Colorado jótékonysági játékengedély: bingó- és tombolaszabályok nonprofit szervezeteknek

A coloradói nonprofit szervezetek gyakran fordulnak a bingóhoz és a tombolákhoz, hogy küldetésvezérelt adománygyűjtést valósítsanak meg. A jótékonysági játék azonban nem alkalmi melléktevékenység. Szabályozott folyamat, amely jogosultsági feltételeket, engedélyezési követelményeket, beszámolási kötelezettségeket és működési korlátokat tartalmaz, amelyeket a szervezeteknek meg kell érteniük, mielőtt egyetlen jegyet is eladnának.

Ha a szervezete tombolát, bingóestet vagy más szerencsejátékot tervez Coloradóban, a legbiztonságosabb megközelítés az, ha az engedélyezési folyamatot már a kezdetektől az adománygyűjtési stratégiája részének tekinti. Ez azt jelenti, hogy ellenőrzi a szervezet jogosultságát, összegyűjti a szükséges nyilvántartásokat, kijelöli a képzett felelősöket, és olyan megfelelőségi folyamatot épít fel, amely együtt tud növekedni az eseményeivel.

Ez az útmutató bemutatja a coloradói jótékonysági játékengedélyezés alapjait, az arra jogosult szervezeteket, a jellemzően szükséges dokumentumokat, valamint azokat a megfelelőségi szokásokat, amelyek segítenek az adománygyűjtés zavartalan fenntartásában.

Mi számít jótékonysági játéknak Coloradóban

Coloradóban a jótékonysági játék általában a bingót és a tombolát jelenti, amelyeket a megfelelő nonprofit szervezetek az állami jogszabályok alapján rendeznek. Ezeket a tevékenységeket azért szabályozzák, mert szerencsejáték-elemet tartalmaznak, és a nyilvánosságtól gyűjtenek pénzt.

Néhány fontos különbség számít:

• A bingó- és tombolatevékenységekhez bingó-tombola engedély szükséges, ha Coloradóban szervezik őket.
• Nincs olyan minimális jegyár, amely automatikusan mentesítené a tombolát.
• Az élő vagy csendes aukció nem tartozik a bingó-tombola engedély hatálya alá; azt jótékonysági adománygyűjtésként kezelik, és külön jótékonysági regisztrációt igényelhet, ha nincs alkalmazható mentesség.

A lényeg egyszerű: ha a nonprofit szervezet szerencsejáték jellegű eszközzel szeretne pénzt gyűjteni, addig kell feltételezni, hogy engedélyezési és megfelelőségi szabályok vonatkoznak rá, amíg ennek ellenkezője hivatalosan nem igazolódik.

Ki igényelhet coloradói bingó-tombola engedélyt

Colorado a jótékonysági játékengedélyeket csak meghatározott nonprofit szervezetek számára teszi elérhetővé. Általában a szervezetnek olyan nonprofitnak kell lennie, amely legalább öt éve folyamatosan működik az igénylés előtt.

Az állam több jogosult szervezettípust ismer el, többek között:

• Vallási szervezetek
• Jótékonysági szervezetek
• Szakszervezetek
• Testvéri szervezetek
• Oktatási szervezetek
• Önkéntes tűzoltó szervezetek
• Veteránszervezetek
• Állami vagy országos szervezetek hitelesített helyi tagozatai, páholyai vagy fiókszervezetei

A szervezetnek továbbá nyereség nélkül kell működnie a tagjai javára, és olyan díjfizető tagsággal kell rendelkeznie, amely a szükséges időszakban folyamatosan ellátta a szervezet céljainak megfelelő tevékenységet.

Ha a szervezete frissen alakult, még nem biztos, hogy jogosult bingó-tombola engedélyre, még akkor sem, ha erős jótékonysági küldetéssel rendelkezik. Ilyen esetben hosszú távon jobb megoldás az entitás, az irányítási dokumentumok és a szervezeti folytonosság felépítésére összpontosítani.

Mikor szükséges engedély

Colorado nem engedi, hogy a nonprofit szervezetek akár egy kis tombolát is engedély nélkül rendezhessenek. Ha a szervezet bármilyen tombolatevékenységet folytat az államban, bingó-tombola engedélyre van szüksége az államtitkári hivatalból.

Ugyanez az elv vonatkozik a bingóra is. Egy nonprofit szervezet nem dönthet úgy egyszerűen, hogy tart egy játékestet, és azt engedély alól mentesnek tekinti csak azért, mert a bevétel jótékony célra megy.

