Figyelemelterelt vezetésre vonatkozó szabályzat vállalkozások számára: hogyan csökkentse a kockázatot és védje a cégét

Az alkalmazottak több időt töltenek az utakon, mint valaha. Értékesítési látogatások, kiszállítási útvonalak, ügyféltalálkozók, szervizhívások és utolsó pillanatban felmerülő ügyintézések mind lehetőséget teremtenek arra, hogy egy egyszerű telefonhívás vagy szöveges üzenet súlyos felelősségi eseménnyé váljon. Kisvállalkozások és növekvő cégek esetében a figyelemelterelt vezetés nem csupán biztonsági kérdés. Jogi, biztosítási és reputációs kérdés is.

Egy egyértelmű, figyelemelterelt vezetésre vonatkozó szabályzat segít csökkenteni a balesetek számát, támogatja a biztonságosabb működést, és bizonyítja, hogy a vezetőség ésszerű lépéseket tett az alkalmazottak és a nyilvánosság védelme érdekében. Az Egyesült Államokban céget alapító és azt növelő vállalkozók számára ez a fajta szabályzat ugyanúgy a megalapozó megfelelőségi dokumentumok közé tartozik, mint a munkavállalói kézikönyv, az alapító okirat vagy társasági szerződés, illetve a biztosítási felülvizsgálat.

Miért üzleti probléma a figyelemelterelt vezetés?

Sok tulajdonos személyes viselkedési problémának tekinti a figyelemelterelt vezetést. A gyakorlatban azonban üzleti problémává válik, amikor az alkalmazottak munkavégzés közben vezetnek, vagy amikor elvárás, hogy útközben is azonnal elérhetők maradjanak.

Ha egy alkalmazott vezetés közben hívást fogad, üzenetet olvas, navigációt ellenőriz, értekezlethez csatlakozik vagy üzenetekre válaszol, a következmények lehetnek:

• Sérülés vagy haláleset
• Járműkárok és vagyoni kárigények
• Munkavállalói kártérítési ügyek
• Harmadik féllel szembeni felelősségi igények
• Magasabb biztosítási díjak
• Szabályozási vagy jogi kitettség
• Hírnévkár

Még akkor is, ha a vállalat nem utasította közvetlenül az alkalmazottat a telefon használatára vezetés közben, a felperesek azt állíthatják, hogy a munkáltató nem állított fel világos szabályokat, nem oktatta a dolgozókat, vagy nem érvényesítette a biztonságos gyakorlatokat. Ezért alapvető a megelőzés.

Hogyan érheti el a munkáltatót a felelősség?

A vállalkozók gyakran feltételezik, hogy az alkalmazott rossz döntése kizárólag az alkalmazott felelőssége. Ez a feltételezés költséges lehet. Amikor egy alkalmazott munkával összefüggésben vezet, a vállalat a tényektől és az adott joghatóságtól függően felelősséget viselhet felügyeleti mulasztásra, gondatlan szabályozásra vagy helyettes felelősségre alapított igények miatt.

A kockázat különösen magas, ha:

• Az alkalmazott munkahelyszínek között utazik
• Az alkalmazott kiszállításokat vagy szervizhívásokat teljesít
• Az alkalmazottnak azonnal válaszolnia kell a hívásokra
• A vállalat járművet, telefont vagy mobilkészüléket biztosít
• A vezetők rendszeresen üzeneteket küldenek vezetés közben lévő alkalmazottaknak

A lényeg egyszerű: ha a vállalkozás olyan körülményeket teremt, amelyek mellett a figyelemelterelés előre látható, akkor a vállalkozásnak azt meg is kell előznie.

Mit kell tartalmaznia egy erős figyelemelterelt vezetésre vonatkozó szabályzatnak?

A szabályzatnak nem kell bonyolultnak lennie ahhoz, hogy hatékony legyen. Világosnak, végrehajthatónak és következetesen alkalmazottnak kell lennie. Minden olyan vállalkozásnak, amely sofőröket, helyszíni munkatársakat vagy utazó alkalmazottakat foglalkoztat, érdemes az alábbi elemeket mérlegelnie.

1. Vezetés közben tilos az üzenetírás és az e-mail használata

Az üzenetküldés az egyik legveszélyesebb figyelemelterelési forma, mert a vezető tekintetét, kezét és figyelmét is elvonja az útról. A szabályzatnak tilalmaznia kell az üzenetküldést, az e-mailezést, az alkalmazások használatát és a közösségi média használatát, amikor a jármű mozgásban van.

