Coloradon hyväntekeväisyysarpajaislupa: bingon ja arpajaisten säännöt voittoa tavoittelemattomille yhteisöille

Coloradon voittoa tavoittelemattomat yhteisöt hyödyntävät usein bingoa ja arpajaisia tehtävälähtöisen varainhankinnan tukena. Hyväntekeväisyysarpajaiset eivät kuitenkaan ole satunnainen sivutoiminta. Ne ovat säännelty prosessi, johon sisältyy kelpoisuusehtoja, lupavaatimuksia, raportointivelvoitteita ja toiminnallisia rajoituksia, jotka organisaation on ymmärrettävä ennen kuin yhtäkään arpaa myydään.

Jos ryhmäsi harkitsee arpajaisia, bingoiltaa tai muuta onnenpeliä Coloradossa, turvallisin tapa on käsitellä lupaprosessia osana varainhankintastrategiaa alusta alkaen. Tämä tarkoittaa, että varmistat organisaation kelpoisuuden, kokoat oikeat asiakirjat, nimeät koulutetut vastuuhenkilöt ja rakennat vaatimustenmukaisen toimintamallin, joka kestää tapahtumien kasvun.

Tämä opas selittää Coloradon hyväntekeväisyysarpajaislupien perusteet, kelpoiset organisaatiot, tavallisesti tarvittavat asiakirjat sekä vaatimustenmukaiset toimintatavat, jotka auttavat pitämään varainhankinnan suunnassa.

Mitä hyväntekeväisyysrahapelaaminen tarkoittaa Coloradossa

Coloradossa hyväntekeväisyysrahapelaamiseen kuuluvat yleensä bingon ja arpajaisten järjestäminen kelpoisten voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden toimesta osavaltion lain mukaisesti. Näitä toimintoja säännellään, koska niihin liittyy onnenpelejä ja varainhankintaa yleisöltä.

Muutama tärkeä ero on hyvä huomioida:

• Bingo- ja arpajaistoiminta edellyttää bingo-arpajalupaa, kun sitä harjoitetaan Coloradossa.
• Ei ole olemassa vähimmäislipun hintaa, joka tekisi arpajaisesta luvasta vapaan.
• Elävä tai hiljainen huutokauppa ei kuulu bingo-arpajaluvan piiriin; sitä käsitellään hyväntekeväisyysvarainkeruuna, ja se voi edellyttää erillistä hyväntekeväisyysrekisteröintiä, ellei poikkeusta sovelleta.

Keskeinen viesti on yksinkertainen: jos voittoa tavoittelematon organisaatiosi haluaa kerätä rahaa onnenpelin avulla, oletusarvo on, että lupa- ja vaatimustenmukaisuussäännöt koskevat toimintaa, kunnes toisin varmistetaan osavaltiolta.

Kuka voi hakea Coloradon bingo-arpajalupaa

Colorado rajoittaa hyväntekeväisyysrahapelaamisen luvat kelpoisille voittoa tavoittelemattomille organisaatioille. Yleisesti organisaation on oltava voittoa tavoittelematon yhteisö, joka on ollut yhtäjaksoisesti olemassa vähintään viisi vuotta ennen hakemusta.

Osavaltio tunnustaa useita kelpoisia organisaatiotyyppejä, mukaan lukien:

• Uskonnolliset organisaatiot
• Hyväntekeväisyysorganisaatiot
• Ammattiliitot
• Veljeskunnalliset organisaatiot
• Koulutusorganisaatiot
• Vapaaehtoiset palokuntaorganisaatiot
• Veteraanijärjestöt
• Aidosti perustetut osavaltiollisten tai valtakunnallisten organisaatioiden paikalliset haaraosastot, loosit tai osastot

Organisaation on myös toimittava ilman voiton tavoittelua jäsentensä hyväksi ja ylläpidettävä jäsenmaksuja maksavaa jäsenkuntaa, joka on yhtäjaksoisesti toteuttanut organisaation tarkoitusta vaaditun ajanjakson ajan.

Jos ryhmäsi on hiljattain perustettu, se ei välttämättä vielä täytä bingo-arpajaluvan ehtoja, vaikka sillä olisi vahva hyväntekeväisyysmissio. Tällöin parempi pitkän aikavälin lähestymistapa on keskittyä yhteisön rakentamiseen, hallintodokumentteihin ja organisaation jatkuvuuteen.

Milloin lupa vaaditaan

Colorado ei salli voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden järjestää edes pientä arpajaista ilman lupaa. Jos organisaatiosi toteuttaa mitä tahansa arpajaisiin liittyvää toimintaa osavaltiossa, tarvitset bingo-arpajaluvan ulkoministerin toimistosta.

Sama periaate koskee bingotoimintaa. Voittoa tavoittelematon organisaatio ei voi yksinkertaisesti päättää järjestää peli-iltaa ja pitää sitä luvasta vapautettuna vain siksi, että tuotto ohjataan hyväntekeväisyyteen.

