35 tuottavaa asiaa, joita pienyrittäjät voivat tehdä 15 minuutissa

Pienyrittäjillä on harvoin pitkiä, keskeytyksettä käytettäviä työjaksoja. Asiakaspuheluiden, laskujen, sääntelyyn liittyvien tehtävien ja yrityksen pyörittämisen arjen keskellä useimmat työpäivät rakentuvat lyhyistä mahdollisuuksien ikkunoista. Nuo hetket ovat silti tärkeitä.

Viisitoista minuuttia riittää viemään tehtävää eteenpäin, poistamaan pullonkaulan tai ehkäisemään tulevan ongelman. Hyvin käytettynä nämä pienet aikaikkunat voivat luoda vauhtia toimintaan, markkinointiin, talouteen ja liiketoiminnan hallintoon. Perustajille ja omistajille, jotka rakentavat jotakin alusta asti, ero paikallaan pysymisen ja etenemisen välillä riippuu usein siitä, mitä näissä lyhyissä jaksoissa saa aikaan.

Jos haluat käyttää aikataulusi välit paremmin hyödyksi, tässä on 35 käytännöllistä asiaa, joita voit tehdä, kun sinulla on ylimääräiset 15 minuuttia.

Miksi 15 minuuttia on arvokkaampaa kuin miltä se kuulostaa

Lyhyet keskittyneet työjaksot toimivat, koska ne vähentävät kitkaa. Sinun ei tarvitse rakentaa koko projektisuunnitelmaa tai vapauttaa kokonaista iltapäivää tehdäksesi merkittävää edistystä. Tarvitset vain selkeän tehtävän, määritellyn lopputuloksen ja kurinalaisuuden aloittaa.

Viidentoista minuutin tehtävät ovat erityisen hyödyllisiä, kun ne:

• vähentävät myöhempää stressiä,
• suojaavat sääntelyn noudattamista ja kassavirtaa,
• parantavat asiakasviestintää,
• pitävät markkinoinnin johdonmukaisena ja
• auttavat sinua pysymään järjestyksessä odottamatta ”vapaata” päivää, jota ei ehkä koskaan tule.

Avain on valita toimia, jotka voidaan todella saada valmiiksi lyhyessä ajassa. Jos tehtävä venyy yli 15 minuutin, pilko se ensimmäiseksi askeleeksi, joka tuottaa näkyvää edistystä.

35 asiaa, joita voit tehdä, kun sinulla on 15 minuuttia

Hallinnollisia voittoja

1. Tyhjennä sähköpostisi vastaamalla kolmeen kiireellisimpään viestiin.
2. Arkistoi tai merkitse viestit, jotka eivät enää vaadi huomiota.
3. Vahvista huomisen kalenteri ja poista tarpeettomat kokoukset.
4. Lähetä yksi viivästynyt jatkovastaus.
5. Päivitä tehtävälista, jotta seuraava työjakso alkaa selkeästi.

Sääntelyyn ja perustamiseen liittyviä tehtäviä

6. Tarkista yrityksen perustamisasiakirjat puuttuvien tietojen varalta.
7. Tarkista, lähestyykö vuosiselvityksen määräaika.
8. Varmista, että rekisteröidyn asiamiehen tiedot ovat ajan tasalla.
9. Tarkista, että yrityksen osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite ovat oikein kaikkialla, missä ne esiintyvät.
10. Käy läpi sääntelykalenterisi ja katso, onko pian erääntyviä ilmoituksia tai uusintoja.

Nämä nopeat tarkistukset voivat ehkäistä kalliita huolimattomuusvirheitä. Monilla yrittäjillä määräajat jäävät päivittäisen työn jalkoihin. 15 minuutin tarkistus riittää usein pitämään ne hallinnassa.

Talouden tarkistuspisteet

11. Tiliöi muutama viimeaikainen yrityskulu.
12. Luokittele kuitit puhelimella tai kulusovelluksella.
13. Tarkista avoimet laskut ja merkitse, keille on lähetettävä muistutus.
14. Kirjaa viikon kassavirtaan liittyvä nopea huomio.
15. Tallenna ajokilometrit, tilaukset tai toistuvat maksut ennen kuin ne kasaantuvat.

Taloushallinnon ei tarvitse tapahtua yhdessä valtavassa istunnossa. Pienet, toistuvat tarkistukset pitävät kirjanpidon siistimpänä ja verokauden vähemmän rasittavana.

Myynti ja asiakasviestintä

16. Ota yhteyttä lämpimään liidiin, joka on hiljentynyt.
17. Lähetä kiitosviesti viimeaikaiselle asiakkaalle tai kumppanille.
18. Vastaa arvosteluun tai suositteluun huolellisesti kirjoitetulla kommentilla.
19. Tarkista asiakkaan ongelma ennen kuin se kasvaa suuremmaksi reklamaatioksi.
20. Tarkista CRM-järjestelmäsi ja päivitä muutama liidimuistiinpano.

