Лиценз за благотворителни игри в Колорадо: правила за бинго и томболи за организации с нестопанска цел

Много организации с нестопанска цел в Колорадо използват бинго и томболи, за да подкрепят набирането на средства за своята мисия. Но благотворителните игри не са случайна допълнителна дейност. Това е регулиран процес с правила за допустимост, изисквания за лицензиране, отчетни задължения и оперативни ограничения, които организациите трябва да разберат, преди да продадат и един билет.

Ако вашата група обмисля томбола, вечер на бинго или друга игра на късмета в Колорадо, най-сигурният подход е да третирате процеса по лицензиране като част от стратегията за набиране на средства още от самото начало. Това означава да потвърдите, че организацията ви отговаря на условията, да съберете правилните документи, да определите обучени ръководители и да изградите процес за съответствие, който може да се разширява заедно със събитията ви.

Това ръководство обяснява основите на лицензирането на благотворителни игри в Колорадо, организациите, които отговарят на условията, документите, които обикновено са нужни, и навиците за съответствие, които помагат на набирането на средства да върви по план.

Какво се счита за благотворителни игри в Колорадо

В Колорадо благотворителните игри обикновено включват бинго и томболи, провеждани от квалифицирани организации с нестопанска цел съгласно щатското законодателство. Тези дейности са регулирани, защото включват игри на късмета и набиране на средства от обществеността.

Няколко важни разграничения имат значение:

• Дейностите с бинго и томболи изискват лиценз за бинго и томболи, когато се провеждат в Колорадо.
• Няма минимална цена на билет, която да освобождава една томбола от изискванията.
• Присъствен търг или тих търг не се покрива от лиценза за бинго и томболи; той се третира като благотворително набиране на средства и може да изисква отделна регистрация на благотворителна организация, освен ако не се прилага изключение.

Основното е просто: ако вашата организация с нестопанска цел иска да набира средства чрез игра на късмета, приемайте, че правилата за лицензиране и съответствие се прилагат, докато не потвърдите обратното с щата.

Кой може да кандидатства за лиценз за бинго и томболи в Колорадо

Колорадо ограничава лицензите за благотворителни игри до квалифицирани организации с нестопанска цел. По правило организацията трябва да е юридическо лице с нестопанска цел, съществуващо непрекъснато поне пет години преди кандидатстването.

Щатът признава няколко вида квалифицирани организации, включително:

• Религиозни организации
• Благотворителни организации
• Синдикални организации
• Братски организации
• Образователни организации
• Доброволчески организации на пожарникари
• Организации на ветерани
• Добросъвестно учредени клонове, ложи или местни структури на щатски или национални организации

Организацията трябва също да действа без печалба за своите членове и да поддържа платено членство, което непрекъснато е изпълнявало целите на организацията през изискуемия период.

Ако вашата група е новосъздадена, може все още да не отговаря на условията за лиценз за бинго и томболи, дори и да има силна благотворителна мисия. В такъв случай по-добрият дългосрочен подход е първо да се съсредоточите върху изграждането на юридическото лице, управленската документация и организационната приемственост.

Кога е необходим лиценз

Колорадо не позволява на организации с нестопанска цел да организират дори малка томбола без лиценз. Ако вашата организация провежда каквато и да е томбола в щата, ви е нужен лиценз за бинго и томболи от офиса на държавния секретар.

Същият принцип важи и за дейностите с бинго. Организация с нестопанска цел не може просто да реши да организира игрална вечер и да я третира като освободена от правила само защото приходите отиват за благотворителност.

Няколко практични примера:

• Томбола на общностно събитие обикновено изисква лиценз.
• Вечер на бинго в църква или организация на ветерани обикновено изисква лиценз.
• Тих търг за благотворителност не използва лиценза за бинго и томболи, но може да задейства правила за благотворително набиране на средства.
• Търговско дружество с цел печалба не може да организира благотворителна томбола под този лиценз.

Ако вашето събитие е дори близо до границата между социална промоция и регулирана благотворителна игра, потвърдете класификацията, преди да рекламирате събитието.

Документи, които обикновено са нужни за нов лиценз

От новите кандидати се очаква да представят повече от обикновен формуляр. Колорадо изисква доказателства, че организацията е реална, квалифицирана и непрекъснато активна.

Типичните документи за нов лиценз включват:

• Заявление за лиценз за бинго и томболи
• Списък на всички добросъвестни активни членове, които ще помагат с игралните дейности
• Организационни документи като учредителен акт, устав, харта, конституция или подобни записи
• Документи, показващи, че тези основополагащи документи са датирани и подписани преди поне пет години
• Датирани записи на името на организацията от всяка от последните пет години, които показват непрекъснато съществуване
• Годишната такса

Примери за приемливи записи за непрекъснатост могат да включват банкови извлечения, одиторски отчети, чекове, периодични отчети, публикации, данъчни декларации, удостоверения за освобождаване от данъци или други независими документи.

Щатът може да поиска допълнителни подкрепящи документи, ако е необходимо, за да потвърди допустимостта.

Как протича процесът по кандидатстване

Колорадо предлага както онлайн подаване, така и подаване на хартиен носител за лицензите за бинго и томболи. Ако вашата организация вече е била лицензирана, подновяването трябва да се подаде като подновяване чрез съществуващия акаунт, а не като ново заявление.

