5 sai lầm về tiền bạc mà các doanh nhân thường mắc phải và cách tránh chúng

Bắt đầu một doanh nghiệp không chỉ cần một ý tưởng hay, tinh thần làm việc bền bỉ và kế hoạch tiếp cận khách hàng. Bạn còn cần quản lý tài chính kỷ luật ngay từ ngày đầu. Nhiều doanh nghiệp mới thất bại không phải vì sản phẩm kém, mà vì người sáng lập cạn tiền mặt, làm mờ ranh giới giữa tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp, hoặc mắc những sai lầm kế toán có thể tránh được nhưng lại tích tụ theo thời gian.

Tin tốt là phần lớn những sai lầm này đều có thể đoán trước và ngăn ngừa. Khi bạn hiểu những sai lầm về tiền bạc mà doanh nhân thường mắc phải, bạn có thể xây dựng thói quen tốt hơn từ sớm, bảo vệ sự ổn định của doanh nghiệp và tạo nền tảng vững chắc hơn cho tăng trưởng.

Vì sao sai lầm về tiền bạc lại tốn kém đến vậy trong giai đoạn đầu

Trong thời gian đầu, doanh thu của doanh nghiệp thường không ổn định. Doanh số có thể tăng chậm trong khi chi phí khởi nghiệp lại phát sinh ngay lập tức. Chủ doanh nghiệp có thể phải chi cho việc thành lập, giấy phép, bảo hiểm, thiết bị, phần mềm, marketing, hàng tồn kho, nhà thầu và thuế trước khi doanh nghiệp có doanh thu đều đặn.

Khoảng cách về thời điểm đó tạo ra rủi ro. Một công ty có thể trông rất triển vọng trên giấy tờ nhưng vẫn gặp khó khăn nếu không có đủ vốn lưu động để sống sót qua những tháng hoặc năm đầu tiên. Vì lý do đó, kỷ luật tài chính không phải là một công việc hành chính. Nó là một kỹ năng sinh tồn.

1. Đánh giá thấp chi phí khởi nghiệp và thời gian cầm cự

Một trong những sai lầm phổ biến nhất của doanh nhân là cho rằng việc khởi động doanh nghiệp sẽ tốn ít hơn thực tế. Người sáng lập thường lập ngân sách cho các khoản chi rõ ràng và quên mất các khoản ẩn.

Những chi phí ẩn đó có thể bao gồm:

• Phí thành lập doanh nghiệp
• Phí nộp hồ sơ và báo cáo thường niên của tiểu bang
• Giấy phép và các loại cho phép
• Phí bảo hiểm
• Dịch vụ chuyên môn như pháp lý, kế toán hoặc hỗ trợ thuế
• Phát triển và lưu trữ website
• Xây dựng thương hiệu và quảng cáo
• Phí xử lý thanh toán
• Bổ sung hàng tồn kho
• Chi phí đi lại, vận chuyển và lưu kho
• Quỹ dự phòng cho chậm trễ hoặc sửa chữa

Một ngân sách khởi nghiệp thực tế không nên chỉ dừng ở ngày khai trương. Nó cũng phải tính đến khoảng thời gian có thể cần trước khi công ty có lãi. Khoảng thời gian đó thường được gọi là thời gian cầm cự. Nếu bạn không biết dự trữ tiền mặt của mình có thể duy trì hoạt động trong bao nhiêu tháng, bạn đang đoán thay vì lập kế hoạch.

Cách tránh

Hãy xây dựng ngân sách khởi nghiệp theo ba lớp:

1. Chi phí thiết lập một lần
2. Chi phí vận hành hằng tháng
3. Một khoản đệm cho chi phí bất ngờ

Sau đó ước tính doanh thu một cách thận trọng. Nếu doanh nghiệp hoạt động tốt hơn dự kiến, đó là một điểm cộng. Nếu nó đạt đúng như dự báo, công ty vẫn có đủ dư địa để vận hành.

