5 λάθη στα οικονομικά που κάνουν οι επιχειρηματίες και πώς να τα αποφύγετε

Η έναρξη μιας επιχείρησης απαιτεί περισσότερα από μια εξαιρετική ιδέα, ισχυρή εργασιακή ηθική και ένα σχέδιο προσέγγισης πελατών. Απαιτεί επίσης πειθαρχημένη οικονομική διαχείριση από την πρώτη κιόλας μέρα. Πολλές νέες επιχειρήσεις αποτυγχάνουν όχι επειδή το προϊόν είναι κακό, αλλά επειδή ο ιδρυτής ξεμένει από μετρητά, θολώνει το όριο ανάμεσα στα προσωπικά και τα επιχειρηματικά χρήματα ή κάνει αποφεύξιμα λογιστικά λάθη που συσσωρεύονται με τον χρόνο.

Το καλό νέο είναι ότι τα περισσότερα από αυτά τα λάθη είναι προβλέψιμα και αποτρέψιμα. Αν κατανοήσετε τα πιο συνηθισμένα οικονομικά λάθη που κάνουν οι επιχειρηματίες, μπορείτε να χτίσετε καλύτερες συνήθειες νωρίς, να προστατεύσετε τη σταθερότητα της επιχείρησής σας και να δημιουργήσετε πιο γερά θεμέλια για ανάπτυξη.

Γιατί τα οικονομικά λάθη κοστίζουν τόσο ακριβά στα πρώτα στάδια

Στην αρχή, τα έσοδα μιας επιχείρησης συχνά δεν είναι σταθερά. Οι πωλήσεις μπορεί να είναι χαμηλές, ενώ τα έξοδα εκκίνησης εμφανίζονται αμέσως. Οι ιδιοκτήτες μπορεί να χρειαστεί να πληρώσουν για σύσταση, άδειες, ασφάλιση, εξοπλισμό, λογισμικό, μάρκετινγκ, απόθεμα, συνεργάτες και φόρους πριν η επιχείρηση αρχίσει να παράγει σταθερά έσοδα.

Αυτό το κενό χρονισμού δημιουργεί κίνδυνο. Μια εταιρεία μπορεί να φαίνεται πολλά υποσχόμενη στα χαρτιά και παρ' όλα αυτά να δυσκολεύεται αν δεν έχει αρκετό κεφάλαιο κίνησης για να επιβιώσει τους πρώτους μήνες ή τον πρώτο χρόνο. Γι' αυτό, η οικονομική πειθαρχία δεν είναι διοικητική εργασία. Είναι δεξιότητα επιβίωσης.

1. Υποτίμηση των αρχικών εξόδων και της οικονομικής αντοχής

Ένα από τα πιο συνηθισμένα λάθη των επιχειρηματιών είναι να θεωρούν ότι η επιχείρηση θα κοστίσει λιγότερο για να ξεκινήσει από ό,τι πραγματικά κοστίζει. Οι ιδρυτές συχνά προϋπολογίζουν τα προφανή έξοδα και ξεχνούν τα κρυφά.

Αυτά τα κρυφά κόστη μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Τέλη σύστασης επιχείρησης
• Τέλη καταχώρισης στην Πολιτεία και ετήσιες αναφορές
• Άδειες και εγκρίσεις
• Ασφάλιστρα
• Επαγγελματικές υπηρεσίες όπως νομική, λογιστική ή φορολογική υποστήριξη
• Ανάπτυξη και φιλοξενία ιστοσελίδας
• Branding και διαφήμιση
• Τέλη επεξεργασίας πληρωμών
• Αναπλήρωση αποθέματος
• Έξοδα ταξιδιών, αποστολής και αποθήκευσης
• Αποθεματικό για καθυστερήσεις ή επισκευές

Ένας ρεαλιστικός προϋπολογισμός εκκίνησης πρέπει να ξεπερνά την πρώτη μέρα λειτουργίας. Πρέπει επίσης να λαμβάνει υπόψη τον χρόνο που μπορεί να χρειαστεί μέχρι η εταιρεία να γίνει κερδοφόρα. Αυτή η περίοδος ονομάζεται συχνά οικονομική αντοχή. Αν δεν ξέρετε για πόσους μήνες τα διαθέσιμα μετρητά σας μπορούν να στηρίξουν τη λειτουργία, τότε μαντεύετε αντί να σχεδιάζετε.

