35 παραγωγικά πράγματα που μπορούν να κάνουν οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων σε 15 λεπτά

Οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων σπάνια έχουν μεγάλα, αδιάκοπα διαστήματα χρόνου. Ανάμεσα σε κλήσεις με πελάτες, τιμολόγια, θέματα συμμόρφωσης και την καθημερινή πραγματικότητα της λειτουργίας μιας εταιρείας, οι περισσότερες εργάσιμες ημέρες αποτελούνται από σύντομα παράθυρα ευκαιρίας. Αυτά τα παράθυρα εξακολουθούν να έχουν σημασία.

Δεκαπέντε λεπτά αρκούν για να προχωρήσει μια εργασία, να αρθεί ένα εμπόδιο ή να προληφθεί ένα μελλοντικό πρόβλημα. Όταν αξιοποιούνται σωστά, αυτά τα μικρά χρονικά διαστήματα μπορούν να δημιουργήσουν δυναμική σε λειτουργίες, μάρκετινγκ, οικονομικά και διοικητική οργάνωση της επιχείρησης. Για τους ιδρυτές και τους ιδιοκτήτες που χτίζουν κάτι από το μηδέν, η διαφορά ανάμεσα στη στασιμότητα και την πρόοδο συχνά εξαρτάται από το τι γίνεται σε αυτά τα σύντομα διαστήματα.

Αν θέλετε να αξιοποιείτε καλύτερα τα κενά στο πρόγραμμά σας, δείτε 35 πρακτικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε όταν έχετε επιπλέον 15 λεπτά.

Γιατί τα 15 λεπτά είναι πιο πολύτιμα απ' όσο φαίνονται

Οι σύντομες περίοδοι συγκέντρωσης λειτουργούν επειδή μειώνουν την τριβή. Δεν χρειάζεται να καταρτίσετε πλήρες πλάνο έργου ή να αδειάσετε ολόκληρο το απόγευμα για να σημειώσετε ουσιαστική πρόοδο. Χρειάζεστε μόνο μια ξεκάθαρη εργασία, ένα καθορισμένο αποτέλεσμα και την πειθαρχία να ξεκινήσετε.

Οι εργασίες των 15 λεπτών είναι ιδιαίτερα χρήσιμες όταν:

• μειώνουν το άγχος αργότερα μέσα στην εβδομάδα,
• προστατεύουν τη συμμόρφωση και τη ρευστότητα,
• βελτιώνουν την επικοινωνία με τους πελάτες,
• διατηρούν σταθερή τη δραστηριότητα μάρκετινγκ και
• σας βοηθούν να παραμένετε οργανωμένοι χωρίς να περιμένετε μια «ελεύθερη» μέρα που ίσως να μην έρθει ποτέ.

Το κλειδί είναι να επιλέγετε ενέργειες που μπορούν πραγματικά να ολοκληρωθούν σε τόσο σύντομο χρονικό διάστημα. Αν μια εργασία θα ξεπεράσει τα 15 λεπτά, χωρίστε τη στο πρώτο βήμα που θα δημιουργήσει ορατή πρόοδο.

35 πράγματα που μπορείτε να κάνετε όταν έχετε 15 λεπτά

Διοικητικές νίκες

1. Καθαρίστε το inbox σας απαντώντας στα τρία πιο επείγοντα emails.
2. Αρχειοθετήστε ή επισημάνετε μηνύματα που δεν χρειάζονται πλέον προσοχή.
3. Επιβεβαιώστε το πρόγραμμα της αυριανής ημέρας και αφαιρέστε περιττές συναντήσεις.
4. Στείλτε ένα μήνυμα παρακολούθησης που αναβάλλατε.
5. Ενημερώστε μια λίστα εργασιών ώστε το επόμενο διάστημα δουλειάς σας να ξεκινήσει με σαφήνεια.

Εργασίες συμμόρφωσης και σύστασης

6. Ελέγξτε τα έγγραφα σύστασης της επιχείρησής σας για τυχόν ελλείψεις.
7. Δείτε αν πλησιάζει η προθεσμία της ετήσιας αναφοράς σας.
8. Επιβεβαιώστε ότι τα στοιχεία του registered agent σας είναι ενημερωμένα.
9. Ελέγξτε ότι η διεύθυνση, το τηλέφωνο και το email της επιχείρησής σας είναι σωστά παντού όπου εμφανίζονται.
10. Ρίξτε μια ματιά στο ημερολόγιο συμμόρφωσης για τυχόν καταθέσεις ή ανανεώσεις που λήγουν σύντομα.

