Політики щодо відволікання за кермом для бізнесу: як зменшити ризики та захистити компанію

Працівники проводять на дорозі більше часу, ніж будь-коли. Виїзди до клієнтів, маршрути доставки, зустрічі з клієнтами, сервісні виклики та термінові доручення створюють багато ситуацій, у яких звичайний телефонний дзвінок або текстове повідомлення може перерости в серйозний інцидент із відповідальністю. Для малого бізнесу та компаній, що ростуть, відволікання за кермом є не лише питанням безпеки. Це також правовий, страховий та репутаційний ризик.

Чітка політика щодо відволікання за кермом допомагає зменшити кількість аварій, підтримує безпечнішу роботу та показує, що керівництво вжило розумних заходів для захисту працівників і громадськості. Для власників бізнесу, які створюють і масштабують компанію у США, така політика має стояти поруч з іншими базовими документами з комплаєнсу, такими як посібник для працівників, operating agreement і перегляд страхового покриття.

Чому відволікання за кермом є проблемою для бізнесу

Багато власників сприймають відволікання за кермом як особисту поведінкову проблему. На практиці це стає проблемою для бізнесу, коли працівники керують автомобілем у службових цілях або коли від них очікують постійної доступності під час поїздки.

Якщо працівник відповідає на дзвінок, читає повідомлення, перевіряє навігацію, приєднується до зустрічі або реагує на повідомлення під час керування, наслідки можуть включати:

• Травми або загибель людей
• Пошкодження автомобіля та майнові претензії
• Питання, пов’язані з компенсацією працівникам
• Претензії третіх осіб щодо відповідальності
• Підвищення страхових внесків
• Регуляторні або правові ризики
• Репутаційні втрати

Навіть якщо компанія прямо не наказувала працівникові користуватися телефоном під час руху, позивачі можуть стверджувати, що роботодавець не встановив чітких правил, не навчив працівників або не забезпечив дотримання безпечних практик. Саме тому профілактика є критично важливою.

Як відповідальність може перейти на роботодавця

Власники бізнесу часто припускають, що погане рішення працівника є виключно відповідальністю самого працівника. Це припущення може дорого коштувати. Коли працівник керує автомобілем у службових цілях, компанія може зіткнутися з претензіями, що базуються на недоліках нагляду, недбалих політиках або теоріях непрямої відповідальності, залежно від обставин і юрисдикції.

Ризик особливо високий, коли:

• Працівник переміщується між робочими локаціями
• Працівник здійснює доставку або сервісні виїзди
• Від працівника очікують негайної відповіді на дзвінки
• Компанія надає автомобіль, телефон або мобільний пристрій
• Керівники регулярно надсилають повідомлення працівникам, які перебувають за кермом

Суть проста: якщо бізнес створює умови, за яких відволікання передбачуване, від нього також можуть очікувати й запобігання цьому.

Що має охоплювати сильна політика щодо відволікання за кермом

Політика не повинна бути складною, щоб бути ефективною. Вона має бути зрозумілою, такою, що підлягає виконанню, і послідовно застосовуватися. Кожна компанія, що використовує водіїв, виїзний персонал або працівників, які подорожують, повинна розглянути такі елементи.

1. Заборона на текстові повідомлення та електронну пошту під час руху

Текстові повідомлення є однією з найнебезпечніших форм відволікання, оскільки вони відвертають від дороги зір, руки та увагу водія. Політика має забороняти текстові повідомлення, електронну пошту, використання застосунків і соціальних мереж під час руху транспортного засобу.

2. Вільні руки не означають повної безпеки

Системи hands-free зменшують ручне відволікання, але не усувають когнітивне відволікання. Якщо ваша політика дозволяє обмежені дзвінки hands-free, чітко визначте, коли це дозволено, а коли ні. Наприклад, дзвінки можуть бути дозволені лише тоді, коли автомобіль безпечно припаркований, або в справді невідкладній ситуації.

3. Не повинно бути очікування негайної відповіді

Багато проблем починаються з корпоративної культури, яка заохочує миттєві відповіді. Працівники не повинні відчувати тиск, щоб відповідати на кожне повідомлення негайно під час керування. Політика має прямо зазначати, що затримка відповіді під час поїздки є прийнятною і очікуваною.

4. Зупиніться перед використанням пристрою

Якщо працівнику потрібно зробити дзвінок, прочитати повідомлення, переглянути маршрут або приєднатися до зустрічі, політика має вимагати спершу безпечно зупинитися.

5. Обов’язки пасажира та навігації

Якщо працівник їде з пасажиром, саме пасажир за можливості має займатися навігацією та комунікацією. Якщо пасажира немає, водій має дочекатися, доки транспортний засіб буде припаркований.

6. Використання пристроїв компанії

Якщо бізнес надає телефони, планшети або підключені пристрої, політика має пояснювати допустиме використання та забороняти небезпечну роботу з ними під час керування. Роботодавцям також варто розглянути налаштування мобільних пристроїв, автоматичні відповіді та обмеження застосунків для підтримки дотримання правил.

Навчання так само важливе, як і письмова політика

Політики, захованої в пакеті для онбордингу, недостатньо. Працівники потребують навчання, яке пояснює, чому існує це правило і як воно застосовується в реальних ситуаціях.

