5 pénzügyi hiba, amit a vállalkozók elkövetnek, és hogyan kerülheted el őket

Vállalkozást indítani több kell, mint egy jó ötlet, erős munkamorál és egy terv arra, hogyan éred el az ügyfeleket. Fegyelmezett pénzügyi menedzsmentre is szükség van már az első naptól kezdve. Sok új vállalkozás nem azért bukik el, mert rossz a termék, hanem azért, mert az alapító elfogyasztja a készpénzt, összemossa a személyes és üzleti pénzeket, vagy olyan könyvelési hibákat követ el, amelyek idővel összeadódnak.

A jó hír az, hogy ezeknek a hibáknak a többsége előre látható és megelőzhető. Ha megérted a vállalkozók által leggyakrabban elkövetett pénzügyi hibákat, korán jobb szokásokat alakíthatsz ki, megvédheted a vállalkozás stabilitását, és erősebb alapot teremthetsz a növekedéshez.

Miért olyan költségesek a pénzügyi hibák a korai szakaszban?

A kezdeti időszakban a vállalkozás bevétele gyakran egyenetlen. Az értékesítés lassan indulhat, miközben az indulási költségek azonnal jelentkeznek. A tulajdonosnak a cégalapításért, engedélyekért, biztosításért, eszközökért, szoftverekért, marketingért, készletért, alvállalkozókért és adókért is fizetnie kell, még mielőtt a vállalkozásból stabil bevétel érkezne.

Ez az időbeli eltérés kockázatot teremt. Egy cég papíron ígéretesnek tűnhet, mégis nehézségekbe ütközhet, ha nincs elég forgótőkéje ahhoz, hogy átvészelje az első hónapokat vagy az első évet. Ezért a pénzügyi fegyelem nem adminisztratív feladat. Túlélési készség.

1. Az indulási költségek és a kifutási idő alábecslése

Az egyik leggyakoribb hiba, hogy a vállalkozók azt feltételezik, a cég elindítása kevesebbe kerül, mint amennyibe valójában kerül. Az alapítók gyakran csak a nyilvánvaló költségekkel számolnak, és megfeledkeznek a rejtett tételekről.

Ilyen rejtett költségek lehetnek:

• Cégalapítási díjak
• Állami bejelentési díjak és éves jelentések
• Engedélyek és jogosítványok
• Biztosítási díjak
• Szakmai szolgáltatások, például jogi, számviteli vagy adótanácsadási támogatás
• Weboldal-fejlesztés és tárhely
• Arculat és reklám
• Fizetésfeldolgozási díjak
• Készletfeltöltés
• Utazási, szállítási és tárolási költségek
• Tartalékkeret késésekre vagy javításokra

Egy reális indulási költségvetésnek túl kell mutatnia az első napon. Arra az időre is ki kell terjednie, amíg a cég nyereségessé válhat. Ezt az időszakot gyakran kifutási időnek nevezik. Ha nem tudod, hány hónapig fedezi a készpénztartalékod a működést, akkor nem tervezel, hanem találgatsz.

Hogyan kerülheted el?

Állíts össze egy indulási költségvetést három rétegben:

1. Egyszeri indulási költségek
2. Havi működési költségek
3. Tartalék váratlan kiadásokra

Ezután becsüld meg konzervatívan a bevételt. Ha a vállalkozás a vártnál jobban teljesít, az plusz előny. Ha pontosan az előrejelzés szerint teljesít, akkor is marad elég mozgástér a működéshez.

2. Túlzott támaszkodás hitelkártyákra

A hitelkártyák hasznosak lehetnek rövid távú kényelemre, különösen akkor, ha a vállalkozásnak gyorsan kell vásárolnia valamit. A probléma akkor kezdődik, amikor a hitelkártyák lesznek a működési tőke fő forrásai.

A magas kamatok, az éves díjak és a változó egyenlegek felemészthetik a cash flow-t. Ami egy kezelhető kiadásnak indul, havi teherként korlátozhatja az újrabefektetést és lassíthatja a növekedést. Ha egy vállalkozás túl sokáig hitelkártyákkal fedezi a szokásos működési költségeket, akkor a mai napot a holnap rovására finanszírozza.

Hogyan kerülheted el?

A hitelt stratégiailag használd, ne rutinszerűen. Ha finanszírozásra van szükséged, hasonlítsd össze az opciókat, mielőtt a kártyákhoz nyúlnál:

• Üzleti hitelkeretek
• Induló vállalkozásoknak szóló hitelek
• Rövid lejáratú finanszírozás
• Tulajdonosi befizetések
• Gondosan kialakított külső tőke

A megfelelő megoldás az üzleti modelltől, a törlesztőképességtől és a kockázattűréstől függ. A lényeg, hogy ne engedd, hogy a folyamatosan megújuló adósság a tőke-tervezés helyettesítője legyen.

