Licența pentru activități caritabile din Colorado: reguli pentru bingo și tombole destinate organizațiilor nonprofit

Organizațiile nonprofit din Colorado folosesc adesea bingo-ul și tombolele pentru a susține strângerea de fonduri orientată spre misiune. Însă jocurile caritabile nu sunt o activitate secundară ocazională. Ele reprezintă un proces reglementat, cu reguli de eligibilitate, cerințe de licențiere, obligații de raportare și limite operaționale pe care organizațiile trebuie să le înțeleagă înainte de a vinde primul bilet.

Dacă grupul dvs. ia în considerare o tombolă, o seară de bingo sau un alt joc de noroc în Colorado, cea mai sigură abordare este să tratați procesul de licențiere ca parte a strategiei de fundraising încă de la început. Asta înseamnă să confirmați că organizația este eligibilă, să adunați documentele potrivite, să desemnați lideri instruiți și să construiți un proces de conformitate care poate crește odată cu evenimentele dvs.

Acest ghid explică elementele de bază ale licențierii pentru activități caritabile din Colorado, organizațiile care se califică, documentele de care aveți de obicei nevoie și obiceiurile de conformitate care ajută la menținerea strângerii de fonduri pe drumul corect.

Ce se consideră activitate caritabilă de jocuri de noroc în Colorado

În Colorado, jocurile caritabile includ în general bingo-ul și tombolele organizate de organizații nonprofit eligibile, în temeiul legii statale. Aceste activități sunt reglementate deoarece implică jocuri de noroc și strângerea de fonduri de la public.

Câteva distincții importante contează:

• Activitățile de bingo și tombolă necesită o licență bingo-tombolă atunci când sunt desfășurate în Colorado.
• Nu există un preț minim al biletului care să scutească o tombolă de la licențiere.
• O licitație live sau silențioasă nu este acoperită de licența bingo-tombolă; ea este tratată ca o solicitare caritabilă și poate necesita o înregistrare separată a organizației caritabile, dacă nu se aplică o excepție.

Ideea-cheie este simplă: dacă organizația dvs. nonprofit vrea să strângă bani printr-un joc de noroc, presupuneți că se aplică reguli de licențiere și conformitate până când confirmați contrariul cu statul.

Cine poate solicita o licență bingo-tombolă în Colorado

Colorado limitează licențele pentru activități caritabile de jocuri de noroc la organizațiile nonprofit eligibile. În general, organizația trebuie să fie o organizație nonprofit care există în mod continuu de cel puțin cinci ani înainte de depunerea cererii.

Statul recunoaște mai multe tipuri de organizații eligibile, inclusiv:

• Organizații religioase
• Organizații caritabile
• Organizații sindicale
• Organizații fraternale
• Organizații educaționale
• Organizații voluntare ale pompierilor
• Organizații ale veteranilor
• Filiale, loji sau capitole autentice, înființate, ale unor organizații statale sau naționale

Organizația trebuie, de asemenea, să funcționeze fără scop lucrativ pentru membrii săi și să mențină o bază de membri plătitori de cotizații care și-a desfășurat continuu scopul organizației în perioada cerută.

Dacă grupul dvs. este recent înființat, este posibil să nu se califice încă pentru o licență bingo-tombolă, chiar dacă are o misiune caritabilă puternică. În acest caz, o abordare pe termen lung mai bună este să vă concentrați mai întâi pe consolidarea entității, a înregistrărilor de guvernanță și a continuității organizaționale.

Când este necesară o licență

Colorado nu permite organizațiilor nonprofit să organizeze chiar și o tombolă mică fără licență. Dacă organizația dvs. desfășoară orice activitate de tombolă în stat, aveți nevoie de o licență bingo-tombolă de la biroul Secretary of State.

Același principiu se aplică și operațiunilor de bingo. O organizație nonprofit nu poate pur și simplu să decidă să organizeze o seară de jocuri și să o trateze ca fiind exceptată doar pentru că veniturile merg către o cauză caritabilă.