2. A kézhasználat nélküli használat is korlátozott

A kihangosító rendszerek csökkentik a kézi figyelemelterelést, de nem szüntetik meg a kognitív figyelemelterelést. Ha a szabályzat korlátozott kihangosított hívásokat engedélyez, pontosan meg kell határozni, mikor megengedett és mikor nem. Például hívás csak akkor engedélyezhető, ha a jármű biztonságosan le van állítva, vagy valódi vészhelyzet esetén.

3. Nincs elvárás az azonnali válaszra

Sok probléma abból indul ki, hogy a vállalati kultúra az azonnali válaszokat jutalmazza. Az alkalmazottaknak nem szabad úgy érezniük, hogy vezetés közben minden üzenetre azonnal válaszolniuk kell. A szabályzatban egyértelműen szerepelnie kell, hogy utazás közben az a természetes és elfogadott, ha a válasz késik.

4. Készülékhasználat előtt álljon félre

Ha egy alkalmazottnak hívást kell indítania, üzenetet kell elolvasnia, útvonalat kell ellenőriznie vagy értekezlethez kell csatlakoznia, a szabályzatnak elő kell írnia, hogy ezt csak biztonságos helyen, a jármű félreállítása után teheti meg.

5. Utas és útvonaltervezési felelősségek

Ha egy alkalmazott utassal együtt vezet, az utas lehetőség szerint kezelje a navigációt és a kommunikációt. Ha nincs utas, a vezetőnek meg kell várnia, amíg a jármű leparkol.

6. Vállalati eszközök használata

Ha a vállalat telefont, táblagépet vagy csatlakoztatott eszközt biztosít, a szabályzatnak ismertetnie kell az elfogadható használatot, és meg kell tiltania a nem biztonságos használatot vezetés közben. A munkáltatóknak érdemes a mobilkészülékek beállításait, az automatikus válaszokat és az alkalmazáskorlátozásokat is megfontolniuk a megfelelés támogatására.

A képzés ugyanolyan fontos, mint az írásos szabályzat

Egy onboarding csomagba rejtett szabályzat önmagában nem elég. Az alkalmazottaknak olyan képzésre van szükségük, amely elmagyarázza, miért létezik a szabály, és hogyan kell azt valós helyzetekben alkalmazni.

A hatékony képzésnek az alábbiakat kell lefednie:

• Példák a tiltott viselkedésre
• Biztonságos kommunikációs alternatívák
• Teendők sürgős helyzetekben
• Hogyan kell bejelenteni egy balesetet vagy egy majdnem balesetet
• A vezetők felelőssége a szabály betartatásában

A képzést rendszeresen meg kell ismételni, nem csak egyszer, a belépéskor. Az újonnan felvett dolgozók, a szezonális munkavállalók és azok az alkalmazottak is ugyanazt az oktatást kell hogy megkapják, akik csak később kezdenek munkavégzés céljából utazni.

A szabályzat csak akkor működik, ha be is tartatják

A figyelemelterelt vezetésre vonatkozó szabályzat csak akkor hiteles, ha a vezetés következetesen érvényesíti. Ha a vezetők szemet hunynak a szabályszegés felett, mert az érintett dolgozó jól teljesít, a szabályzat elveszíti az értékét, és a vállalat továbbra is kitettségben marad.

A jó érvényesítéshez tartozik:

• Az alkalmazottak írásos tudomásulvétele
• Világos fegyelmi következmények a szabályszegésért
• Vezetői ellenőrzések vagy visszajelzések
• Rendszeres szabályzatfrissítés
• Az incidensek és panaszok gyors kivizsgálása

A cél nem önmagáért való büntetés. A cél az előre kiszámítható, méltányos érvényesítés, amely csökkenti a veszélyes viselkedést.

A biztosítást és a dokumentációt sem szabad elhanyagolni

A figyelemelterelt vezetésre vonatkozó szabályzatot a vállalat biztosítási fedezetével együtt kell felülvizsgálni. Az üzleti gépjármű-biztosítás, a kereskedelmi általános felelősségbiztosítás, a bérelt és nem tulajdonolt járművekre vonatkozó fedezet, valamint az ernyőbiztosítás mind releváns lehet attól függően, hogyan használják az alkalmazottak a járműveket munkára.

