Étkezési és szórakoztatási költségek jelentési útmutatója vállalkozástulajdonosoknak

Az üzleti étkezési és szórakoztatási költségek a leggyakrabban félreértett levonások közé tartoznak az adóbevallásban. A szabályok szűkebbek, mint amit sok tulajdonos vár, és a bevallási kezelés attól függ, milyen típusú költségről van szó, ki volt jelen, hogyan dokumentálták a kiadást, és melyik bevallást nyújtja be a vállalkozás.

Alapítók, szabadúszók és növekvő vállalkozások számára különösen fontos, hogy ez helyesen történjen. A rendezett nyilvántartás és a megfelelő vállalkozási struktúra megkönnyíti a bevallást, különösen akkor, ha a költségek megoszlanak étkezés, szórakoztatás, munkavállalói juttatások és szokásos működési kiadások között.

Ez az útmutató elmagyarázza, mi vonható le a jelenlegi IRS-szabályok szerint, mi nem, hogyan kell jelenteni a kiadást, és milyen dokumentumokat érdemes megőrizni arra az esetre, ha az IRS igazolást kér.

A fő szabály: az étkezés és a szórakoztatás nem ugyanúgy kezelendő

Az IRS már nem engedélyezi a legtöbb szórakoztatási, amusementszórakozási vagy rekreációs költség levonását. Ez azt jelenti, hogy a sporteseményekre, koncertekre, színházjegyekre, klubtevékenységekre és hasonló programokra fordított költségek általában nem levonhatók.

Az üzleti étkezés más. Egy üzleti étkezés továbbra is levonható lehet, de általában csak a költség 50%-áig, kivéve, ha különleges kivétel alkalmazható.

A gyakorlatban az első kérdés nem pusztán az, hogy „ez ügyfélköltség volt?”. Inkább ez:

• Étkezésről vagy szórakoztatásról volt szó?
• Jelen volt a vállalkozás tulajdonosa vagy egy munkavállaló?
• Túlzó vagy fényűző volt a kiadás?
• Az étkezés közvetlenül kapcsolódott egy aktív üzleti tevékenységhez?
• Az étel külön szerepelt a szórakoztatástól a számlán?

Ezek a kérdések döntik el, hogy a kiadás levonható, részben levonható vagy teljesen nem levonható.

Mi számít szórakoztatásnak?

A szórakoztatás általában olyan tevékenységeket foglal magában, amelyek főként kikapcsolódási vagy rekreációs célúak. Gyakori példák:

• Sportesemények
• Színházjegyek
• Koncertek
• Golfprogramok
• Jachtok vagy hasonló szabadidős tevékenységek
• Vadászat, horgászat és üdülésszerű utak
• Társasági vagy rekreációs klubtagságok díjai

Az IRS a szórakoztatási létesítmények, például a jacht, az üdülőház vagy más, szórakoztatásra használt hasonló ingatlan költségét is kizárja a levonásból.

Fontos szempont: ha a kiadás elsődleges célja a szórakoztatás, akkor a költség általában nem vonható le, még akkor sem, ha közben üzleti beszélgetés zajlik.

Mikor lehet a szórakoztatás mégis levonható

Vannak korlátozott kivételek. Gyakori példák:

• Munkavállalói rekreáció, például évzáró ünnepség vagy nyári piknik
• Olyan szórakoztatás, amely adóköteles juttatásként van elszámolva és bérként kerül jelentésre
• Olyan szórakoztatás, amelyet ügyfeleknek értékesítenek, például egy klub, amely a tevékenysége részeként biztosít szórakoztatást
• Bizonyos üzleti találkozókhoz vagy konferenciákhoz kapcsolódó költségek jogosult nonprofit szervezetek esetén

Ha a szórakoztatást juttatásként kezelik, a vállalkozásnak helyesen kell elvégeznie a bérszámfejtési vagy jelentési kötelezettségeket. Nem elég egyszerűen üzleti költségnek nevezni.

