Πολιτικές για την απρόσεκτη οδήγηση στις επιχειρήσεις: Πώς να μειώσετε τον κίνδυνο και να προστατεύσετε την εταιρεία σας

Οι εργαζόμενοι περνούν περισσότερο χρόνο στον δρόμο από ποτέ. Επισκέψεις πωλήσεων, διαδρομές διανομής, συναντήσεις με πελάτες, κλήσεις εξυπηρέτησης και επείγουσες δουλειές δημιουργούν ευκαιρίες για το απλό τηλεφώνημα ή μήνυμα να εξελιχθεί σε σοβαρό γεγονός ευθύνης. Για τις μικρές επιχειρήσεις και τις αναπτυσσόμενες εταιρείες, η απρόσεκτη οδήγηση δεν είναι μόνο ζήτημα ασφάλειας. Είναι επίσης νομικό ζήτημα, ζήτημα ασφάλισης και ζήτημα φήμης.

Μια σαφής πολιτική για την απρόσεκτη οδήγηση βοηθά στη μείωση των ατυχημάτων, υποστηρίζει ασφαλέστερες λειτουργίες και δείχνει ότι η διοίκηση έλαβε εύλογα μέτρα για την προστασία των εργαζομένων και του κοινού. Για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων που ιδρύουν και αναπτύσσουν μια εταιρεία στις Ηνωμένες Πολιτείες, μια τέτοια πολιτική πρέπει να βρίσκεται δίπλα σε άλλα θεμελιώδη έγγραφα συμμόρφωσης, όπως το εγχειρίδιο εργαζομένου, η συμφωνία λειτουργίας και η αναθεώρηση της ασφάλισης.

Γιατί η απρόσεκτη οδήγηση αποτελεί επιχειρηματικό πρόβλημα

Πολλοί ιδιοκτήτες θεωρούν την απρόσεκτη οδήγηση ως πρόβλημα προσωπικής συμπεριφοράς. Στην πράξη, γίνεται επιχειρηματικό πρόβλημα όταν οι εργαζόμενοι οδηγούν για λογαριασμό της εργασίας ή όταν αναμένεται να παραμένουν διαθέσιμοι ενώ βρίσκονται στον δρόμο.

Αν ένας εργαζόμενος απαντήσει σε κλήση, διαβάσει μήνυμα, ελέγξει πλοήγηση, συμμετάσχει σε σύσκεψη ή απαντήσει σε μηνύματα ενώ οδηγεί, οι συνέπειες μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Τραυματισμό ή απώλεια ζωής
• Ζημιές σε οχήματα και αξιώσεις για περιουσιακές ζημιές
• Ζητήματα αποζημίωσης εργαζομένων
• Αξιώσεις ευθύνης τρίτων
• Υψηλότερα ασφάλιστρα
• Κανονιστική ή νομική έκθεση σε κίνδυνο
• Βλάβη στη φήμη

Ακόμη και αν μια εταιρεία δεν έδωσε άμεσα εντολή σε έναν εργαζόμενο να χρησιμοποιεί το τηλέφωνο ενώ οδηγεί, οι ενάγοντες μπορεί να υποστηρίξουν ότι ο εργοδότης δεν έθεσε σαφείς κανόνες, δεν εκπαίδευσε τους εργαζομένους ή δεν επέβαλε ασφαλείς πρακτικές. Γι’ αυτό η πρόληψη είναι απαραίτητη.

Πώς μπορεί η ευθύνη να φτάσει στον εργοδότη

Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων συχνά υποθέτουν ότι η κακή επιλογή ενός εργαζομένου είναι αποκλειστικά ευθύνη του εργαζομένου. Αυτή η υπόθεση μπορεί να αποδειχθεί δαπανηρή. Όταν ένας εργαζόμενος οδηγεί για εργασία, μια εταιρεία μπορεί να αντιμετωπίσει αξιώσεις που βασίζονται σε ελλείψεις εποπτείας, αμελείς πολιτικές ή θεωρίες έμμεσης ευθύνης, ανάλογα με τα πραγματικά περιστατικά και τη δικαιοδοσία.

