New Yorkin kahden vuoden välein annettavan ilmoituksen vaatimukset LLC- ja osakeyhtiömuotoisille yrityksille

New Yorkissa toimivilla yrityksillä on toistuva vaatimustenmukaisuusvelvoite, joka on helppo unohtaa siihen asti, kun määräaika menee ohi: biennaali-ilmoitus. Sekä kotimaisille että ulkomaisille liikeyhtiöille sekä kotimaisille ja ulkomaisille LLC-yhtiöille tämä ilmoitus auttaa New Yorkin osavaltion sihteeriä pitämään ajan tasalla yhteystiedot ja tiedot, joihin oikeudelliset asiakirjat voidaan toimittaa.

Jos yrityksesi on perustettu New Yorkissa tai saanut luvan toimia siellä, ilmoitussääntöjen ymmärtäminen on tärkeää. Vaatimukset ovat yksinkertaiset, mutta ajoitus ratkaisee. Liian aikainen ilmoitus voi olla virhe, myöhästynyt ilmoitus voi merkitä, että yksikkösi näkyy erääntyneenä, ja osoitetietojen päivittämättä jättäminen voi aiheuttaa vältettävissä olevia ongelmia.

Tässä oppaassa kerrotaan, mikä New Yorkin biennaali-ilmoitus on, kenen on tehtävä se, mitä tietoja tarvitaan, milloin se erääntyy, mitä se maksaa ja mitä tapahtuu, jos määräaika jää väliin.

Mikä on New Yorkin biennaali-ilmoitus?

New Yorkin biennaali-ilmoitus on toistuva ilmoitus, joka toimitetaan New Yorkin osavaltion sihteerille. Sen tarkoitus on pitää osavaltion rekisterit ajan tasalla aktiivisten yritysyksiköiden osalta.

Osakeyhtiöiden osalta ilmoituksen tulee sisältää:

• Toimitusjohtajan nimi ja yrityksen osoite
• Pääasiallisen toimipaikan katuosoite
• Osoite, johon oikeudelliset asiakirjat toimitetaan edelleen
• Hallituksen jäsenten määrä ja kuinka moni heistä on nainen

LLC-yhtiöiden osalta ilmoitus on yksinkertaisempi. Siinä on ilmoitettava osoite, johon Secretary of State voi lähettää kopion kaikista yhtiön puolesta vastaanotetuista asiakirjoista.

Biennaali-ilmoitus ei ole sama asia kuin yrityksen perustaminen, toiminimen rekisteröinti tai yksikön purkaminen. Se on erillinen vaatimustenmukaisuusilmoitus, joka auttaa pitämään yksikkösi hyvässä asemassa osavaltiossa.

Ketkä ovat velvollisia tekemään ilmoituksen New Yorkissa?

Useimpien kotimaisten ja ulkomaisten osakeyhtiöiden on tehtävä biennaali-ilmoitus kahden vuoden välein. Sama koskee useimpia kotimaisia ja ulkomaisia LLC-yhtiöitä.

Käytännössä ilmoitusvelvollisuus koskee:

• New Yorkissa New Yorkin lain nojalla perustettuja osakeyhtiöitä
• New Yorkissa toimiluvan saaneita, toisessa osavaltiossa perustettuja osakeyhtiöitä
• New Yorkissa New Yorkin lain nojalla perustettuja LLC-yhtiöitä
• New Yorkissa toimiluvan saaneita, toisessa osavaltiossa perustettuja LLC-yhtiöitä

Muiden yksikkötyyppien raportointisäännöt voivat poiketa tästä. Esimerkiksi joillakin ammatillisilla yhtiöillä tai voittoa tavoittelemattomilla yhteisöillä voi olla omat ilmoitusvelvoitteensa tai niillä ei välttämättä ole biennaali-ilmoitusvaatimusta lainkaan. Oikea vastaus riippuu yksikkötyypistä ja sitä koskevasta lainsäädännöstä.

Jos et ole varma, onko yrityksesi tehtävä ilmoitus, turvallisin tapa on tarkistaa perustamisasiakirjat ja varmistaa yksikköluokitus New Yorkin osavaltion sihteerin rekisteristä.

