Политики за шофиране без разсейване за бизнеса: Как да намалите риска и да защитите компанията си

Служителите прекарват повече време на пътя от всякога. Срещи с клиенти, маршрути за доставки, посещения при клиенти, сервизни обаждания и задачи в последния момент създават възможности едно обикновено телефонно обаждане или текстово съобщение да се превърне в сериозен инцидент с отговорност. За малките предприятия и растящите компании шофирането с разсейване не е само въпрос на безопасност. То е правен, застрахователен и репутационен риск.

Ясната политика за шофиране без разсейване помага за намаляване на инцидентите, подпомага по-безопасните операции и показва, че ръководството е предприело разумни стъпки за защита на служителите и обществото. За собствениците на бизнес, които учредяват и разрастват компания в Съединените щати, подобна политика трябва да стои редом до други основни документи за съответствие, като наръчник за служителите, дружествено споразумение и преглед на застраховките.

Защо шофирането с разсейване е бизнес проблем

Много собственици възприемат шофирането с разсейване като личен поведенчески проблем. На практика то се превръща в бизнес проблем, когато служителите шофират по работа или когато се очаква да останат на разположение, докато са на път.

Ако служител отговори на обаждане, прочете съобщение, провери навигация, участва в среща или отговаря на съобщения, докато шофира, последиците могат да включват:

• Травма или загуба на човешки живот
• Щети по превозното средство и претенции за имуществени вреди
• Проблеми, свързани с обезщетения при трудова злополука
• Искове на трети лица за отговорност
• По-високи застрахователни премии
• Регулаторна или правна експозиция
• Увреждане на репутацията

Дори ако компанията не е инструктирала пряко служителя да използва телефон по време на шофиране, ищците могат да твърдят, че работодателят не е въвел ясни правила, не е обучил работниците или не е наложил безопасни практики. Ето защо превенцията е от съществено значение.

Как отговорността може да достигне до работодателя

Собствениците на бизнес често приемат, че лошото решение на служителя е изцяло негова отговорност. Това предположение може да бъде скъпо. Когато служител шофира по работа, компанията може да се изправи пред искове, основани на пропуски в надзора, небрежни политики или теории за косвена отговорност в зависимост от фактите и юрисдикцията.

Рискът е особено висок, когато:

• Служителят пътува между работни локации
• Служителят извършва доставки или посещения при клиенти
• От служителя се очаква да отговаря незабавно на обаждания
• Компанията предоставя автомобил, телефон или мобилно устройство
• Мениджъри редовно изпращат съобщения до служители, които шофират

Основният въпрос е прост: ако бизнесът създава условия, при които разсейването е предвидимо, от бизнеса може да се очаква и да го предотврати.

Какво трябва да покрива една силна политика за шофиране без разсейване

Политиката не трябва да е сложна, за да бъде ефективна. Тя трябва да бъде ясна, приложима и прилагана последователно. Всеки бизнес, който използва шофьори, полеви служители или пътуващи служители, трябва да обмисли следните елементи.

1. Без текстови съобщения или имейли по време на шофиране

Писането на съобщения е една от най-опасните форми на разсейване, защото отклонява очите, ръцете и вниманието на шофьора от пътя. Политиката трябва да забранява текстови съобщения, имейли, използване на приложения и социални мрежи, докато автомобилът е в движение.

2. Използването на hands-free все още е ограничено

Системите hands-free намаляват ръчния риск от разсейване, но не елиминират когнитивното разсейване. Ако политиката ви допуска ограничени hands-free разговори, определете точно кога това е позволено и кога не е. Например разговори може да са позволени само когато автомобилът е безопасно паркиран или при истинска спешност.

3. Без очакване за незабавни отговори

Много проблеми започват с фирмена култура, която насърчава незабавни реакции. Служителите не бива да се чувстват притиснати да отговарят веднага на всяко съобщение, докато шофират. Политиката трябва да посочва, че забавянето на отговорите е приемливо и очаквано по време на пътуване.

4. Отбийте, преди да използвате устройство

Ако служителят трябва да направи обаждане, да прочете съобщение, да прегледа упътвания или да се включи в среща, политиката трябва да изисква първо да отбие на безопасно място.

5. Отговорности на пътника и маршрутизацията

Ако служителят шофира с пътник, пътникът трябва да поеме навигацията и комуникацията, когато е възможно. Ако няма пътник, шофьорът трябва да изчака, докато автомобилът бъде паркиран.

6. Използване на фирмени устройства

Ако бизнесът предоставя телефони, таблети или свързани устройства, политиката трябва да обяснява допустимата употреба и да забранява опасна работа с тях по време на шофиране. Работодателите трябва също да обмислят настройки на мобилните устройства, автоматични отговори и ограничения на приложенията, за да подпомогнат спазването.

Обучението е толкова важно, колкото и писмената политика

Политика, скрита в пакет за въвеждане, не е достатъчна. Служителите се нуждаят от обучение, което обяснява защо правилото съществува и как се прилага в реални ситуации.