Πώς να το αποφύγετε

Δημιουργήστε έναν προϋπολογισμό εκκίνησης σε τρία επίπεδα:

1. Εφάπαξ έξοδα εγκατάστασης
2. Μηνιαία λειτουργικά έξοδα
3. Περιθώριο για απρόβλεπτα έξοδα

Στη συνέχεια, υπολογίστε τα έσοδα με συντηρητικό τρόπο. Αν η επιχείρηση αποδώσει καλύτερα από το αναμενόμενο, αυτό είναι επιπλέον όφελος. Αν αποδώσει ακριβώς όπως προβλέφθηκε, η εταιρεία εξακολουθεί να έχει χώρο για να λειτουργήσει.

2. Υπερβολική εξάρτηση από πιστωτικές κάρτες

Οι πιστωτικές κάρτες μπορεί να είναι χρήσιμες για βραχυπρόθεσμη ευκολία, ειδικά όταν μια επιχείρηση χρειάζεται να κάνει γρήγορα μια αγορά. Το πρόβλημα αρχίζει όταν οι πιστωτικές κάρτες γίνονται η κύρια πηγή λειτουργικού κεφαλαίου.

Υψηλά επιτόκια, ετήσιες χρεώσεις και μεταβαλλόμενα υπόλοιπα μπορούν να εξαντλήσουν τις ταμειακές ροές. Αυτό που ξεκινά ως διαχειρίσιμο έξοδο μπορεί να μετατραπεί σε μηνιαίο βάρος που περιορίζει την επανεπένδυση και επιβραδύνει την ανάπτυξη. Όταν μια επιχείρηση χρησιμοποιεί πιστωτικές κάρτες για να καλύπτει τακτικά λειτουργικά έξοδα για πολύ καιρό, μπορεί να χρηματοδοτεί το σήμερα εις βάρος του αύριο.

Πώς να το αποφύγετε

Χρησιμοποιήστε την πίστωση στρατηγικά και όχι ως συνήθεια. Αν χρειάζεστε χρηματοδότηση, συγκρίνετε τις επιλογές σας πριν βασιστείτε στην κάρτα:

• Επιχειρηματικές γραμμές πίστωσης
• Δάνεια για startup
• Βραχυπρόθεσμη χρηματοδότηση
• Συνεισφορές του ιδιοκτήτη
• Προσεκτικά δομημένο εξωτερικό κεφάλαιο

Η σωστή επιλογή εξαρτάται από το επιχειρηματικό μοντέλο, την ικανότητα αποπληρωμής και την ανοχή στον κίνδυνο. Το βασικό είναι να μην αφήσετε το ανακυκλούμενο χρέος να γίνει υποκατάστατο του οικονομικού σχεδιασμού.

3. Ανάμειξη προσωπικών και επιχειρηματικών οικονομικών

Αυτό το λάθος δημιουργεί σύγχυση, αδύναμη τήρηση αρχείων και περιττά φορολογικά προβλήματα. Όταν τα επιχειρηματικά και τα προσωπικά χρήματα περνούν από τον ίδιο λογαριασμό, γίνεται δύσκολο να διαπιστωθεί αν η εταιρεία είναι πραγματικά κερδοφόρα. Επίσης, δυσκολεύει σημαντικά η παρακολούθηση εκπιπτόμενων δαπανών, η συμφωνία των λογαριασμών και η προετοιμασία ακριβών οικονομικών αναφορών.

Για επιχειρηματίες που ιδρύουν LLC ή corporation, ο διαχωρισμός έχει σημασία και πέρα από την ευκολία. Υποστηρίζει πιο καθαρή λογιστική και βοηθά στη διατήρηση της νομικής διάκρισης ανάμεσα στον ιδιοκτήτη και την επιχείρηση. Αυτός ο διαχωρισμός είναι μέρος αυτού που προσπαθούν να δημιουργήσουν πολλοί ιδρυτές εξαρχής.