Miksi ilmoitus on tärkeä

Biennaali-ilmoitus on enemmän kuin rutiinimuotoinen velvoite. Se auttaa osavaltiota pitämään ajan tasalla tiedot ilmoituksia, asiakirjojen toimittamista ja yrityksen asemaa varten.

Jos osakeyhtiö tai LLC ei tee ilmoitusta ajoissa, Department of State merkitsee yksikön erääntyneeksi. Tämä tila voi näkyä esimerkiksi Certificate of Status -todistuksessa tai vastaavassa asiakirjassa ja voi vaikeuttaa esimerkiksi seuraavia toimia:

• Pankkitilin avaamista tai uusimista
• Rahoituksen hakemista
• Sopimusten tekemistä, joissa vaaditaan todistus hyvästä asemasta
• Sulautumisen, yrityskaupan tai muun liiketoimen päättämistä

Ajantasainen ilmoitus antaa myös mahdollisuuden varmistaa, että osavaltiolla on oikea osoite asiakirjojen toimittamista varten. Tämä on tärkeää, koska oikeudelliset asiakirjat toimitetaan usein Secretary of Staten kautta, ja vanhentuneet tiedot voivat johtaa siihen, että ilmoitukset jäävät saamatta.

Milloin New Yorkin biennaali-ilmoitus on erääntynyt?

Ilmoitus erääntyy joka toinen vuosi sen kalenterikuukauden aikana, jolloin yksikön alkuperäinen Certificate of Incorporation, Articles of Organization tai Application for Authority on jätetty New Yorkin osavaltion sihteerille.

Tämä tarkoittaa, että eräpäivä perustuu perustamis- tai toimilupakuukauteen, ei siihen päivään, jolloin toiminta alkoi.

Jos esimerkiksi osakeyhtiösi tai LLC-yhtiösi jätettiin alun perin marraskuussa, biennaali-ilmoitus erääntyy marraskuussa joka toinen vuosi.

Yksi tärkeä sääntö: ilmoitusta ei pidä tehdä ennen sitä kalenterikuukautta, jona ilmoitus erääntyy. Jos ilmoitat liian aikaisin, sinun voi silti olla tarpeen tehdä ilmoitus uudelleen oikeana erääntymiskuukautena.

Jos yritykselläsi on muistutusjärjestelmä, varmista, että osavaltiolle ilmoitettu yhteyssähköpostiosoite on ajan tasalla. Department of State voi lähettää sähköposti-ilmoituksen erääntymiskuukauden alussa, jos sähköpostiosoite on annettu.

Paljonko se maksaa?

New Yorkin biennaali-ilmoituksen käsittelymaksu on 9 dollaria sekä osakeyhtiöille että LLC-yhtiöille.

Muutama kustannuksiin liittyvä huomio on hyvä pitää mielessä:

• Kiireellinen käsittely ei ole saatavilla
• Maksu on sama riippumatta siitä, teetkö ilmoituksen verkossa vai pyydätkö paperilomaketta, kunhan ilmoitus hyväksytään
• Erillinen Biennial Statement Amendment -muutosilmoitus osakeyhtiölle maksaa myös lainmukaisen 9 dollarin maksun

Koska ilmoitusmaksu on pieni, määräajan ylittämisen todellinen kustannus ei yleensä ole itse valtion maksu. Suurempi riski on liiketoiminnallinen haitta, joka aiheutuu siitä, että yksikkö näkyy erääntyneenä.

Miten New Yorkin biennaali-ilmoitus tehdään?

Useimmat osakeyhtiöt ja LLC-yhtiöt voivat tehdä ilmoituksen verkossa New Yorkin Department of Staten e-Statement Filing Service -palvelun kautta.

Verkossa ilmoittamiseen tarvitaan yleensä:

• Yksikön tarkka virallinen nimi
• DOS ID -numero
• Debit- tai luottokortti maksua varten

Osavaltio hyväksyy maksutavaksi yleisimmät korttityypit, mukaan lukien Mastercardin, Visan ja American Expressin.