Типичният процес по кандидатстване изглежда така:

1. Потвърдете, че организацията отговаря на изискването за петгодишна допустимост.
2. Съберете основополагащите документи и записите за непрекъснатост.
3. Подгответе списъка на активните членове, които ще подпомагат игрите.
4. Подайте заявлението и платете необходимата такса.
5. Изчакайте щатът да прегледа подаденото и да поиска липсваща информация.

Ако кандидатствате за томбола, която ще се проведе през следващата календарна година, Колорадо позволява известно предварително планиране, но има правила за сроковете. По-специално, заявленията за следващата година обикновено не могат да бъдат обработени преди 1 ноември на текущата година, а билетът трябва да отразява и двете лицензни години, ако томболата обхваща две години.

Тъй като планирането на томболи, които преминават през две години, може бързо да се усложни, е разумно да проверите указанията на щата, преди да отпечатате билети или да обявите дати.

Правилата за подновяване също са важни

Лицензът не е нещо, което подавате веднъж и забравяте. Колорадо изисква текущо подновяване и спазване на отчетните правила.

При подновяване щатът обикновено изисква:

• Заявлението за подновяване
• Списък на активните членове, които подпомагат игрите на късмета
• Годишната такса

Не е необходимо да подавате отново доказателства за непрекъснато съществуване при всяко подновяване, но това не означава, че можете да пренебрегнете воденето на документация. Организацията трябва да продължи да съхранява протоколи, членски записи и финансови документи, които подкрепят лиценза.

Един важен оперативен детайл: щатът не изпраща напомняния за подновяване по пощата. Ако вашата организация разчита на напомнително писмо, може да пропуснете крайния срок. Запишете датата за подновяване във вътрешен календар за съответствие и определете отговорно лице, което да я следи.

Мениджър на игрите и оперативно съответствие

След издаването на лиценза ежедневното съответствие става също толкова важно, колкото и самото заявление.

Колорадо изисква определен мениджър на игрите с валиден сертификат, издаден от държавния секретар. Този човек трябва да наблюдава дейността и да присъства по време на събитието, включително за определен период след теглене на томбола или провеждане на бинго.

Вашата организация трябва също да се увери, че:

• Актуалният закон и правилата са налични на мястото, където се провежда дейността
• Участниците са информирани за изискваните оповестявания на наградите и правилата на играта
• Доброволците разбират своите отговорности преди началото на събитието
• Финансовите и оперативните записи се съхраняват последователно
• Необходимите тримесечни отчети се подготвят и подават, когато е приложимо

Силен вътрешен процес намалява риска от грешки, които могат да доведат до глоби, забавяния или загуба на допустимост.

Често срещани грешки, които организациите с нестопанска цел трябва да избягват

Много организации изпадат в затруднение, защото приемат, че благотворителните игри са по-прости, отколкото са в действителност. Най-честите грешки включват:

• Да се приема, че малка томбола е освободена от изискването за лиценз
• Да се третира тих търг така, сякаш е събитие с томбола
• Да се чака твърде дълго, преди да се провери дали организацията отговаря на изискването за пет години
• Да се отпечатват билети преди да се потвърди срокът на лиценза за томбола, обхващаща две години
• Да се забравя, че напомнянията за подновяване не се изпращат по пощата
• Да не се назначи обучен мениджър на игрите
• Да се смесват средствата от игрите с несвързани средства на организацията или да не се води правилна отчетност

Повечето от тези проблеми могат да бъдат избегнати с контролен списък и ясно определен отговорник за съответствието.

Къде се вписва Zenind

Zenind е услуга за учредяване на фирми в САЩ, така че най-подходящото място да използвате Zenind е в основата на вашата организация. Ако учредявате корпорация с нестопанска цел или друго юридическо лице, което в бъдеще ще кандидатства за благотворителни игри, Zenind може да ви помогне да организирате учредяването и да поддържате записите, които подкрепят чиста история на съответствие.

Това е важно, защото лицензите за благотворителни игри силно зависят от управленски документи, записи за непрекъснатост и добре управлявано юридическо лице. Колкото по-добри са учредяването и воденето на документи от самото начало, толкова по-лесно е да подкрепите бъдещото лицензиране и оперативното съответствие.

Практически контролен списък преди старта

Преди да планирате вечер на бинго или томбола в Колорадо, уверете се, че можете да отговорите с „да“ на следните въпроси:

• Организацията квалифициран тип организация с нестопанска цел ли е?
• Съществува ли непрекъснато поне пет години?
• Имате ли основополагащи документи и записи, доказващи непрекъснатост?
• Определили ли сте членовете, които ще подпомагат игралната дейност?
• Потвърдили ли сте дали събитието изисква лиценз за бинго и томболи или друг вид подаден документ?
• Имате ли мениджър на игрите с необходимия сертификат?
• Изградили ли сте календар за подновяване и отчетност?
• Съответстват ли билетите, оповестяванията и процедурите на събитието на щатските правила?

Ако отговорът на който и да е въпрос е „не“, решете проблема, преди да обявите събитието.

Финален извод

Благотворителните игри в Колорадо могат да бъдат ценен инструмент за набиране на средства, но работят най-добре, когато се третират като регулиран процес на съответствие, а не като последноминутно събитие. Квалифицираните организации с нестопанска цел трябва да потвърдят допустимостта си, да съберат документация, да подадат правилния лиценз и да поддържат внимателен контрол и след одобрението.

За организациите, които искат да набират средства отговорно, печелившата формула е подготовка, водене на документация и повторяем процес за съответствие.