Sprievodca vykazovaním výdavkov na stravu a zábavu pre majiteľov firiem

Výdavky na firemné jedlá a zábavu patria medzi najviac nepochopené položky v daňovom priznaní. Pravidlá sú užšie, než mnohí majitelia očakávajú, a spôsob vykázania závisí od typu výdavku, od toho, kto bol prítomný, ako bol náklad zdokumentovaný a aké priznanie firma podáva.

Pre zakladateľov, freelancerov a rastúce spoločnosti je správne nastavenie dôležité. Prehľadné vedenie záznamov a správna podnikateľská štruktúra uľahčujú vykazovanie, najmä keď sa výdavky delia medzi jedlo, zábavu, zamestnanecké benefity a bežné prevádzkové náklady.

Tento sprievodca vysvetľuje, čo je podľa aktuálnych pravidiel IRS odpočítateľné, čo nie je, ako výdavok vykázať a aké záznamy si ponechať pre prípad, že si IRS vyžiada podklady.

Základné pravidlo: Jedlo a zábava sa neposudzujú rovnako

IRS už väčšinou nepovoľuje odpočet výdavkov súvisiacich so zábavou, rozptýlením alebo rekreáciou. To znamená, že náklady na športové podujatia, koncerty, vstupenky do divadla, klubové aktivity a podobné podujatia sú spravidla neodpočítateľné.

Firemné jedlá sú iné. Firemné jedlo môže byť stále odpočítateľné, ale zvyčajne len vo výške 50 % nákladov, pokiaľ sa neuplatní osobitná výnimka.

V praxi teda prvá otázka nie je len: „Bol to náklad pre klienta?“ Ale skôr:

• Išlo o jedlo alebo o zábavu?
• Bol prítomný majiteľ firmy alebo zamestnanec?
• Bol výdavok okázalý alebo neprimeraný?
• Súviselo jedlo priamo s aktívnym podnikaním?
• Bola položka jedla na účtenke oddelená od zábavy?

Tieto otázky rozhodujú o tom, či je výdavok odpočítateľný, čiastočne odpočítateľný alebo úplne zamietnutý.

Čo sa považuje za zábavu?

Zábava všeobecne zahŕňa aktivity, ktorých hlavným účelom je pobavenie alebo rekreácia. Medzi bežné príklady patria:

• Športové podujatia
• Vstupenky do divadla
• Koncerty
• Golfové výjazdy
• Jachty alebo podobné rekreačné aktivity
• Lov, rybolov a dovolenky
• Členské poplatky v spoločenských alebo rekreačných kluboch

IRS tiež neumožňuje odpočet za zariadenia určené na zábavu, napríklad jachtu, dovolenkový dom alebo podobný majetok používaný na zábavu.

Dôležitý bod: ak je hlavným účelom výdavku zábava, náklad je spravidla neodpočítateľný, aj keď pri ňom prebieha obchodný rozhovor.

Kedy môže byť zábava stále odpočítateľná

Existujú len obmedzené výnimky. Medzi bežné príklady patria:

• Zamestnanecká rekreácia, napríklad vianočný večierok alebo letný piknik
• Zábava považovaná za zdaniteľnú odmenu a vykázaná ako mzda
• Zábava predávaná zákazníkom, napríklad nočný klub, ktorý poskytuje zábavu ako súčasť bežnej činnosti
• Niektoré náklady na obchodné stretnutia alebo konferencie pre oprávnené oslobodené organizácie

Ak sa zábava považuje za odmenu, firma musí správne spracovať mzdové alebo reportingové dôsledky. Nestačí ju jednoducho nazvať firemným nákladom.

Čo sa považuje za firemné jedlo?

Firemné jedlo je náklad na jedlo, ktorý spĺňa požiadavky IRS na bežný a nevyhnutný výdavok. Vo všeobecnosti musí jedlo:

• Byť bežné a nevyhnutné pri vykonávaní podnikania
• Nebyť okázalé alebo neprimerané vzhľadom na okolnosti
• Zahŕňať daňovníka alebo zamestnanca
• Byť poskytnuté súčasnému alebo potenciálnemu obchodnému zákazníkovi, klientovi, konzultantovi alebo podobnému kontaktu

Jedlo sa môže konať počas pracovnej cesty, stretnutia s klientom, pracovného obeda alebo obchodnej konferencie, pokiaľ fakty podporujú legitímny podnikateľský účel.

Koľko z jedla je odpočítateľné?

Väčšina firemných jedál je odpočítateľná len na 50 %.

To znamená, že ak kvalifikované jedlo stojí 120 USD, odpočet je spravidla 60 USD. Dane, prepitné a súvisiace poplatky sú súčasťou nákladov na jedlo. Doprava do reštaurácie a späť sa nepovažuje za súčasť samotného jedla.

Existujú výnimky, keď môže byť jedlo odpočítateľné v plnej výške alebo podliehať inému percentu. Dôležitým príkladom sú jedlá podliehajúce pravidlám pracovnej doby Department of Transportation, ktoré môžu byť odpočítateľné na 80 %.

Môžu sa uplatniť aj ďalšie osobitné pravidlá pre jedlá zamestnancov, jedlá hradené zamestnávateľom v obmedzených situáciách a jedlá, ktoré sa považujú za odmenu.

Jedlá poskytované počas podujatí so zábavou

Niekedy firma kúpi jedlo a zábavu spoločne. V takom prípade môže byť jedlo stále odpočítateľné, ak sú jedlo a nápoje na faktúre alebo účtenke uvedené samostatne od zábavy.

