35 สิ่งที่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กสามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพภายใน 15 นาที

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กแทบไม่ค่อยมีช่วงเวลายาวๆ ที่ไม่ถูกรบกวน ระหว่างการประชุมกับลูกค้า การออกใบแจ้งหนี้ งานด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด และความเป็นจริงของการบริหารบริษัทในแต่ละวัน วันทำงานส่วนใหญ่จึงถูกประกอบขึ้นจากช่วงเวลาสั้นๆ ที่พอจะใช้ให้เกิดประโยชน์ได้ ช่วงเวลาเหล่านั้นยังคงมีความสำคัญ

เวลา 15 นาทีเพียงพอที่จะขยับงานไปข้างหน้า ลดคอขวด หรือป้องกันปัญหาในอนาคตได้ หากใช้อย่างเหมาะสม ช่วงเวลาสั้นๆ เหล่านี้สามารถสร้างแรงส่งให้กับงานด้านปฏิบัติการ การตลาด การเงิน และการบริหารธุรกิจ สำหรับผู้ก่อตั้งและเจ้าของธุรกิจที่กำลังสร้างทุกอย่างขึ้นมาจากศูนย์ ความแตกต่างระหว่างการปล่อยให้ทุกอย่างไหลไปเรื่อยๆ กับการเดินหน้า มักขึ้นอยู่กับสิ่งที่ทำได้ในช่วงเวลาเหล่านี้

หากคุณต้องการใช้ช่วงว่างในตารางงานให้คุ้มขึ้น นี่คือ 35 สิ่งที่นำไปใช้ได้จริงเมื่อคุณมีเวลา 15 นาที

ทำไม 15 นาทีจึงมีค่ามากกว่าที่คิด

การโฟกัสเป็นช่วงสั้นๆ ใช้ได้ผลเพราะช่วยลดแรงต้าน คุณไม่จำเป็นต้องวางแผนโปรเจ็กต์เต็มรูปแบบหรือเคลียร์บ่ายทั้งวันเพื่อให้เกิดความคืบหน้าอย่างมีความหมาย คุณเพียงต้องมีงานที่ชัดเจน ผลลัพธ์ที่กำหนดไว้ และวินัยในการเริ่มลงมือ

งานที่ใช้เวลา 15 นาทีเหมาะอย่างยิ่งเมื่อมัน:

• ลดความเครียดในช่วงปลายสัปดาห์,
• ช่วยปกป้องการปฏิบัติตามข้อกำหนดและกระแสเงินสด,
• ปรับปรุงการสื่อสารกับลูกค้า,
• ทำให้กิจกรรมทางการตลาดต่อเนื่องสม่ำเสมอ และ
• ช่วยให้คุณเป็นระเบียบได้โดยไม่ต้องรอ “วันว่าง” ที่อาจไม่มีทางมาถึง

หัวใจสำคัญคือการเลือกการกระทำที่สามารถทำให้เสร็จได้จริงในช่วงเวลาสั้นๆ หากงานใดมีแนวโน้มจะยืดยาวเกิน 15 นาที ให้แบ่งออกเป็นขั้นตอนแรกที่สร้างความคืบหน้าให้เห็นได้ชัด

35 สิ่งที่ควรทำเมื่อคุณมีเวลา 15 นาที

งานบริหารจัดการ

1. เคลียร์กล่องอีเมลด้วยการตอบอีเมลที่เร่งด่วนที่สุด 3 ฉบับ
2. จัดเก็บหรือใส่ป้ายกำกับข้อความที่ไม่ต้องติดตามต่อ
3. ตรวจสอบตารางนัดหมายของวันพรุ่งนี้และตัดประชุมที่ไม่จำเป็นออก
4. ส่งข้อความติดตามผล 1 ฉบับที่คุณเลื่อนมานาน
5. อัปเดตรายการสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้บล็อกเวลาถัดไปเริ่มต้นได้อย่างชัดเจน

งานด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการจดทะเบียนบริษัท

6. ตรวจสอบเอกสารการจัดตั้งธุรกิจว่ามีรายละเอียดที่ขาดหายไปหรือไม่
7. เช็กว่ากำหนดส่งรายงานประจำปีใกล้เข้ามาหรือยัง
8. ยืนยันว่าข้อมูล registered agent เป็นปัจจุบัน
9. ตรวจสอบว่าที่อยู่ธุรกิจ หมายเลขโทรศัพท์ และอีเมลถูกต้องในทุกที่ที่แสดงอยู่
10. ตรวจดูปฏิทินด้าน compliance ว่ามีการยื่นเอกสารหรือการต่ออายุใดใกล้ครบกำหนดหรือไม่