Câteva exemple practice:

• O tombolă la un eveniment comunitar are, în general, nevoie de licență.
• Un eveniment de bingo organizat de o biserică sau de un grup de veterani are, în general, nevoie de licență.
• O licitație silențioasă în scop caritabil nu folosește licența bingo-tombolă, dar poate declanșa reguli privind solicitarea caritabilă.
• O afacere cu scop lucrativ nu poate organiza o tombolă caritabilă în baza acestei licențe.

Dacă evenimentul dvs. se află oriunde aproape de linia dintre o promoție socială și un joc caritabil reglementat, confirmați clasificarea înainte de a promova evenimentul.

Documentele de care aveți de obicei nevoie pentru o licență nouă

Solicitanții noi ar trebui să se aștepte să prezinte mai mult decât un simplu formular de bază. Colorado caută dovada că organizația este reală, eligibilă și activă în mod continuu.

Materialele tipice pentru o licență nouă includ:

• Cererea pentru licența bingo-tombolă
• O listă cu toți membrii activi autentici care vor ajuta la activitățile de jocuri de noroc
• Documente organizaționale precum actul constitutiv, statutul, carta, constituția sau înregistrări similare
• Documente care arată că aceste acte de guvernare au fost datate și executate cu cel puțin cinci ani în urmă
• Înregistrări datate, pe numele organizației, din fiecare dintre ultimii cinci ani, pentru a demonstra existența continuă
• Taxa anuală

Exemple de înregistrări acceptabile privind continuitatea pot include extrase de cont bancar, declarații de audit, cecuri, rapoarte periodice, publicații, declarații fiscale, certificate de exceptare sau alte înregistrări independente.

Statul poate solicita documente suplimentare de susținere, dacă este necesar, pentru a confirma eligibilitatea.

Cum funcționează procesul de depunere a cererii

Colorado oferă atât depunere online, cât și depunere pe suport de hârtie pentru licențele bingo-tombolă. Dacă organizația dvs. a fost licențiată anterior, reînnoirea trebuie depusă ca reînnoire prin contul existent, nu ca o cerere nouă.

Un flux tipic de depunere arată astfel:

1. Confirmați că organizația îndeplinește cerința de eligibilitate de cinci ani.
2. Adunați documentele de guvernanță și înregistrările privind continuitatea.
3. Pregătiți lista membrilor activi care vor sprijini jocurile.
4. Depuneți cererea și achitați taxa cerută.
5. Așteptați ca statul să analizeze dosarul și să solicite orice informație lipsă.

Dacă solicitați o tombolă care va avea loc în anul calendaristic următor, Colorado permite o anumită planificare anticipată, dar există reguli de calendar. În special, cererile pentru anul următor, în general, nu pot fi procesate până după 1 noiembrie al anului curent, iar biletul trebuie să reflecte ambii ani de licență dacă tombola se desfășoară pe parcursul a doi ani.

Deoarece planificarea unei tombole pe mai mulți ani sau care traversează ani calendaristici poate deveni rapid complicată, este înțelept să verificați ghidajul statului înainte de a tipări bilete sau de a anunța datele.

Reguli de reînnoire care contează și ele

O licență nu este ceva ce depuneți o singură dată și apoi uitați. Colorado solicită reînnoire continuă și conformitate în raportare.

Pentru reînnoiri, statul solicită, în general:

• Cererea de reînnoire
• O listă cu membrii activi care asistă la jocurile de noroc
• Taxa anuală

Nu este necesar să retrimiteți dovada existenței continue la fiecare reînnoire, dar asta nu înseamnă că puteți neglija evidența. Organizația ar trebui să continue să păstreze procese-verbale, evidențe ale membrilor și documente financiare care susțin licența.

Un detaliu operațional important: statul nu trimite notificări de reînnoire prin poștă. Dacă organizația dvs. se bazează pe o scrisoare de reamintire, puteți rata termenul de reînnoire. Includeți data de reînnoire într-un calendar intern de conformitate și desemnați o persoană responsabilă pentru urmărirea acesteia.

Managerul jocurilor și conformitatea operațională

După emiterea licenței, conformitatea de zi cu zi devine la fel de importantă ca și cererea în sine.

