Politici privind conducerea distrasă pentru companii: cum să reduceți riscurile și să vă protejați compania

Angajații petrec mai mult timp pe drum ca oricând. Vizitele la clienți, rutele de livrare, întâlnirile cu clienții, deplasările pentru service și diversele drumuri de ultim moment creează numeroase situații în care un simplu apel telefonic sau un mesaj text se poate transforma într-un incident grav de răspundere. Pentru micile afaceri și companiile în creștere, conducerea distrasă nu este doar o problemă de siguranță. Este și o problemă juridică, de asigurare și de reputație.

O politică clară privind conducerea distrasă ajută la reducerea accidentelor, sprijină operațiunile mai sigure și arată că managementul a luat măsuri rezonabile pentru a proteja angajații și publicul. Pentru proprietarii de afaceri care își înființează și își extind o companie în Statele Unite, acest tip de politică ar trebui să stea alături de alte documente fundamentale de conformitate, cum ar fi un regulament intern al angajaților, un acord de operare și o analiză a asigurărilor.

De ce conducerea distrasă este o problemă de business

Mulți proprietari consideră conducerea distrasă o problemă de comportament personal. În practică, aceasta devine o problemă de business atunci când angajații conduc în interes de serviciu sau când se așteaptă să rămână disponibili în timp ce sunt la volan.

Dacă un angajat răspunde la un apel, citește un mesaj, verifică navigația, se alătură unei întâlniri sau răspunde la mesaje în timp ce conduce, consecințele pot include:

• Vătămări corporale sau pierderea vieții
• Daune materiale și cereri de despăgubire pentru bunuri
• Probleme de compensare a lucrătorilor
• Cereri de răspundere din partea terților
• Prime de asigurare mai mari
• Expunere reglementară sau juridică
• Prejudicii de reputație

Chiar dacă o companie nu i-a cerut direct unui angajat să folosească telefonul în timp ce conducea, reclamanții pot susține că angajatorul nu a stabilit reguli clare, nu a instruit angajații sau nu a aplicat practici sigure. De aceea, prevenția este esențială.

Cum se poate extinde răspunderea asupra angajatorului

Proprietarii de afaceri presupun adesea că o decizie greșită a angajatului este exclusiv responsabilitatea acestuia. Această presupunere poate fi costisitoare. Când un angajat conduce în interes de serviciu, o companie poate fi expusă unor pretenții bazate pe lipsa de supraveghere, politici neglijente sau teorii ale răspunderii indirecte, în funcție de fapte și de jurisdicție.

Riscul este deosebit de ridicat atunci când:

• Angajatul se deplasează între locațiile de lucru
• Angajatul face livrări sau vizite de service
• Angajatul trebuie să răspundă imediat la apeluri
• Compania furnizează un vehicul, un telefon sau un dispozitiv mobil
• Managerii trimit în mod obișnuit mesaje angajaților care conduc

Problema de bază este simplă: dacă afacerea creează condiții în care distragerea atenției este previzibilă, este posibil ca afacerea să fie așteptată și să o prevină.

Ce ar trebui să acopere o politică solidă privind conducerea distrasă

O politică nu trebuie să fie complicată pentru a fi eficientă. Trebuie să fie clară, aplicabilă și aplicată consecvent. Orice companie care folosește șoferi, personal de teren sau angajați care călătoresc ar trebui să ia în considerare următoarele elemente.

1. Fără mesaje text sau e-mailuri în timpul condusului

Mesajele text sunt una dintre cele mai periculoase forme de distragere, deoarece iau ochii, mâinile și atenția șoferului de la drum. O politică ar trebui să interzică trimiterea de mesaje, e-mailuri, utilizarea aplicațiilor și accesarea rețelelor sociale cât timp vehiculul este în mișcare.

2. Utilizarea hands-free este totuși limitată

Sistemele hands-free reduc distragerea manuală, dar nu elimină distragerea cognitivă. Dacă politica permite apeluri hands-free limitate, definiți exact când este permis acest lucru și când nu este. De exemplu, apelurile pot fi permise doar atunci când vehiculul este parcat în siguranță sau în caz de urgență reală.

3. Fără așteptarea unor răspunsuri imediate

Multe probleme încep cu o cultură organizațională care recompensează răspunsurile instantanee. Angajații nu ar trebui să simtă presiunea de a răspunde imediat la fiecare mesaj în timp ce conduc. Politica ar trebui să precizeze că întârzierile de răspuns sunt acceptabile și de așteptat în timpul deplasării.

4. Trageți pe dreapta înainte de a folosi un dispozitiv

Dacă un angajat trebuie să efectueze un apel, să citească un mesaj, să verifice indicațiile sau să se alăture unei întâlniri, politica ar trebui să îi ceară să oprească mai întâi vehiculul într-un loc sigur.

5. Responsabilități privind pasagerii și traseul

Dacă un angajat conduce împreună cu un pasager, acesta ar trebui să se ocupe de navigație și comunicare, pe cât posibil. Dacă nu există pasager, șoferul trebuie să aștepte până când vehiculul este parcat.

6. Utilizarea dispozitivelor companiei

Dacă afacerea oferă telefoane, tablete sau dispozitive conectate, politica ar trebui să explice utilizarea acceptabilă și să interzică operarea nesigură în timpul condusului. Angajatorii ar trebui, de asemenea, să ia în considerare setările dispozitivelor mobile, mesajele automate și restricțiile pentru aplicații, pentru a sprijini respectarea regulilor.

