7 käytännöllistä työkalua parempaan ongelmanratkaisuun perustajille

Jokainen perustaja kohtaa ongelmia. Osa niistä on pieniä ja rutiininomaisia, kuten toimittajan valinta tai rikkoutuneen työnkulun korjaaminen. Toiset ovat suuria ja strategisia, kuten päätös siitä, milloin palkata, miten hinnoitella palvelu tai mitä tehdä, kun kasvu hidastuu.

Ero eteenpäin kulkevan yrityksen ja paikalleen jäävän yrityksen välillä ei ole ongelmien puute. Ero on ongelmanratkaisuprosessin laatu.

Kun rakennat yritystä, erityisesti alkuvaiheessa, paine voi saada jokaisen asian tuntumaan kiireelliseltä. Hyvät ongelmanratkaisijat hidastavat tilannetta juuri sen verran, että he voivat ajatella selkeästi, järjestää prioriteetit ja valita seuraavan parhaan toimenpiteen. Tällä kurinalaisuudella on merkitystä riippumatta siitä, oletko perustamassa uutta LLC-yhtiötä, pysymässä compliance-määräaikojen tahdissa vai tehostamassa päivittäistä toimintaa.

Alla on seitsemän käytännöllistä työkalua, joiden avulla voit ratkaista ongelmia tehokkaammin ja tehdä vahvempia päätöksiä perustajana.

1. Erota se, mitä voit hallita, siitä mitä et voi

Yllättävän suuri osa stressistä syntyy siitä, että energiaa käytetään asioihin, joita ei voi muuttaa.

Jos toimittaja myöhästyy toimituksesta, asiakas viivästyttää maksua tai viranomainen käsittelee paperit odotettua hitaammin, nämä tapahtumat voivat vaikuttaa liiketoimintaasi, mutta ne eivät aina ole hallinnassasi. Hallinnassasi on se, miten reagoit.

Käytä yksinkertaista suodatinta:

• Mitä tapahtui?
• Mihin osaan tästä voin vaikuttaa?
• Mikä toimenpide on mahdollinen juuri nyt?

Tämä pitää huomiosi hyödyllisissä askelissa turhautumisen sijaan. Se auttaa myös delegoimaan paremmin, sillä kaikki ongelmat eivät kuulu sinun pöydällesi.

2. Määrittele todellinen ongelma ennen kuin ratkaiset sen

Monet liiketoimintavirheet alkavat siitä, että ratkaistaan väärä ongelma.

Jos esimerkiksi myynti laskee, ongelma ei välttämättä ole markkinoinnissa. Kyse voi olla heikosta positioinnista, epäselvästä tarjouksesta, puutteellisesta jatkotoiminnasta tai tuotteesta, joka ei enää sovi markkinaan. Jos tiimi myöhästyy määräajoista, juurisyy voi olla työkuormassa, epäselvissä odotuksissa tai rikki menneessä prosessissa.

Ennen kuin toimit, kirjoita ongelma yhteen lauseeseen. Testaa sitten se:

• Onko tämä oire vai syy?
• Mikä näyttö tukee tätä arviota?
• Jos ratkaisen tämän, paraneeko todellinen ongelma?

Mitä selkeämpi ongelman kuvaus on, sitä parempi ratkaisu on.

3. Aseta ongelmat vaikutuksen ja kiireellisyyden mukaan järjestykseen

Kaikki ongelmat eivät ansaitse samaa huomiota.

Perustaja voi käyttää päiviä pienten asioiden selvittelyyn samalla kun suuri riski kasvaa taustalla. Vahvat ongelmanratkaisijat osaavat priorisoida.

Hyödyllinen tapa arvioida ongelmia on kysyä kaksi kysymystä:

• Kuinka paljon vahinkoa tästä aiheutuu, jos en puutu siihen?
• Kuinka paljon arvoa vapautan, jos ratkaisen tämän nyt?

Ongelmat, jotka uhkaavat kassavirtaa, lainmukaisuutta, asiakkaiden luottamusta tai ydintoimintoja, kuuluvat kärkeen. Pienemmät asiat voivat usein odottaa, ne voidaan delegoida tai ne voidaan niputtaa myöhempään kehityskierrokseen.

Tämä on erityisen tärkeää yrityksen perustamiseen ja compliance-tehtäviin liittyvissä asioissa. Puuttuva ilmoitus, rekisteröidyn edustajan velvoitteen sivuuttaminen tai raportin määräajan lipsuminen voi aiheuttaa paljon suuremman riskin kuin kosmeettinen operatiivinen ongelma.

4. Kerää faktat ennen päätöksen tekemistä

Kun paine on kova, ihmiset täyttävät aukot helposti oletuksilla. Se usein pahentaa ongelmaa.

Kerää sen sijaan tarvittavat faktat ensin.

Tilanteesta riippuen tämä voi tarkoittaa:

• Mittareiden ja raporttien tarkistamista
• Keskustelua asiakkaiden tai tiimin jäsenten kanssa
• Asiaan liittyvien täsmällisten vaatimusten tai sääntöjen lukemista
• Kustannusten, aikataulujen ja kompromissien vertailua

Tavoite ei ole kerätä loputtomasti tietoa. Tavoite on vähentää epävarmuutta riittävästi, jotta voit tehdä järkevän päätöksen. Hyvä ongelmanratkaisu ei ole arvailua, johon on liitetty itsevarmuutta. Se on kurinalaista harkintaa, joka perustuu riittävään näyttöön toimimista varten.

5. Luo useampi kuin yksi ratkaisu

Jos näet vain yhden mahdollisen vastauksen, ajattelu ei todennäköisesti ole vielä valmis.

