Licencia na charitatívne hranie v Colorade: pravidlá pre bingo a tomboly pre neziskové organizácie

Neziskové organizácie v Colorade často využívajú bingo a tomboly na podporu fundraisingu zameraného na svoje poslanie. Charitatívne hranie však nie je neformálna vedľajšia aktivita. Ide o regulovaný proces s pravidlami oprávnenosti, požiadavkami na licenciu, oznamovacími povinnosťami a prevádzkovými obmedzeniami, ktoré musia organizácie pochopiť ešte pred predajom prvého lístka.

Ak vaša skupina zvažuje tombolu, bingo večer alebo inú hru náhody v Colorade, najbezpečnejší prístup je považovať licenčný proces od začiatku za súčasť vašej fundraisingovej stratégie. To znamená overiť, či je vaša organizácia oprávnená, zhromaždiť správne záznamy, určiť vyškolených lídrov a vytvoriť proces súladu, ktorý dokáže rásť spolu s vašimi podujatiami.

Tento sprievodca vysvetľuje základy licencovania charitatívneho hrania v Colorade, organizácie, ktoré sa kvalifikujú, dokumenty, ktoré zvyčajne potrebujete, a návyky v oblasti súladu, ktoré pomáhajú udržať fundraising na správnej ceste.

Čo sa v Colorade považuje za charitatívne hranie

V Colorade charitatívne hranie vo všeobecnosti zahŕňa bingo a tomboly organizované oprávnenými neziskovými organizáciami podľa štátneho práva. Tieto aktivity sú regulované, pretože zahŕňajú hry náhody a získavanie prostriedkov od verejnosti.

Dôležité sú tieto rozdiely:

• Aktivity bingo a tombola vyžadujú licenciu na bingo a tombolu, ak sa konajú v Colorade.
• Neexistuje minimálna cena lístka, ktorá by tombolu oslobodzovala od pravidiel.
• Živá alebo tichá aukcia nie je pokrytá licenciou na bingo a tombolu; považuje sa za charitatívnu zbierku a môže vyžadovať samostatnú registráciu charity, ak sa neuplatní výnimka.

Kľúčová myšlienka je jednoduchá: ak chce vaša nezisková organizácia získavať peniaze prostredníctvom hry náhody, predpokladajte, že sa uplatňujú licenčné a pravidlá súladu, kým štát nepotvrdí opak.

Kto môže požiadať o licenciu na bingo a tombolu v Colorade

Colorado obmedzuje licencie na charitatívne hranie na kvalifikované neziskové organizácie. Vo všeobecnosti musí ísť o neziskovú organizáciu, ktorá existuje nepretržite aspoň päť rokov pred podaním žiadosti.

Štát uznáva niekoľko typov oprávnených organizácií, vrátane:

• Náboženských organizácií
• Charitatívnych organizácií
• Odborových organizácií
• Bratských organizácií
• Vzdelávacích organizácií
• Dobrovoľných hasičských organizácií
• Veteránskych organizácií
• Skutočne riadne zriadených pobočiek, lóží alebo kapitol štátnych alebo národných organizácií

Organizácia musí tiež fungovať bez zisku pre svojich členov a udržiavať členskú základňu platiacu členské príspevky, ktorá počas požadovaného obdobia nepretržite napĺňala účel organizácie.

Ak je vaša skupina novozaložená, ešte nemusí spĺňať podmienky pre licenciu na bingo a tombolu, aj keď má silné charitatívne poslanie. V takom prípade je lepším dlhodobým prístupom najprv vybudovať právnickú osobu, dokumentáciu riadenia a kontinuitu organizácie.

Kedy je licencia potrebná

Colorado neumožňuje neziskovým organizáciám usporiadať ani malú tombolu bez licencie. Ak vaša organizácia vykonáva akúkoľvek tombolovú aktivitu v štáte, potrebujete licenciu na bingo a tombolu od úradu štátneho tajomníka.

Rovnaký princíp platí aj pre bingo. Nezisková organizácia sa jednoducho nemôže rozhodnúť usporiadať herný večer a považovať ho za oslobodený len preto, že výnos ide na charitu.