Mi számít üzleti étkezésnek?

Az üzleti étkezés olyan étkezési költség, amely megfelel az IRS szokásos és szükséges üzleti kiadásra vonatkozó feltételeinek. Általában az étkezésnek az alábbiaknak kell megfelelnie:

• Szokásosnak és szükségesnek kell lennie az üzleti tevékenység folytatásához
• Nem lehet fényűző vagy túlzó a körülményekhez képest
• A adózó vagy egy munkavállaló jelen kell legyen
• Jelenlegi vagy potenciális üzleti ügyfél, megbízott, tanácsadó vagy hasonló kapcsolat számára kell biztosítani

Az étkezés történhet utazás, ügyféltalálkozó, munkalunch vagy üzleti konferencia során, amennyiben a tények alátámasztják a valódi üzleti célt.

Az étkezés mekkora része vonható le?

A legtöbb üzleti étkezés csak 50%-ban vonható le.

Ez azt jelenti, hogy ha egy jogosult étkezés 120 dollárba kerül, a levonás általában 60 dollár. Az adók, borravalók és kapcsolódó díjak az étkezés költségének részét képezik. Az étterembe való oda- és visszautazás nem az étkezés része.

Vannak kivételek, amikor az étkezés teljes egészében levonható lehet vagy más százalék alá esik. Egy fontos példa a Közlekedési Minisztérium óraszabályai alá eső étkezés, amely akár 80%-ban is levonható lehet.

Más különleges szabályok vonatkozhatnak a munkavállalói étkezésekre, bizonyos esetekben a munkáltató által fizetett étkezésekre, valamint a juttatásként kezelt étkezésekre.

Étkezés szórakoztatási események során

Előfordul, hogy egy vállalkozás egyszerre vesz ételt és szórakoztatást. Ilyenkor az étkezés továbbra is levonható lehet, ha az étel és az ital külön tételként szerepel a számlán vagy nyugtán a szórakoztatástól elkülönítve.

Ez azt jelenti, hogy a nyugta számít. Ha egy vacsoraszámlán az étkezés és az előadás is szerepel, és az étel külön van feltüntetve, az ételrészt le lehet vonni, még ha a szórakoztatási részt nem is.

Ha a költségek csomagban, elkülönítés nélkül szerepelnek, nagyobb az esélye annak, hogy az egész összeg nem levonható szórakoztatásnak minősül.

Hol kell jelenteni a kiadást

A jelentés módja a vállalkozási formától függ.

Vállalkozási forma	Tipikus jelentési hely
Egyéni vállalkozó vagy egyszemélyes LLC, amely egyéni vállalkozásként adózik	C melléklet, 24b sor a levonható üzleti étkezésekhez
Társaság	1065-ös űrlap, 4b sor az utazási és szórakoztatással kapcsolatos levonásokhoz
S társaság	1120-S űrlap, 20. sor egyéb levonásokként, az utazásra, étkezésre és szórakoztatásra az utasítások szerint
C társaság	1120-as űrlap, általában az utazási, étkezési és szórakoztatási vagy egyéb levonások részben, szükség esetén csatolt kimutatással

Ha a vállalkozás megtérítéseket használ egy elszámolható terv keretében, a levonás a vállalkozás szintjén is kezelhető, nem pedig a tulajdonos személyes bevallásában. A számviteli kezelésnek összhangban kell lennie a megtérítés szerkezetével.

Milyen nyilvántartást érdemes megőrizni?

A jó nyilvántartás éppoly fontos, mint maga a levonás. Az IRS olyan alátámasztást vár, amely bizonyítja, hogy a költség üzleti jellegű volt, és az összeg pontos.

