35 produktív dolog, amit a kisvállalkozás-tulajdonosok 15 perc alatt elvégezhetnek

A kisvállalkozás-tulajdonosok ritkán rendelkeznek hosszú, megszakításmentes időszakokkal. Ügyfélhívások, számlák, megfelelőségi feladatok és a vállalkozás mindennapi működtetése között a legtöbb munkanap rövid lehetőségi ablakokból áll. Ezek az ablakok azonban továbbra is számítanak.

Tizenöt perc elég lehet ahhoz, hogy előrébb vigyen egy feladatot, megszüntessen egy szűk keresztmetszetet, vagy megelőzzön egy jövőbeli problémát. Jól kihasználva ezek a kis idősávok lendületet adhatnak a működésben, a marketingben, a pénzügyekben és az üzleti adminisztrációban. Azoknak az alapítóknak és tulajdonosoknak, akik a nulláról építenek valamit, a sodródás és a haladás közötti különbség gyakran azon múlik, mi történik ezekben a rövid időszakokban.

Ha szeretné jobban kihasználni az időbeosztásában adódó réseket, íme 35 gyakorlati ötlet arra az esetre, amikor van egy extra 15 perce.

Miért ér többet 15 perc, mint elsőre gondolná

A rövid, fókuszált időszakok azért működnek, mert csökkentik a súrlódást. Nem kell teljes projekttervet készítenie vagy egy egész délutánt felszabadítania ahhoz, hogy érdemi előrelépést érjen el. Elég egy világos feladat, egy meghatározott eredmény és az a fegyelem, hogy elkezdje.

A 15 perces feladatok különösen hasznosak, amikor:

• csökkentik a későbbi heti stresszt,
• védik a megfelelőséget és a cash flow-t,
• javítják az ügyfélkommunikációt,
• segítenek a marketingtevékenység következetességének fenntartásában, és
• támogatják a szervezettséget anélkül, hogy egy „szabad” napra várna, amely lehet, hogy soha nem jön el.

A kulcs az, hogy olyan tevékenységeket válasszon, amelyek valóban befejezhetők egy rövid időablakban. Ha egy feladat 15 percnél tovább nőne, bontsa le egy olyan első lépésre, amely látható előrelépést hoz.

35 dolog, amit 15 perc alatt megtehet

Adminisztratív eredmények

1. Tisztítsa ki a postafiókját a három legfontosabb e-mail megválaszolásával.
2. Archiválja vagy címkézze fel azokat az üzeneteket, amelyek már nem igényelnek figyelmet.
3. Erősítse meg a holnapi naptárat, és távolítsa el a felesleges megbeszéléseket.
4. Küldjön el egy olyan follow-up üzenetet, amelyet már régóta halogat.
5. Frissítse a teendőlistát, hogy a következő munkablokk tiszta kezdéssel induljon.

Megfelelőségi és cégalapítási feladatok

6. Vizsgálja át a vállalkozás alapítási dokumentumait, hogy nincs-e bennük hiányzó adat.
7. Ellenőrizze, közeleg-e az éves jelentés határideje.
8. Erősítse meg, hogy az állandó képviselőre vonatkozó adatai naprakészek.
9. Ellenőrizze, hogy a vállalkozás címe, telefonszáma és e-mail címe mindenhol helyesen szerepel-e.
10. Nézze át a megfelelőségi naptárát, hogy vannak-e hamarosan esedékes beadások vagy megújítások.

Ezek a gyors ellenőrzések segíthetnek megelőzni a költséges mulasztásokat. Sok vállalkozásnál a megfelelőségi hibák azért történnek, mert a határidők elvesznek a napi teendők között. Egy 15 perces áttekintés gyakran elég ahhoz, hogy időben észrevegye őket.

Pénzügyi ellenőrzőpontok

11. Egyeztessen néhány friss üzleti kiadást.
12. Kategorizálja a nyugtákat a telefonján vagy a költségkezelő alkalmazásában.
13. Nézze át a kifizetetlen számlákat, és jegyezze fel, kinek kell emlékeztetőt küldeni.
14. Készítsen egy rövid cash flow jegyzetet a hétre.
15. Rögzítse a futásteljesítményt, az előfizetéseket vagy az ismétlődő terheléseket, mielőtt felhalmozódnának.

A pénzügyi rendszerezettségnek nem kell egyetlen nagy ülésen megtörténnie. A kisebb, ismétlődő ellenőrzések tisztábbá teszik a könyvelést, és kevésbé fájdalmassá az adóidőszakot.