การตรวจสอบสั้นๆ เหล่านี้ช่วยป้องกันความผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง สำหรับเจ้าของธุรกิจจำนวนมาก ความพลาดด้าน compliance มักเกิดขึ้นเพราะกำหนดเวลาถูกกลบด้วยงานประจำวัน การเช็กเพียง 15 นาทีมักเพียงพอที่จะช่วยให้คุณนำหน้าได้

จุดตรวจด้านการเงิน

11. กระทบยอดค่าใช้จ่ายธุรกิจล่าสุดบางรายการ
12. จัดหมวดหมู่ใบเสร็จจากโทรศัพท์หรือแอปบันทึกค่าใช้จ่าย
13. ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ที่ค้างอยู่และจดว่าใครควรได้รับการเตือน
14. บันทึกหมายเหตุสั้นๆ เรื่องกระแสเงินสดของสัปดาห์นี้
15. บันทึกระยะทาง ค่าสมาชิก หรือค่าใช้จ่ายประจำก่อนที่มันจะคั่งค้าง

การจัดระเบียบทางการเงินไม่จำเป็นต้องทำในครั้งเดียวครั้งใหญ่ การตรวจสอบเล็กๆ ที่ทำซ้ำสม่ำเสมอช่วยให้การทำบัญชีสะอาดขึ้น และทำให้ช่วงภาษีน่าปวดหัวน้อยลง

งานขายและการสื่อสารกับลูกค้า

16. ติดตามผลกับลีดที่อุ่นแล้วแต่เงียบหายไป
17. ส่งข้อความขอบคุณถึงลูกค้าหรือพาร์ตเนอร์รายล่าสุด
18. ตอบรีวิวหรือคำรับรองด้วยข้อความที่ใส่ใจ
19. เช็กอินกับปัญหาของลูกค้าก่อนที่มันจะกลายเป็นข้อร้องเรียนที่ใหญ่ขึ้น
20. ตรวจสอบ CRM ของคุณและอัปเดตโน้ตของลีดบางส่วน

การสื่อสารที่ดีจะทวีผลเมื่อเวลาผ่านไป ข้อความสั้นๆ ที่เป็นส่วนตัวสามารถเสริมความสัมพันธ์ได้มากกว่ากิจกรรมการตลาดที่ดูสวยงามแต่ไม่เคยถูกส่งออกไป

แรงส่งด้านการตลาด

21. ร่างไอเดียโพสต์โซเชียลไว้ใช้ในช่วงปลายสัปดาห์
22. นำไอเดียบล็อกโพสต์หนึ่งเรื่องมาปรับเป็นโพสต์สั้นหรือโน้ตสำหรับจดหมายข่าว
23. บันทึกรูปภาพ สถิติ หรือคำคมไว้สำหรับคอนเทนต์ในอนาคต
24. ตรวจสอบหน้าโฮมของเว็บไซต์และจดสิ่งที่ควรปรับปรุง 1 อย่าง
25. อ่านข้อมูลประสิทธิภาพเพียง 1 หน้าในแดชบอร์ด analytics ของคุณ

ความสม่ำเสมอทางการตลาดสำคัญกว่าการทำแบบพุ่งเป็นช่วงๆ เวลา 15 นาทีอาจเพียงพอที่จะสร้าง ปรับแต่ง หรือวางแผนคอนเทนต์หนึ่งชิ้นที่ช่วยให้แบรนด์ของคุณยังคงมองเห็นได้

การดำเนินงานและการปรับปรุงกระบวนการ

26. บันทึกกระบวนการที่ทำซ้ำได้หนึ่งอย่างลงในเช็กลิสต์
27. จัดระเบียบโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน หรือเปลี่ยนชื่อไฟล์ให้ค้นหาได้ง่ายขึ้น
28. ลบแอป เครื่องมือ หรือสมาชิกบริการที่ไม่ได้ใช้หนึ่งรายการ
29. อัปเดตเทมเพลตที่คุณใช้งานบ่อย
30. ระบุหนึ่งขั้นตอนในเวิร์กโฟลว์ที่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้

