Kuinka tehdä IRS:n arvioidut veromaksut yhtiöille: täydellinen opas

Jos yhtiösi ansaitsee verotettavaa tuloa vuoden aikana, IRS odottaa yleensä, että maksat verot sitä mukaa kuin niitä kertyy etkä vasta vuoden lopussa. Monille C-yhtiöille tämä tarkoittaa neljännesvuosittaisten arvioitujen veromaksujen tekemistä ajallaan, oikealla summalla ja oikeaa IRS:n maksutapaa käyttäen.

Maksun unohtaminen, liian pienen summan maksaminen tai väärän laskentatavan käyttäminen voi johtaa sanktioihin ja vältettävissä olevaan stressiin. Hyvä uutinen on, että prosessi on hallittavissa, kun ymmärrät säännöt.

Tässä oppaassa kerrotaan, mitä yritysten arvioidut veromaksut ovat, kenen on niitä tehtävä, milloin ne erääntyvät, miten ne lasketaan ja miten ne toimitetaan oikein.

Mitä yritysten arvioidut veromaksut ovat?

Yritysten arvioidut veromaksut ovat jaksottaisia maksuja, joita yhtiö suorittaa arvioitua liittovaltion tuloverovelkaansa varten kuluvana verovuonna. Ne ovat osa Yhdysvaltojen pay-as-you-go-verojärjestelmää, jossa verot maksetaan pitkin vuotta tulojen kertyessä.

Yhtiöille nämä maksut suoritetaan tyypillisesti neljännesvuosittain. Sen sijaan, että koko vero maksettaisiin veroilmoituksen jättämisen yhteydessä, yritys lähettää arvioidut maksut etukäteen pysyäkseen IRS:n vaatimusten tasalla.

Nämä maksut auttavat:

• Noudattamaan liittovaltion verosääntöjä
• Välttämään alimaksusanktioita
• Tasapainottamaan kassavirtaa vuoden aikana
• Pienentämään riskiä suuresta loppusummasta ilmoitushetkellä

Kenen on tehtävä arvioidut veromaksut?

Useimpien C-yhtiöiden on tehtävä arvioidut veromaksut, jos niiden odotetaan olevan velkaa vähintään 500 dollaria veroja vuoden aikana.

Tuo raja on riittävän matala, jotta monet kannattavat yhtiöt joutuvat maksamaan neljännesvuosittain, vaikka ne olisivat vielä suhteellisen pieniä tai vastaperustettuja.

Arvioidut maksut ovat erityisen tärkeitä:

• Startupeille, jotka alkavat tuottaa tuloja nopeasti
• Kausiluonteisille yrityksille, joiden tulot vaihtelevat
• Kasvaville yhtiöille, joiden voittomarginaalit kasvavat
• Yhtiöille, joilla on huomattavia sijoitustuloja tai kertyneitä voittoja

Jos yhtiölläsi ei ole merkittävää verovelkaa vuoden aikana, arvioituja maksuja ei välttämättä tarvita. Mutta jos verotettavan tulon odotetaan ylittävän rajan, ennakointi on välttämätöntä.

C-yhtiöt vs. muut yritysmuodot

Tämä opas keskittyy C-yhtiöihin, koska ne ovat liittovaltion yritystuloveron piirissä ja tarvitsevat usein arvioituja veromaksuja.

Muita yritysmuotoja voidaan kohdella eri tavoin:

• S-yhtiöt siirtävät tulon yleensä omistajilleen eivätkä tavallisesti maksa yhteisötason liittovaltion tuloveroa
• LLC-yhtiöitä voidaan verottaa eri tavoin riippuen niiden verotuksellisesta luokittelusta
• Toiminimiyrittäjät ja henkilöyhtiöt noudattavat yleensä erilaisia arvioituja verosääntöjä

Jos yrityksesi ei ole C-yhtiö, arvioidut verovelvoitteesi voivat perustua eri sääntökokonaisuuteen.

Milloin yritysten arvioidut veromaksut erääntyvät?

Yritysten arvioidut verot erääntyvät yleensä neljä kertaa vuodessa.