Ο κίνδυνος είναι ιδιαίτερα υψηλός όταν:

• Ο εργαζόμενος μετακινείται μεταξύ χώρων εργασίας
• Ο εργαζόμενος πραγματοποιεί παραδόσεις ή επισκέψεις εξυπηρέτησης
• Ο εργαζόμενος αναμένεται να απαντά αμέσως σε κλήσεις
• Η εταιρεία παρέχει όχημα, τηλέφωνο ή κινητή συσκευή
• Οι προϊστάμενοι στέλνουν συστηματικά μηνύματα σε εργαζομένους που οδηγούν

Η βασική αρχή είναι απλή: αν η επιχείρηση δημιουργεί συνθήκες όπου η απόσπαση προσοχής είναι προβλέψιμη, μπορεί επίσης να αναμένεται να την αποτρέψει.

Τι πρέπει να καλύπτει μια ισχυρή πολιτική για την απρόσεκτη οδήγηση

Μια πολιτική δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη για να είναι αποτελεσματική. Πρέπει να είναι σαφής, εφαρμόσιμη και να εφαρμόζεται με συνέπεια. Κάθε επιχείρηση που χρησιμοποιεί οδηγούς, προσωπικό πεδίου ή εργαζομένους που ταξιδεύουν θα πρέπει να εξετάσει τα ακόλουθα στοιχεία.

1. Καμία αποστολή μηνυμάτων ή email κατά την οδήγηση

Η αποστολή μηνυμάτων είναι μία από τις πιο επικίνδυνες μορφές απόσπασης προσοχής, επειδή απομακρύνει από τον οδηγό τα μάτια, τα χέρια και την προσοχή από τον δρόμο. Μια πολιτική θα πρέπει να απαγορεύει την αποστολή μηνυμάτων, τα email, τη χρήση εφαρμογών και τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης ενώ το όχημα κινείται.

2. Η χρήση hands-free εξακολουθεί να έχει περιορισμούς

Τα συστήματα hands-free μειώνουν τη χειροκίνητη απόσπαση προσοχής, αλλά δεν εξαλείφουν τη γνωστική απόσπαση. Αν η πολιτική σας επιτρέπει περιορισμένες κλήσεις hands-free, ορίστε με ακρίβεια πότε επιτρέπεται και πότε όχι. Για παράδειγμα, οι κλήσεις μπορεί να επιτρέπονται μόνο όταν το όχημα είναι σταθμευμένο με ασφάλεια ή σε πραγματική ανάγκη.

3. Καμία προσδοκία για άμεση απάντηση

Πολλά προβλήματα ξεκινούν από μια εταιρική κουλτούρα που επιβραβεύει τις άμεσες απαντήσεις. Οι εργαζόμενοι δεν πρέπει να νιώθουν πίεση να απαντούν αμέσως σε κάθε μήνυμα ενώ οδηγούν. Η πολιτική θα πρέπει να αναφέρει ότι οι καθυστερήσεις στην απάντηση είναι αποδεκτές και αναμενόμενες κατά τη διάρκεια της μετακίνησης.

4. Σταθμεύστε πριν χρησιμοποιήσετε συσκευή

Αν ένας εργαζόμενος χρειάζεται να κάνει κλήση, να διαβάσει μήνυμα, να ελέγξει οδηγίες ή να συμμετάσχει σε σύσκεψη, η πολιτική θα πρέπει να απαιτεί να σταματήσει σε ασφαλές σημείο πριν το κάνει.

5. Ευθύνες συνοδηγού και δρομολόγησης

Αν ένας εργαζόμενος οδηγεί με συνοδηγό, ο συνοδηγός θα πρέπει να αναλαμβάνει, όπου είναι δυνατό, τη πλοήγηση και την επικοινωνία. Αν δεν υπάρχει συνοδηγός, ο οδηγός πρέπει να περιμένει μέχρι το όχημα να είναι σταθμευμένο.

6. Χρήση συσκευών της εταιρείας

Αν η επιχείρηση παρέχει τηλέφωνα, tablets ή συνδεδεμένες συσκευές, η πολιτική θα πρέπει να εξηγεί την επιτρεπόμενη χρήση και να απαγορεύει την επικίνδυνη λειτουργία κατά την οδήγηση. Οι εργοδότες θα πρέπει επίσης να εξετάσουν ρυθμίσεις κινητών συσκευών, αυτόματες απαντήσεις και περιορισμούς εφαρμογών για να υποστηρίξουν τη συμμόρφωση.

Η εκπαίδευση είναι εξίσου σημαντική με τη γραπτή πολιτική

Μια πολιτική κρυμμένη σε ένα πακέτο onboarding δεν αρκεί. Οι εργαζόμενοι χρειάζονται εκπαίδευση που εξηγεί γιατί υπάρχει ο κανόνας και πώς εφαρμόζεται σε πραγματικές καταστάσεις.