Muutama käytännön esimerkki:

• Yhteisötapahtumassa järjestettävä arpajainen tarvitsee yleensä luvan.
• Kirkon tai veteraanijärjestön bingoilta tarvitsee yleensä luvan.
• Hyväntekeväisyyshuutokauppa ei käytä bingo-arpajalupaa, mutta se voi laukaista hyväntekeväisyysvarainkeruun säännöt.
• Voittoa tavoitteleva yritys ei voi järjestää hyväntekeväisyysarpajaisia tämän luvan nojalla.

Jos tapahtumasi sijoittuu sosiaalisen kampanjan ja säännellyn hyväntekeväisyyspelin välimaastoon, varmista luokittelu ennen tapahtuman mainostamista.

Asiakirjat, joita yleensä tarvitaan uutta lupaa varten

Uusilta hakijoilta odotetaan yleensä enemmän kuin pelkkä lomake. Colorado haluaa todisteet siitä, että organisaatio on todellinen, kelpoinen ja ollut toiminnassa yhtäjaksoisesti.

Tyypillisiä uuden luvan aineistoja ovat:

• Bingo-arpajalupahakemus
• Luettelo kaikista aidosti aktiivisista jäsenistä, jotka osallistuvat rahapelitoimintaan
• Organisaation asiakirjat, kuten perustamiskirjat, säännöt, charter, peruskirja tai vastaavat tiedot
• Asiakirjat, joista käy ilmi, että nämä hallintoasiakirjat on päivätty ja allekirjoitettu vähintään viisi vuotta sitten
• Päivätyt organisaation nimissä olevat asiakirjat kustakin viidestä viime vuodesta, jotta yhtäjaksoinen olemassaolo voidaan osoittaa
• Vuosimaksu

Hyväksyttäviä jatkuvuutta osoittavia asiakirjoja voivat olla esimerkiksi tiliotteet, tilintarkastusraportit, shekit, määräaikaisraportit, julkaisut, veroilmoitukset, vapautustodistukset tai muut riippumattomat asiakirjat.

Osavaltio voi tarvittaessa pyytää lisäselvityksiä kelpoisuuden vahvistamiseksi.

Miten hakuprosessi toimii

Colorado tarjoaa sekä sähköisen että paperisen hakemuksen bingo-arpajalupia varten. Jos organisaatiollasi on ollut lupa aiemmin, uusiminen tulee tehdä olemassa olevan tilin kautta uusimisena eikä uutena hakemuksena.

Tyypillinen hakuprosessi etenee näin:

1. Varmista, että organisaatio täyttää viiden vuoden kelpoisuusvaatimuksen.
2. Kokoa hallintoasiakirjat ja jatkuvuutta osoittavat aineistot.
3. Valmistele luettelo aktiivisista jäsenistä, jotka tukevat pelejä.
4. Jätä hakemus ja maksa vaadittu maksu.
5. Odota, että osavaltio käsittelee hakemuksen ja pyytää mahdolliset puuttuvat tiedot.

Jos haet arpajaista, joka järjestetään seuraavana kalenterivuonna, Colorado sallii tietyn ennakkosuunnittelun, mutta aikarajoja on olemassa. Erityisesti seuraavan vuoden hakemuksia ei yleensä voida käsitellä ennen kuluvan vuoden marraskuun 1. päivää, ja lipussa on oltava molemmat lupavuodet, jos arpajaiset jatkuvat yli vuoden vaihteen.

Koska usean vuoden tai vuoden vaihteen yli ulottuvien arpajaisten suunnittelu voi monimutkaistua nopeasti, on viisasta tarkistaa osavaltion ohjeistus ennen lippujen painamista tai päivämäärien julkistamista.

Uusimissäännöt ovat yhtä tärkeitä

Lupa ei ole asiakirja, jonka jätät kerran ja unohdat. Colorado edellyttää jatkuvaa uusimista ja raportointia.

Uusimista varten osavaltio edellyttää yleensä:

• Uusimishakemusta
• Luetteloa aktiivisista jäsenistä, jotka avustavat onnenpelien järjestämisessä
• Vuosimaksua

Jatkuvan olemassaolon todisteita ei tarvitse toimittaa uudelleen joka uusimiskerralla, mutta se ei tarkoita, että kirjanpidosta voisi luopua. Organisaation tulisi jatkaa pöytäkirjojen, jäsenrekisterien ja talousasiakirjojen säilyttämistä, jotka tukevat lupaa.

Yksi tärkeä käytännön yksityiskohta: osavaltio ei lähetä uusimismuistutuksia postitse. Jos organisaatiosi luottaa muistutuskirjeeseen, määräaika voi mennä ohi. Merkitse uusimispäivä sisäiseen vaatimustenmukaisuuskalenteriin ja nimeä siitä vastuuhenkilö.

Pelipäällikkö ja toiminnallinen vaatimustenmukaisuus

Kun lupa on myönnetty, päivittäinen vaatimustenmukaisuus on yhtä tärkeää kuin itse hakemus.