Niekoľko praktických príkladov:

• Tombola na komunitnom fundraisingovom podujatí zvyčajne vyžaduje licenciu.
• Bingo fundraiser v kostole alebo u veteránskej organizácie zvyčajne vyžaduje licenciu.
• Tichá aukcia pre charitu nepoužíva licenciu na bingo a tombolu, ale môže spustiť pravidlá charitatívnej zbierky.
• Ziskový podnik nemôže pod touto licenciou usporiadať charitatívnu tombolu.

Ak sa vaše podujatie pohybuje na hranici medzi spoločenskou propagáciou a regulovanou charitatívnou hrou, pred propagáciou podujatia si overte jeho klasifikáciu.

Dokumenty, ktoré zvyčajne potrebujete pri novej licencii

Noví žiadatelia by mali očakávať, že budú musieť predložiť viac než len základný formulár. Colorado sa zaujíma o dôkaz, že organizácia je skutočná, kvalifikovaná a nepretržite aktívna.

Typické podklady pre novú licenciu zahŕňajú:

• Žiadosť o licenciu na bingo a tombolu
• Zoznam všetkých skutočne aktívnych členov, ktorí budú pomáhať s hernými aktivitami
• Organizačné dokumenty, ako sú zakladajúce listiny, stanovy, charter, ústava alebo podobné záznamy
• Dokumentáciu preukazujúcu, že tieto riadiace dokumenty sú datované a podpísané aspoň pred piatimi rokmi
• Datované záznamy vedené na meno organizácie za každý z posledných piatich rokov, ktoré dokazujú nepretržité trvanie organizácie
• Ročný poplatok

Medzi prijateľné záznamy kontinuity môžu patriť bankové výpisy, auditné výkazy, šeky, priebežné správy, publikácie, daňové priznania, osvedčenia o oslobodení od dane alebo iné nezávislé záznamy.

Štát si môže vyžiadať aj ďalšie podporné dokumenty, ak je to potrebné na potvrdenie oprávnenosti.

Ako funguje proces podania žiadosti

Colorado ponúka podanie žiadosti o licenciu na bingo a tombolu online aj v papierovej forme. Ak už bola vaša organizácia licencovaná, obnova sa má podať ako obnova prostredníctvom existujúceho účtu, nie ako nová žiadosť.

Typický pracovný postup podania vyzerá takto:

1. Overte, či organizácia spĺňa päťročnú podmienku oprávnenosti.
2. Pripravte riadiace dokumenty a záznamy o kontinuite.
3. Pripravte zoznam aktívnych členov, ktorí budú podporovať hry.
4. Podajte žiadosť a zaplaťte požadovaný poplatok.
5. Počkajte na preskúmanie podania štátom a prípadnú výzvu na doplnenie chýbajúcich informácií.

Ak podávate žiadosť o tombolu, ktorá sa uskutoční v nasledujúcom kalendárnom roku, Colorado umožňuje určité plánovanie vopred, ale platia časové pravidlá. Konkrétne žiadosti na ďalší rok sa vo všeobecnosti nedajú spracovať skôr ako po 1. novembri aktuálneho roka a lístok musí uvádzať oba licenčné roky, ak tombola zasahuje do dvoch rokov.

Keďže plánovanie tomboly na viac rokov alebo cez hranicu rokov sa môže rýchlo skomplikovať, je rozumné pred tlačou lístkov alebo oznámením termínov skontrolovať usmernenia štátu.

Záleží aj na obnove licencie

Licencia nie je niečo, čo podáte raz a zabudnete na to. Colorado vyžaduje priebežnú obnovu a súlad s oznamovacími povinnosťami.

Pri obnove štát vo všeobecnosti vyžaduje:

• Žiadosť o obnovu
• Zoznam aktívnych členov, ktorí pomáhajú s hrami náhody
• Ročný poplatok

Pri obnove nemusíte znova predkladať dôkaz o nepretržitej existencii, ale to neznamená, že môžete zanedbať vedenie záznamov. Organizácia by mala naďalej uchovávať zápisnice, členské záznamy a finančné dokumenty podporujúce licenciu.

Dôležitý prevádzkový detail: štát neposiela upozornenia na obnovu poštou. Ak sa vaša organizácia spolieha na pripomienkový list, môžete premeškať lehotu na obnovu. Uveďte dátum obnovy do interného kalendára súladu a určte zodpovednú osobu, ktorá ho bude sledovať.