Erä	Eräpäivä
Ensimmäinen neljännes	15. huhtikuuta
Toinen neljännes	15. kesäkuuta
Kolmas neljännes	15. syyskuuta
Neljäs neljännes	15. joulukuuta

Jos eräpäivä osuu viikonlopulle tai liittovaltion pyhäpäivälle, määräaika siirtyy seuraavaan arkipäivään.

Tarkista aina kyseisen verovuoden tarkka aikataulu, sillä pyhäpäiväsiirrot voivat vaikuttaa lopulliseen eräpäivään.

Kuinka paljon sinun pitäisi maksaa?

IRS odottaa yleensä, että yhtiöt välttävät alimaksun maksamalla riittävästi vuoden aikana. Oikea määrä riippuu odotetusta verovelasta ja safe harbor -säännöistä.

Monissa tapauksissa yhtiö voi välttää sanktiot maksamalla pienemmän seuraavista:

• 100 % edellisen vuoden verovelasta, tai
• 100 % kuluvan vuoden arvioidusta verovelasta

Monille yhtiöille edellisen vuoden verovelan käyttäminen vertailukohtana on yksinkertaisin tapa. Jos tulosi kasvavat kuitenkin nopeasti, kuluvan vuoden arvio voi olla tarkempi.

Suuret yhtiöveronmaksajat

Suuria yhtiöitä koskevat erityissäännöt voivat tulla sovellettaviksi, mukaan lukien yhtiöt, joilla on korkea verotettava tulo aiemmilta vuosilta. Näiden yritysten on ehkä noudatettava erilaisia maksuaikatauluja tai rajoitussääntöjä.

Koska nämä säännöt voivat olla monimutkaisempia, suurempien yhtiöiden kannattaa tarkistaa arvioitu verostrategiansa huolellisesti ennen jokaista eräpäivää.

Kuinka laskea yritysten arvioidut veromaksut

Yhtä ainoaa laskentatapaa ei ole kaikille yhtiöille. Oikea menetelmä riippuu siitä, ovatko tulosi vakaita, kausiluonteisia vai nopeasti muuttuvia.

Menetelmä 1: Edellisen vuoden safe harbor

Tämä on usein yksinkertaisin menetelmä.

1. Katso viime vuoden kokonainen liittovaltion yritystuloveron määrä.
2. Jaa summa neljään osaan.
3. Maksa yksi neljäsosa joka neljännes.

Tämä lähestymistapa voi vähentää sanktioriskiä, jos liiketoimintasi odottaa samanlaista tai suurempaa tuloa tänä vuonna.

Menetelmä 2: Kuluvan vuoden arvio

Jos yhtiösi odottaa pienempää voittoa tänä vuonna tai haluaa sovittaa maksut tarkemmin kuluvan vuoden tuloihin, voit arvioida kuluvan vuoden verovelan.

Tee näin:

1. Arvioi vuoden kokonaisverotettava tulo.
2. Sovella sopivaa yritysverokantaa.
3. Vähennä odotetut hyvitykset ja oikaisut.
4. Jaa lopullinen arvioitu verovelka neljännesvuosittaisiin eriin.

Tämä menetelmä voi olla tarkempi, mutta se vaatii kurinalaista ennustamista.

Menetelmä 3: Annualized income installment -menetelmä

Epätasaisia tuloja saavien yritysten voi olla hyödyllistä käyttää tätä menetelmää.

Sen avulla maksut voidaan perustaa tiettyinä aikoina vuoden aikana ansaittuun tuloon sen sijaan, että oletettaisiin tulojen jakautuvan tasaisesti kaikkiin neljään neljännekseen.

Tästä voi olla hyötyä:

• Kausiluonteisille yrityksille
• Yrityksille, joilla on suuria kertaluonteisia sopimuksia
• Yrityksille, joiden voitto ajoittuu epäsäännöllisesti
• Yhtiöille, jotka kasvavat nopeasti myöhemmin vuoden aikana

Koska annualized income -menetelmä on teknisempi, monet yhtiöt käyvät sen läpi verotuksen ammattilaisen kanssa.

Kuinka tehdä IRS:n arvioidut veromaksut

IRS tarjoaa useita tapoja toimittaa arvioidut veromaksut, mutta sähköinen maksu on yleensä käytännöllisin vaihtoehto yhtiöille.