Moniin liiketoimintaongelmiin on useita toimivia ratkaisuja, vaikka yksi olisi selvästi parempi kuin muut. Perustaja, joka luo vaihtoehtoja, löytää todennäköisemmin käytännöllisen etenemistien.

Kun ideoit ratkaisuja, erota ideointi arvioinnista. Listaa ensin kaikki vaihtoehdot, jotka voisivat toimia. Karsi sitten lista kustannusten, nopeuden, riskin ja pitkän aikavälin vaikutuksen perusteella.

Jos esimerkiksi prosessi rikkoutuu jatkuvasti, vaihtoehtoja voivat olla:

• Tiimin kouluttaminen uudelleen
• Prosessin kirjoittaminen uudelleen
• Työnkulun osittainen automatisointi
• Tarpeettomien vaiheiden poistaminen
• Vastuun määrittelyn selkeyttäminen

Ensimmäinen vastaus ei aina ole paras vastaus. Joskus paras valinta on yksinkertaisin toteuttaa hyvin.

6. Testaa pienin hyödyllinen seuraava askel

Suuret ongelmat voivat tuntua pelottavilta, koska koko ratkaisua ei vielä nähdä selvästi.

Silloin älä odota täydellistä selkeyttä. Etsi pienin merkityksellinen askel, joka voi vähentää riskiä, vahvistaa oletuksen tai viedä asiaa eteenpäin.

Esimerkkejä:

• Yhden tarkentavan sähköpostin lähettäminen
• Lyhyen asiakaskyselyn tekeminen
• Korjata juuri se prosessin osa, joka aiheuttaa eniten viivästyksiä
• Katsoa varsinaiset ilmoitusohjeet sen sijaan, että arvaat
• Testata rajattua käyttöönottoa ennen suurta muutosta

Pienet kokeilut ovat tehokkaita, koska ne tuottavat palautetta nopeasti. Ne auttavat oppimaan ilman, että sitoudut liian aikaisin liikaa aikaa tai rahaa.

7. Rakenna järjestelmä, jotta sama ongelma ei palaa jatkuvasti

Ongelman ratkaiseminen kerran on hyödyllistä. Vielä parempaa on estää sen palaaminen.

Moni perustajan turhautuminen johtuu toistuvista ongelmista:

• Määräaikoja jää väliin, koska kalenterijärjestelmää ei ole
• Vastuista syntyy sekaannusta, koska kukaan ei omista prosessia
• Kassavirta yllättää, koska yritys ei seuraa kuluja riittävän tarkasti
• Compliance-tehtävät katoavat, koska niitä hoidetaan manuaalisesti

Kun ratkaiset ongelman, kysy, millainen järjestelmä estäisi sen toistumisen.

Se voi tarkoittaa:

• Tarkistuslistan luomista
• Muistutusten ja toistuvien katselmusten asettamista
• Vakioprosessin dokumentointia
• Yhden vastuuhenkilön nimeämistä
• Ohjelmiston käyttämistä tärkeiden päivämäärien ja tehtävien seuraamiseen

Tässä operatiivinen kurinalaisuus tuottaa tulosta. Yksinkertaiset, toistettavat järjestelmät auttavat yritystä käsittelemään enemmän monimutkaisuutta ilman kaaosta.

Käytännöllinen kehys perustajille

Jos haluat yksinkertaisen tavan soveltaa näitä työkaluja, käytä tätä nelivaiheista kehystä, kun ongelma ilmenee:

1. Määrittele se selkeästi.
2. Päätä, kuuluuko sen ratkaiseminen sinulle.
3. Aseta se vaikutuksen ja kiireellisyyden mukaan järjestykseen.
4. Valitse pienin seuraava askel, joka tuo edistystä.

Tämä järjestys auttaa sinua välttämään ylireagoinnin, ylianalysoinnin ja väärän asian korjaamisen.

Se toimii hyvin myös koko yrityksen elinkaaren ajan. Valitsitpa rakennetta, hallinnoit ilmoituksia, hoidat compliancea tai parannat toimintaa, sama logiikka pätee: selkeytä ongelma, kerää faktat, vertaile vaihtoehtoja ja toimi tarkoituksenmukaisesti.

Miksi tällä on merkitystä yrityksen perustamisessa ja kasvussa

Alkuvaiheen perustajat kohtaavat usein erilaista painetta kuin vakiintuneet yritykset. He tekevät päätöksiä samalla kun rakentavat vielä itse liiketoimintaa ympärilleen.

Siksi ongelmanratkaisu ei ole vain johtamistaito. Se on osa yrityksen perustaa.

Kun perustaminen, rekisteröinti ja compliance hoidetaan tehokkaasti, perustajilla on enemmän aikaa ja henkistä tilaa keskittyä niihin varsinaisiin liiketoimintaongelmiin, jotka vauhdittavat kasvua. Zenind auttaa yksinkertaistamaan yrityksen perustamista ja jatkuvaa compliancea, jotta yrittäjät voivat käyttää vähemmän energiaa hallinnolliseen kitkaan ja enemmän energiaa rakentamiseen.

Lopputulos

Parempi ongelmanratkaisu ei tarkoita, että sinulla olisi kaikki vastaukset. Se tarkoittaa, että käytät toistettavaa prosessia, joka auttaa sinua ajattelemaan selkeästi paineen alla.

Aloita keskittymällä siihen, mitä voit hallita. Määrittele todellinen ongelma. Priorisoi tärkein. Kerää faktat. Luo vaihtoehdot. Testaa pienin hyödyllinen askel. Rakenna sitten järjestelmä, joka estää ongelmaa palaamasta.

Toimi näin johdonmukaisesti, niin teet parempia päätöksiä, etenet nopeammin ja rakennat vahvemman yrityksen.