Αυτοί οι γρήγοροι έλεγχοι μπορούν να αποτρέψουν ακριβές παραλείψεις. Για πολλούς ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, οι αστοχίες στη συμμόρφωση συμβαίνουν επειδή οι προθεσμίες θάβονται κάτω από την καθημερινή εργασία. Ένας έλεγχος 15 λεπτών αρκεί συχνά για να είστε μπροστά από αυτά τα ζητήματα.

Οικονομικά σημεία ελέγχου

11. Συμφωνήστε μερικά πρόσφατα επιχειρηματικά έξοδα.
12. Κατηγοριοποιήστε αποδείξεις από το κινητό ή την εφαρμογή εξόδων σας.
13. Ελέγξτε τα ανεξόφλητα τιμολόγια και σημειώστε ποιος χρειάζεται υπενθύμιση.
14. Καταγράψτε γρήγορα μια σημείωση για τις ταμειακές ροές της εβδομάδας.
15. Καταχωρίστε τα χιλιόμετρα, τις συνδρομές ή τις επαναλαμβανόμενες χρεώσεις προτού συσσωρευτούν.

Η οικονομική οργάνωση δεν χρειάζεται να γίνεται σε μία μεγάλη συνεδρία. Οι μικρές, επαναλαμβανόμενες ανασκοπήσεις κάνουν την τήρηση βιβλίων πιο καθαρή και την περίοδο των φόρων λιγότερο επώδυνη.

Πωλήσεις και επικοινωνία με πελάτες

16. Κάντε follow up σε έναν θερμό υποψήφιο πελάτη που έχει χαθεί από την επικοινωνία.
17. Στείλτε ένα ευχαριστήριο μήνυμα σε πρόσφατο πελάτη ή συνεργάτη.
18. Απαντήστε σε μια αξιολόγηση ή μαρτυρία με στοχαστική απάντηση.
19. Επικοινωνήστε με έναν πελάτη πριν το ζήτημά του εξελιχθεί σε μεγαλύτερο παράπονο.
20. Ελέγξτε το CRM σας και ενημερώστε μερικές σημειώσεις leads.

Η ισχυρή επικοινωνία συσσωρεύεται με τον χρόνο. Ένα σύντομο, προσωπικό μήνυμα μπορεί να ενισχύσει μια σχέση περισσότερο από μια καλοδουλεμένη καμπάνια που δεν στάλθηκε ποτέ.

Δυναμική στο μάρκετινγκ

21. Σχεδιάστε μια ιδέα για ανάρτηση στα social media για αργότερα μέσα στην εβδομάδα.
22. Μετατρέψτε μια ιδέα για άρθρο σε σύντομη ανάρτηση ή σημείωμα newsletter.
23. Αποθηκεύστε μια εικόνα, ένα στατιστικό ή ένα απόσπασμα για μελλοντικό περιεχόμενο.
24. Ελέγξτε την αρχική σελίδα του website σας και σημειώστε μία βελτίωση.
25. Διαβάστε μία σελίδα δεδομένων απόδοσης στο dashboard των analytics σας.

Η συνέπεια στο μάρκετινγκ μετρά περισσότερο από τις εκρήξεις δραστηριότητας. Τα 15 λεπτά μπορεί να αρκούν για να δημιουργήσετε, να βελτιώσετε ή να σχεδιάσετε ένα κομμάτι περιεχομένου που κρατά το brand σας ορατό.

Λειτουργίες και βελτίωση διαδικασιών

26. Τεκμηριώστε μία επαναλήψιμη διαδικασία σε μορφή checklist.
27. Καθαρίστε έναν κοινόχρηστο φάκελο ή μετονομάστε αρχεία ώστε να βρίσκονται πιο εύκολα.
28. Αφαιρέστε μία εφαρμογή, εργαλείο ή συνδρομή που δεν χρησιμοποιείτε.
29. Ενημερώστε ένα πρότυπο που χρησιμοποιείτε συχνά.
30. Εντοπίστε ένα βήμα στη ροή εργασίας σας που θα μπορούσε να αυτοματοποιηθεί.