2. Phụ thuộc quá nhiều vào thẻ tín dụng

Thẻ tín dụng có thể hữu ích cho sự tiện lợi ngắn hạn, đặc biệt khi doanh nghiệp cần mua hàng nhanh chóng. Vấn đề bắt đầu khi thẻ tín dụng trở thành nguồn vốn hoạt động chính.

Lãi suất cao, phí thường niên và số dư biến động có thể làm hao hụt dòng tiền. Điều bắt đầu như một khoản chi có thể kiểm soát được có thể trở thành gánh nặng hằng tháng làm hạn chế tái đầu tư và làm chậm tăng trưởng. Khi một doanh nghiệp dùng thẻ tín dụng để trang trải các chi phí vận hành thông thường quá lâu, thực chất là họ đang tài trợ cho hôm nay bằng cách hy sinh ngày mai.

Cách tránh

Hãy sử dụng tín dụng một cách chiến lược thay vì thường xuyên. Nếu bạn cần vốn, hãy so sánh các lựa chọn trước khi dựa vào thẻ:

• Hạn mức tín dụng doanh nghiệp
• Khoản vay khởi nghiệp
• Tài trợ ngắn hạn
• Góp vốn của chủ sở hữu
• Vốn bên ngoài được cấu trúc cẩn thận

Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào mô hình kinh doanh, khả năng trả nợ và mức độ chấp nhận rủi ro. Điều quan trọng là không để nợ quay vòng trở thành giải pháp thay cho kế hoạch vốn.

3. Trộn lẫn tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp

Sai lầm này tạo ra sự nhầm lẫn, ghi chép kém và rắc rối thuế không cần thiết. Khi tiền doanh nghiệp và tiền cá nhân đi qua cùng một tài khoản, rất khó biết công ty thực sự có lãi hay không. Nó cũng khiến việc theo dõi chi phí được khấu trừ, đối chiếu sao kê và chuẩn bị báo cáo tài chính chính xác trở nên khó khăn hơn nhiều.

Đối với doanh nhân thành lập LLC hoặc corporation, việc tách biệt không chỉ là sự tiện lợi. Nó hỗ trợ kế toán rõ ràng hơn và giúp duy trì sự phân tách pháp lý giữa chủ sở hữu và doanh nghiệp. Sự tách biệt đó là một phần của điều mà nhiều người sáng lập đang cố gắng tạo dựng ngay từ đầu.

Cách tránh

Hãy mở tài khoản doanh nghiệp riêng ngay khi doanh nghiệp được thành lập. Sử dụng các tài khoản đó cho:

• Thanh toán từ khách hàng
• Chi phí doanh nghiệp
• Bảng lương
• Khoản thuế được dành riêng cho doanh nghiệp
• Phân phối lợi nhuận hoặc tiền lương của chủ sở hữu, nếu có

Đừng dùng tài khoản doanh nghiệp cho chi tiêu cá nhân, ngay cả khi lúc đó thấy vô hại. Cấu trúc tài chính rõ ràng sẽ tiết kiệm thời gian, giảm lỗi và giúp việc khai thuế dễ dàng hơn rất nhiều.

4. Trả lương cho bản thân không đều đặn hoặc không trả gì cả

Nhiều doanh nhân mới xem doanh nghiệp như một dự án hy sinh cá nhân. Họ dồn mọi đồng tiền trở lại công ty và tránh nhận thù lao vì cho rằng như vậy thể hiện sự cam kết hơn. Trên thực tế, cách tiếp cận đó có thể tạo ra áp lực tài chính cá nhân và làm sai lệch bức tranh tài chính thật của doanh nghiệp.