Vahva viestintä kasvaa ajan myötä. Lyhyt, henkilökohtainen viesti voi vahvistaa suhdetta enemmän kuin viimeistelty kampanja, jota ei koskaan lähetetä.

Markkinoinnin vauhti

21. Kirjoita luonnos somejulkaisuideasta myöhempää viikkoa varten.
22. Muokkaa yksi blogi-idea lyhyeksi julkaisuksi tai uutiskirjeen noteeraukseksi.
23. Tallenna kuva, tilasto tai sitaatti tulevaa sisältöä varten.
24. Tarkista verkkosivustosi etusivu ja kirjaa yksi parannusidea.
25. Lue yksi sivu analytiikkanäkymäsi suorituskykytiedoista.

Markkinoinnin johdonmukaisuus on tärkeämpää kuin lyhyet aktiivisuuden piikit. Viisitoista minuuttia voi riittää luomaan, hiomaan tai suunnittelemaan yhden sisältöelementin, joka pitää brändisi näkyvissä.

Toiminnan ja prosessien parantaminen

26. Dokumentoi yksi toistettava prosessi tarkistuslistaksi.
27. Siivoa jaetut kansiot tai nimeä tiedostot uudelleen, jotta ne löytyvät helpommin.
28. Poista yksi käyttämätön sovellus, työkalu tai tilaus.
29. Päivitä usein käyttämäsi mallipohja.
30. Tunnista yksi työvaihe, joka voitaisiin automatisoida.

Nämä parannukset säästävät aikaa myöhemmin. Jokainen pieni toiminnallinen kehitys tekee yrityksestäsi helpomman pyörittää ja skaalata ajan myötä.

Oppiminen ja pitkän aikavälin kasvu

31. Lue lyhyt artikkeli omasta toimialastasi tai paikallisista markkinoista.
32. Tarkastele yhtä kilpailija- tai verrokkiyritystä ideoiden, ei kopioinnin, vuoksi.
33. Opettele ominaisuus jostakin ohjelmistotyökalusta, josta jo maksat.
34. Lisää yksi hyödyllinen liikeidea jatkuvaan muistiinpanotiedostoon.
35. Käytä muutama minuutti seuraavan 30 päivän tärkeimmän prioriteetin pohtimiseen.

Oppimisjaksojen ei tarvitse olla dramaattisia ollakseen arvokkaita. Tavoitteena on pysyä ajan tasalla, uteliaana ja strategisena ilman, että oppimisesta tulee prokrastinaatiota.

Miten saat lyhyet työjaksot oikeasti toimimaan

15 minuutin aikaikkuna on hyödyllinen vain, jos kohtelet sitä oikeana työaikana. Saat siitä enemmän irti, kun:

• pidät valmiiksi valittujen tehtävien lyhyen listan,
• valitset tehtäviä, jotka voi saada valmiiksi nopeasti,
• vältät aloittamasta projektia, joka vaatii valmistelua, johon sinulla ei ole aikaa,
• työskentelet listan kärjestä sen sijaan, että päättäisit aina alusta asti, ja
• lopetat, kun aika on täynnä, jotta tavasta tulee kestävä.

On myös hyödyllistä pitää lista jaoteltuna energiatasojen mukaan. Jotkin tehtävät, kuten tiedostojen poistaminen tai kuittien arkistointi, ovat kevyitä. Toiset, kuten asiakasviestin kirjoittaminen tai verkkosivuston tarkistaminen, vaativat enemmän keskittymistä. Tehtävän sovittaminen hetkeen estää ajan hukkaamisen.

Rakenna parempi rytmi yrityksellesi

Menestyneimmät omistajat eivät nojaa vain pitkiin työrupeamiin. He käyttävät pieniä aikaikkunoita pitääkseen yrityksen liikkeessä kaikilla tärkeillä osa-alueilla: sääntelyssä, taloudessa, asiakassuhteissa, toiminnassa ja kasvussa.

Tämä lähestymistapa on erityisen arvokas, kun perustat ja ylläpidät yritystä. Organisoituneisuus ilmoitusten, omistustietojen ja toistuvien sääntelytehtävien kanssa suojaa perustaa, jonka rakentamiseen olet käyttänyt paljon aikaa. Zenind auttaa yrittäjiä pysymään näiden velvoitteiden tasalla, jotta he voivat käyttää enemmän aikaa liiketoiminnan kasvattamiseen ja vähemmän aikaa paperitöiden perässä juoksemiseen.

Seuraavan kerran, kun huomaat sinulla olevan ylimääräiset 15 minuuttia, älä anna niiden valua hukkaan. Valitse yksi merkityksellinen tehtävä, viimeistele se ja luo vauhtia loppupäivälle.