Hvordan avskrivninger påvirker virksomhetens skatter: En praktisk guide

Avskrivninger er et av de mest nyttige skattemessige begrepene for virksomhets­eiere å forstå, fordi det kan redusere skattepliktig inntekt uten at du nødvendigvis har en umiddelbar kontantutbetaling i året du krever fradraget. Enkelt sagt lar avskrivninger deg fordele kostnaden for visse virksomhetsaktiva over tid, i stedet for å behandle hele kostnaden som en enkelt utgift i inneværende år.

For en voksende virksomhet betyr dette mye. En oppstartsbedrift som kjøper utstyr, møbler, kjøretøy, datamaskiner eller andre eiendeler med lang levetid, kan ha mulighet til å fordele disse kostnadene over flere skatteår. Det kan forbedre kontantstrømmen, redusere skattepliktig inntekt og gi et mer nøyaktig bilde av hvordan virksomheten bruker ressursene sine.

Denne guiden forklarer hva avskrivninger er, hvilke eiendeler som kvalifiserer, hvordan skattemessig inngangsverdi fastsettes, hvilke metoder virksomheter vanligvis bruker, og hvordan avskrivninger påvirker skatten når du kjøper, bruker og til slutt selger virksomhetseiendom.

Hva avskrivninger betyr

Avskrivninger er skattesystemets måte å erkjenne at enkelte virksomhetseiendeler mister verdi når de blir eldre, slites eller blir foreldet. I stedet for å trekke fra hele kostnaden på én gang, trekker du vanligvis fra en del av kostnaden over eiendelens brukstid.

Denne brukstiden er ikke nødvendigvis den samme som hvor lenge eiendelen fysisk varer. For skattemessige formål fastsetter skattemyndighetene ulike gjenvinningsperioder og regler avhengig av typen eiendel, når den ble tatt i bruk, og hvordan den brukes.

Et enkelt eksempel er en bærbar datamaskin som brukes kun i virksomheten. Hvis datamaskinen forventes å bidra til å skape inntekt over flere år, vil du vanligvis ikke trekke fra hele kostnaden i ett enkelt år, med mindre en særregel gjelder. I stedet får du kostnaden tilbake gjennom avskrivninger eller en annen tilgjengelig fradragsmetode.

Hvorfor avskrivninger reduserer skatten

Avskrivninger reduserer skatten fordi de senker den skattepliktige inntekten. Hvis en virksomhet har 200 000 dollar i inntekt og 20 000 dollar i tillatte avskrivningsfradrag, vil den skattepliktige inntekten vanligvis reduseres til 180 000 dollar før andre fradrag og skattefradrag vurderes.

Det kan ha betydning på flere måter:

• Det kan redusere skatteplikten i inneværende år.
• Det kan redusere forskuddsskatt.
• Det kan forbedre kontantstrømmen etter skatt.
• Det kan gjøre kapitalinvesteringer mer attraktive fra et skattemessig planleggingsperspektiv.

Avskrivninger er ikke det samme som en kontantutgift som betales i inneværende år, men det gjenspeiler likevel en reell økonomisk kostnad. Derfor lar skattereglene virksomheter få kostnaden tilbake gradvis.

Hva som bestemmer skattemessig inngangsverdi

Avskrivningsfradraget ditt starter med inngangsverdi. Inngangsverdi er som hovedregel beløpet du betalte for eiendelen, men det kan endres avhengig av kjøpet, forbedringer og andre justeringer.

I mange tilfeller omfatter inngangsverdien mer enn bare kjøpesummen. Den kan også inkludere beløp som:

• Omsetningsavgift
• Frakt- eller leveringskostnader
• Installasjon og testing
• Enkelte juridiske og regnskapsmessige honorarer som må aktiveres
• Andre kostnader som skal legges til eiendelen i stedet for å kostnadsføres umiddelbart

Hvis du kjøper flere eiendeler for en samlet pris, må du fordele kjøpesummen mellom eiendelene for å fastsette inngangsverdien for hver enkelt eiendel. Denne fordelingen er viktig fordi tomt, bygg, utstyr og andre eiendeler ofte behandles forskjellig.