Η αποτελεσματική εκπαίδευση θα πρέπει να καλύπτει:

• Παραδείγματα απαγορευμένης συμπεριφοράς
• Ασφαλείς εναλλακτικές για επικοινωνία
• Τι να κάνετε σε επείγουσες περιπτώσεις
• Πώς να αναφέρετε ένα ατύχημα ή ένα σχεδόν ατύχημα
• Ευθύνες των προϊσταμένων για την επιβολή

Η εκπαίδευση θα πρέπει να επαναλαμβάνεται περιοδικά, όχι μόνο μία φορά κατά την πρόσληψη. Οι νέοι εργαζόμενοι, το εποχικό προσωπικό και οι εργαζόμενοι που αρχίζουν να ταξιδεύουν για εργασία αργότερα θα πρέπει όλοι να λαμβάνουν την ίδια καθοδήγηση.

Η επιβολή είναι το σημείο όπου οι πολιτικές πετυχαίνουν ή αποτυγχάνουν

Μια πολιτική για την απρόσεκτη οδήγηση είναι αξιόπιστη μόνο αν η διοίκηση την εφαρμόζει με συνέπεια. Αν οι προϊστάμενοι κάνουν τα στραβά μάτια όταν οι εργαζόμενοι με υψηλές επιδόσεις παραβιάζουν τους κανόνες, η πολιτική χάνει την αξία της και η επιχείρηση διατηρεί τον κίνδυνο.

Η καλή επιβολή περιλαμβάνει:

• Γραπτές δηλώσεις αποδοχής από τους εργαζομένους
• Σαφείς πειθαρχικές συνέπειες για παραβάσεις
• Ελέγχους ή συναντήσεις των προϊσταμένων
• Τακτικές ενημερώσεις της πολιτικής
• Άμεση εξέταση περιστατικών και παραπόνων

Ο στόχος δεν είναι η τιμωρία για την τιμωρία. Ο στόχος είναι η προβλέψιμη, δίκαιη επιβολή που μειώνει την επικίνδυνη συμπεριφορά.

Η ασφάλιση και η τεκμηρίωση δεν πρέπει να παραβλέπονται

Μια πολιτική για την απρόσεκτη οδήγηση θα πρέπει να εξετάζεται μαζί με την ασφαλιστική κάλυψη της εταιρείας. Η ασφάλιση επαγγελματικών οχημάτων, τα συμβόλαια γενικής αστικής ευθύνης, η κάλυψη για μισθωμένα και μη ιδιόκτητα οχήματα και η συμπληρωματική κάλυψη μπορεί όλα να είναι σχετικά, ανάλογα με τον τρόπο που οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν οχήματα για εργασία.

Οι ιδιοκτήτες θα πρέπει να επιβεβαιώσουν:

• Αν οι εργαζόμενοι έχουν εξουσιοδότηση να οδηγούν για επιχειρηματικούς σκοπούς
• Ποια οχήματα καλύπτονται
• Αν υπάρχουν εξαιρέσεις που σχετίζονται με μη ασφαλή συμπεριφορά ή ανεπαρκείς πολιτικές
• Τι τεκμηρίωση απαιτείται μετά από ένα ατύχημα
• Αν ο ασφαλιστής αναμένει επίσημες διαδικασίες ασφάλειας

Κρατήστε αντίγραφα εκπαίδευσης, υπογεγραμμένων δηλώσεων αποδοχής, αναφορών περιστατικών και αναθεωρήσεων πολιτικής. Η τεκμηρίωση μπορεί να είναι σημαντική αν προκύψει ποτέ αξίωση.

Πρακτικά βήματα για μικρές επιχειρήσεις

Οι μικρές εταιρείες συχνά θεωρούν ότι είναι πολύ «λιτές» για επίσημες πολιτικές. Στην πραγματικότητα, οι μικρές επιχειρήσεις μπορεί να είναι πιο εκτεθειμένες, επειδή μία σοβαρή αξίωση μπορεί να έχει μεγάλο οικονομικό αντίκτυπο.

Ξεκινήστε με αυτά τα βήματα:

1. Καθορίστε ποιοι εργαζόμενοι οδηγούν για εργασία.
2. Συντάξτε μια σαφή πολιτική για την απρόσεκτη οδήγηση.
3. Εξηγήστε τι απαγορεύεται και τι επιτρέπεται.
4. Εκπαιδεύστε τους εργαζομένους και συλλέξτε υπογεγραμμένες δηλώσεις αποδοχής.
5. Προσθέστε βήματα επιβολής στο εγχειρίδιο ή στη διαδικασία HR.
6. Ελέγξτε την ασφαλιστική κάλυψη με τον μεσίτη ή τον σύμβουλό σας.
7. Ενημερώνετε την πολιτική καθώς αλλάζουν οι νόμοι και οι λειτουργίες.