Αυτές οι βελτιώσεις εξοικονομούν χρόνο αργότερα. Κάθε μικρή λειτουργική διόρθωση κάνει την επιχείρησή σας πιο εύκολη στη διαχείριση και πιο κλιμακώσιμη με τον χρόνο.

Μάθηση και μακροπρόθεσμη ανάπτυξη

31. Διαβάστε ένα σύντομο άρθρο για τον κλάδο σας ή την τοπική αγορά.
32. Εξετάστε μία ανταγωνιστική ή ομοειδή εταιρεία για ιδέες, όχι για αντιγραφή.
33. Μάθετε μια λειτουργία μέσα σε ένα εργαλείο λογισμικού που ήδη πληρώνετε.
34. Προσθέστε μία χρήσιμη επιχειρηματική ιδέα σε ένα αρχείο σημειώσεων που διατηρείτε.
35. Αφιερώστε λίγα λεπτά για να σκεφτείτε την επόμενη προτεραιότητά σας για τις επόμενες 30 ημέρες.

Τα διαστήματα μάθησης δεν χρειάζεται να είναι θεαματικά για να έχουν αξία. Ο στόχος είναι να παραμένετε ενημερωμένοι, περίεργοι και στρατηγικοί, χωρίς η εκπαίδευση να μετατρέπεται σε αναβλητικότητα.

Πώς να κάνετε τα σύντομα διαστήματα να λειτουργούν πραγματικά

Ένα παράθυρο 15 λεπτών είναι χρήσιμο μόνο αν το αντιμετωπίζετε σαν πραγματικό χρόνο εργασίας. Για να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτό το διάστημα:

• κρατήστε μια σύντομη λίστα από προεπιλεγμένες εργασίες,
• επιλέγετε εργασίες που μπορούν να ολοκληρωθούν γρήγορα,
• αποφύγετε να ανοίξετε ένα έργο που απαιτεί προετοιμασία την οποία δεν έχετε χρόνο να κάνετε,
• δουλεύετε από την κορυφή της λίστας αντί να αποφασίζετε κάθε φορά από την αρχή και
• σταματάτε όταν τελειώσει ο χρόνος, ώστε η συνήθεια να παραμένει βιώσιμη.

Βοηθά επίσης να κρατάτε τη λίστα σας ομαδοποιημένη ανά επίπεδο ενέργειας. Ορισμένες εργασίες, όπως η διαγραφή αρχείων ή η καταχώριση αποδείξεων, είναι χαμηλής προσπάθειας. Άλλες, όπως η σύνταξη ενός μηνύματος follow up σε πελάτη ή ο έλεγχος ενός website, απαιτούν περισσότερη συγκέντρωση. Η αντιστοίχιση της εργασίας με τη στιγμή αποτρέπει τη σπατάλη χρόνου.

Χτίστε έναν καλύτερο ρυθμό για την επιχείρησή σας

Οι πιο επιτυχημένοι ιδιοκτήτες δεν βασίζονται μόνο σε μεγάλες συνεδρίες εργασίας. Χρησιμοποιούν μικρά χρονικά διαστήματα για να κρατούν την επιχείρηση σε κίνηση σε κάθε σημαντικό τομέα: συμμόρφωση, οικονομικά, πελάτες, λειτουργίες και ανάπτυξη.

Αυτή η προσέγγιση είναι ιδιαίτερα πολύτιμη όταν ιδρύετε και διατηρείτε μια εταιρεία. Η οργάνωση σε αρχεία, ιδιοκτησιακά στοιχεία και επαναλαμβανόμενες υποχρεώσεις συμμόρφωσης προστατεύει το θεμέλιο που δουλέψατε σκληρά να χτίσετε. Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να παραμένουν συνεπείς με αυτές τις ευθύνες, ώστε να αφιερώνουν περισσότερο χρόνο στην ανάπτυξη της επιχείρησης και λιγότερο χρόνο στο κυνήγι της γραφειοκρατίας.

Την επόμενη φορά που θα βρεθείτε με επιπλέον 15 λεπτά, μην τα αφήσετε να χαθούν. Επιλέξτε μία ουσιαστική εργασία, ολοκληρώστε τη και δημιουργήστε δυναμική για το υπόλοιπο της ημέρας.