To znamená, že účtenka je dôležitá. Ak účet za večeru zahŕňa jedlo aj predstavenie a položka jedla je uvedená oddelene, časť za jedlo môže byť odpočítateľná, aj keď časť za zábavu nie.

Ak sú náklady spojené do jednej sumy a nie sú rozdelené, je pravdepodobnejšie, že celý výdavok bude považovaný za neodpočítateľnú zábavu.

Kde výdavok vykázať

Spôsob vykázania závisí od typu podnikateľského subjektu.

Typ firmy	Typické miesto vykázania
Samostatný podnikateľ alebo jednoosobová LLC zdaňovaná ako samostatný podnikateľ	Schedule C, riadok 24b pre odpočítateľné firemné jedlá
Partnerstvo	Form 1065, riadok 4b pre odpočty súvisiace s cestovaním a zábavou
S corporation	Form 1120-S, riadok 20 ako iné odpočty, pričom cestovanie, jedlá a zábava sa uvádzajú podľa pokynov
C corporation	Form 1120, spravidla prostredníctvom časti pre cestovanie, jedlá a zábavu alebo iných odpočtov, s priloženým vyhlásením podľa potreby

Ak firma používa preplácanie výdavkov v rámci accountable plan, odpočet sa môže riešiť na úrovni firmy namiesto individuálneho priznania majiteľa. Účtovné spracovanie by malo zodpovedať tomu, ako bola úhrada nastavená.

Aké záznamy by ste si mali uchovávať?

Dobré záznamy sú rovnako dôležité ako samotný odpočet. IRS očakáva podklady, ktoré ukazujú, že výdavok súvisel s podnikaním a že suma je presná.

Uchovávajte záznamy o:

• Dátume výdavku
• Sume, ktorá bola zaplatená
• Mieste jedla alebo podujatia
• Podnikateľskom účele
• Menoch a obchodnom vzťahu osôb, ktoré boli prítomné
• Účtenke alebo faktúre
• Tom, či bolo jedlo oddelené od zábavy

Poznámka v kalendári, záznam v aplikácii na výdavky alebo poznámka v účtovníctve môžu pomôcť, no mali by dopĺňať účtenku. Najlepšou praxou je zdokumentovať podnikateľský účel, kým sú detaily ešte čerstvé.

Bežné chyby, ktoré spôsobujú problémy

Malé firmy sa často dostanú do problémov tým, že urobia zbytočné chyby v klasifikácii. Medzi najčastejšie patria:

• Odpočítanie zábavy, akoby išlo o jedlo
• Uplatnenie 100 % odpočtu jedla bez platnej výnimky
• Zabudnutie zaznamenať podnikateľský účel výdavku
• Chýbajúce mená účastníkov alebo ich vzťah k firme
• Neodlíšenie nákladov na jedlo od balíkov so zábavou
• Vykázanie výdavkov na nesprávnom formulári alebo riadku
• Zmiešanie osobného stravovania s firemným stravovaním

Tieto chyby nielenže znižujú odpočet. Môžu tiež zvýšiť riziko kontroly, ak účtovníctvo nezodpovedá daňovému priznaniu.

Jednoduchý rozhodovací rámec

Pred zaúčtovaním výdavku si položte tieto štyri otázky:

1. Išlo o jedlo, zábavu alebo oboje?
2. Bolo jedlo bežné, nevyhnutné a nie okázalé?
3. Bol prítomný daňovník alebo zamestnanec?
4. Viem preukázať podnikateľský účel účtenkou a poznámkami?

Ak je odpoveď na ktorúkoľvek z týchto otázok nejasná, výdavok si zaslúži ešte raz skontrolovať pred zaúčtovaním.

Prečo je to dôležité pre nové firmy

Mnohí majitelia založia subjekt a začnú míňať skôr, ako majú čistý účtovný systém. Presne tam vznikajú problémy s odpočtami.

Keď je firma založená správne, osobné a firemné výdavky sú oddelené, pravidlá pre preplácanie sú zdokumentované a kategórie nákladov sú jasné od prvého dňa. Pre zakladateľov, ktorí štartujú cez Zenind, táto disciplína pomáha budovať pevnejšie finančné základy pre daňové obdobie aj po ňom.

Kedy kontaktovať daňového odborníka

Pravidlá pre firemné jedlá sú detailné a zábavu je ľahké nesprávne klasifikovať. Daňový odborník môže pomôcť, ak vaša firma:

• Často hostí klientov
• Prepláca jedlá zamestnancov
• Často cestuje kvôli predaju alebo konferenciám
• Organizuje podujatia, ktoré zahŕňajú jedlo aj zábavu
• Používa viacero typov subjektov alebo má vlastníkov s rôznymi daňovými situáciami

Ak sú vaše výdavky opakované, oplatí sa nastaviť pravidlá už teraz, namiesto opravovania záznamov neskôr.

Záver

Firemné jedlá môžu stále priniesť zmysluplný daňový odpočet, ale zábava je zvyčajne mimo. Najbezpečnejší prístup je oddeliť jedlá od zábavy, zdokumentovať podnikateľský účel, uchovávať úplné účtenky a výdavok vykázať na správnom riadku daňového priznania podľa typu subjektu.

Keď sú záznamy čisté, podávanie daní je jednoduchšie a odpočty sa ľahšie obhajujú.

Upozornenie: Tento článok slúži len na informačné účely a nepredstavuje daňové, právne ani účtovné poradenstvo. V konkrétnej situácii sa poraďte s kvalifikovaným odborníkom.