Ruokailu- ja viihdekulujen raportointiopas yrityksen omistajille

Liiketoiminnan ruokailu- ja viihdekulut ovat verotuksessa kaikkein väärinymmärrettyjen vähennysten joukossa. Säännöt ovat huomattavasti rajatummat kuin monet yrittäjät odottavat, ja ilmoittamistapa riippuu kulun tyypistä, läsnä olleista henkilöistä, siitä miten kustannus dokumentoitiin sekä siitä, minkä veroilmoituksen yritys antaa.

Perustajille, freelancereille ja kasvaville yrityksille tämän tekeminen oikein on tärkeää. Selkeä kirjanpito ja oikea yritysrakenne helpottavat raportointia, erityisesti silloin kun kulut jakautuvat ruokailuun, viihteeseen, henkilöstöetuihin ja tavanomaisiin liiketoimintakuluihin.

Tämä opas selittää, mikä on vähennyskelpoista nykyisten IRS-sääntöjen mukaan, mikä ei ole, miten kulut ilmoitetaan ja mitä tositteita kannattaa säilyttää siltä varalta, että IRS pyytää selvitystä.

Perussääntö: Ruokailu ja viihde eivät ole verotuksessa sama asia

IRS ei enää salli vähennystä useimmista viihteeseen, huvitteluun tai virkistykseen liittyvistä menoista. Tämä tarkoittaa, että urheilutapahtumien, konserttien, teatterilippujen, klubitoiminnan ja vastaavien menojen vähennys on yleensä kielletty.

Liiketoiminnan ruokailut ovat eri asia. Liiketoimintaan liittyvä ateria voi edelleen olla vähennyskelpoinen, mutta yleensä vain 50 prosenttiin asti kustannuksista, ellei jokin erityinen poikkeus sovellu.

Käytännössä ensimmäinen kysymys ei ole pelkästään: “Oliko tämä asiakaskulu?” Vaan:

• Oliko kyse aterioinnista vai viihteestä?
• Oliko yrityksen omistaja tai työntekijä paikalla?
• Oliko kulu ylellinen tai liiallinen?
• Liittyikö ateria suoraan aktiiviseen liiketoimintaan?
• Erotettiinko ruoat ja viihde laskussa toisistaan?

Nämä kysymykset määrittävät, onko kulu vähennyskelpoinen, osittain vähennyskelpoinen vai kokonaan vähennyskelvoton.

Mikä lasketaan viihteeksi?

Viihteellä tarkoitetaan yleensä toimintaa, jonka pääasiallinen tarkoitus on huvittelu tai virkistäytyminen. Tavallisia esimerkkejä ovat:

• Urheilutapahtumat
• Teatteriliput
• Konsertit
• Golfkierrokset
• Jahtit, huviveneet tai vastaavat vapaa-ajan aktiviteetit
• Klubijäsenyydet sosiaalisissa tai virkistysklubeissa
• Kalastus-, metsästys- ja lomamatkat

IRS ei myöskään hyväksy vähennystä viihdekäyttöön tarkoitetuista tiloista, kuten huviveneestä, loma-asunnosta tai vastaavasta omaisuudesta.

Keskeinen huomio: jos kulun ensisijainen tarkoitus on viihde, kustannus on yleensä vähennyskelvoton, vaikka sen yhteydessä käytäisiin liiketoimintakeskusteluja.

Milloin viihde voi silti olla vähennyskelpoinen?

Poikkeuksia on vain rajallisesti. Tavallisia esimerkkejä ovat:

• Henkilöstön virkistystapahtumat, kuten pikkujoulut tai kesäjuhla
• Viihde, jota käsitellään veronalaisena palkkana ja raportoidaan palkkatuloina
• Viihde, jota myydään asiakkaille, kuten yökerho, joka tarjoaa viihteen osana normaalia liiketoimintaansa
• Tietyt liiketapaamisten tai konferenssien kulut hyväksytyille verovapaalle yhteisöille

Jos viihde käsitellään palkkana, yrityksen on hoidettava palkanmaksuun tai raportointiin liittyvät velvoitteet oikein. Pelkkä nimitys liiketoimintakuluksi ei riitä.

