Kuinka poistot vaikuttavat yrityksen veroihin: käytännön opas

Poistot ovat yksi hyödyllisimmistä verokäsitteistä, jotka yrityksen omistajan kannattaa ymmärtää, koska ne voivat pienentää verotettavaa tuloa ilman, että kyseisenä vuonna tarvitaan vastaavaa rahamenoa. Yksinkertaisesti sanottuna poistot antavat mahdollisuuden jaksottaa tiettyjen liiketoiminnan varojen hankintamenot useille vuosille sen sijaan, että koko kustannus käsiteltäisiin yhtenä kuluna sinä vuonna, jolloin vähennys tehdään.

Kasvavalle yritykselle tällä on merkitystä. Startup, joka hankkii laitteita, kalusteita, ajoneuvoja, tietokoneita tai muita pitkäikäisiä varoja, voi usein jakaa nämä kustannukset useille verovuosille. Se voi parantaa kassavirtaa, pienentää verotettavaa tuloa ja antaa realistisemman kuvan siitä, miten yritys käyttää resurssejaan.

Tässä oppaassa käydään läpi, mitä poistot ovat, mitkä varat voivat kuulua niiden piiriin, miten hankintameno määritetään, mitä menetelmiä yritykset yleensä käyttävät ja miten poistot vaikuttavat veroihin, kun ostat, käytät ja lopulta myyt liiketoiminnan omaisuutta.

Mitä poistot tarkoittavat

Poistot ovat verojärjestelmän tapa tunnistaa, että osa liiketoiminnan omaisuudesta menettää arvoaan iän, kulumisen tai vanhentumisen myötä. Sen sijaan, että vähentäisit koko hankintamenon kerralla, vähennät yleensä osan kustannuksesta omaisuuden taloudellisen käyttöiän aikana.

Tuo käyttöikä ei välttämättä ole sama asia kuin se, kuinka kauan omaisuus fyysisesti kestää. Verotuksessa IRS määrittää eri takaisinmaksuajat ja säännöt sen mukaan, millaisesta omaisuudesta on kyse, milloin se on otettu käyttöön ja miten sitä käytetään.

Yksinkertainen esimerkki on vain liiketoiminnassa käytettävä kannettava tietokone. Jos tietokone auttaa tuottamaan tuloja usean vuoden ajan, et yleensä vähennä sen koko hankintamenoa yhtenä vuonna, ellei jokin erityissääntö sovellu. Sen sijaan kuoletat kustannuksen poistoina tai muun käytettävissä olevan vähennystavan kautta.

IRS kuvaa peruskehikon julkaisussa Publication 946 ja hankintamenon määritelmän julkaisussa Publication 551.

Miksi poistot pienentävät veroja

Poistot pienentävät veroja, koska ne vähentävät verotettavaa tuloa. Jos yrityksen tulo on 200 000 dollaria ja sallitut poistovähennykset ovat 20 000 dollaria, verotettava tulo pienenee yleensä 180 000 dollariin ennen muita vähennyksiä ja hyvityksiä.

Tällä voi olla merkitystä usealla tavalla:

• Se voi pienentää kuluvan vuoden tuloverovelkaa.
• Se voi pienentää ennakkoverojen määrää.
• Se voi parantaa verojen jälkeistä kassavirtaa.
• Se voi tehdä pääomainvestoinneista verosuunnittelun näkökulmasta edullisempia.

Poistot eivät ole sama asia kuin kuluvan vuoden aikana maksettu rahameno, mutta ne silti heijastavat todellista taloudellista kustannusta. Siksi verolainsäädäntö sallii yritysten palauttaa nämä kustannukset vähitellen.

Mikä määrittää poistojen perustan

Poistojen lähtökohtana on hankintameno. Hankintameno on yleensä se määrä, jonka maksoit omaisuudesta, mutta se voi muuttua oston, parannusten ja muiden oikaisujen vuoksi.

Monissa tapauksissa hankintameno sisältää enemmän kuin pelkän ostohinnan. Siihen voi kuulua myös esimerkiksi:

• Myyntivero
• Rahti- tai toimituskulut
• Asennus ja testaus
• Tietyt oikeudelliset ja kirjanpidolliset kulut, jotka on aktivoitava
• Muut kulut, jotka lisätään asianmukaisesti omaisuuden arvoon sen sijaan, että ne vähennettäisiin heti

Jos ostat useita omaisuuseriä yhtenä pakettina, sinun on jaettava kauppahinta eri omaisuuserille, jotta voit määrittää kunkin omaisuuserän hankintamenon poistoja varten. Tällä jaolla on merkitystä, koska maa, rakennukset, laitteet ja muut omaisuuserät käsitellään usein eri tavoin.

