistosi vie merkittävän osan kodista
• Vuokra- tai asuntolainaan liittyvät kulut ovat suuret
• Haluat huomioida todelliset kustannukset
• Pystyt pitämään tarkkaa kirjanpitoa

Kumpikin menetelmä kannattaa vertailla ennen veroilmoituksen tekemistä. Usein ero ei ole ilmeinen ennen kuin laskelmat on tehty.

Mitä kirjanpitoa sinun kannattaa säilyttää

Hyvä kirjanpito erottaa siistin vähennyksen stressaavasta veroajasta.

Säilytä esimerkiksi seuraavat tiedot:

• Pohjapiirros tai mitat toimistotilasta
• Valokuvat, jotka osoittavat toimiston järjestelyn
• Sähkölaskut sekä vuokra- tai asuntolainatiedot
• Kuitit korjauksista, tarvikkeista ja laitteista
• Internet- ja puhelinlaskut
• Muistiinpanot siitä, miten tilaa käytetään liiketoimintaan
• Kopiot laskuista tai asiakastyöstä, joka liittyy kotitoimistoon

Jos IRS joskus kysyy lisätietoja, nämä tiedot auttavat osoittamaan, että vähennys on laskettu kohtuullisesti ja että tila täytti yksinomaisen ja säännöllisen käytön vaatimukset.

Miten uusien yritysten omistajien kannattaa toimia

Jos käynnistät uutta yritystä kotoa, rakenna verotustavat heti alusta alkaen.

Se tarkoittaa liiketoiminnan ja henkilökohtaisten menojen erottamista, johdonmukaisten kirjanpitoluokkien käyttöä ja toimistotilan dokumentointia alusta lähtien. Vähennystä on paljon helpompi perustella, kun tiedot on luotu vuoden aikana eikä rekonstruoitu jälkikäteen.

Perustajille, jotka hoitavat samalla yhtiömuodon perustamista, tämä on kohta, jossa kurinalainen perustaminen ratkaisee. Selkeä toimintarakenne, erillinen yritystili ja järjestelmällinen kuluseuranta helpottavat vähennysten tukemista ja lainmukaisena pysymistä liiketoiminnan kasvaessa.

Miten vähennys ilmoitetaan

Se, miten vähennys ilmoitetaan, riippuu siitä, miten yritystäsi verotetaan. Itsenäiset verovelvolliset hakevat vähennyksen yleensä yritysveroilmoituksella tai vastaavalla lomakkeella, jota käytetään itsenäisen työn tuloihin ja kuluihin.

Tärkeintä ei ole pelkkä lomakenumero. Tärkeintä on varmistaa, että vähennys kulkee oikean liiketoimintailmoituksen kautta ja vastaa kirjanpitoasi.

Jos rakenteesi on monimutkaisempi tai yrityksesi verotetaan eri tavalla kuin toiminimiyrittäjää, ilmoitustapa kannattaa varmistaa pätevän veroasiantuntijan kanssa.

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

Nämä virheet toistuvat usein:

• Huoneen käyttäminen sekä työhön että henkilökohtaiseen elämään ja silti väittäminen, että käyttö on yksinomaista
• Liiketoiminta- ja henkilökohtaisen käytön prosenttien erottamatta jättäminen
• Koko jaetun kotitalouskulun ilmoittaminen
• Korjausten tai käyttökulujen kohdistusasiakirjojen puuttuminen
• Yksinkertaistetun menetelmän valitseminen vertaamatta sitä säännölliseen menetelmään
• Olettamus, että palkansaajat voivat hakea kotitoimiston vähennystä liittovaltion sääntöjen mukaan

Vähennys on suoraviivainen, kun säännöt ymmärtää, mutta siitä tulee riskialtis, jos tila on sekakäytössä tai dokumentointi on heikkoa.

Kotitoimiston vähennyslista

Ennen veroilmoituksen tekemistä varmista seuraavat asiat:

• Tila on säännöllisessä liiketoimintakäytössä
• Tila on yksinomaan liiketoimintakäytössä, ellei erityistä poikkeusta sovelleta
• Tiedät toimiston ja kodin neliömäärät
• Sinulla on kuitit ja käyttölaskut tallessa
• Valitsit tilanteeseesi sopivan menetelmän
• Vähennys liitetään oikeaan liiketoimintailmoitukseen

Jos kaikki nämä kohdat täyttyvät, olet huomattavasti paremmassa asemassa vaatiaksesi vähennystä oikein.

Lopuksi

Kotitoimiston vähennys voi olla arvokas veroetu pienyrittäjille, freelancereille ja itsenäisille perustajille, mutta vain silloin, kun sen tukena on todellinen liiketoimintakäyttö ja huolellinen kirjanpito.

Tärkeimmät säännöt ovat yksinkertaiset: käytä tilaa säännöllisesti, käytä sitä yksinomaan liiketoimintaan ja säilytä dokumentaatio, joka vastaa valitsemaasi menetelmää. Jos rakennat yritystä kotoa käsin, kirjanpidon ja yhtiömuodon perustan kuntoon laittaminen alusta asti tekee vähennyksen hallinnasta helpompaa ja puolustamisesta vahvempaa.

Kun rakennat tämän kurinalaisuuden varhain, kotitoimistosta tulee enemmän kuin työtila. Siitä tulee osa hyvin hoidettua yritystä.

Usein kysytyt kysymykset

Voivatko palkansaajat hakea kotitoimiston vähennystä?

Yleensä eivät, eivät nykyisten liittovaltion sääntöjen mukaan työntekijöiden liiketoimikuluille.

Tarvitsenko erillisen huoneen kelvatakseni?

Et. Alueen täytyy olla selvästi rajattavissa ja yksinomaan liiketoimintakäytössä, mutta sen ei tarvitse olla kokonainen huone.

Onko yksinkertaistettu menetelmä aina parempi?

Ei. Se on helpompi, mutta säännöllinen menetelmä voi joissakin tapauksissa tuottaa suuremman vähennyksen.

Voinko vähentää internet- ja puhelinlaskut?

Kyllä, siltä osin kuin niitä käytetään liiketoimintaan. Pidä kohtuullinen kohdistus, jos liittymät ovat jaettuja.

Pitäisikö minun kysyä veroasiantuntijalta ennen vähennyksen hakemista?

Kyllä, etenkin jos yritykselläsi on sekakäyttöistä tilaa, useita tulovirtoja tai monimutkaisempi verorakenne.