Jos et voi tehdä ilmoitusta verkossa, voit pyytää paperilomaketta Department of Staten Division of Corporationsilta. Osavaltio hyväksyy biennaali-ilmoitukset myös faksilla, ja paperilomakepyynnössä on ilmoitettava yksikön tarkka nimi ja perustamis- tai toimilupapäivä tai DOS ID -numero.

Mitä tietoja tarvitset?

Itse ilmoitus on suoraviivainen, mutta oikeiden tietojen kerääminen etukäteen helpottaa prosessia.

LLC-yhtiötä varten tarvitset:

• LLC:n tarkan virallisen nimen
• DOS ID -numeron
• Postiosoitteen, johon oikeudelliset asiakirjat voidaan toimittaa

Osakeyhtiötä varten tarvitset:

• Osakeyhtiön tarkan virallisen nimen
• DOS ID -numeron
• Toimitusjohtajan nimen ja yrityksen osoitteen
• Päätoimipaikan katuosoitteen
• Osoitteen, johon oikeudelliset asiakirjat toimitetaan
• Hallitustiedot, mukaan lukien jäsenten lukumäärän ja naisten määrän hallituksessa

Jos osavaltion tiedot ovat vanhentuneet, tämä on hyvä hetki tarkistaa yrityksesi yhteystiedot ja päättää, tarvitaanko erillinen muutos- tai korjausilmoitus.

Mitä tapahtuu ilmoituksen jälkeen?

Kun osavaltio hyväksyy ilmoituksen, tietosi päivittyvät Department of Staten järjestelmään. Ilmoitus auttaa palauttamaan yksikön vaatimustenmukaisuuden tilaan ja voi tukea ajantasaisen status-todistuksen saamista, jos tarvitset sellaisen.

Muista, että biennaali-ilmoitus ei muuta oikeudellista rakennetta eikä korvaa mitään muuta vaadittua ilmoitusta. Se täyttää vain New Yorkin toistuvan raportointivelvoitteen.

Jos tarvitset myöhemmin uuden Certificate of Status -todistuksen, voit pyytää sen ilmoituksen tekemisen jälkeen tai koska tahansa myöhemmin.

Entä jos määräaika menee ohi?

Jos menetät ilmoituskuukauden, yksikkösi voidaan merkitä New Yorkin Department of Staten rekisterissä erääntyneeksi.

Tämä tila voi aiheuttaa käytännön ongelmia, vaikka itse ilmoitusmaksu onkin pieni. Erääntyneisyys voi näkyä status-todistuksissa ja vaikuttaa siihen, pystytkö tekemään tiettyjä liiketoimia.

Jos ilmoitus on myöhässä, älä oleta, että yksikkö puretaan automaattisesti. Voit yleensä edelleen toimittaa myöhästyneen ilmoituksen verkossa tai pyytää paperilomaketta, jos verkkoilmoitus ei ole mahdollinen.

Tärkeintä on korjata tilanne nopeasti. Myöhästynyt ilmoitus on parempi kuin ilmoittamatta jättäminen, ja ajantasaisen aseman palauttaminen voi vähentää kitkaa pankkien, sopimuskumppaneiden ja osavaltioraporttien kanssa.

Voiko yritystietoja päivittää tämän ilmoituksen yhteydessä?

Osakeyhtiöiden osalta Biennial Statement Amendment -muutosilmoitusta voidaan käyttää toimitusjohtajan nimen ja osoitteen sekä päätoimipaikan osoitteen päivittämiseen.

Yhtiön service-of-process-osoitetta ei kuitenkaan voi muuttaa tämän muutoslomakkeen avulla. Jos tuo osoite on muutettava, yhtiön on käytettävä oikeaa Certificate of Change- tai Certificate of Amendment -lomaketta.

LLC-yhtiöiden osalta biennaali-ilmoitus on rajatumpi ja koskee yleensä vain osoitetta, johon oikeudelliset asiakirjat voidaan toimittaa.