Colorado edellyttää nimettyä pelipäällikköä, jolla on voimassa oleva ulkoministerin myöntämä todistus. Tämän henkilön on valvottava toimintaa ja oltava läsnä tapahtuman aikana, myös jonkin aikaa arpajaisvedon tai bingotilaisuuden jälkeen.

Organisaatiosi tulee myös varmistaa, että:

• Voimassa oleva laki ja säännöt ovat saatavilla tapahtumapaikalla
• Osallistujille kerrotaan vaaditut palkintoihin liittyvät tiedot ja pelisäännöt
• Vapaaehtoiset ymmärtävät vastuunsa ennen tapahtuman alkua
• Taloudelliset ja toiminnalliset asiakirjat säilytetään johdonmukaisesti
• Vaaditut neljännesvuosiraportit laaditaan ja toimitetaan soveltuvin osin

Vahva sisäinen prosessi vähentää virheiden riskiä, joka voi johtaa sakkoihin, viivästyksiin tai kelpoisuuden menettämiseen.

Yleiset virheet, joita voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden kannattaa välttää

Monet organisaatiot joutuvat vaikeuksiin, koska ne olettavat hyväntekeväisyysrahapelien olevan yksinkertaisempia kuin ne todellisuudessa ovat. Yleisimpiä virheitä ovat:

• Olettamus, että pieni arpajainen on vapautettu lupavaatimuksesta
• Hiljaisen huutokaupan käsitteleminen kuin se olisi arpajaistapahtuma
• Viivyttely sen tarkistamisessa, täyttääkö organisaatio viiden vuoden vaatimuksen
• Lippujen painattaminen ennen kuin vuoden vaihteen yli ulottuvan arpajaisen lupataulutus on varmistettu
• Sen unohtaminen, että uusimismuistutuksia ei lähetetä postitse
• Koulutetun pelipäällikön nimeämättä jättäminen
• Pelivaroja sekoitetaan muihin organisaation varoihin tai asianmukaista kirjanpitoa ei pidetä

Suurin osa näistä ongelmista on ehkäistävissä tarkistuslistalla ja selkeällä vaatimustenmukaisuusvastuulla.

Miten Zenind liittyy tähän

Zenind on yhdysvaltalainen yrityksen perustamispalvelu, joten paras paikka käyttää Zenind-palvelua on organisaatiosi perustassa. Jos perustat voittoa tavoittelematonta yhtiötä tai muuta oikeushenkilöä, joka aikoo myöhemmin hakea hyväntekeväisyysrahapelilupia, Zenind voi auttaa sinua järjestämään perustamisen ja ylläpitämään asiakirjoja, jotka tukevat selkeää vaatimustenmukaisuushistoriaa.

Tämä on tärkeää, koska hyväntekeväisyysrahapelien lupaprosessi nojaa vahvasti hallintodokumentteihin, jatkuvuusasiakirjoihin ja hyvin hoidettuun yhteisöön. Mitä parempi perustaminen ja kirjanpito ovat alusta alkaen, sitä helpompi on tukea tulevaa lupaprosessia ja operatiivista vaatimustenmukaisuutta.

Käytännön tarkistuslista ennen aloitusta

Ennen kuin suunnittelet Coloradon bingoillan tai arpajaiset, varmista, että voit vastata kyllä seuraaviin kysymyksiin:

• Onko organisaatio kelpoinen voittoa tavoittelematon yhteisötyyppi?
• Onko se ollut yhtäjaksoisesti olemassa vähintään viisi vuotta?
• Onko sinulla hallintoasiakirjat ja jatkuvuutta osoittavat tiedot?
• Oletko nimennyt jäsenet, jotka avustavat rahapelitoiminnassa?
• Oletko varmistanut, tarvitsetko bingo-arpajaluvan vai jonkin muun ilmoituksen tai hakemuksen?
• Onko sinulla pelipäällikkö, jolla on asianmukainen todistus?
• Oletko rakentanut uusimis- ja raportointikalenterin?
• Ovatko lippusi, ilmoituksesi ja tapahtumamenettelysi osavaltion sääntöjen mukaisia?

Jos jokin vastaus on ei, ratkaise asia ennen kuin ilmoitat tapahtumasta.

Lopullinen viesti

Coloradon hyväntekeväisyysrahapelaaminen voi olla arvokas varainhankintakeino, mutta se toimii parhaiten silloin, kun sitä käsitellään säänneltynä vaatimustenmukaisuusprosessina eikä viime hetken tapahtumana. Kelpoisten voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden on varmistettava kelpoisuutensa, kerättävä asiakirjat, jätettävä oikea hakemus ja ylläpidettävä huolellisia käytäntöjä hyväksynnän jälkeen.

Organisaatioille, jotka haluavat kerätä varoja vastuullisesti, voittava yhdistelmä on valmistautuminen, kirjanpito ja toistettava vaatimustenmukaisuusrutiini.