Hankintameno voi myös kasvaa, jos teet parannuksia, jotka lisäävät arvoa tai pidentävät käyttöikää. Se voi pienentyä, kun poistoja kirjataan tai kun tietyt muut verotapahtumat edellyttävät oikaisua.

Käytännön kirjanpidossa Zenindin kautta yrityksen perustavien yrittäjien kannattaa säilyttää selkeä dokumentaatio alusta alkaen: laskut, kauppakirjat, lopulliset selvitykset ja käyttöomaisuusluettelot auttavat tukemaan verokohtelua myöhemmin.

Mitä omaisuutta voidaan poistaa

Jotta omaisuus voidaan poistaa, sen on yleensä täytettävä useita ehtoja:

• Omistat sen.
• Käytät sitä elinkeinotoiminnassa tai tuloa tuottavassa toiminnassa.
• Sillä on määritettävissä oleva käyttöikä.
• Sen odotetaan kestävän yli vuoden.
• Se ei ole poissuljettu omaisuuserä.

Yleisiä poistettavia omaisuuseriä ovat:

• Koneet ja laitteet
• Tietokoneet ja toimistotekniikka
• Kalusteet ja varusteet
• Liiketoiminnassa käytettävät ajoneuvot
• Tietyt parannukset vuokrattuun tai omaan liiketilaan
• Jotkin aineettomat hyödykkeet sovellettavien sääntöjen mukaan

Omaisuutta, jota ei yleensä voi poistaa, ovat maa-alueet, samana vuonna käytetyt ja luovutetut omaisuuserät sekä tietyt muut IRS:n ohjeissa kuvatut poissuljetut kohteet.

Hyvä yleissääntö on tämä: jos omaisuus kuluu, vanhenee tai vähenee käytössä ajan myötä samalla kun se auttaa yritystä toimimaan, poistot voivat olla mahdollisia. Jos omaisuus ei kulu ajan myötä, kuten maa, sitä ei yleensä voi poistaa.

Milloin poistot alkavat

Poistot alkavat, kun omaisuus otetaan käyttöön, ei välttämättä silloin, kun sen ostat. Omaisuus katsotaan otetuksi käyttöön, kun se on valmis ja saatavilla käyttötarkoitukseensa liiketoiminnassa.

Tällä erolla on merkitystä. Jos ostat laitteet joulukuussa mutta otat ne liiketoimintakäyttöön vasta tammikuussa, poiston alkamisen verovuosi voi olla eri kuin ostopäivän vuosi.

Poistot jatkuvat, kunnes jokin kahdesta tapahtuu:

• Olet saanut omaisuuden hankintamenon kokonaan takaisin vähennyksinä.
• Olet poistanut tai luovuttanut omaisuuden.

Toisin sanoen verokello alkaa siitä hetkestä, kun omaisuus on valmis tekemään työnsä, ei vain siitä, kun siitä on maksettu.

Yleiset poistomenetelmät

Useimmille vuoden 1986 jälkeen käyttöön otetuille omaisuuserille yleinen järjestelmä on MACRS, eli Modified Accelerated Cost Recovery System. IRS toteaa Topic no. 704 -ohjeessa, että MACRS:ää käytetään yleensä vuoden 1986 jälkeen hankitulle omaisuudelle.

MACRS on suunniteltu siten, että kustannus palautetaan monien liiketoiminnan omaisuuserien osalta nopeammin alkuvuosina. Tarkka vähennys riippuu omaisuustyypistä, takaisinmaksuajasta, konventiosta ja verosääntöjen edellyttämästä menetelmästä.

Muita menetelmiä voi soveltua rajoitetuissa tilanteissa, kuten:

• Suora tasaeräpoisto tietyille omaisuuserille
• Tulovirtaennustemenetelmä joillekin aineettomille hyödykkeille ja luoville teoksille
• Erityissäännöt ennen vuotta 1987 käyttöön otetulle vanhemmalle omaisuudelle

Oleellinen asia on, että poistot eivät ole yhden koon ratkaisu. Menetelmä riippuu omaisuusluokasta ja yrityksen olosuhteista.

Section 179 ja ensimmäisen vuoden kuluksi kirjaaminen

Yksi tärkeimmistä verosuunnittelun työkaluista yrityksen omistajalle on Section 179 -vähennys. Joissakin tapauksissa voit sen sijaan, että poistaisit osan omaisuudesta vuosien kuluessa, valita koko kustannuksen tai osan siitä kuluksi sinä vuonna, jona omaisuus otetaan käyttöön.