Tämä ero on tärkeä, koska monet yritykset olettavat, että biennaali-ilmoitus voi korjata kaikki rekisteriongelmat. Se ei voi. Ilmoitus on hyödyllinen, mutta sen tarkoitus on rajattu.

Yleisimmät vältettävät virheet

Yleisimmät New Yorkin biennaali-ilmoituksen virheet ovat yksinkertaisia mutta kalliita:

• Ilmoituksen tekeminen liian aikaisin odottamatta erääntymiskuukautta
• Väärän virallisen nimen tai vanhentuneen DOS ID -numeron käyttäminen
• Oikeudellisten asiakirjojen toimitusosoitteen päivittämisen unohtaminen
• Olettaminen, että ilmoitus tehdään vain kerran
• Erääntyneisyysilmoituksen sivuuttaminen, koska maksu on pieni

Nämä virheet on helppo välttää vaatimustenmukaisuuden kalenterilla ja tarkistamalla yksikön tiedot ennen lähettämistä.

Miten pysyt aikataulussa?

Hyvä vaatimustenmukaisuuskäytäntö riittää yleensä estämään New Yorkin ilmoitusongelmat.

Parhaita käytäntöjä ovat:

• Perustamis- tai toimilupakuukauden kirjaaminen jokaiselle yksikölle
• Toistuvan muistutuksen asettaminen kahden vuoden välein
• Department of Staten sähköpostiosoitteen pitäminen ajan tasalla
• Yksikkötietojen tarkistaminen ennen jokaista ilmoitusta
• Biennaali-ilmoitusvelvoitteiden erottaminen muista osavaltiotason ilmoituksista

Jos hallinnoit useita yksiköitä, vaatimustenmukaisuuden seurantaohjelma tai perustamispalvelu voi auttaa sinua välttämään määräaikojen unohtamisen. Zenind tarjoaa yrityksen perustamiseen ja vaatimustenmukaisuuden hallintaan liittyvää tukea yrittäjille, jotka haluavat järjestelmällisemmän tavan seurata osavaltiovaatimuksia.

Usein kysytyt kysymykset

Onko New Yorkin biennaali-ilmoitus sama asia kuin vuosiraportti?

Ei. Useimmilta osakeyhtiöiltä ja LLC-yhtiöiltä New York edellyttää biennaali-ilmoitusta kahden vuoden välein, ei vuosiraporttia.

Voinko tehdä biennaali-ilmoituksen verkossa?

Kyllä. Useimmat osakeyhtiöt ja LLC-yhtiöt voivat tehdä ilmoituksen verkossa Department of Staten e-Statement Filing Service -palvelun kautta.

Kuinka suuri on ilmoitusmaksu?

Maksu on 9 dollaria New Yorkin biennaali-ilmoituksesta.

Entä jos tein ilmoituksen jo liian aikaisin?

Jos teit ilmoituksen ennen sitä kalenterikuukautta, jona ilmoitus oli tarkoitus tehdä, sinun voi silti olla tarpeen tehdä ilmoitus uudelleen oikeana erääntymiskuukautena.

Mitä tapahtuu, jos suljen yritykseni?

Jos yksikkösi on edelleen aktiivinen, sinulla voi silti olla ilmoitusvelvoitteita, kunnes se on virallisesti purettu, luovutettu tai lopetettu New Yorkin oikean menettelyn mukaisesti.

Lopullinen yhteenveto

New Yorkin biennaali-ilmoitus on yksinkertainen ilmoitus, mutta sillä on tärkeä rooli osakeyhtiön tai LLC-yhtiön pitämisessä hyvässä asemassa.

Tärkeimmät asiat on helppo muistaa:

• Tee ilmoitus kahden vuoden välein
• Tee ilmoitus oikean kalenterikuukauden aikana
• Maksa 9 dollarin maksu
• Pidä yhteys- ja toimitusosoitetiedot ajan tasalla
• Älä sivuuta erääntyneeksi merkittyä tilaa

Kun pysyt järjestelmällisenä ja teet ilmoituksen ajoissa, prosessi on yleensä nopea ja sujuva. Suurempi haaste on muistaa, että määräaika on olemassa ylipäätään.