企業分心駕駛政策：如何降低風險並保護您的公司

員工在路上的時間比以往任何時候都多。業務拜訪、配送路線、客戶會議、服務電話，以及臨時差事，都可能讓一次簡單的電話或簡訊演變成嚴重的責任事件。對於小型企業和成長中的公司而言，分心駕駛不只是安全問題，也是法律、保險與聲譽問題。

清楚的分心駕駛政策有助於降低事故風險、支持更安全的營運，並顯示管理層已採取合理步驟保護員工與大眾。對於在美國成立並擴展公司的企業主來說，這類政策應與員工手冊、營運協議以及保險審查等基礎合規文件並列。

為什麼分心駕駛是企業問題

許多業主把分心駕駛視為個人行為問題。實務上，當員工為工作駕車，或公司要求員工在路上保持可聯繫時，這就會成為企業問題。

如果員工在駕駛時接電話、看簡訊、查看導航、參加會議或回覆訊息，可能造成的後果包括：

• 傷害或死亡
• 車輛損壞與財產索賠
• 勞工補償相關問題
• 第三方責任索賠
• 更高的保險費率
• 監管或法律風險
• 聲譽受損

即使公司沒有直接指示員工在開車時使用手機，原告仍可能主張雇主未建立明確規則、未訓練員工，或未執行安全作法。這就是為什麼預防至關重要。

企業責任如何延伸至雇主

企業主常以為員工的錯誤決定完全是員工個人的責任。這種假設可能代價高昂。當員工為工作駕車時，公司可能因監督失當、疏忽政策或替代責任等理論而面臨索賠，具體取決於事實與司法管轄區。

風險尤其高的情況包括：

• 員工在工作地點之間移動
• 員工在執行配送或服務工作
• 員工被期待立即回覆電話
• 公司提供車輛、手機或行動裝置
• 管理者經常向駕車中的員工傳訊

核心問題很簡單：如果企業創造了容易分心的環境，企業也可能被期待去防止這種風險。

強而有力的分心駕駛政策應涵蓋什麼

政策不需要很複雜才能有效。它需要清楚、可執行，並且一致適用。每一家使用駕駛員、外勤人員或需要外出移動員工的企業，都應考慮以下要素。

1. 駕駛時禁止傳簡訊或寄電子郵件

傳簡訊是最危險的分心形式之一，因為它會讓駕駛者的視線、雙手與注意力都離開道路。政策應禁止在車輛行進中傳簡訊、寄電子郵件、使用應用程式與社群媒體。

2. 免持使用仍有侷限

免持系統可減少手部分心，但無法消除認知分心。如果政策允許有限度的免持通話，就必須明確定義何時可用、何時不可用。例如，僅在車輛安全停妥時，或真正緊急情況下才可通話。

3. 不要求立即回覆

許多問題都始於企業文化獎勵即時回應。員工不應在駕駛時感到必須立刻回覆每一則訊息。政策應明確指出，行車期間的回覆延遲是可接受且可預期的。

4. 使用裝置前先靠邊停車

如果員工需要打電話、讀訊息、查看路線或參加會議，政策應要求其先在安全地點停妥車輛。

5. 乘客與路線管理責任

如果員工駕車時有乘客，應盡可能由乘客負責導航與通訊。若沒有乘客，駕駛人必須等到車輛停妥後再處理。

6. 公司裝置的使用

如果企業提供手機、平板電腦或連網裝置，政策應說明可接受的使用方式，並禁止在駕駛時不安全操作。雇主也應考慮行動裝置設定、自動回覆與應用程式限制，以協助遵循政策。

訓練與書面政策同樣重要

把政策藏在到職資料包裡是不夠的。員工需要訓練，了解規則存在的原因，以及它在實際情境中的適用方式。

有效的訓練應涵蓋：

• 禁止行為的案例
• 安全的溝通替代方式
• 緊急情況下應如何處理
• 如何通報事故或險情
• 管理者的執行責任

訓練應定期重複，而不只是入職時一次完成。新進員工、季節性員工，以及日後開始因工作而需要旅行的員工，都應接受相同指導。

執行力決定政策成敗

只有在管理階層一致執行時，分心駕駛政策才具有公信力。如果主管對表現優異的員工違規視而不見，政策就會失去效力，企業仍會承受風險。

良好的執行包括：

• 員工簽署書面確認
• 明確的違規懲處
• 管理者稽核或例行追蹤
• 定期更新政策
• 對事故與申訴進行及時檢視

目標不是為了懲罰而懲罰，而是建立可預期、平等一致的執行方式，以減少危險行為。

不可忽略保險與文件管理

分心駕駛政策應與公司的保險保障一併檢視。視員工如何使用車輛工作，商業汽車保險、商業綜合責任保險、租用與非自有車輛保險，以及傘式保險都可能相關。

業主應確認：

• 員工是否獲准因業務目的駕駛
• 哪些車輛受到保障
• 是否存在與不安全行為或政策不足相關的除外條款
• 事故後需要哪些文件
• 保險公司是否預期有正式安全程序

請保留訓練紀錄、簽署確認、事故報告與政策修訂紀錄。若日後發生索賠，這些文件可能非常重要。

小型企業可立即採取的實務步驟

小公司常以為自己規模太小，不需要正式政策。事實上，小型企業可能更容易暴露在風險中，因為一宗重大索賠就可能帶來巨大的財務衝擊。

可從以下步驟開始：

1. 辨識因工作而駕車的員工。
2. 擬定清楚的分心駕駛政策。
3. 說明哪些行為被禁止、哪些行為被允許。
4. 訓練員工並收集簽署確認。
5. 將執行步驟加入員工手冊或人資流程。
6. 與保險經紀人或顧問檢視保障內容。
7. 隨法律與營運變化更新政策。

如果您的企業仍處於設立階段，現在正是從一開始就建立健全內部作法的好時機。Zenind 協助創辦人有效率地設立美國企業，而良好的治理也應從公司設立初期開始，與其他公司建立程序同步進行。

常見錯誤要避免

許多雇主因為未明確說明重要細節而創造風險。請避免以下錯誤：

• 因為方便就允許行車時傳訊
• 假設免持使用一定安全
• 未訓練管理者執行規則
• 忽視遠端或獨立工作的駕駛人
• 直接套用其他公司的政策而未重新檢視
• 忘記讓政策與保險及合規義務一致

過於含糊的政策很難執行。被忽略的政策甚至比沒有政策更糟。

建立更安全的公司文化

最好的分心駕駛政策，是更廣泛安全文化的一部分。領導者應親自示範他們期望員工做到的行為。如果主管向外出中的員工在深夜發訊息，或讚揚路上快速回覆的文化，企業就等於在傳遞便利比安全更重要的訊號。

相反地，應建立讓安全行為成為常態的習慣：

• 將通話安排在行車時間之外
• 鼓勵先停車再使用裝置
• 使用排程工具與自動回覆
• 支持員工在安全前提下延後回覆
• 將交通安全視為共同責任

當安全被納入營運流程，員工更有可能遵循。

最後重點

分心駕駛是可預防的風險，卻可能導致傷害、訴訟與營運中斷。依賴員工駕車的企業，應建立清楚政策、訓練員工了解規範，並一致執行。

對成長中的公司而言，這不是可有可無的細節，而是負責任企業管理的一部分。一份寫得好的政策可以保護團隊、支持保險策略，並在公司成長期間降低法律風險。