Ефективне навчання має охоплювати:

• Приклади забороненої поведінки
• Безпечні альтернативи для комунікації
• Що робити в термінових ситуаціях
• Як повідомляти про аварію або майже-інцидент
• Обов’язки керівників щодо контролю

Навчання слід повторювати періодично, а не лише один раз під час прийому на роботу. Нові працівники, сезонний персонал і працівники, які починають їздити у службових справах пізніше, також мають отримувати ті самі інструкції.

Виконання правил або робить політику, або руйнує її

Політика щодо відволікання за кермом має цінність лише тоді, коли керівництво послідовно її забезпечує. Якщо менеджери закривають очі на порушення у високопродуктивних працівників, політика втрачає силу, а бізнес зберігає ризик.

Належне виконання включає:

• Письмове підтвердження ознайомлення від працівників
• Чіткі дисциплінарні наслідки за порушення
• Перевірки або контрольні контакти з боку менеджерів
• Регулярне оновлення політики
• Своєчасний аналіз інцидентів і скарг

Мета не в покаранні заради покарання. Мета полягає в передбачуваному, однаковому для всіх виконанні правил, яке зменшує небезпечну поведінку.

Страхування та документацію не можна ігнорувати

Політику щодо відволікання за кермом слід переглядати разом зі страховим покриттям компанії. Комерційне автострахування, поліси загальної комерційної відповідальності, покриття для орендованих і не належних компанії автомобілів, а також umbrella coverage можуть бути релевантними залежно від того, як працівники використовують транспортні засоби для роботи.

Власникам слід перевірити:

• Чи мають працівники дозвіл керувати транспортом у службових цілях
• Які транспортні засоби покриті
• Чи є виключення, пов’язані з небезпечною поведінкою або недостатніми політиками
• Які документи потрібні після аварії
• Чи очікує страховик формальних процедур безпеки

Зберігайте копії записів про навчання, підписаних підтверджень, звітів про інциденти та змін до політики. Документація може мати важливе значення, якщо колись виникне претензія.

Практичні кроки для малого бізнесу

Малі компанії часто вважають, що вони занадто невеликі для формальних політик. Насправді малий бізнес може бути ще більш уразливим, оскільки одна серйозна претензія може мати великий фінансовий вплив.

Почніть із таких кроків:

1. Визначте працівників, які керують автомобілем у службових цілях.
2. Підготуйте чітку політику щодо відволікання за кермом.
3. Поясніть, що заборонено, а що дозволено.
4. Навчіть працівників і зберіть підписані підтвердження.
5. Додайте кроки щодо виконання правил до вашого handbook або HR-процесу.
6. Перевірте страхове покриття разом зі своїм брокером або консультантом.
7. Оновлюйте політику в міру зміни законів і операцій.

Якщо ваш бізнес ще перебуває на етапі створення, це хороший час, щоб із самого початку закласти сильні внутрішні практики. Zenind допомагає засновникам ефективно створювати бізнес у США, а хороше корпоративне управління має починатися рано, разом з рештою налаштування вашої компанії.

Поширені помилки, яких слід уникати

Багато роботодавців створюють ризик, залишаючи важливі деталі нечіткими. Уникайте таких помилок:

• Дозволяти обмін повідомленнями під час керування, бо це зручно
• Вважати, що hands-free завжди безпечний
• Не навчати менеджерів контролювати дотримання правил
• Ігнорувати водіїв, які працюють віддалено або самостійно
• Використовувати політику, скопійовану з іншої компанії без адаптації
• Забувати узгодити політику зі страховими та комплаєнс-зобов’язаннями

Політика, яка надто розмита, важко піддається виконанню. Політика, яку ігнорують, гірша за її відсутність.

Формування безпечнішої корпоративної культури

Найкраща політика щодо відволікання за кермом є частиною ширшої культури безпеки. Лідери мають демонструвати поведінку, якої очікують. Якщо менеджери надсилають пізні повідомлення працівникам, які подорожують, або заохочують швидкі відповіді з дороги, компанія сигналізує, що зручність важливіша за безпеку.

Натомість формуйте звички, які роблять безпечну поведінку нормальною:

• Плануйте дзвінки з урахуванням часу в дорозі
• Заохочуйте зупинку перед використанням пристрою
• Використовуйте інструменти планування та автоматичні відповіді
• Підтримуйте працівників, які відкладають відповіді, доки це не стане безпечно
• Ставте безпеку дорожнього руху як спільну відповідальність

Коли безпека вбудована в операційну діяльність, працівники з більшою ймовірністю дотримуються правил.

Підсумкові висновки

Відволікання за кермом є ризиком, якому можна запобігти, але який може призвести до травм, позовів і операційних збоїв. Бізнес, який покладається на працівників за кермом, повинен запровадити чітку політику, навчити працівників правилам і послідовно їх виконувати.

Для компанії, що зростає, це не другорядна деталь. Це частина відповідального управління бізнесом. Добре написана політика може захистити вашу команду, підтримати страхову стратегію та зменшити юридичні ризики під час зростання компанії.