Section 179 ei koske kaikkia omaisuuseriä. Se rajoittuu yleensä kelpoiseen liiketoiminnan omaisuuteen ja siihen sovelletaan vuosittaisia rajoja sekä yritystuloon perustuvia rajoituksia. Lisäksi siihen liittyy erityissääntöjä tietyille omaisuustyypeille, kuten maalle ja joillekin vuokraustilanteille.

Muutama käytännön huomio:

• Section 179 on valinnainen, ei automaattinen.
• Voit yleensä valita, kuinka suuren osan kelpoisista kustannuksista kirjaat kuluksi sovellettavaan rajaan asti.
• Kaikki Section 179:n perusteella vähentämätön kustannus voidaan edelleen poistaa poistoina.
• Jos omaisuutta käytetään myöhemmin osittain yksityisesti tai se lakkaa muuten täyttämästä ehtoja, takaisinperintäsäännöt voivat tulla sovellettaviksi.

IRS selittää nämä säännöt julkaisussa Publication 946.

Erityinen poistoetu

Joina vuosina kelpoinen omaisuus voi olla oikeutettu myös erityiseen poistoetuun, jota kutsutaan joskus bonuspoistoiksi. Tämä on toinen ensimmäisen vuoden vähennys, joka voi olla käytettävissä Section 179:n jälkeen ja ennen normaaleja MACRS-poistoja.

Se, soveltuuko tämä vähennys, riippuu voimassa olevasta lainsäädännöstä, omaisuustyypistä, käyttöönottopäivästä ja kelpoisuusvaatimuksista. Koska säännöt voivat muuttua, yrityksen omistajan kannattaa tarkistaa ajantasaiset IRS-ohjeet ennen kuin tukeutuu niihin.

Hyvä verosuunnitelma etenee usein näin:

1. Selvitä, täyttääkö omaisuus Section 179 -vähennyksen ehdot.
2. Tarkista, soveltuuko jokin erityinen poistoetu.
3. Käytä normaaleja poistoja jäljellä olevaan hankintamenoon.

Tällä järjestyksellä voi olla merkittävä vaikutus vähennysten ajoitukseen.

Miten poistot vaikuttavat verotettavaan tuloon

Poistot pienentävät verotettavaa tuloa vähennyksenä sinä vuonna, jona ne kirjataan, mikä voi pienentää kuluvan vuoden verolaskua. Tämä voi olla erityisen arvokasta yrityksille, jotka investoivat voimakkaasti kasvuun ja joiden on säilytettävä käteistä.

Poistot vaikuttavat kuitenkin myös tulevaisuuteen. Kun myyt tai luovutat omaisuuden, aiemmat poistot voivat kuulua takaisinperintäsääntöjen piiriin. Käytännössä tämä tarkoittaa, että IRS voi käsitellä osan voitosta tavallisena tulona eikä pääomatulona, riippuen omaisuudesta ja olosuhteista.

Poistot pienentävät myös omaisuuden hankintamenoa verotuksessa. Pienempi hankintameno voi kasvattaa myöhempää voittoa myyntitilanteessa, koska jäljellä oleva verotuksellinen arvo on pienempi.

Tämä tasapaino tekee poistoista sekä veroedun että suunnittelukysymyksen. Tämän päivän vähennys voi aiheuttaa veroseuraamuksen myöhemmin, joten vähennysten ajoitus kannattaa suhteuttaa pitkän aikavälin liiketoimintasuunnitelmiin.

Esimerkki siitä, miten se toimii

Oletetaan, että yritys ostaa kelpoisen laitteen liiketoimintaansa varten ja ottaa sen käyttöön saman vuoden aikana. Yritys voi mahdollisesti:

• Vähentää osan tai koko kustannuksen Section 179:n perusteella, jos omaisuus täyttää ehdot.
• Saada erityisen poistoedun, jos omaisuus täyttää nykyisen lainsäädännön vaatimukset.
• Poistaa mahdollisen jäljelle jäävän hankintamenon MACRS:n avulla.

Jos omaisuus ei täytä ensimmäisen vuoden kuluksi kirjaamisen ehtoja, yritys palauttaa kustannuksen yleensä edelleen ajan myötä normaaleina poistoina.

Vertaa tätä maa-alueen hankintaan. Vaikka maa ostettaisiin liiketoimintakäyttöön, itse maa ei yleensä ole poistokelpoinen. Jos kauppaan sisältyi myös rakennus tai laitteita, kauppahinta on jaettava niin, että poistokelpoiset varat erotetaan maasta.