Néhány gyakorlati példa:

• Egy közösségi adománygyűjtéshez kapcsolódó tombola általában engedélyköteles.
• Egy templomban vagy veteránszervezetnél tartott bingó adománygyűjtés általában engedélyköteles.
• A jótékonysági csendes aukció nem a bingó-tombola engedélyt használja, de kiválthat jótékonysági adománygyűjtési szabályokat.
• Egy forprofit vállalkozás nem tarthat jótékonysági tombolát ezzel az engedéllyel.

Ha az eseménye valahol a promóciós játék és a szabályozott jótékonysági játék közötti határ közelében van, ellenőrizze a besorolást, mielőtt hirdetni kezdi az eseményt.

Milyen dokumentumokra van általában szükség új engedélyhez

Az új kérelmezőknek többre kell számítaniuk, mint egy egyszerű űrlapra. Colorado azt vizsgálja, hogy a szervezet valódi, jogosult és folyamatosan aktív-e.

A tipikus új engedélyhez szükséges anyagok a következők:

• A bingó-tombola engedély iránti kérelem
• Az összes valós, aktív tag névsora, akik a játéktevékenységben közreműködnek
• Szervezeti dokumentumok, például alapító okirat, alapszabály, charta, alkotmány vagy hasonló iratok
• Olyan dokumentáció, amely igazolja, hogy ezek az iratok legalább öt évvel ezelőtt keltezettek és elfogadásra kerültek
• A szervezet nevére szóló, az elmúlt öt év mindegyikéből származó keltezett nyilvántartások, amelyek a folyamatos működést igazolják
• Az éves díj

Elfogadható folyamatossági dokumentum lehet például bankszámlakivonat, auditjelentés, csekk, időszakos beszámoló, kiadvány, adóbevallás, adómentességi igazolás vagy más független nyilvántartás.

Az állam szükség esetén további alátámasztó dokumentumokat is kérhet a jogosultság igazolására.

Hogyan működik a jelentkezési folyamat

Colorado a bingó-tombola engedélyekhez online és papíralapú benyújtást is kínál. Ha a szervezet már rendelkezett engedéllyel, a megújítást a meglévő fiókon keresztül megújításként kell benyújtani, nem új kérelemként.

Egy tipikus kérelemlépés a következő:

1. Erősítse meg, hogy a szervezet megfelel az ötéves jogosultsági feltételnek.
2. Gyűjtse össze az irányító dokumentumokat és a folytonosságot igazoló nyilvántartásokat.
3. Készítse elő az aktív tagok névsorát, akik támogatják a játékokat.
4. Nyújtsa be a kérelmet, és fizesse meg a szükséges díjat.
5. Várja meg, amíg az állam elbírálja a benyújtást, és esetleg további információt kér.

Ha olyan tombolára jelentkezik, amely a következő naptári évben kerül megrendezésre, Colorado lehetővé teszi az előzetes tervezést, de időzítési szabályok is vannak. Különösen a következő évre vonatkozó kérelmeket általában csak a folyó év november 1-je után lehet feldolgozni, és a jegyen fel kell tüntetni mindkét engedélyezési évet, ha a tombola két naptári évet érint.

Mivel a többéves vagy évváltáson átnyúló tombolatervezés gyorsan összetetté válhat, érdemes az állami útmutatást átnézni, mielőtt kinyomtatná a jegyeket vagy meghirdetné a dátumokat.

A megújítási szabályok is fontosak

Az engedély nem olyan dokumentum, amelyet egyszer benyújt, majd elfelejt. Colorado folyamatos megújítást és jelentési megfelelést ír elő.

Megújításkor az állam általában a következőket kéri:

• A megújítási kérelmet
• Az aktív tagok névsorát, akik a szerencsejáték-tevékenységben segédkeznek
• Az éves díjat

Nem kell minden megújításkor ismét benyújtani a folyamatos működés igazolását, de ez nem jelenti azt, hogy a nyilvántartást el lehet hanyagolni. A szervezetnek továbbra is meg kell őriznie az ülésjegyzőkönyveket, tagsági nyilvántartásokat és pénzügyi dokumentumokat, amelyek alátámasztják az engedélyt.

Egy fontos működési részlet: az állam nem küld megújítási értesítést postán. Ha a szervezet emlékeztető levélre támaszkodik, könnyen lemaradhat a határidőről. Rögzítse a megújítás dátumát belső megfelelőségi naptárban, és jelöljön ki egy felelőst a nyomon követésre.

Játékvezető és működési megfelelés

Miután az engedélyt kiadták, a mindennapi megfelelés ugyanolyan fontossá válik, mint maga a kérelem.