Instruirea contează la fel de mult ca politica scrisă

O politică ascunsă într-un pachet de onboarding nu este suficientă. Angajații au nevoie de instruire care să explice de ce există regula și cum se aplică în situații reale.

O instruire eficientă ar trebui să acopere:

• Exemple de comportamente interzise
• Alternative sigure pentru comunicare
• Ce trebuie făcut în situații urgente
• Cum se raportează un accident sau un incident aproape de producere
• Responsabilitățile managerilor privind aplicarea regulii

Instruirea ar trebui repetată periodic, nu doar o singură dată la angajare. Noii angajați, personalul sezonier și angajații care încep să călătorească în interes de serviciu mai târziu ar trebui să primească aceleași instrucțiuni.

Aplicarea regulilor este locul unde politicile reușesc sau eșuează

O politică privind conducerea distrasă este credibilă doar dacă managementul o aplică în mod consecvent. Dacă managerii trec cu vederea încălcările făcute de angajații performanți, politica își pierde valoarea, iar afacerea păstrează riscul.

O aplicare bună include:

• Confirmări scrise din partea angajaților
• Consecințe disciplinare clare pentru încălcări
• Audituri sau verificări periodice ale managerilor
• Actualizări regulate ale politicii
• Analizarea promptă a incidentelor și plângerilor

Scopul nu este pedepsirea de dragul pedepsei. Scopul este o aplicare previzibilă și echitabilă, care reduce comportamentul nesigur.

Asigurările și documentația nu trebuie neglijate

O politică privind conducerea distrasă ar trebui analizată împreună cu acoperirea de asigurare a companiei. Asigurarea auto pentru afaceri, polițele de răspundere civilă generală comercială, acoperirea pentru vehicule închiriate și vehicule neproprietate, precum și polițele umbrella pot fi relevante, în funcție de modul în care angajații folosesc vehiculele pentru muncă.

Proprietarii ar trebui să verifice:

• Dacă angajații au voie să conducă în scopuri de business
• Ce vehicule sunt acoperite
• Dacă există excluderi legate de comportament nesigur sau politici inadecvate
• Ce documente sunt necesare după un accident
• Dacă asigurătorul solicită proceduri formale de siguranță

Păstrați copii ale înregistrărilor de instruire, ale confirmărilor semnate, ale rapoartelor de incident și ale revizuirilor politicii. Documentația poate fi importantă dacă apare vreodată o reclamație.

Pași practici pentru micile afaceri

Companiile mici cred adesea că sunt prea agile pentru politici formale. În realitate, micile afaceri pot fi mai expuse, deoarece o singură reclamație gravă poate avea un impact financiar major.

Începeți cu acești pași:

1. Identificați angajații care conduc în interes de serviciu.
2. Redactați o politică clară privind conducerea distrasă.
3. Explicați ce este interzis și ce este permis.
4. Instruiți angajații și colectați confirmările semnate.
5. Adăugați pașii de aplicare în regulamentul intern sau în procesul de HR.
6. Revizuiți acoperirea de asigurare împreună cu brokerul sau consultantul dvs.
7. Actualizați politica pe măsură ce legile și operațiunile se schimbă.

Dacă afacerea dvs. este încă în etapa de înființare, acesta este un moment bun pentru a construi de la început practici interne solide. Zenind ajută fondatorii să înființeze eficient afaceri în SUA, iar o bună guvernanță ar trebui să înceapă devreme, alături de restul configurării companiei.

Greșeli frecvente de evitat

Mulți angajatori creează riscuri prin faptul că lasă detalii importante neprecizate. Evitați aceste greșeli:

• Permiteți mesajele în timpul condusului pentru că par convenabile
• Presupuneți că utilizarea hands-free este mereu sigură
• Nu instruiți managerii să aplice regula
• Ignorați șoferii care lucrează de la distanță sau independent
• Folosiți o politică preluată de la o altă companie fără analiză
• Uitați să aliniați politica la obligațiile de asigurare și conformitate

O politică prea vagă este dificil de aplicat. O politică ignorată este mai rea decât absența unei politici.

Construirea unei culturi mai sigure în companie

Cea mai bună politică privind conducerea distrasă face parte dintr-o cultură mai amplă a siguranței. Liderii ar trebui să modeleze comportamentul pe care îl așteaptă. Dacă managerii trimit mesaje târziu în noapte angajaților aflați în deplasare sau celebrează răspunsurile rapide date din mers, compania transmite că prioritatea este confortul, nu siguranța.

În schimb, construiți obiceiuri care fac comportamentul sigur ceva normal:

• Programați apelurile în funcție de timpul de deplasare
• Încurajați oprirea vehiculului înainte de folosirea dispozitivului
• Folosiți instrumente de programare și răspunsuri automate
• Sprijiniți angajații care amână răspunsurile până când este sigur
• Tratați siguranța în trafic ca pe o responsabilitate comună

Când siguranța este integrată în operațiuni, angajații sunt mai predispuși să respecte regulile.

Concluzii finale

Conducerea distrasă este un risc prevenibil care poate duce la vătămări, procese și întreruperi operaționale. Companiile care se bazează pe angajați care conduc ar trebui să implementeze o politică clară, să își instruiască personalul cu privire la reguli și să le aplice consecvent.

Pentru o companie în creștere, acesta nu este un detaliu opțional. Este parte dintr-o administrare responsabilă a afacerii. O politică bine redactată vă poate proteja echipa, vă poate sprijini strategia de asigurare și poate reduce expunerea juridică în timp ce compania dvs. crește.