Mikä lasketaan liiketoiminnan ateriaksi?

Liiketoiminnan ateria on ateria, joka täyttää IRS:n vaatimukset tavanomaisena ja välttämättömänä kuluna. Yleensä aterian tulee:

• Olla tavanomainen ja välttämätön liiketoiminnan harjoittamisessa
• Ei olla ylellinen tai liiallinen olosuhteisiin nähden
• Sisältää verovelvollisen tai työntekijän
• Tarjota nykyiselle tai potentiaaliselle asiakkaalle, päämiehelle, konsultille tai vastaavalle kontaktihenkilölle

Ateria voi liittyä matkustamiseen, asiakastapaamiseen, työaikaiseen lounaaseen tai liiketoimintakonferenssiin, kunhan olosuhteet tukevat aitoa liiketoimintatarkoitusta.

Kuinka suuri osa ateriasta on vähennyskelpoinen?

Useimmat liiketoiminnan ateriat ovat vain 50-prosenttisesti vähennyskelpoisia.

Se tarkoittaa, että jos kelpoisen aterian hinta on 120 dollaria, vähennys on yleensä 60 dollaria. Verot, juomarahat ja muut vastaavat maksut kuuluvat aterian kustannukseen. Kuljetus ravintolaan ja takaisin ei kuulu itse aterian kustannukseen.

On olemassa poikkeuksia, joissa ateria voi olla kokonaan vähennyskelpoinen tai vähennysprosentti voi olla muu. Tärkeä esimerkki ovat Department of Transportationin työaikasääntöihin liittyvät ateriat, jotka voivat olla 80-prosenttisesti vähennyskelpoisia.

Muita erityissääntöjä voi soveltua työntekijöiden aterioihin, työnantajan maksamiin aterioihin tietyissä tilanteissa sekä aterioihin, joita käsitellään palkkana.

Ateriat viihdetapahtumien yhteydessä

Joskus yritys ostaa ruokaa ja viihdettä yhdessä. Tällöin ateria voi silti olla vähennyskelpoinen, jos ruoka ja juomat on eriteltu erikseen laskulla tai kuitilla viihteestä.

Tässä kohtaa kuitti ratkaisee. Jos illallislaskulla on sekä ateria että esitys, ja ruoka on eritelty erikseen, ateriaosa voi olla vähennyskelpoinen, vaikka viihdeosa ei olisi.

Jos kustannukset on niputettu yhteen eikä niitä ole eritelty, koko summa käsitellään todennäköisemmin vähennyskelvottomana viihdekuluna.

Mihin kulu ilmoitetaan?

Ilmoittamistapa riippuu yritysmuodosta.

Jos yritys käyttää korvauksia accountable plan -järjestelyn kautta, vähennys voidaan käsitellä yritystason kuluna eikä omistajan henkilökohtaisella veroilmoituksella. Kirjanpitokäsittelyn tulisi vastata korvausjärjestelyn rakennetta.

Mitä tositteita kannattaa säilyttää?

Hyvä kirjanpito on yhtä tärkeää kuin itse vähennys. IRS odottaa näyttöä siitä, että kulu liittyi liiketoimintaan ja että määrä on oikein.

Säilytä tiedot, joista käy ilmi:

• Kulun päivämäärä
• Maksettu määrä
• Aterian tai tapahtuman paikka
• Liiketoiminnallinen tarkoitus
• Läsnä olleiden henkilöiden nimet ja heidän liiketoimintasuhteensa
• Kuitti tai lasku
• Oliko ruoka eroteltu viihteestä

Kalenterimerkintä, kulusovelluksen merkintä tai kirjanpidon muistiinpano voi auttaa, mutta sen tulisi täydentää kuittia. Paras käytäntö on kirjata liiketoimintatarkoitus silloin, kun yksityiskohdat ovat vielä tuoreessa muistissa.