Nếu bạn không trả lương cho bản thân, sẽ khó biết doanh nghiệp có đủ sức gánh chi phí lao động của chính bạn hay không. Nó cũng khiến việc định giá dịch vụ quá thấp hoặc đánh giá sai lợi nhuận trở nên dễ xảy ra hơn. Theo thời gian, điều đó có thể dẫn đến kiệt sức và bực bội, cả hai đều có thể làm tổn hại đến khả năng ra quyết định.

Cách tránh

Hãy thiết lập kế hoạch thù lao cho chủ sở hữu từ sớm. Hình thức cụ thể sẽ phụ thuộc vào cấu trúc doanh nghiệp, nhưng nguyên tắc thì giống nhau: mô hình kinh doanh của bạn phải tính đến giá trị công việc của người sáng lập.

Nếu doanh nghiệp chưa thể hỗ trợ mức thù lao đầy đủ, hãy tạo một kế hoạch theo từng giai đoạn. Ví dụ:

• Bắt đầu với khoản rút vốn hoặc mức lương khiêm tốn
• Tăng dần thù lao khi doanh thu ổn định hơn
• Xem lại kế hoạch mỗi quý

Một doanh nghiệp bền vững phải hỗ trợ cả hoạt động vận hành lẫn chủ sở hữu.

5. Bỏ qua các khoản phải thu và việc thu tiền

Một doanh nghiệp có thể có lãi nhưng vẫn cạn tiền mặt nếu khách hàng thanh toán chậm. Đó là lý do quản lý khoản phải thu rất quan trọng. Mỗi hóa đơn chưa được thanh toán đúng hạn đều làm chậm số tiền mà công ty cần để vận hành.

Doanh nhân đôi khi cho rằng khách hàng sẽ thanh toán nhanh vì công việc đã được hoàn thành chuyên nghiệp. Thực tế, việc thanh toán thường phụ thuộc vào điều khoản rõ ràng, theo dõi nhất quán và một quy trình xác định.

Cách tránh

Hãy tạo một hệ thống lập hóa đơn đơn giản và có thể lặp lại:

• Ghi rõ điều khoản thanh toán trên mỗi hóa đơn
• Xuất hóa đơn ngay sau khi hoàn thành công việc hoặc giao hàng
• Gửi nhắc nhở trước ngày đến hạn và sau khi quá hạn
• Theo dõi số dư quá hạn hằng tuần
• Xử lý nhất quán các khoản thanh toán chậm kéo dài

Mục tiêu không phải là gây áp lực. Mục tiêu là chuyên nghiệp và có thể dự đoán. Khi khách hàng hiểu điều khoản của bạn, việc thu tiền sẽ dễ dàng hơn.

Những sai lầm tiền bạc khác có thể làm chậm tăng trưởng

Năm vấn đề ở trên là phổ biến nhất, nhưng không phải là tất cả. Doanh nhân cũng mắc sai lầm tài chính khi bỏ qua những điều sau:

Thói quen ghi sổ kém

Nếu hồ sơ không được cập nhật thường xuyên, các quyết định tài chính sẽ dựa trên dữ liệu cũ hoặc không đầy đủ. Chờ đến mùa thuế mới sắp xếp chi phí, biên lai và phân loại gần như chắc chắn sẽ dẫn đến sai sót.

Lập kế hoạch thuế không đầy đủ

Nhiều chủ doanh nghiệp không trích sẵn tiền cho thuế thu nhập, thuế tiền lương, thuế bán hàng hoặc các khoản tạm nộp ước tính. Điều đó có thể tạo ra bất ngờ khó chịu sau này, đặc biệt khi doanh thu bắt đầu cải thiện.

Không có quỹ dự phòng

Những sự cố bất ngờ luôn xảy ra. Thiết bị hỏng, khách hàng hủy hợp đồng, nhà cung cấp tăng giá, hoặc biến động thị trường làm chậm doanh số. Quỹ dự phòng cho doanh nghiệp thời gian để thích ứng.