Colorado cere un manager desemnat pentru jocuri, cu un certificat valabil și actual emis de Secretary of State. Acea persoană trebuie să supravegheze activitatea și să fie prezentă pe durata evenimentului, inclusiv pentru o perioadă de timp după extragerea unei tombole sau după o sesiune de bingo.

Organizația dvs. ar trebui, de asemenea, să se asigure că:

• Legea și regulile actuale sunt disponibile la locația unde are loc activitatea
• Participanții sunt informați despre dezvăluirile obligatorii privind premiile și regulile jocului
• Voluntarii își înțeleg responsabilitățile înainte de începerea evenimentului
• Înregistrările financiare și operaționale sunt păstrate în mod consecvent
• Rapoartele trimestriale cerute sunt pregătite și depuse atunci când este cazul

Un proces intern solid reduce riscul de greșeli care pot duce la amenzi, întârzieri sau pierderea eligibilității.

Greșeli frecvente pe care nonprofiturile ar trebui să le evite

Multe organizații întâmpină probleme pentru că presupun că jocurile caritabile sunt mai simple decât sunt în realitate. Cele mai frecvente erori includ:

• Presupunerea că o tombolă mică este scutită de la licențiere
• Tratarea unei licitații silențioase ca și cum ar fi un eveniment de tombolă
• Așteptarea prea lungă pentru a verifica dacă organizația îndeplinește cerința de cinci ani
• Tipărirea biletelor înainte de a confirma calendarul licenței pentru o tombolă care se întinde pe două ani
• Uitarea faptului că notificările de reînnoire nu sunt trimise prin poștă
• Nedesemnarea unui manager de jocuri instruit
• Amestecarea fondurilor provenite din jocuri cu fonduri organizaționale fără legătură sau lipsa unei evidențe corespunzătoare

Cele mai multe dintre aceste probleme pot fi prevenite cu o listă de verificare și cu o persoană responsabilă clar definită pentru conformitate.

Unde se încadrează Zenind

Zenind este un serviciu american de înființare de companii, așa că locul cel mai potrivit pentru a folosi Zenind este la baza organizației dvs. Dacă înființați o corporație nonprofit sau o altă entitate juridică ce va urmări, în cele din urmă, activități caritabile de jocuri de noroc, Zenind vă poate ajuta să organizați înființarea și să mențineți înregistrările care susțin un istoric de conformitate curat.

Acest lucru contează deoarece licențierea pentru activități caritabile de jocuri de noroc depinde foarte mult de documentele de guvernanță, de înregistrările privind continuitatea și de o entitate bine administrată. Cu cât înființarea și evidența dvs. sunt mai bune din prima zi, cu atât este mai ușor să susțineți licențierea și conformitatea operațională viitoare.

Listă practică înainte de lansare

Înainte de a planifica o seară de bingo sau o tombolă în Colorado, confirmați că puteți răspunde cu da la aceste întrebări:

• Este organizația un tip de nonprofit eligibil?
• Există în mod continuu de cel puțin cinci ani?
• Aveți documente de guvernanță și înregistrări care dovedesc continuitatea?
• Ați identificat membrii care vor ajuta la activitatea de jocuri de noroc?
• Ați confirmat dacă evenimentul necesită o licență bingo-tombolă sau un alt tip de depunere?
• Aveți un manager de jocuri certificat corespunzător?
• Ați construit un calendar de reînnoire și raportare?
• Biletele, informațiile obligatorii și procedurile evenimentului sunt aliniate la regulile statului?

Dacă răspunsul la oricare dintre acestea este nu, rezolvați problema înainte de a anunța evenimentul.

Concluzia finală

Activitățile caritabile de jocuri de noroc din Colorado pot fi un instrument valoros de strângere de fonduri, dar funcționează cel mai bine atunci când sunt tratate ca un proces reglementat de conformitate, nu ca un eveniment improvizat în ultimul moment. Organizațiile nonprofit eligibile trebuie să confirme eligibilitatea, să adune documentația, să depună licența potrivită și să mențină controale riguroase după aprobare.

Pentru organizațiile care vor să strângă bani în mod responsabil, formula câștigătoare este pregătirea, evidența și o rutină repetabilă de conformitate.