1. EFTPS

Electronic Federal Tax Payment System eli EFTPS on IRS:n ensisijainen verkkopalvelu liittovaltion yritysverojen maksamiseen.

EFTPS on laajalti käytetty, koska se tarjoaa:

• Turvalliset liittovaltion veromaksut
• Maksujen ajastamisen etukäteen
• Maksuvahvistukset
• Aiempiin maksuihin liittyvän historiatiedon

Tyypillinen EFTPS-prosessi

1. Rekisteröi yrityksesi EFTPS:ään.
2. Saat rekisteröintitunnukset postitse.
3. Kirjaudu sisään EIN-tunnuksella ja salasanalla tai PIN-koodilla.
4. Valitse verolomake ja maksutyyppi.
5. Syötä maksusumma.
6. Valitse maksupäivä.
7. Lähetä maksu ja tallenna vahvistusnumero.

Yhtiöille EFTPS on usein selkein tapa hoitaa toistuvat neljännesvuosimaksut.

2. IRS Direct Pay tai muut sähköiset vaihtoehdot

Tilanteestasi riippuen IRS voi sallia myös muita sähköisiä maksutapoja. Nämä voivat vaihdella maksutyypin ja yritysmuodon mukaan.

Ennen maksun lähettämistä varmista, että olet valinnut oikean verovuoden, oikean lomakkeen ja oikean maksusyyn.

3. Maksu sekillä tai maksumääräyksellä

Paperimaksut voivat olla käytettävissä joissakin tilanteissa, mutta ne ovat yleensä vähemmän tehokkaita kuin sähköinen maksu.

Jos käytät paperista maksutapaa, varmista, että:

• Liität mukaan oikean maksukuponkin, jos sitä vaaditaan
• Kirjoitat EIN-tunnuksen selkeästi
• Kohdistat maksun oikeaan verokauteen
• Lähetät sen riittävän ajoissa, jotta se ehtii perille määräaikaan mennessä

Vaiheittainen käytännön maksuprosessi

Jos haluat yksinkertaisen kuukausi- tai neljännesvuosiprosessin, käytä tätä työskentelytapaa.

Vaihe 1: Arvioi vuosittaiset yritystulot

Tarkastele kuluvaa vuotta koskevaa voittoa, odotettua myyntiä, liiketoiminnan kuluja, palkkoja ja muita suuria muutoksia, jotka voivat vaikuttaa verotettavaan tuloon.

Vaihe 2: Arvioi kokonaisverovelka

Sovella yritysverokantaa ja huomioi liiketoimintaasi koskevat hyvitykset tai oikaisut.

Vaihe 3: Vertaa safe harbor -sääntöihin

Tarkista, riittääkö viime vuoden verovelkaan perustuva maksu suojaamaan sanktioilta.

Vaihe 4: Jaa maksut eriin

Jaa odotettu vuosisummaa neljään maksuun, ellei tulorakenteesi edellytä muuta lähestymistapaa.

Vaihe 5: Aikatauluta maksu

Käytä EFTPS:ää tai muuta hyväksyttyä maksutapaa maksun aikatauluttamiseen ennen eräpäivää.

Vaihe 6: Säilytä maksutosite

Pidä tallessa vahvistusnumerot, pankkitiedot ja kaikki siihen liittyvät verolaskelmat.

Yleisiä virheitä, joita kannattaa välttää

Moni yhtiö joutuu arvioitujen verojen kanssa ongelmiin vältettävistä syistä.

Määräajan unohtaminen

Myöhästynyt maksu voi aiheuttaa sanktioita, vaikka yhtiö odottaisi olevansa vuoden lopussa velkaa vähemmän.

Tulojen aliarviointi

Nopea kasvu, odottamattomat sopimukset tai suunniteltua korkeammat katteet voivat tehdä maksusummasta liian pienen.

Väärän verovuoden unohtaminen

Maksut on kohdistettava oikeaan verovuoteen ja oikeaan eräjaksoon.

Väärän lomaketyypin käyttäminen

Väärän maksuluokan valitseminen EFTPS:ssä tai muussa palvelussa voi aiheuttaa käsittelyongelmia.