Πώς να το αποφύγετε

Ανοίξτε ξεχωριστούς επιχειρηματικούς λογαριασμούς αμέσως μόλις συσταθεί η επιχείρηση. Χρησιμοποιήστε αυτούς τους λογαριασμούς για:

• Πληρωμές πελατών
• Επιχειρηματικά έξοδα
• Μισθοδοσία
• Φόρους που πρέπει να κρατηθούν για την επιχείρηση
• Διανομές στον ιδιοκτήτη ή μισθό, όπου ισχύει

Κρατήστε τις προσωπικές δαπάνες έξω από τον επιχειρηματικό λογαριασμό, ακόμα κι αν φαίνεται ακίνδυνο εκείνη τη στιγμή. Μια καθαρή οικονομική δομή εξοικονομεί χρόνο, μειώνει τα λάθη και κάνει τη φορολογική προετοιμασία πολύ πιο εύκολη.

4. Πληρώνετε τον εαυτό σας ασυνεπώς ή καθόλου

Πολλοί νέοι επιχειρηματίες αντιμετωπίζουν την επιχείρηση σαν ένα προσωπικό εγχείρημα θυσίας. Ρίχνουν κάθε δολάριο πίσω στην εταιρεία και αποφεύγουν να λαμβάνουν αμοιβή επειδή πιστεύουν ότι αυτό δείχνει μεγαλύτερη δέσμευση. Στην πράξη, αυτή η προσέγγιση μπορεί να δημιουργήσει προσωπική οικονομική πίεση και να αλλοιώσει την πραγματική οικονομική εικόνα της επιχείρησης.

Αν δεν πληρώνετε τον εαυτό σας, γίνεται δυσκολότερο να ξέρετε αν η επιχείρηση μπορεί να στηρίξει το δικό της κόστος εργασίας. Επίσης, γίνεται πιο εύκολο να υποτιμήσετε τις υπηρεσίες σας ή να εκτιμήσετε λάθος την κερδοφορία. Με τον χρόνο, αυτό μπορεί να οδηγήσει σε εξουθένωση και δυσαρέσκεια, κάτι που επηρεάζει αρνητικά τη λήψη αποφάσεων.

Πώς να το αποφύγετε

Καθιερώστε από νωρίς ένα πλάνο αμοιβής του ιδιοκτήτη. Η μορφή του θα εξαρτηθεί από τη νομική δομή της επιχείρησης, αλλά η αρχή είναι η ίδια: το επιχειρηματικό σας μοντέλο πρέπει να λαμβάνει υπόψη την αξία της εργασίας του ιδρυτή.

Αν η επιχείρηση δεν μπορεί ακόμη να υποστηρίξει πλήρη αμοιβή, δημιουργήστε ένα σταδιακό πλάνο. Για παράδειγμα:

• Ξεκινήστε με μικρή αμοιβή ή μισθό
• Αυξήστε την αμοιβή καθώς τα έσοδα σταθεροποιούνται
• Επανεξετάζετε το πλάνο ανά τρίμηνο

Μια βιώσιμη επιχείρηση πρέπει να στηρίζει τόσο τη λειτουργία όσο και τον ιδιοκτήτη.

5. Αγνοείτε τις απαιτήσεις είσπραξης και τα τιμολόγια που καθυστερούν

Μια επιχείρηση μπορεί να είναι κερδοφόρα και παρ' όλα αυτά να ξεμείνει από μετρητά αν οι πελάτες πληρώνουν αργά. Γι' αυτό η διαχείριση των απαιτήσεων πελατών είναι τόσο σημαντική. Κάθε τιμολόγιο που δεν εξοφλείται εγκαίρως καθυστερεί τα χρήματα που χρειάζεται η εταιρεία για να λειτουργήσει.