Inngangsverdien kan også øke når du gjør forbedringer som øker verdien eller forlenger brukstiden. Den kan reduseres når avskrivninger kreves eller når visse andre skattehendelser krever en justering.

For praktisk dokumentasjon bør gründere som etablerer seg gjennom Zenind føre en tydelig papirrute fra starten av: fakturaer, kjøpsavtaler, oppgjørsdokumenter og anleggskartotek bidrar alle til å underbygge skattemessig behandling senere.

Hvilke eiendeler som kan avskrives

For å kunne avskrive en eiendel må den vanligvis oppfylle flere krav:

• Du eier den.
• Du bruker den i virksomhet eller i en inntektsgivende aktivitet.
• Den har en fastsatt brukstid.
• Den forventes å vare mer enn ett år.
• Den er ikke en unntatt eiendel.

Vanlige avskrivbare eiendeler inkluderer:

• Maskiner og utstyr
• Datamaskiner og kontorteknologi
• Møbler og inventar
• Kjøretøy brukt i virksomheten
• Enkelte forbedringer på leid eller eid næringseiendom
• Noen immaterielle eiendeler, avhengig av hvilke regler som gjelder

Eiendom som vanligvis ikke kan avskrives, inkluderer tomt, eiendom som tas i bruk og avhendes i samme år, og visse andre unntatte poster beskrevet i IRS-veiledningen.

En nyttig tommelfingerregel er denne: Hvis eiendelen slites, blir foreldet eller forbrukes over tid mens den hjelper virksomheten å fungere, kan avskrivninger være tilgjengelig. Hvis eiendelen ikke slites ned over tid, slik som tomt, er den vanligvis ikke avskrivbar.

Når avskrivningene starter

Avskrivninger begynner når eiendelen tas i bruk, ikke nødvendigvis når du kjøper den. En eiendel er tatt i bruk når den er klar og tilgjengelig for sitt spesifikke virksomhetsformål.

Det skillet er viktig. Hvis du kjøper utstyr i desember, men ikke setter det opp for virksomhetsbruk før i januar, kan skatteåret der avskrivningene begynner være et annet enn kjøpsåret.

Avskrivninger fortsetter til én av to ting skjer:

• Du har fått tilbake hele eiendelens inngangsverdi gjennom fradrag.
• Du pensjonerer eller avhender eiendelen.

Med andre ord starter skattekirken når eiendelen er klar til å gjøre jobben, ikke bare når den er betalt.

Vanlige avskrivningsmetoder

For de fleste eiendeler tatt i bruk etter 1986 er det generelle systemet MACRS, Modified Accelerated Cost Recovery System. IRS opplyser i Topic no. 704 at MACRS vanligvis brukes for eiendeler tatt i bruk etter 1986.

MACRS er utformet for å gi raskere kostnadsføring i de første årene for mange typer virksomhetseiendom. Det nøyaktige fradraget avhenger av eiendelstype, gjenvinningsperiode, convention og metoden som kreves av skattereglene.

Andre metoder kan gjelde i enkelte situasjoner, for eksempel:

• Lineære avskrivninger for visse eiendeler
• Inntektsprognosemetoden for enkelte immaterielle eiendeler og kreative verk
• Særregler for eldre eiendeler tatt i bruk før 1987

Det viktige er at avskrivninger ikke passer alle likt. Metoden avhenger av eiendelsklassen og de konkrete forholdene i virksomheten.

Section 179 og førstegangs kostnadsføring

Et av de viktigste skatteplanleggingsverktøyene for virksomhetseiere er Section 179-fradraget. I noen tilfeller kan du, i stedet for å avskrive deler av eiendelen over mange år, velge å kostnadsføre hele eller deler av kostnaden i året eiendelen tas i bruk.

