35 việc hữu ích mà chủ doanh nghiệp nhỏ có thể làm trong 15 phút

Chủ doanh nghiệp nhỏ hiếm khi có những khoảng thời gian dài không bị gián đoạn. Giữa các cuộc gọi với khách hàng, hóa đơn, các công việc tuân thủ và thực tế hằng ngày của việc vận hành một công ty, phần lớn ngày làm việc được ghép lại từ những khoảng thời gian ngắn. Nhưng những khoảng thời gian đó vẫn rất quan trọng.

Mười lăm phút đủ để đẩy một nhiệm vụ tiến lên, gỡ bỏ một nút thắt hoặc ngăn chặn một vấn đề trong tương lai. Khi được sử dụng tốt, những khoảng thời gian ngắn này có thể tạo ra đà phát triển trong vận hành, marketing, tài chính và quản trị doanh nghiệp. Với các nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp đang xây dựng mọi thứ từ con số không, sự khác biệt giữa việc chậm lại và tiến lên thường nằm ở những gì được hoàn thành trong các khoảng thời gian ngắn này.

Nếu bạn muốn tận dụng tốt hơn những khoảng trống trong lịch làm việc, dưới đây là 35 việc thực tế bạn có thể làm khi có thêm 15 phút.

Vì sao 15 phút có giá trị hơn vẻ ngoài của nó

Những quãng tập trung ngắn hiệu quả vì chúng giảm ma sát. Bạn không cần lập kế hoạch cho cả một dự án hay giải phóng cả buổi chiều để tạo ra tiến triển đáng kể. Bạn chỉ cần một nhiệm vụ rõ ràng, một kết quả xác định và kỷ luật để bắt đầu.

Các nhiệm vụ 15 phút đặc biệt hữu ích khi chúng:

• giảm căng thẳng về sau trong tuần,
• bảo vệ tuân thủ và dòng tiền,
• cải thiện giao tiếp với khách hàng,
• duy trì hoạt động marketing ổn định, và
• giúp bạn giữ mọi thứ ngăn nắp mà không phải chờ một ngày “rảnh” có thể sẽ không bao giờ đến.

Điều quan trọng là chọn những hành động thực sự có thể hoàn thành trong một khung thời gian ngắn. Nếu một việc sẽ kéo dài hơn 15 phút, hãy chia nó thành bước đầu tiên tạo ra tiến triển nhìn thấy được.

35 việc nên làm khi bạn có 15 phút

Những việc hành chính tạo kết quả nhanh

1. Dọn hộp thư bằng cách trả lời ba email khẩn cấp nhất.
2. Lưu trữ hoặc gắn nhãn những tin nhắn không còn cần chú ý.
3. Xác nhận lịch làm việc ngày mai và loại bỏ những cuộc họp không cần thiết.
4. Gửi một tin nhắn theo dõi mà bạn đã trì hoãn bấy lâu.
5. Cập nhật danh sách việc cần làm để ca làm việc tiếp theo bắt đầu rõ ràng hơn.

Các công việc tuân thủ và thành lập doanh nghiệp

6. Xem lại các tài liệu thành lập doanh nghiệp để tìm thông tin còn thiếu.
7. Kiểm tra xem hạn nộp báo cáo thường niên có sắp đến không.
8. Xác nhận thông tin về đại diện đăng ký của bạn vẫn còn chính xác.
9. Kiểm tra lại xem địa chỉ doanh nghiệp, số điện thoại và email có chính xác ở mọi nơi chúng xuất hiện hay không.
10. Rà soát lịch tuân thủ để xem có hồ sơ hay gia hạn nào sắp đến hạn không.

Những lần rà soát nhanh này có thể ngăn các sai sót tốn kém. Với nhiều chủ doanh nghiệp, các lỗi tuân thủ xảy ra vì hạn chót bị chôn vùi dưới công việc hằng ngày. Một lần kiểm tra 15 phút thường đủ để bạn đi trước chúng.

Các điểm kiểm tra tài chính

11. Đối chiếu một vài khoản chi doanh nghiệp gần đây.
12. Phân loại hóa đơn từ điện thoại hoặc ứng dụng chi tiêu của bạn.
13. Xem lại các hóa đơn chưa được thanh toán và ghi chú ai cần được nhắc.
14. Ghi nhanh một ghi chú về dòng tiền trong tuần.
15. Ghi lại quãng đường đi lại, các gói thuê bao hoặc những khoản phí định kỳ trước khi chúng chất đống.

Việc tổ chức tài chính không nhất thiết phải diễn ra trong một phiên làm việc khổng lồ. Những lần rà soát nhỏ, lặp lại sẽ giúp sổ sách sạch hơn và mùa thuế đỡ căng thẳng hơn.

Bán hàng và giao tiếp với khách hàng

16. Theo dõi lại một khách hàng tiềm năng ấm đã im lặng.
17. Gửi lời cảm ơn đến một khách hàng hoặc đối tác gần đây.
18. Trả lời một đánh giá hoặc lời chứng thực bằng phản hồi chu đáo.
19. Kiểm tra lại một vấn đề của khách hàng trước khi nó trở thành khiếu nại lớn hơn.
20. Xem CRM của bạn và cập nhật một vài ghi chú về khách hàng tiềm năng.