Định giá quá thấp

Định giá thấp là một sai lầm tài chính không kém gì sai lầm tiếp thị. Nếu giá không đủ để bù lao động, chi phí chung, thuế và lợi nhuận, doanh nghiệp có thể rất bận rộn nhưng không khỏe mạnh.

Tăng trưởng quá nhanh mà chưa có hệ thống

Tuyển dụng, mở rộng hàng tồn kho hoặc ra mắt dịch vụ mới trước khi các con số cho phép có thể tạo ra sự mong manh. Tăng trưởng phải được hỗ trợ bởi dòng tiền và mức độ sẵn sàng vận hành.

Danh sách kiểm tra tài chính thực tế cho doanh nhân mới

Nếu bạn đang khởi động hoặc tái cấu trúc một doanh nghiệp, hãy dùng danh sách này làm điểm khởi đầu:

• Tách ngay tài khoản cá nhân và tài khoản doanh nghiệp
• Lập ngân sách khởi nghiệp với quỹ dự phòng tiền mặt
• Dự báo doanh thu một cách thận trọng
• Quyết định cách chủ sở hữu sẽ được trả thù lao
• Chọn một hệ thống kế toán và dùng nhất quán
• Thiết lập điều khoản xuất hóa đơn trước khi bắt đầu bán hàng
• Theo dõi thuế ngay từ đầu
• Rà soát dòng tiền mỗi tuần
• Xem lại giá bán và biên lợi nhuận thường xuyên
• Tìm lời khuyên từ các chuyên gia đủ chuyên môn khi cần

Một hệ thống đơn giản được áp dụng nhất quán sẽ tốt hơn một hệ thống phức tạp nhưng không được sử dụng đều đặn.

Zenind hỗ trợ nền tảng kinh doanh vững chắc hơn như thế nào

Quản lý tiền bạc tốt bắt đầu từ cấu trúc doanh nghiệp phù hợp. Việc thành lập LLC hoặc corporation giúp doanh nhân tạo ra sự tách biệt rõ ràng hơn giữa tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp, từ đó giúp kế toán và ghi chép dễ quản lý hơn ngay từ đầu.

Zenind giúp người sáng lập thành lập và duy trì các pháp nhân kinh doanh tại Hoa Kỳ với trọng tâm là sự đơn giản và tuân thủ. Khi doanh nghiệp được thiết lập đúng cách, bạn sẽ dễ mở tài khoản doanh nghiệp hơn, tổ chức tài chính tốt hơn và xây dựng kỷ luật cần thiết cho tăng trưởng dài hạn.

Cấu trúc đó không loại bỏ rủi ro tài chính, nhưng nó mang lại cho doanh nhân một khuôn khổ rõ ràng hơn để làm việc. Với một chủ doanh nghiệp mới, điều đó có thể tạo ra khác biệt ngay lập tức.

Kết luận

Phần lớn các sai lầm về tiền bạc mà doanh nhân mắc phải không mang tính kịch tính. Đó là những quyết định nhỏ lặp đi lặp lại theo thời gian: chi tiêu mà không có quỹ dự phòng, dùng tín dụng quá mức, trộn lẫn tài khoản, quên trả lương cho bản thân, hoặc để hóa đơn tồn đọng quá lâu. Mỗi vấn đề riêng lẻ có thể trông vẫn kiểm soát được, nhưng khi cộng lại, chúng có thể làm suy yếu cả một doanh nghiệp đầy triển vọng.

Nếu bạn muốn công ty của mình tồn tại lâu dài, hãy xem quản lý tài chính là một phần của mô hình kinh doanh, chứ không phải việc làm sau cùng. Hãy xây dựng quỹ dự phòng, giữ sổ sách gọn gàng, bảo vệ dòng tiền và tạo sự tách biệt giữa tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp. Những thói quen đó không chỉ giúp bạn tránh các sai lầm phổ biến. Chúng còn cho doanh nghiệp của bạn cơ hội phát triển ổn định hơn.