Section 179 gjelder ikke for alle eiendeler. Den er vanligvis begrenset til kvalifiserende virksomhetseiendom og er underlagt årlige grenser og begrensninger knyttet til virksomhetens inntekt. Den har også særregler for visse eiendomstyper, inkludert tomt og enkelte leieforhold.

Noen praktiske punkter:

• Section 179 er et valg, ikke automatisk.
• Du kan vanligvis velge hvor mye av den kvalifiserende kostnaden du vil kostnadsføre, opptil gjeldende grense.
• Kostnader som ikke fradragsføres etter Section 179, kan fortsatt avskrives.
• Hvis eiendelen senere brukes delvis privat eller på annen måte slutter å kvalifisere, kan regler om tilbakeføring komme til anvendelse.

IRS forklarer disse reglene i Publication 946.

Særskilt avskrivningsfradrag

I noen år kan kvalifiserende eiendom også være berettiget til et særskilt avskrivningsfradrag, ofte kalt bonusavskrivning. Dette er et annet førstegangsfradrag som kan være tilgjengelig etter Section 179 og før ordinære MACRS-avskrivninger.

Hvorvidt dette fradraget gjelder avhenger av gjeldende lov, typen eiendel, når den ble tatt i bruk, og om eiendelen oppfyller kvalifikasjonskravene. Siden disse reglene kan endres, bør virksomhetseiere bekrefte gjeldende IRS-veiledning før de legger det til grunn.

En god skatteplan ser ofte slik ut:

1. Fastslå om eiendelen kvalifiserer for Section 179.
2. Sjekk om et særskilt avskrivningsfradrag gjelder.
3. Bruk ordinære avskrivninger på eventuell resterende inngangsverdi.

Denne rekkefølgen kan ha stor betydning for når fradragene kommer.

Hvordan avskrivninger påvirker skattepliktig inntekt

Avskrivninger reduserer skattepliktig inntekt i året fradraget kreves, og kan dermed redusere den aktuelle skatteregningen. Det kan være særlig verdifullt for virksomheter som investerer tungt i vekstaktiva og trenger å bevare kontanter.

Samtidig påvirker avskrivninger også fremtiden. Når du selger eller avhender en eiendel, kan tidligere avskrivninger være gjenstand for regler om recapture. I praksis betyr det at IRS kan behandle deler av gevinsten som ordinær inntekt i stedet for kapitalgevinst, avhengig av eiendelen og de faktiske forholdene.

Avskrivninger reduserer også eiendelens inngangsverdi. Lavere inngangsverdi kan øke gevinsten senere når eiendelen selges, fordi den gjenværende skattemessige verdien er lavere.

Dette er grunnen til at avskrivninger både er en skattefordel og et planleggingsspørsmål. Et fradrag i dag kan skape en skattemessig konsekvens senere, så tidspunktet for fradrag bør vurderes sammen med virksomhetens langsiktige planer.

Eksempel på hvordan det fungerer

Anta at et selskap kjøper kvalifiserende utstyr til virksomheten og tar det i bruk i løpet av året. Virksomheten kan da:

• Trekke fra hele eller deler av kostnaden under Section 179 hvis eiendelen kvalifiserer.
• Kreve et særskilt avskrivningsfradrag hvis eiendelen kvalifiserer etter gjeldende lov.
• Avskrive eventuell gjenværende inngangsverdi med MACRS.

Hvis eiendelen ikke kvalifiserer for førstegangs kostnadsføring, får selskapet likevel som regel kostnaden tilbake over tid gjennom ordinære avskrivninger.

Sammenlign dette med kjøp av tomt. Selv om tomten er kjøpt til virksomhetsbruk, er tomt i seg selv vanligvis ikke avskrivbar. Hvis kjøpet også inkluderte et bygg eller utstyr, må kjøpesummen fordeles slik at de avskrivbare eiendelene identifiseres separat fra tomten.