3. A személyes és az üzleti pénzügyek összekeverése

Ez a hiba zavart, gyenge nyilvántartást és felesleges adózási problémákat okoz. Amikor az üzleti és a személyes pénz ugyanazon a számlán mozog, nehéz megállapítani, hogy a cég valójában nyereséges-e. Sokkal nehezebb nyomon követni az elszámolható költségeket, egyeztetni a kivonatokat, és pontos pénzügyi kimutatásokat készíteni.

Az LLC-t vagy társaságot alapító vállalkozók számára az elkülönítés nemcsak kényelmi kérdés. Segíti az átláthatóbb könyvelést, és hozzájárulhat ahhoz a jogi különváláshoz, amely az tulajdonos és a vállalkozás között fennáll. Ez az elkülönítés része annak, amit sok alapító eleve létrehozni szeretne.

Hogyan kerülheted el?

Nyiss külön üzleti számlákat, amint a vállalkozás létrejön. Használd ezeket a következőkre:

• Ügyfélbefizetések
• Üzleti kiadások
• Bérszámfejtés
• A vállalkozás számára félretett adók
• Tulajdonosi kivét vagy fizetés, ha alkalmazható

A személyes költéseket tartsd távol az üzleti számlától, még akkor is, ha pillanatnyilag ártalmatlannak tűnik. A tiszta pénzügyi struktúra időt takarít meg, csökkenti a hibákat, és sokkal könnyebbé teszi az adóbevallás előkészítését.

4. Inkonzisztens vagy teljesen elmaradó saját fizetés

Sok új vállalkozó személyes áldozatprojektként kezeli a céget. Minden dollárt visszaforgatnak a vállalkozásba, és nem vesznek fel juttatást, mert úgy érzik, ettől elkötelezettebbek lesznek. A gyakorlatban ez személyes pénzügyi feszültséget okozhat, és torzíthatja a vállalkozás valódi pénzügyi képét.

Ha nem fizetsz magadnak, nehezebb megítélni, hogy a vállalkozás képes-e fedezni a saját munkaerőköltségét. Emellett könnyebben alulárazhatod a szolgáltatásaidat vagy félreértelmezheted a jövedelmezőséget. Idővel ez kiégéshez és sérelmekhez vezethet, amelyek mind ronthatják a döntéshozatalt.

Hogyan kerülheted el?

Már korán alakíts ki tulajdonosi javadalmazási tervet. A forma függ a vállalkozás szerkezetétől, de az elv ugyanaz: az üzleti modellnek számolnia kell az alapító munkájának értékével.

Ha a vállalkozás még nem képes teljes javadalmazást biztosítani, készíts fokozatos tervet. Például:

• Kezdd szerény tulajdonosi kivéttel vagy fizetéssel
• Emeld a juttatást, ahogy a bevétel stabilizálódik
• Negyedévente vizsgáld felül a tervet

Egy fenntartható vállalkozásnak egyszerre kell támogatnia a működést és a tulajdonost.

5. A követelések és a pénzbeszedés figyelmen kívül hagyása

Egy vállalkozás lehet nyereséges, mégis kifogyhat a készpénzből, ha az ügyfelek késve fizetnek. Ezért olyan fontos a követelések kezelése. Minden időben ki nem fizetett számla késlelteti azt a pénzt, amelyre a vállalkozásnak a működéshez szüksége van.

A vállalkozók néha feltételezik, hogy az ügyfelek gyorsan fizetnek, mert a munka professzionálisan elkészült. A valóságban a fizetés gyakran egyértelmű feltételektől, következetes utánkövetéstől és jól meghatározott folyamattól függ.

Hogyan kerülheted el?

Hozz létre egy egyszerű, ismételhető számlázási rendszert:

• Minden számlán egyértelműen tüntesd fel a fizetési feltételeket
• Számlázz azonnal, miután a munka elkészült vagy a termékeket átadták
• Küldj emlékeztetőt a határidő előtt és az elmulasztott határidők után
• Hetente kövesd nyomon a lejárt tartozásokat
• Következetesen kezeld a tartósan késlekedő fizetéseket

A cél nem az agresszivitás. A cél a professzionalizmus és a kiszámíthatóság. Ha az ügyfelek értik a feltételeidet, a behajtás is könnyebb lesz.