Giao tiếp tốt sẽ tích lũy theo thời gian. Một tin nhắn ngắn, mang tính cá nhân có thể củng cố mối quan hệ tốt hơn nhiều so với một chiến dịch được trau chuốt nhưng không bao giờ được gửi đi.

Đà tiến trong marketing

21. Phác thảo một ý tưởng bài đăng mạng xã hội cho cuối tuần.
22. Tái sử dụng một ý tưởng bài blog thành một bài đăng ngắn hoặc ghi chú newsletter.
23. Lưu một hình ảnh, số liệu thống kê hoặc câu trích dẫn cho nội dung tương lai.
24. Xem lại trang chủ website của bạn và ghi chú một điểm cần cải thiện.
25. Đọc một trang dữ liệu hiệu suất trong bảng điều khiển phân tích của bạn.

Sự nhất quán trong marketing quan trọng hơn những giai đoạn hoạt động dồn dập. Mười lăm phút có thể đủ để tạo, chỉnh sửa hoặc lên kế hoạch cho một nội dung giúp thương hiệu của bạn luôn hiện diện.

Vận hành và cải tiến quy trình

26. Ghi lại một quy trình có thể lặp lại dưới dạng danh sách kiểm tra.
27. Dọn một thư mục dùng chung hoặc đổi tên tệp để dễ tìm hơn.
28. Loại bỏ một ứng dụng, công cụ hoặc gói thuê bao không còn dùng.
29. Cập nhật một mẫu bạn thường sử dụng.
30. Xác định một bước trong quy trình làm việc có thể tự động hóa.

Những cải tiến này giúp tiết kiệm thời gian về sau. Mỗi điều chỉnh vận hành nhỏ đều khiến doanh nghiệp của bạn dễ điều hành hơn và có khả năng mở rộng tốt hơn theo thời gian.

Học hỏi và tăng trưởng dài hạn

31. Đọc một bài viết ngắn về ngành của bạn hoặc thị trường địa phương.
32. Xem lại một đối thủ cạnh tranh hoặc doanh nghiệp cùng lĩnh vực để lấy ý tưởng, không phải để sao chép.
33. Tìm hiểu một tính năng trong công cụ phần mềm mà bạn đã trả tiền.
34. Thêm một ý tưởng kinh doanh hữu ích vào tệp ghi chú đang theo dõi.
35. Dành vài phút suy nghĩ về ưu tiên tiếp theo trong 30 ngày tới.

Những khoảng thời gian học hỏi không cần phải lớn mới có giá trị. Mục tiêu là luôn cập nhật, tò mò và có chiến lược mà không để việc học trở thành sự trì hoãn.

Làm thế nào để các khoảng thời gian ngắn thực sự hiệu quả

Một khoảng 15 phút chỉ hữu ích nếu bạn xem nó như thời gian làm việc thực sự. Để tận dụng tối đa nó:

• giữ một danh sách ngắn các việc đã được chọn sẵn,
• chọn những việc có thể hoàn thành nhanh,
• tránh mở một dự án cần chuẩn bị mà bạn không đủ thời gian,
• làm việc từ đầu danh sách thay vì phải quyết định lại từ đầu, và
• dừng lại khi hết giờ để thói quen này có thể duy trì bền vững.

Cũng nên chia danh sách theo mức năng lượng. Một số việc, như xóa tệp hoặc sắp xếp hóa đơn, khá nhẹ nhàng. Những việc khác, như viết theo dõi cho khách hàng hoặc xem lại website, cần tập trung hơn. Ghép đúng việc với đúng thời điểm sẽ tránh lãng phí thời gian.

Xây dựng nhịp làm việc tốt hơn cho doanh nghiệp của bạn

Những chủ doanh nghiệp thành công nhất không chỉ dựa vào các phiên làm việc dài. Họ tận dụng những khoảng thời gian nhỏ để giữ cho doanh nghiệp tiếp tục tiến lên ở mọi mảng quan trọng: tuân thủ, tài chính, khách hàng, vận hành và tăng trưởng.

Cách tiếp cận này đặc biệt có giá trị khi bạn đang thành lập và duy trì công ty. Giữ mọi thứ ngăn nắp với hồ sơ nộp, hồ sơ sở hữu và các công việc tuân thủ định kỳ sẽ bảo vệ nền tảng mà bạn đã nỗ lực xây dựng. Zenind giúp các doanh nhân luôn theo sát những trách nhiệm đó để họ có thể dành nhiều thời gian hơn cho tăng trưởng kinh doanh và ít thời gian hơn cho việc theo đuổi giấy tờ.

Lần tới khi bạn có thêm 15 phút, đừng để nó trôi qua. Hãy chọn một nhiệm vụ có ý nghĩa, hoàn thành nó và tạo đà cho phần còn lại của ngày.