Den fordelingen er et av de vanligste stedene små virksomheter gjør feil.

Vanlige feil ved avskrivninger

Virksomhetseiere støter ofte på de samme unngåelige feilene:

• Å behandle tomt som avskrivbar
• Å starte avskrivning før eiendelen er tatt i bruk
• Å unnlate å skille mellom privat og virksomhetsmessig bruk
• Å bruke feil inngangsverdi etter forbedringer eller byttehandel
• Å glemme å følge opp eiendeler etter klasse og gjenvinningsperiode
• Å ikke oppbevare fakturaer, oppgjørsdokumenter og avskrivningsskjemaer
• Å blande sammen reparasjoner og forbedringer

Reparasjoner er ofte fradragsberettiget umiddelbart, mens forbedringer vanligvis må aktiveres og avskrives. Det skillet er viktig og kan endre tidspunktet for fradrag betydelig.

Hvorfor gode opptegnelser er viktige

Avskrivninger er bare så gode som dokumentasjonen som støtter dem. Hvis du ikke kan bevise hva eiendelen kostet, når den ble tatt i bruk, og hvordan den ble brukt, blir det vanskeligere å forsvare fradraget.

Som et minimum bør virksomheter oppbevare:

• Kjøpsfakturaer og kontrakter
• Oppgjørsdokumenter for eiendomskjøp
• Datoer da eiendelen var klar til virksomhetsbruk
• Dokumentasjon på prosentandel virksomhetsbruk, hvis aktuelt
• Opplysninger om forbedringer og reparasjoner
• Avskrivningsskjemaer fra tidligere år
• Dokumentasjon for avhendelse eller salg

For nye virksomheter er dette en av grunnene til at god etablering og ryddige selskapsregistre er viktige. Et godt organisert LLC eller aksjeselskap kan gjøre det enklere å skille virksomhetsaktiva fra personlige eiendeler og holde regnskapssporet klart fra dag én.

Hvordan avskrivninger passer inn i en bredere skatteplan

Avskrivninger er ikke bare et etterlevelseskrav. De er en del av en bredere skatteplan som påvirker kontantstrøm, selskapsstruktur og beslutninger om kapitalinvesteringer.

En virksomhet som forstår avskrivninger, kan ta bedre valg om:

• Om utstyr bør kjøpes eller leases
• Når eiendeler bør tas i bruk
• Om Section 179 eller ordinære avskrivninger bør brukes
• Hvordan skatten bør budsjetteres i vekstår
• Hvordan den eventuelle senere salgsprosessen for eiendeler bør planlegges

Det riktige svaret avhenger av virksomhetens inntekt, veksttempo og langsiktige mål. For en oppstartsbedrift kan et aggressivt førstegangsfradrag bidra til å bevare kontanter. For en mer etablert virksomhet kan det være mer fornuftig å spre fradragene over tid hvis man forventer høyere inntekt senere.

Hovedpoeng

Avskrivninger påvirker virksomhetsskatter ved å la deg få kostnaden for kvalifiserende eiendom tilbake over tid, eller i noen tilfeller raskere gjennom førstegangsfradrag. De viktigste variablene er inngangsverdi, dato for når eiendelen tas i bruk, kvalifiserende bruk og hvilken skattemetode som gjelder for eiendelen.

Hvis du fører gode opptegnelser og forstår hvordan Section 179, MACRS og recapture-reglene fungerer, kan avskrivninger bli en pålitelig del av skatteplanleggingen i stedet for en overraskelse ved årsslutt.

For offisiell veiledning, se Publication 946, Publication 551 og Topic no. 704. For virksomheter som etablerer et LLC eller aksjeselskap, kan Zenind bidra til å etablere det juridiske grunnlaget som gjør regnskaps- og skatteorganisering enklere fra starten av.