A tulajdonosoknak érdemes ellenőrizniük:

• Jogosultak-e az alkalmazottak üzleti célú vezetésre
• Mely járművek tartoznak fedezet alá
• Vannak-e kizárások a nem biztonságos magatartás vagy a hiányos szabályzat miatt
• Milyen dokumentáció szükséges egy baleset után
• Elvárja-e a biztosító a hivatalos biztonsági eljárásokat

Őrizze meg a képzési nyilvántartásokat, az aláírt tudomásulvételeket, az incidensjelentéseket és a szabályzatfrissítéseket. A dokumentáció fontos lehet, ha később kárigény merül fel.

Gyakorlati lépések kisvállalkozásoknak

A kisebb cégek gyakran azt gondolják, hogy túl kicsik a formális szabályzatokhoz. A valóságban azonban a kisvállalkozások még nagyobb kitettséggel szembesülhetnek, mert egyetlen súlyos kárigény is jelentős pénzügyi hatással járhat.

Kezdje az alábbi lépésekkel:

1. Azonosítsa azokat az alkalmazottakat, akik munkájuk során vezetnek.
2. Készítsen egy világos figyelemelterelt vezetésre vonatkozó szabályzatot.
3. Magyarázza el, mi tiltott és mi megengedett.
4. Képezze az alkalmazottakat, és gyűjtse be az aláírt tudomásulvételeket.
5. Tegye hozzá a végrehajtási lépéseket a kézikönyvhöz vagy a HR-folyamathoz.
6. Tekintse át a biztosítási fedezetet a brókerével vagy tanácsadójával.
7. Frissítse a szabályzatot, ahogy a törvények és a működés változnak.

Ha a vállalkozása még az alapítás szakaszában van, ez jó alkalom arra, hogy már a kezdetektől erős belső gyakorlatokat építsen ki. A Zenind segít az alapítóknak hatékonyan létrehozni amerikai vállalkozásaikat, és a jó vállalatirányításnak korán kell kezdődnie, a cégalapítás többi részével együtt.

Gyakori hibák, amelyeket el kell kerülni

Sok munkáltató azzal teremt kockázatot, hogy nem pontosítja a fontos részleteket. Kerülje el az alábbi hibákat:

• Üzenetküldés engedélyezése vezetés közben, mert kényelmesnek tűnik
• Feltételezni, hogy a kihangosított használat mindig biztonságos
• Elmulasztani a vezetők képzését a szabály érvényesítésére
• Figyelmen kívül hagyni a távmunkában vagy önállóan dolgozó sofőröket
• Más vállalat mintájára átvett, felülvizsgálat nélküli szabályzat használata
• Elfelejteni összehangolni a szabályzatot a biztosítási és megfelelőségi kötelezettségekkel

Az a szabályzat, amely túl homályos, nehezen betartható. Az a szabályzat, amelyet figyelmen kívül hagynak, rosszabb, mint a semmilyen szabályzat.

Biztonságosabb vállalati kultúra építése

A legjobb figyelemelterelt vezetésre vonatkozó szabályzat egy szélesebb biztonsági kultúra része. A vezetőknek példát kell mutatniuk. Ha a vezetők késő esti üzeneteket küldenek úton lévő alkalmazottaknak, vagy dicsérik az útról adott gyors válaszokat, azzal azt jelzik, hogy a kényelem fontosabb a biztonságnál.

Ehelyett olyan szokásokat kell kialakítani, amelyek a biztonságos viselkedést teszik természetessé:

• Hívások ütemezése az utazási idő köré
• Bátorítás arra, hogy készülékhasználat előtt álljanak félre
• Ütemező eszközök és automatikus válaszok használata
• Támogatás az alkalmazottaknak, ha a biztonság érdekében késleltetik a válaszokat
• A közlekedésbiztonság közös felelősségként való kezelése

Ha a biztonság beépül a működésbe, az alkalmazottak nagyobb valószínűséggel tartják be a szabályokat.

Záró tanulságok

A figyelemelterelt vezetés megelőzhető kockázat, amely sérülésekhez, perekhez és működési fennakadásokhoz vezethet. Azoknak a vállalkozásoknak, amelyek olyan alkalmazottakra támaszkodnak, akik vezetnek, világos szabályzatot kell bevezetniük, oktatniuk kell a dolgozókat a szabályokról, és következetesen be is kell tartatniuk azokat.

Egy növekvő vállalat esetében ez nem opcionális részlet. A felelős üzleti működés része. Egy jól megírt szabályzat védi a csapatát, támogatja a biztosítási stratégiát, és csökkenti a jogi kitettséget, miközben a cége növekszik.