Colorado megköveteli, hogy legyen kijelölt játékvezető, aki rendelkezik az államtitkár által kiadott érvényes tanúsítvánnyal. Ennek a személynek felügyelnie kell a tevékenységet, és jelen kell lennie az esemény során, beleértve a tombolahúzás vagy a bingóesemény utáni időszakot is.

A szervezetnek azt is biztosítania kell, hogy:

• Az aktuális törvények és szabályok a tevékenység helyszínén elérhetők legyenek
• A résztvevők tájékoztatást kapjanak a szükséges nyereményközlési szabályokról és játékszabályokról
• Az önkéntesek ismerjék feladataikat az esemény kezdete előtt
• A pénzügyi és működési nyilvántartásokat következetesen megőrizzék
• A szükséges negyedéves jelentéseket szükség esetén elkészítsék és benyújtsák

Egy erős belső folyamat csökkenti annak kockázatát, hogy hibák miatt bírság, késedelem vagy jogosultságvesztés következzen be.

Gyakori hibák, amelyeket a nonprofit szervezeteknek kerülniük kell

Sok szervezet azért kerül bajba, mert azt feltételezi, hogy a jótékonysági játék egyszerűbb, mint amilyen valójában. A leggyakoribb hibák a következők:

• Azt feltételezik, hogy egy kis tombola mentes az engedélyezés alól
• A csendes aukciót úgy kezelik, mintha tombolás esemény lenne
• Túl későn ellenőrzik, hogy a szervezet megfelel-e az ötéves követelménynek
• Jegyeket nyomtatnak, mielőtt megerősítenék az engedély időzítését egy évváltáson átnyúló tombola esetén
• Elfelejtik, hogy a megújításról nem küldenek értesítést
• Nem jelölnek ki képzett játékvezetőt
• A játékból származó pénzeket összekeverik más szervezeti pénzeszközökkel, vagy nem vezetnek megfelelő nyilvántartást

E problémák többsége megelőzhető egy ellenőrzőlistával és egy kijelölt megfelelőségi felelőssel.

Hol illeszkedik ebbe Zenind

Zenind egy amerikai vállalkozásalapítási szolgáltató, ezért a Zenind legjobb felhasználási területe a szervezet alapjainak megteremtése. Ha nonprofit társaságot vagy más jogi entitást hoz létre, amely később jótékonysági játékengedélyt kíván szerezni, a Zenind segíthet a formálási folyamat rendezésében és azoknak a nyilvántartásoknak a fenntartásában, amelyek tiszta megfelelőségi előéletet támogatnak.

Ez azért fontos, mert a jótékonysági játékengedélyezés nagymértékben támaszkodik az irányítási dokumentumokra, a folytonossági nyilvántartásokra és a jól működtetett szervezetre. Minél jobb a megalapozás és a nyilvántartás-kezelés az első naptól kezdve, annál könnyebb lesz a jövőbeni engedélyezési és működési megfelelés alátámasztása.

Gyakorlati ellenőrzőlista a kezdés előtt

Mielőtt coloradói bingóestet vagy tombolát szervezne, győződjön meg arról, hogy a következő kérdésekre igen a válasz:

• A szervezet jogosult nonprofit típusnak minősül?
• Folyamatosan működött legalább öt éve?
• Rendelkezik az irányító dokumentumokkal és a folyamatosságot bizonyító nyilvántartásokkal?
• Azonosította azokat a tagokat, akik a játéktevékenységben közreműködnek?
• Ellenőrizte, hogy az eseményhez bingó-tombola engedély vagy más típusú bejelentés szükséges-e?
• Rendelkezik megfelelően tanúsított játékvezetővel?
• Felépített egy megújítási és jelentési naptárat?
• A jegyek, tájékoztatások és eseményeljárások megfelelnek az állami szabályoknak?

Ha bármelyik válasz nem, rendezze a problémát, mielőtt bejelenti az eseményt.

Záró tanulság

A coloradói jótékonysági játék értékes adománygyűjtési eszköz lehet, de akkor működik a legjobban, ha szabályozott megfelelési folyamatként kezelik, nem pedig utolsó pillanatban megszervezett eseményként. A jogosult nonprofit szervezeteknek ellenőrizniük kell a jogosultságot, össze kell gyűjteniük a dokumentumokat, be kell nyújtaniuk a megfelelő engedélyt, és az engedély megszerzése után is gondos ellenőrzést kell fenntartaniuk.

Azoknak a szervezeteknek, amelyek felelősen szeretnének pénzt gyűjteni, a nyerő képlet az előkészítés, a pontos nyilvántartás és az ismételhető megfelelőségi rutin.