Správca hier a prevádzkový súlad

Po vydaní licencie je rovnako dôležitý aj každodenný súlad ako samotná žiadosť.

Colorado vyžaduje určeného správcu hier s platným certifikátom vydaným štátnym tajomníkom. Táto osoba musí dohliadať na aktivitu a zostať prítomná počas podujatia, a to aj určitý čas po žrebovaní tomboly alebo priebehu bingo udalosti.

Vaša organizácia by sa mala tiež uistiť, že:

• Aktuálne zákony a pravidlá sú k dispozícii na mieste konania aktivity
• Účastníci sú informovaní o požadovaných zverejneniach cien a pravidlách hry
• Dobrovoľníci rozumejú svojim povinnostiam pred začiatkom podujatia
• Finančné a prevádzkové záznamy sa konzistentne uchovávajú
• Požadované štvrťročné správy sa pripravujú a podávajú, ak sa to vyžaduje

Silný interný proces znižuje riziko chýb, ktoré môžu viesť k pokutám, oneskoreniam alebo strate oprávnenosti.

Bežné chyby, ktorým by sa mali neziskové organizácie vyhnúť

Mnohé organizácie sa dostanú do problémov, pretože predpokladajú, že charitatívne hranie je jednoduchšie, než v skutočnosti je. Medzi najčastejšie chyby patria:

• Predpoklad, že malá tombola je oslobodená od licencovania
• Zaobchádzanie s tichou aukciou, ako keby išlo o tombolové podujatie
• Neskoré overovanie, či organizácia spĺňa päťročnú podmienku
• Tlač lístkov pred potvrdením načasovania licencie pri tombole presahujúcej dva roky
• Zabudnutie, že upozornenia na obnovu sa neposielajú poštou
• Neurčenie vyškoleného správcu hier
• Miešanie herných finančných prostriedkov s nesúvisiacimi prostriedkami organizácie alebo nevedenie riadnych záznamov

Väčšine týchto problémov sa dá predísť pomocou kontrolného zoznamu a jasne určenej zodpovednej osoby za súlad.

Kde do toho zapadá Zenind

Zenind je služba na zakladanie spoločností v USA, takže najlepšie miesto, kde využiť Zenind, je pri základoch vašej organizácie. Ak zakladáte neziskovú korporáciu alebo inú právnu entitu, ktorá sa v budúcnosti bude uchádzať o charitatívne hranie, Zenind vám môže pomôcť usporiadať založenie a udržiavať záznamy, ktoré podporujú čistú históriu súladu.

To je dôležité, pretože licencovanie charitatívneho hrania je vo veľkej miere závislé od riadiacich dokumentov, záznamov o kontinuite a dobre spravovanej entite. Čím lepšie sú vaše založenie a vedenie záznamov od prvého dňa, tým jednoduchšie bude podporiť budúce licencie a prevádzkový súlad.

Praktický kontrolný zoznam pred spustením

Predtým, než naplánujete bingo večer alebo tombolu v Colorade, overte si, či môžete na tieto otázky odpovedať áno:

• Je organizácia kvalifikovaným typom neziskovej organizácie?
• Existuje nepretržite aspoň päť rokov?
• Máte riadiace dokumenty a záznamy dokazujúce kontinuitu?
• Určili ste členov, ktorí budú pomáhať pri hernej aktivite?
• Overili ste, či podujatie potrebuje licenciu na bingo a tombolu alebo iný typ podania?
• Máte správcu hier s riadnou certifikáciou?
• Vytvorili ste kalendár obnovy a oznamovacích povinností?
• Sú vaše lístky, zverejnenia a postupy podujatia v súlade s pravidlami štátu?

Ak je odpoveď na ktorúkoľvek z týchto otázok nie, vyriešte to pred oznámením podujatia.

Záverečné zhrnutie

Charitatívne hranie v Colorade môže byť cenným nástrojom získavania prostriedkov, ale funguje najlepšie vtedy, keď sa považuje za regulovaný proces súladu, nie za akciu na poslednú chvíľu. Kvalifikované neziskové organizácie musia potvrdiť oprávnenosť, zhromaždiť dokumentáciu, podať správnu licenciu a po schválení udržiavať dôsledné kontroly.

Pre organizácie, ktoré chcú zodpovedne získavať prostriedky, je víťazná kombinácia príprava, vedenie záznamov a opakovateľný režim súladu.