การปรับปรุงเหล่านี้ช่วยประหยัดเวลาในอนาคต การแก้ไขงานปฏิบัติการเล็กๆ ทุกครั้งทำให้ธุรกิจของคุณบริหารง่ายขึ้นและขยายตัวได้มากขึ้นในระยะยาว

การเรียนรู้และการเติบโตในระยะยาว

31. อ่านบทความสั้นๆ เกี่ยวกับอุตสาหกรรมหรือตลาดท้องถิ่นของคุณ
32. ทบทวนคู่แข่งหรือบริษัทในกลุ่มเดียวกันหนึ่งรายเพื่อหาไอเดีย ไม่ใช่เพื่อเลียนแบบ
33. เรียนรู้ฟีเจอร์หนึ่งอย่างในเครื่องมือซอฟต์แวร์ที่คุณจ่ายเงินใช้อยู่แล้ว
34. เพิ่มไอเดียธุรกิจที่เป็นประโยชน์หนึ่งข้อลงในไฟล์โน้ตที่เก็บไว้ต่อเนื่อง
35. ใช้เวลาสักครู่คิดทบทวนลำดับความสำคัญของคุณใน 30 วันถัดไป

ช่วงเวลาเรียนรู้ไม่จำเป็นต้องยิ่งใหญ่ถึงจะมีคุณค่า เป้าหมายคือการคงความรู้ ความอยากรู้อยากเห็น และการคิดเชิงกลยุทธ์ โดยไม่ปล่อยให้การเรียนรู้กลายเป็นข้ออ้างของการผัดวันประกันพรุ่ง

ทำให้ช่วงเวลาสั้นๆ ใช้งานได้จริง

ช่วงเวลา 15 นาทีจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อคุณปฏิบัติกับมันเหมือนเวลาทำงานจริง เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากมัน:

• เตรียมรายการงานสั้นๆ ไว้ล่วงหน้า
• เลือกงานที่สามารถทำให้เสร็จได้เร็ว
• หลีกเลี่ยงการเริ่มโปรเจ็กต์ที่ต้องใช้การเตรียมการเกินเวลาที่มี
• เลือกทำจากหัวรายการแทนที่จะคิดใหม่จากศูนย์ และ
• หยุดเมื่อครบเวลาเพื่อให้พฤติกรรมนี้ทำต่อเนื่องได้อย่างยั่งยืน

นอกจากนี้ยังช่วยได้มากหากคุณจัดรายการงานตามระดับพลังงาน งานบางอย่าง เช่น การลบไฟล์หรือการจัดเก็บใบเสร็จ เป็นงานที่ใช้แรงน้อย ขณะที่บางอย่าง เช่น การเขียนข้อความติดตามลูกค้าหรือการตรวจสอบเว็บไซต์ ต้องใช้สมาธิมากกว่า การจับคู่งานให้เหมาะกับช่วงเวลานั้นช่วยป้องกันการเสียเวลา

สร้างจังหวะการทำงานที่ดีกว่าสำหรับธุรกิจของคุณ

เจ้าของธุรกิจที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดไม่ได้พึ่งพาแต่ช่วงเวลาทำงานยาวๆ พวกเขาใช้ช่วงเวลาสั้นๆ เพื่อให้ธุรกิจเดินหน้าในทุกด้านที่สำคัญ ทั้ง compliance การเงิน ลูกค้า การดำเนินงาน และการเติบโต

แนวทางนี้มีคุณค่าเป็นพิเศษเมื่อคุณกำลังก่อตั้งและดูแลรักษาบริษัท การจัดระเบียบเรื่องการยื่นเอกสาร บันทึกความเป็นเจ้าของ และงาน compliance ที่เกิดซ้ำ ช่วยปกป้องรากฐานที่คุณทุ่มเทสร้างขึ้น Zenind ช่วยให้ผู้ประกอบการติดตามความรับผิดชอบเหล่านั้นได้ เพื่อให้พวกเขาใช้เวลาไปกับการเติบโตของธุรกิจมากขึ้น และลดเวลาที่ต้องไล่ตามเอกสารให้น้อยลง

ครั้งต่อไปที่คุณมีเวลา 15 นาที อย่าปล่อยให้มันหายไปเฉยๆ เลือกงานที่มีความหมายสักหนึ่งอย่าง ทำให้เสร็จ และสร้างแรงส่งให้กับช่วงเวลาที่เหลือของวัน