Ефективното обучение трябва да обхваща:

• Примери за забранено поведение
• Безопасни алтернативи за комуникация
• Какво да се прави при спешни ситуации
• Как да се докладва катастрофа или инцидент без щети
• Отговорности на мениджърите при прилагането на правилата

Обучението трябва да се повтаря периодично, а не само веднъж при назначаване. Новоназначени, сезонни служители и служители, които започват да пътуват по работа по-късно, също трябва да получат същите инструкции.

Прилагането е мястото, където политиките успяват или се провалят

Политиката за шофиране без разсейване е убедителна само ако ръководството я прилага последователно. Ако мениджърите си затварят очите, когато най-успешните служители нарушават правилата, политиката губи стойност и бизнесът запазва риска.

Доброто прилагане включва:

• Писмени потвърждения от служителите
• Ясни дисциплинарни последици при нарушения
• Одити или проверки от мениджъри
• Редовни актуализации на политиката
• Бърз преглед на инциденти и сигнали

Целта не е наказание само по себе си. Целта е предвидимо и безпристрастно прилагане, което намалява опасното поведение.

Застраховането и документацията не бива да се пренебрегват

Политиката за шофиране без разсейване трябва да се прегледа заедно със застрахователното покритие на компанията. Застраховка за бизнес автомобили, обща застраховка за отговорност, покритие за наети и незаети автомобили, както и допълнителна застраховка може да са релевантни в зависимост от това как служителите използват превозни средства за работа.

Собствениците трябва да проверят:

• Дали служителите са упълномощени да шофират за бизнес цели
• Кои превозни средства са покрити
• Дали има изключения, свързани с опасно поведение или недостатъчни политики
• Каква документация се изисква след катастрофа
• Дали застрахователят очаква официални процедури за безопасност

Съхранявайте копия от обучителни записи, подписани потвърждения, доклади за инциденти и ревизии на политиката. Документацията може да бъде важна, ако възникне иск.

Практични стъпки за малки предприятия

Малките компании често смятат, че са твърде малки за формални политики. В действителност малките предприятия могат да са по-уязвими, защото един сериозен иск може да има голям финансов ефект.

Започнете със следните стъпки:

1. Определете служителите, които шофират по работа.
2. Изгответе ясна политика за шофиране без разсейване.
3. Обяснете какво е забранено и какво е позволено.
4. Обучете служителите и съберете подписани потвърждения.
5. Добавете стъпки за прилагане към вашия наръчник или HR процес.
6. Прегледайте застрахователното покритие с вашия брокер или съветник.
7. Актуализирайте политиката, когато законите и операциите се променят.

Ако бизнесът ви все още е в етап на учредяване, това е подходящ момент да изградите силни вътрешни практики от самото начало. Zenind помага на основателите да учредяват американски компании ефективно, а доброто управление трябва да започне рано, заедно с останалата част от настройката на компанията.

Често срещани грешки, които трябва да се избягват

Много работодатели създават риск, като оставят важни детайли неуточнени. Избягвайте тези грешки:

• Позволяване на съобщения по време на шофиране, защото е удобно
• Предположение, че hands-free употребата винаги е безопасна
• Пропускане на обучението на мениджърите да прилагат правилото
• Игнориране на шофьори, които работят дистанционно или самостоятелно
• Използване на политика, копирана от друга компания без преглед
• Забравяне да се съгласува политиката със застрахователните и съответните нормативни задължения

Политика, която е твърде неясна, е трудна за прилагане. Политика, която се игнорира, е по-лоша от липсата на политика.

Изграждане на по-безопасна фирмена култура

Най-добрата политика за шофиране без разсейване е част от по-широка култура на безопасност. Лидерите трябва да дават пример за поведението, което очакват. Ако мениджърите изпращат късни съобщения до пътуващи служители или насърчават бързите отговори от пътя, компанията сигнализира, че удобството е по-важно от безопасността.

Вместо това изградете навици, които правят безопасното поведение нормално:

• Планирайте разговорите около времето за пътуване
• Насърчавайте спирането преди използване на устройство
• Използвайте инструменти за планиране и автоматични отговори
• Подкрепяйте служители, които отлагат отговорите, докато е безопасно
• Третирайте безопасността на движението като споделена отговорност

Когато безопасността е вградена в операциите, служителите са по-склонни да спазват правилата.

Основни изводи

Шофирането с разсейване е предотвратим риск, който може да доведе до наранявания, съдебни дела и оперативни прекъсвания. Бизнесите, които разчитат на служители, шофиращи по работа, трябва да въведат ясна политика, да обучат работниците по правилата и да ги прилагат последователно.

За една растяща компания това не е незадължителен детайл. То е част от отговорното бизнес управление. Добре написаната политика може да защити екипа ви, да подкрепи застрахователната ви стратегия и да намали правната експозиция, докато компанията ви расте.