Tämä erottelu on yksi pienyritysten yleisimmistä virhepaikoista.

Yleiset poistovirheet

Yrityksen omistajat törmäävät usein samoihin vältettävissä oleviin virheisiin:

• Maan käsitteleminen poistokelpoisena
• Poistojen aloittaminen ennen kuin omaisuus on otettu käyttöön
• Yksityisen ja liiketoimintakäytön sekoittaminen
• Väärän hankintamenon käyttäminen parannusten tai vaihdossa saatujen varojen jälkeen
• Omaisuuserien luokittelun ja takaisinmaksuajan seurannan unohtaminen
• Laskujen, kauppakirjojen ja poistoluetteloiden säilyttämättä jättäminen
• Korjausten ja parannusten sekoittaminen

Korjaukset ovat usein heti vähennyskelpoisia, kun taas parannukset on yleensä aktivoitava ja poistettava. Tällä erolla on suuri merkitys, koska se voi muuttaa vähennysten ajoitusta huomattavasti.

Miksi hyvät tiedot ovat tärkeitä

Poistot ovat vain niin hyviä kuin niitä tukevat tiedot. Jos et pysty osoittamaan, mitä omaisuus maksoi, milloin se otettiin käyttöön ja miten sitä käytettiin, vähennystä on vaikeampi puolustaa.

Yritysten kannattaa vähintään säilyttää:

• Ostolaskut ja sopimukset
• Kiinteistöhankintojen lopulliset selvitykset
• Päivämäärät, jolloin omaisuus oli valmis liiketoimintakäyttöön
• Todisteet liiketoimintakäytön osuudesta, jos sovellettavissa
• Tiedot parannuksista ja korjauksista
• Aiemmat poistoluettelot
• Dokumentaatio luovutuksista tai myynneistä

Uusille yrityksille tämä on yksi syy siihen, miksi asianmukainen perustaminen ja selkeät yhtiöasiakirjat ovat tärkeitä. Hyvin organisoitu LLC tai yhtiö voi helpottaa liiketoiminnan omaisuuden erottamista henkilökohtaisesta omaisuudesta ja pitää kirjanpidon jäljen selkeänä alusta alkaen.

Miten poistot sopivat laajempaan verostrategiaan

Poistot eivät ole vain kirjanpidollinen velvoite. Ne ovat osa laajempaa verostrategiaa, joka vaikuttaa kassavirtaan, yhtiörakenteen suunnitteluun ja investointipäätöksiin.

Yritys, joka ymmärtää poistot, voi tehdä parempia päätöksiä esimerkiksi siitä:

• Kannattaako laitteita ostaa vai vuokrata
• Milloin omaisuus kannattaa ottaa käyttöön
• Kannattaako käyttää Section 179 -vähennystä vai normaaleja poistoja
• Miten veroja kannattaa budjetoida kasvuvuosina
• Miten suunnitella omaisuuden myöhempää myyntiä

Oikea ratkaisu riippuu yrityksen tuloksesta, kasvuvauhdista ja pitkän aikavälin tavoitteista. Startupille aggressiivinen ensimmäisen vuoden vähennys voi auttaa säilyttämään kassaa. Vakiintuneemmalle yritykselle vähennysten jaksottaminen voi olla järkevämpää, jos tuleva tulos oletettavasti kasvaa.

Lopullinen yhteenveto

Poistot vaikuttavat yrityksen veroihin antamalla mahdollisuuden palauttaa kelpoisen omaisuuden hankintameno ajan mittaan tai joissakin tapauksissa nopeammin ensimmäisen vuoden vähennysten kautta. Keskeisiä tekijöitä ovat hankintameno, käyttöönottopäivä, kelpoinen käyttötarkoitus ja omaisuuteen sovellettava veromenetelmä.

Kun pidät kirjanpidon kunnossa ja ymmärrät, miten Section 179, MACRS ja takaisinperintäsäännöt toimivat, poistot voivat muuttua luotettavaksi osaksi verosuunnittelua sen sijaan, että ne yllättäisivät vuoden lopussa.

Virallisia ohjeita varten tutustu IRS:n julkaisuihin Publication 946, Publication 551 ja Topic no. 704. Zenind voi auttaa uuden LLC:n tai yhtiön perustamisessa luomaan laillisen perustan, joka tekee kirjanpidosta ja verojen hallinnasta helpompaa alusta alkaen.