Οι επιχειρηματίες μερικές φορές υποθέτουν ότι οι πελάτες θα πληρώσουν γρήγορα επειδή η εργασία παραδόθηκε επαγγελματικά. Στην πραγματικότητα, η πληρωμή εξαρτάται συχνά από σαφείς όρους, σταθερή παρακολούθηση και καθορισμένη διαδικασία.

Πώς να το αποφύγετε

Δημιουργήστε ένα απλό, επαναλαμβανόμενο σύστημα τιμολόγησης:

• Αναφέρετε με σαφήνεια τους όρους πληρωμής σε κάθε τιμολόγιο
• Εκδώστε τιμολόγιο αμέσως μετά την ολοκλήρωση της εργασίας ή την παράδοση των προϊόντων
• Στέλνετε υπενθυμίσεις πριν από τις ημερομηνίες λήξης και μετά από καθυστερημένες προθεσμίες
• Παρακολουθείτε εβδομαδιαία τα ληξιπρόθεσμα υπόλοιπα
• Αντιμετωπίζετε με συνέπεια τις επαναλαμβανόμενες καθυστερήσεις πληρωμών

Ο στόχος δεν είναι να είστε επιθετικοί. Είναι να είστε επαγγελματίες και προβλέψιμοι. Όταν οι πελάτες κατανοούν τους όρους σας, η είσπραξη γίνεται ευκολότερη.

Επιπλέον οικονομικά λάθη που μπορούν να επιβραδύνουν την ανάπτυξη

Τα πέντε ζητήματα παραπάνω είναι τα πιο συνηθισμένα, αλλά δεν είναι τα μόνα που αξίζει να προσέχετε. Οι επιχειρηματίες κάνουν επίσης οικονομικά λάθη όταν παραμελούν τα παρακάτω:

Κακές συνήθειες τήρησης βιβλίων

Αν τα αρχεία δεν ενημερώνονται τακτικά, οι οικονομικές αποφάσεις βασίζονται σε παρωχημένα ή ελλιπή δεδομένα. Η αναμονή μέχρι την περίοδο των φόρων για να τακτοποιηθούν έξοδα, αποδείξεις και κατηγοριοποιήσεις σχεδόν εγγυάται λάθη.

Ανεπαρκής φορολογικός σχεδιασμός

Πολλοί ιδιοκτήτες δεν κρατούν χρήματα για φόρο εισοδήματος, μισθοδοτικούς φόρους, φόρο πωλήσεων ή προκαταβολικές πληρωμές. Αυτό μπορεί να δημιουργήσει μια δυσάρεστη έκπληξη αργότερα, ειδικά όταν τα έσοδα αρχίσουν να βελτιώνονται.

Καθόλου αποθεματικό ανάγκης

Τα απρόβλεπτα συμβαίνουν. Εξοπλισμός χαλάει, ένας πελάτης ακυρώνει, ένας προμηθευτής αυξάνει τις τιμές ή μια αλλαγή της αγοράς επιβραδύνει τις πωλήσεις. Ένα αποθεματικό δίνει στην επιχείρηση χρόνο να προσαρμοστεί.

Πολύ χαμηλή τιμολόγηση

Η υποτιμολόγηση είναι οικονομικό λάθος όσο και λάθος μάρκετινγκ. Αν οι τιμές δεν καλύπτουν εργασία, γενικά έξοδα, φόρους και κέρδος, η επιχείρηση μπορεί να είναι απασχολημένη αλλά όχι υγιής.

Ταχεία ανάπτυξη χωρίς συστήματα

Η πρόσληψη προσωπικού, η αύξηση αποθέματος ή το λανσάρισμα νέων υπηρεσιών πριν τα νούμερα το επιτρέψουν μπορεί να δημιουργήσει ευαλωτότητα. Η ανάπτυξη πρέπει να στηρίζεται στις ταμειακές ροές και στην επιχειρησιακή ετοιμότητα.