Αν η επιχείρησή σας βρίσκεται ακόμη στο στάδιο της ίδρυσης, αυτή είναι καλή στιγμή να χτίσετε ισχυρές εσωτερικές πρακτικές από την αρχή. Η Zenind βοηθά τους ιδρυτές να συστήνουν εταιρείες στις Ηνωμένες Πολιτείες αποτελεσματικά, και η καλή διακυβέρνηση πρέπει να ξεκινά νωρίς, μαζί με τα υπόλοιπα στοιχεία της εταιρικής σας οργάνωσης.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφεύγονται

Πολλοί εργοδότες δημιουργούν κίνδυνο αφήνοντας σημαντικές λεπτομέρειες ασαφείς. Αποφύγετε αυτά τα λάθη:

• Να επιτρέπετε την αποστολή μηνυμάτων κατά την οδήγηση επειδή φαίνεται βολική
• Να υποθέτετε ότι η χρήση hands-free είναι πάντα ασφαλής
• Να μην εκπαιδεύετε τους προϊσταμένους να εφαρμόζουν τον κανόνα
• Να αγνοείτε οδηγούς που εργάζονται εξ αποστάσεως ή ανεξάρτητα
• Να χρησιμοποιείτε πολιτική που έχει αντιγραφεί από άλλη εταιρεία χωρίς έλεγχο
• Να ξεχνάτε να ευθυγραμμίσετε την πολιτική με τις ασφαλιστικές και κανονιστικές υποχρεώσεις

Μια πολιτική που είναι υπερβολικά ασαφής είναι δύσκολο να εφαρμοστεί. Μια πολιτική που αγνοείται είναι χειρότερη από το να μην υπάρχει καθόλου.

Χτίζοντας μια ασφαλέστερη εταιρική κουλτούρα

Η καλύτερη πολιτική για την απρόσεκτη οδήγηση είναι μέρος μιας ευρύτερης κουλτούρας ασφάλειας. Οι ηγέτες θα πρέπει να δίνουν το παράδειγμα της συμπεριφοράς που περιμένουν. Αν οι προϊστάμενοι στέλνουν μηνύματα αργά τη νύχτα σε εργαζομένους που ταξιδεύουν ή επαινούν τις γρήγορες απαντήσεις από τον δρόμο, η εταιρεία στέλνει το μήνυμα ότι η ευκολία μετρά περισσότερο από την ασφάλεια.

Αντίθετα, χτίστε συνήθειες που καθιστούν τη ασφαλή συμπεριφορά φυσιολογική:

• Προγραμματίστε κλήσεις γύρω από τον χρόνο μετακίνησης
• Ενθαρρύνετε τη στάθμευση πριν από τη χρήση συσκευών
• Χρησιμοποιήστε εργαλεία προγραμματισμού και αυτόματες απαντήσεις
• Υποστηρίξτε τους εργαζομένους που καθυστερούν τις απαντήσεις μέχρι να είναι ασφαλές
• Αντιμετωπίστε την οδική ασφάλεια ως κοινή ευθύνη

Όταν η ασφάλεια ενσωματώνεται στις λειτουργίες, οι εργαζόμενοι είναι πιο πιθανό να συμμορφωθούν.

Τελικά συμπεράσματα

Η απρόσεκτη οδήγηση είναι ένας αποτρέψιμος κίνδυνος που μπορεί να οδηγήσει σε τραυματισμούς, αγωγές και διαταραχές στη λειτουργία. Οι επιχειρήσεις που βασίζονται σε εργαζομένους που οδηγούν θα πρέπει να θεσπίσουν μια σαφή πολιτική, να εκπαιδεύσουν τους εργαζομένους στους κανόνες και να τους εφαρμόζουν με συνέπεια.

Για μια αναπτυσσόμενη εταιρεία, αυτό δεν είναι προαιρετική λεπτομέρεια. Είναι μέρος της υπεύθυνης διοίκησης της επιχείρησης. Μια καλά γραμμένη πολιτική μπορεί να προστατεύσει την ομάδα σας, να υποστηρίξει τη στρατηγική ασφάλισής σας και να μειώσει τη νομική έκθεση σε κίνδυνο όσο η εταιρεία σας αναπτύσσεται.