Őrizze meg az alábbiakat:

• A kiadás dátuma
• A kifizetett összeg
• Az étkezés vagy esemény helyszíne
• Az üzleti cél
• A jelenlévő személyek neve és üzleti kapcsolata
• Nyugta vagy számla
• Az, hogy az étel külön szerepelt-e a szórakoztatástól

A naptárbejegyzés, a költségkövető alkalmazás vagy a könyvelési megjegyzés hasznos lehet, de a nyugtát egészítse ki, ne helyettesítse. A legjobb gyakorlat az, ha az üzleti célt akkor dokumentálja, amikor a részletek még frissek.

Gyakori hibák, amelyek problémát okoznak

A kisvállalkozások gyakran kerülnek bajba elkerülhető besorolási hibák miatt. A leggyakoribb hibák:

• Szórakoztatás levonása úgy, mintha étkezés lenne
• 100%-os levonás igénylése érvényes kivétel nélkül
• Az üzleti cél rögzítésének elmulasztása
• A résztvevők nevének vagy kapcsolatának hiánya
• Az étkezési költségek és a csomagolt szórakoztatás szétválasztásának elmulasztása
• A kiadások rossz űrlapon vagy soron történő jelentése
• A személyes étkezés és az üzleti étkezés összekeverése

Ezek a hibák nemcsak a levonást csökkentik. Auditkockázatot is teremthetnek, ha a könyvelés nem egyezik a bevallással.

Egyszerű döntési keretrendszer

Mielőtt rögzítené a kiadást, tegye fel ezt a négy kérdést:

1. Ez a kiadás ételre, szórakoztatásra vagy mindkettőre vonatkozott?
2. Az étkezés szokásos, szükséges és nem túlzó volt?
3. Jelen volt az adózó vagy egy munkavállaló?
4. Tudom bizonyítani az üzleti célt nyugtával és jegyzetekkel?

Ha bármelyik kérdésre nem egyértelmű a válasz, a kiadást érdemes újra átnézni, mielőtt a könyvekbe kerül.

Miért fontos ez az új vállalkozások számára

Sok tulajdonos úgy hozza létre a vállalkozását és kezdi meg a költéseket, hogy még nincs rendezett számviteli rendszere. Itt kezdődnek a levonási problémák.

Amikor egy vállalkozás megfelelően van megalapítva, a könyvek elkülönülnek a személyes költekezéstől, a megtérítési szabályok dokumentáltak, és a költségkategóriák már az első naptól világosak. A Zenind segítségével induló alapítók számára ez a fegyelem erősebb pénzügyi alapot teremt az adóidőszakra és azon túl is.

Mikor érdemes adószakértőhöz fordulni

Az üzleti étkezések szabályai részletesek, és a szórakoztatási levonásokat könnyű rosszul besorolni. Adószakértő segíthet, ha a vállalkozás:

• Gyakran lát vendégül ügyfeleket
• Megtéríti a munkavállalói étkezéseket
• Rendszeresen utazik értékesítés vagy konferenciák miatt
• Olyan eseményeket tart, ahol étel és szórakoztatás is van
• Többféle vállalkozási formát használ, vagy eltérő adóhelyzetű tulajdonosai vannak

Ha a költségek ismétlődnek, érdemes most kialakítani egy szabályzatot, ahelyett hogy később javítaná a nyilvántartást.

Összegzés

Az üzleti étkezések továbbra is jelentős adólevonást eredményezhetnek, de a szórakoztatás általában nem vonható le. A legbiztonságosabb megközelítés az, ha az étkezést elkülöníti a szórakoztatástól, dokumentálja az üzleti célt, megőrzi a teljes nyugtákat, és a költséget a megfelelő bevallási soron tünteti fel a vállalkozási forma szerint.

Ha a nyilvántartás rendezett, az adóbevallás egyszerűbb, és a levonások könnyebben megvédhetők.

Jogi nyilatkozat: Ez a cikk kizárólag tájékoztató jellegű, és nem minősül adó-, jogi vagy számviteli tanácsadásnak. Saját helyzetére vonatkozó útmutatásért forduljon képesített szakértőhöz.