További pénzügyi hibák, amelyek lassíthatják a növekedést

A fenti öt probléma a leggyakoribb, de nem ezek az egyetlenek, amelyeket érdemes figyelni. A vállalkozók akkor is pénzügyi hibákat követnek el, ha elhanyagolják az alábbiakat:

Gyenge könyvelési szokások

Ha a nyilvántartásokat nem frissítik rendszeresen, a pénzügyi döntések elavult vagy hiányos adatokon alapulnak. Ha valaki az adószezonig halogatja a kiadások, bizonylatok és kategorizálások rendezését, szinte biztosan hibákat fog elkövetni.

Nem megfelelő adótervezés

Sok tulajdonos elmulaszt félretenni jövedelemadóra, béradóra, forgalmi adóra vagy becsült adóbefizetésekre. Ez később fájdalmas meglepetést okozhat, különösen akkor, amikor a bevétel elkezd javulni.

Nincs vésztartalék

Váratlan események mindig történnek. Elromlik egy berendezés, lemond egy ügyfél, az egyik beszállító árat emel, vagy egy piaci változás lassítja az értékesítést. A tartalékalap időt ad a vállalkozásnak az alkalmazkodásra.

Túl alacsony árképzés

Az alulárazás pénzügyi hiba éppúgy, mint marketinghiba. Ha az árak nem fedik a munkadíjat, a rezsiköltséget, az adókat és a profitot, a vállalkozás lehet elfoglalt, de nem lesz egészséges.

Túl gyors növekedés rendszerek nélkül

Az alkalmazottak felvétele, a készlet bővítése vagy új szolgáltatások indítása túl korán, amikor a számok ezt még nem támasztják alá, törékenységet okozhat. A növekedést a cash flow-nak és az operatív felkészültségnek kell támogatnia.

Gyakorlati pénzügyi ellenőrzőlista új vállalkozóknak

Ha vállalkozást indítasz vagy átszervezel, használd ezt az ellenőrzőlistát kiindulópontként:

• Azonnal különítsd el a személyes és az üzleti számlákat
• Készíts indulási költségvetést készpénztartalékkal
• Konzervatívan tervezd meg a bevételt
• Döntsd el, hogyan kap a tulajdonos juttatást
• Válassz könyvelési rendszert, és használd következetesen
• Mielőtt bármit eladsz, rögzítsd a számlázási feltételeket
• Már az elejétől kezeld az adókat
• Hetente vizsgáld át a cash flow-t
• Rendszeresen nézd felül az árakat és az árrést
• Szükség esetén kérj tanácsot képzett szakemberektől

Egy egyszerű, következetesen használt rendszer jobb, mint egy összetett rendszer, amelyet csak alkalmanként használnak.

Hogyan támogatja a Zenind az erősebb üzleti alapot

A megbízható pénzügyi menedzsment a megfelelő üzleti struktúrával kezdődik. Az LLC vagy társaság alapítása segíti a vállalkozókat abban, hogy világosabb különválasztást hozzanak létre a személyes és üzleti pénzügyek között, ami az elejétől könnyebbé teszi a könyvelést és a nyilvántartást.

A Zenind segít az alapítóknak amerikai üzleti jogi entitások létrehozásában és fenntartásában az egyszerűségre és a megfelelőségre összpontosítva. Ha a cég megfelelően van felépítve, könnyebb üzleti számlákat nyitni, rendszerezni a pénzügyeket, és kialakítani azt a fegyelmet, amely a hosszú távú növekedéshez szükséges.

Ez a struktúra nem szünteti meg a pénzügyi kockázatot, de tisztább keretet ad a vállalkozóknak a működéshez. Egy új tulajdonos számára ez már önmagában is azonnali különbséget jelenthet.

Záró gondolatok

A legtöbb pénzügyi hiba, amit a vállalkozók elkövetnek, nem drámai. Kis döntések sorozata, amelyeket idővel ismételnek: tartalék nélküli költekezés, túl laza hitelhasználat, számlák összekeverése, a saját fizetés elfelejtése vagy a számlák túl hosszú ideig történő kint hagyása. Minden egyes probléma önmagában kezelhetőnek tűnhet, de együtt még egy ígéretes vállalkozást is meggyengíthetnek.

Ha azt szeretnéd, hogy a céged tartós legyen, kezeld a pénzügyi menedzsmentet az üzleti modell részének, ne utólagos feladatnak. Építs tartalékot, tartsd tisztán a nyilvántartásokat, védd a cash flow-t, és teremts különválasztást a személyes és az üzleti pénzügyek között. Ezek a szokások nemcsak a gyakori hibák elkerülésében segítenek, hanem nagyobb esélyt adnak arra is, hogy a vállalkozás stabilan növekedjen.