Yleiset virheet, jotka aiheuttavat ongelmia

Pienyritykset joutuvat usein vaikeuksiin luokittelemalla kulut väärin. Tavallisimpia virheitä ovat:

• Viihdekulun vähentäminen ikään kuin se olisi ateria
• 100 prosentin vähennys aterialle ilman kelvollista poikkeusta
• Liiketoimintatarkoituksen merkitsemättä jättäminen
• Osallistujien nimien tai suhteiden puuttuminen
• Ateriakulujen erottamatta jättäminen viihteestä, kun ne on laskutettu yhdessä
• Kulujen ilmoittaminen väärällä lomakkeella tai väärällä rivillä
• Henkilökohtaisen ruokailun ja liiketoimintaruokailun sekoittaminen

Nämä virheet eivät ainoastaan pienennä vähennystä. Ne voivat myös lisätä tarkastusriskiä, jos kirjanpito ei vastaa veroilmoitusta.

Yksinkertainen päätösmalli

Ennen kuin kirjaat kulun, kysy nämä neljä kysymystä:

1. Oliko kyse ruuasta, viihteestä vai molemmista?
2. Oliko ateria tavanomainen, välttämätön eikä ylellinen?
3. Oliko verovelvollinen tai työntekijä paikalla?
4. Voinko todistaa liiketoimintatarkoituksen kuitilla ja muistiinpanoilla?

Jos yhdenkin kysymyksen vastaus on epäselvä, kuluun kannattaa palata uudelleen ennen kuin se kirjataan kirjoihin.

Miksi tällä on merkitystä uusille yrityksille?

Monet omistajat perustavat yhtiönsä ja alkavat käyttää rahaa ennen kuin heillä on selkeä kirjanpitojärjestelmä. Siinä vaiheessa vähennysongelmat alkavat.

Kun yritys perustetaan oikein, kirjanpito erotetaan henkilökohtaisista menoista, korvaussäännöt dokumentoidaan ja kululuokat ovat selviä ensimmäisestä päivästä lähtien. Zenindin kautta yrityksen perustaville perustajille tämä kurinalaisuus auttaa rakentamaan vahvemman taloudellisen pohjan veroilmoitusta ja tulevia vuosia varten.

Milloin kannattaa puhua veroammattilaisen kanssa?

Liiketoiminnan ateriasäännöt ovat yksityiskohtaisia, ja viihdevähennykset on helppo luokitella väärin. Veroammattilainen voi auttaa, jos yrityksesi:

• Tarjoaa usein asiakastilaisuuksia
• Korvaa työntekijöiden aterioita
• Matkustaa usein myynti- tai konferenssiasioissa
• Järjestää tapahtumia, joissa on sekä ruokaa että viihdettä
• Käyttää useita yritysmuotoja tai omistajia, joilla on erilainen verotuksellinen asema

Jos kulut toistuvat säännöllisesti, on järkevää laatia toimintatapa nyt eikä korjata kirjauksia myöhemmin.

Yhteenveto

Liiketoiminnan ateriat voivat edelleen tuottaa merkittävän verovähennyksen, mutta viihde on yleensä poissuljettu. Turvallisin tapa on erottaa ateriat viihteestä, dokumentoida liiketoimintatarkoitus, säilyttää täydelliset kuitit ja ilmoittaa kulu oikealla rivillä yritysmuodon mukaisessa veroilmoituksessa.

Kun kirjanpito on kunnossa, verotus on yksinkertaisempaa ja vähennykset on helpompi perustella.

Vastuuvapauslauseke: Tämä artikkeli on tarkoitettu vain tiedoksi eikä se ole vero-, laki- tai kirjanpito-ohje. Kysy neuvoa pätevältä asiantuntijalta omaan tilanteeseesi liittyen.