Πρακτικός οικονομικός έλεγχος για νέους επιχειρηματίες

Αν ξεκινάτε ή αναδιαρθρώνετε μια επιχείρηση, χρησιμοποιήστε αυτή τη λίστα ως αφετηρία:

• Διαχωρίστε αμέσως τους προσωπικούς και επιχειρηματικούς λογαριασμούς
• Δημιουργήστε προϋπολογισμό εκκίνησης με αποθεματικό μετρητών
• Προβλέψτε τα έσοδα με συντηρητικό τρόπο
• Αποφασίστε πώς θα αμείβεται ο ιδιοκτήτης
• Επιλέξτε ένα σύστημα λογιστικής και χρησιμοποιήστε το με συνέπεια
• Ορίστε όρους τιμολόγησης πριν πουλήσετε οτιδήποτε
• Παρακολουθείτε τους φόρους από την αρχή
• Ελέγχετε τις ταμειακές ροές κάθε εβδομάδα
• Επανεξετάζετε τακτικά τιμές και περιθώρια κέρδους
• Ζητήστε συμβουλές από ειδικευμένους επαγγελματίες όταν χρειάζεται

Ένα απλό σύστημα που εφαρμόζεται με συνέπεια είναι καλύτερο από ένα σύνθετο σύστημα που χρησιμοποιείται ασυνεπώς.

Πώς η Zenind στηρίζει μια ισχυρότερη επιχειρηματική βάση

Η σωστή διαχείριση των οικονομικών ξεκινά με τη σωστή επιχειρηματική δομή. Η σύσταση μιας LLC ή corporation βοηθά τους επιχειρηματίες να δημιουργήσουν σαφέστερο διαχωρισμό ανάμεσα στα προσωπικά και τα επιχειρηματικά οικονομικά, κάτι που κάνει τη λογιστική και την τήρηση αρχείων πιο διαχειρίσιμες από την αρχή.

Η Zenind βοηθά ιδρυτές να συστήσουν και να διατηρήσουν επιχειρηματικές οντότητες στις ΗΠΑ με έμφαση στην απλότητα και τη συμμόρφωση. Όταν η εταιρεία έχει στηθεί σωστά, γίνεται ευκολότερο να ανοίξετε επιχειρηματικούς λογαριασμούς, να οργανώσετε τα οικονομικά και να δημιουργήσετε την πειθαρχία που απαιτείται για μακροπρόθεσμη ανάπτυξη.

Αυτή η δομή δεν εξαλείφει τον οικονομικό κίνδυνο, αλλά δίνει στους επιχειρηματίες ένα πιο καθαρό πλαίσιο μέσα στο οποίο μπορούν να λειτουργήσουν. Για έναν νέο ιδιοκτήτη, αυτό μπορεί να κάνει άμεση διαφορά.

Τελικές σκέψεις

Τα περισσότερα οικονομικά λάθη που κάνουν οι επιχειρηματίες δεν είναι δραματικά. Είναι μικρές αποφάσεις που επαναλαμβάνονται με τον χρόνο: δαπάνες χωρίς αποθεματικό, υπερβολική χρήση πίστωσης, ανάμειξη λογαριασμών, παράλειψη πληρωμής του εαυτού σας ή υπερβολική καθυστέρηση στην είσπραξη τιμολογίων. Κάθε ζήτημα μπορεί να φαίνεται διαχειρίσιμο μόνο του, αλλά μαζί μπορούν να αποδυναμώσουν ακόμη και μια πολλά υποσχόμενη επιχείρηση.

Αν θέλετε η εταιρεία σας να αντέξει στον χρόνο, αντιμετωπίστε την οικονομική διαχείριση ως μέρος του επιχειρηματικού μοντέλου και όχι ως κάτι δευτερεύον. Δημιουργήστε αποθεματικό, κρατήστε καθαρά αρχεία, προστατέψτε τις ταμειακές ροές και διατηρήστε διαχωρισμό ανάμεσα στα προσωπικά και τα επιχειρηματικά οικονομικά. Αυτές οι συνήθειες δεν θα σας βοηθήσουν μόνο να αποφύγετε συνηθισμένα λάθη. Θα δώσουν στην επιχείρησή σας καλύτερες πιθανότητες να αναπτυχθεί με σταθερότητα.