Korjausten tekemättä jättäminen vuoden aikana

Jos liikevaihto muuttuu olennaisesti, neljännesvuosittaiset maksut tulisi päivittää sen mukaisesti.

Muistin varaan luottaminen prosessin sijaan

Arvioitujen verojen hoitaminen on helpompaa, kun muistutukset, kalenterit ja kirjanpito ovat osa toimintatapaa.

Kuinka pysyä järjestyksessä vuoden aikana

Yhtenäinen järjestelmä vähentää myöhästyneiden maksujen riskiä.

Käytä näitä tapoja:

• Tarkista tulot ja menot vähintään neljännesvuosittain
• Täsmäytä kirjanpito ennen jokaista määräaikaa
• Säilytä maksuvahvistukset omassa kansiossaan
• Aseta kalenterimuistutukset hyvissä ajoin ennen jokaista eräpäivää
• Laske arviot uudelleen merkittävien liiketoimintamuutosten jälkeen

Jos yhtiölläsi on useita sidosryhmiä, nimeä selkeä vastuu määräaikojen seurannasta, jotta maksupäätökset eivät huku kirjanpidon ja operatiivisen toiminnan väliin.

Alimaksun sanktiot

IRS voi määrätä sanktioita, jos yhtiö ei maksa riittävästi arvioitua veroa vuoden aikana.

Alimaksusanktiot perustuvat yleensä:

• Alimaksetun määrän suuruuteen
• Siihen, kuinka kauan alimaksu oli maksamatta
• IRS:n korkotasoihin ja sovellettaviin sanktioformuloihin

Tämä tarkoittaa, että jopa pieni virhe voi tulla kalliiksi, jos se jatkuu useiden neljännesvuosien ajan.

Turvallisin strategia on pysyä aikataulussa ja tehdä muutokset heti, kun arvioitu verovelka muuttuu.

Entä jos tulosi muuttuvat kesken vuoden?

Monilla yhtiöillä liikevaihto ei ole täysin vakaata.

Jos tulosi kasvavat, laskevat tai muuttuvat kausiluonteisemmiksi kuin odotettiin, arvioidut veroluvut kannattaa tarkistaa ennen seuraavaa maksuerää.

Vuoden puolivälin tarkistus voi auttaa sinua:

• Pienentämään alimaksun riskiä
• Välttämään liian suuria etukäteismaksuja
• Hallitsemaan kassavirtaa paremmin
• Sovittamaan maksut tarkemmin todelliseen tulokseen

Monimutkaisille tai vaihteleville tuloille voi olla järkevää harkita edistyneempää maksumenetelmää.

Miten Zenind voi auttaa yrityksiä pysymään vaatimusten mukaisina

Vaikka Zenind tunnetaan parhaiten yrittäjien auttamisesta Yhdysvalloissa toimivien yritysten perustamisessa ja ylläpidossa, hyvä organisointi alusta alkaen helpottaa verovelvoitteiden hoitamista myöhemmin.

Zenind voi tukea yrityksen omistajia seuraavissa asioissa:

• Uusien yhtiöiden perustamispalvelut
• Registered agent -tuki
• Vaatimustenmukaisuuteen keskittyvä yrityksen perustaminen
• Työkalut, jotka auttavat perustajia rakentamaan parempia hallinnollisia rutiineja

Hyvin jäsennelty yritys, jolla on selkeät tiedot, määräajat ja ilmoitukset, on helpompi hallita silloin, kun neljännesvuosittaiset vero-velvoitteet alkavat.

Lopullinen yhteenveto

Yritysten arvioidut veromaksut eivät ole vapaaehtoista paperityötä. Ne ovat keskeinen osa C-yhtiön vaatimustenmukaisuutta ja taloudellista järjestystä.

Oleellista on:

• Tietää, onko yhtiölläsi arvioitua veroa maksettavana
• Seurata neljännesvuosittaisia määräaikoja
• Valita oikea laskentatapa
• Toimittaa maksut sähköisesti silloin kun mahdollista
• Säilyttää tiedot ja tehdä muutoksia liiketoiminnan muuttuessa

Jos rakennat toistettavan prosessin ajoissa, arvioidut veromaksut muuttuvat hallittavaksi osaksi yhtiön pyörittämistä eikä vuoden lopun yllätykseksi.