Értékesítés és ügyfélkommunikáció

16. Kövesse fel egy meleg érdeklődővel, aki elhallgatott.
17. Küldjön köszönő üzenetet egy friss ügyfélnek vagy partnernek.
18. Válaszoljon egy értékelésre vagy ajánlásra átgondolt módon.
19. Ellenőrizzen rá egy ügyfélproblémára, mielőtt nagyobb panasszá nőne.
20. Nézze át a CRM-rendszerét, és frissítsen néhány leadjegyzetet.

Az erős kommunikáció idővel összeadódik. Egy rövid, személyes üzenet többet erősíthet egy kapcsolatból, mint egy kifinomult kampány, amelyet soha nem küldenek el.

Marketing lendület

21. Vázoljon fel egy közösségi médiás posztötletet a hét későbbi részére.
22. Alakítson át egy blogötletet rövid poszttá vagy hírlevéljegyzetté.
23. Mentsen el egy képet, statisztikát vagy idézetet a jövőbeli tartalmakhoz.
24. Nézze át a weboldala főoldalát, és jegyezzen fel egy fejlesztési lehetőséget.
25. Olvasson el egy oldalt az elemzési irányítópultja teljesítményadataiból.

A marketingben a következetesség fontosabb, mint a hirtelen fellángolások. Tizenöt perc is elég lehet ahhoz, hogy létrehozzon, finomítson vagy megtervezzen egy olyan tartalmat, amely láthatóvá tartja a márkáját.

Működés és folyamatfejlesztés

26. Dokumentáljon le egy ismételhető folyamatot egy ellenőrzőlistában.
27. Tisztítson ki egy megosztott mappát, vagy nevezzen át fájlokat, hogy könnyebb legyen megtalálni őket.
28. Távolítson el egy nem használt alkalmazást, eszközt vagy előfizetést.
29. Frissítsen egy gyakran használt sablont.
30. Azonosítson egy lépést a munkafolyamatában, amely automatizálható lenne.

Ezek a fejlesztések később időt takarítanak meg. Minden apró működési javítás könnyebbé és skálázhatóbbá teszi a vállalkozás működtetését.

Tanulás és hosszú távú fejlődés

31. Olvasson el egy rövid cikket az iparágáról vagy a helyi piacáról.
32. Tekintsen át egy versenytársat vagy egy hasonló vállalkozást ötletekért, nem másolásért.
33. Tanuljon meg egy funkciót egy olyan szoftverben, amelyért már fizet.
34. Adjon hozzá egy hasznos üzleti ötletet egy folyamatos jegyzetfájlhoz.
35. Szánjon néhány percet arra, hogy átgondolja a következő 30 nap elsődleges célját.

A tanulási blokkoknak nem kell látványosnak lenniük ahhoz, hogy értékesek legyenek. A cél az, hogy tájékozott, kíváncsi és stratégiai szemléletű maradjon anélkül, hogy a tanulás halogatássá válna.

Hogyan teheti működőképessé a rövid időblokkokat

Egy 15 perces ablak csak akkor hasznos, ha valódi munkának kezeli. Hogy a legtöbbet hozza ki belőle:

• tartson egy rövid, előre kiválasztott feladatlistát,
• olyan feladatokat válasszon, amelyek gyorsan befejezhetők,
• kerülje el egy olyan projekt megnyitását, amelyhez nincs ideje előkészületeket tenni,
• a lista elejéről dolgozzon, ne pedig nulláról döntsön minden alkalommal, és
• álljon meg, amikor lejár az idő, hogy a szokás fenntartható maradjon.

Az is segít, ha a listát energiaszint szerint csoportosítja. Egyes feladatok, például fájlok törlése vagy nyugták lefűzése, kevés energiát igényelnek. Mások, például egy ügyfélkövető üzenet megírása vagy egy weboldal áttekintése, nagyobb fókuszt igényelnek. Ha a feladatot a pillanathoz igazítja, elkerülheti az időpazarlást.

Építsen jobb ritmust a vállalkozásának

A legsikeresebb tulajdonosok nem csak a hosszú munkamenetekre támaszkodnak. A kis időablakokat arra használják, hogy a vállalkozás minden fontos területét mozgásban tartsák: a megfelelőséget, a pénzügyeket, az ügyfeleket, a működést és a növekedést.

Ez a szemlélet különösen értékes akkor, amikor vállalkozást alapít és működtet. A beadásokkal, tulajdonosi nyilvántartásokkal és ismétlődő megfelelőségi feladatokkal való szervezettség megvédi azt az alapot, amelyet keményen felépített. A Zenind segít a vállalkozóknak lépést tartani ezekkel a feladatokkal, így több idő marad a növekedésre, és kevesebb idő megy el a papírmunkára.

Amikor legközelebb akad egy plusz 15 perce, ne hagyja veszni. Válasszon ki egy értelmes feladatot, fejezze be, és teremtsen lendületet a nap hátralévő részére.