Ръководство за отчитане на разходи за храна и развлечения за собственици на бизнес

Разходите за бизнес храна и развлечения са сред най-неразбираните приспадания в данъчната декларация. Правилата са по-строги, отколкото много собственици очакват, а начинът на отчитане зависи от вида на разхода, кои лица са присъствали, как е документирана сумата и каква декларация подава бизнесът.

За основатели, фрийлансъри и развиващи се компании това е важно. Поддържането на изрядни записи и правилната бизнес структура улесняват отчитането, особено когато разходите се разделят между храна, развлечения, облаги за служители и обичайни оперативни разходи.

Това ръководство обяснява кое е приспадаемо според действащите правила на IRS, кое не е, как се отчита разходът и какви документи трябва да се пазят, ако IRS поиска доказателства.

Основното правило: Храната и развлеченията не се третират по един и същ начин

IRS вече не допуска приспадане за повечето разходи, свързани с развлечения, забавления или рекреация. Това означава, че разходи за спортни събития, концерти, театрални билети, клубни дейности и подобни излизания по принцип не се приспадат.

Бизнес храненията са различни. Бизнес хранене може все още да е приспадаемо, но обикновено само за 50% от стойността, освен ако не се прилага специално изключение.

На практика първият въпрос не е просто „Това разход за клиент ли е?“. По-скоро е:

• Това беше хранене или развлечение?
• Собственикът на бизнеса или служител присъстваше ли?
• Разходът беше ли разточителен или прекомерен?
• Храненето беше ли пряко свързано с активна търговска или бизнес дейност?
• Храната отделена ли беше от развлечението във фактурата?

Тези въпроси определят дали разходът е приспадаем, частично приспадаем или напълно недопустим.

Какво се счита за развлечение?

Развлечение обикновено включва дейности, чиято основна цел е забавление или рекреация. Чести примери са:

• Спортни събития
• Театрални билети
• Концерти
• Голф излети
• Яхти или подобни развлекателни дейности
• Лов, риболов и ваканционни пътувания
• Такси за клубове със социална или развлекателна цел

IRS също не допуска приспадане за развлекателни съоръжения като яхта, ваканционен дом или подобен имот, използван за развлечение.

Важно уточнение: ако основната цел на разхода е развлечение, сумата обикновено не е приспадаема, дори ако се провежда бизнес разговор.

Кога развлечението все пак може да е приспадаемо

Има ограничени изключения. Чести примери са:

• Служебни събития за служители, като коледно парти или лятно тържество
• Развлечения, третирани като облагаемо възнаграждение и отчетени като заплати
• Развлечения, продавани на клиенти, например нощен клуб, който предоставя развлечението като част от обичайната си дейност
• Определени разходи за бизнес срещи или конвенции за допустими освободени организации

Ако развлечението се третира като възнаграждение, бизнесът трябва правилно да обработи данъчните и осигурителните последици. Не е достатъчно просто да го наречете бизнес разход.

Какво се счита за бизнес хранене?

Бизнес храненето е разход за храна, който отговаря на изискванията на IRS за обичаен и необходим разход. По правило храненето трябва:

• Да бъде обичайно и необходимо при упражняване на търговска или бизнес дейност
• Да не е разточително или прекомерно според обстоятелствата
• Да включва данъкоплатеца или служител
• Да бъде предоставено на настоящ или потенциален бизнес клиент, контрагент, консултант или подобен контакт

Храненето може да се случи по време на пътуване, среща с клиент, работен обяд или бизнес конференция, стига фактите да подкрепят легитимна бизнес цел.

Колко от храненето е приспадаемо?

Повечето бизнес хранения се приспадат само на 50%.

Това означава, че ако квалифицирано хранене струва 120 долара, приспадането обикновено е 60 долара. Данъци, бакшиши и свързани такси са част от стойността на храненето. Транспортът до и от ресторанта не се счита за част от самото хранене.

Има изключения, при които храненето може да е напълно приспадаемо или да подлежи на друг процент. Един важен пример са храненията, подлежащи на правилата за работно време по Department of Transportation, които могат да се приспадат на 80%.

Могат да важат и други специални правила за хранения на служители, храна, предоставяна от работодателя в ограничени ситуации, и хранения, третирани като възнаграждение.

Хранения, предоставени по време на развлекателни събития

Понякога бизнесът купува храна и развлечения заедно. В такъв случай храненето все още може да е приспадаемо, ако храната и напитките са отделно посочени във фактурата или касовата бележка от развлечението.

Това означава, че разписката е важна. Ако сметката за вечеря включва и храната, и шоуто, и храната е описана отделно, частта за храненето може да е приспадаема, дори частта за развлечението да не е.

Ако разходите са пакетирани заедно и не са отделно посочени, по-вероятно е цялата сума да се третира като неприспадаемо развлечение.

Къде да се отчете разходът

Отчитането зависи от типа бизнес.

Ако бизнесът използва възстановяване на разходи по accountable plan, приспадането може да се отчита на ниво бизнес, а не в индивидуалната декларация на собственика. Данъчното третиране трябва да съответства на начина, по който е структурирано възстановяването.

Какви записи трябва да пазите?

Добрите записи са също толкова важни, колкото и самото приспадане. IRS очаква доказателства, че разходът е свързан с бизнеса и че сумата е точна.

Пазете записи, показващи:

• Дата на разхода
• Платена сума
• Място на храненето или събитието
• Бизнес цел
• Имена и бизнес връзка на присъстващите лица
• Касова бележка или фактура
• Дали храната е била отделно посочена от развлечението

Бележка в календара, запис в приложение за разходи или мемо в счетоводството може да помогне, но трябва да допълва касовата бележка. Най-добрата практика е да документирате бизнес целта, докато детайлите са още пресни.

Чести грешки, които водят до проблеми

Малките бизнеси често изпадат в затруднение, като допускат лесно избежими грешки при класификацията. Най-честите грешки включват:

• Приспадане на развлечение като храна
• Претендиране на 100% от храненето без валидно изключение
• Пропускане на бележка за бизнес целта на разхода
• Липса на имена на присъстващите или на тяхната връзка с бизнеса
• Неспособност да се отделят разходите за храна от пакетирано развлечение
• Отчитане на разходите в неправилна форма или на неправилен ред
• Смесване на лични и бизнес вечери

Тези грешки не само намаляват приспадането. Те могат и да увеличат риска при проверка, ако счетоводството не съвпада с декларацията.

Прост модел за решение

Преди да осчетоводите разхода, задайте си тези четири въпроса:

1. Разходът за храна, развлечения или и двете ли е?
2. Храненето обичайно, необходимо и не прекомерно ли е?
3. Присъстваха ли данъкоплатецът или служител?
4. Мога ли да докажа бизнес целта с касова бележка и бележки?

Ако отговорът на някой от тези въпроси е неясен, разходът заслужава втори преглед, преди да бъде въведен в счетоводството.

Защо това е важно за новите бизнеси

Много собственици създават своята структура и започват да харчат, преди да имат чиста счетоводна система. Именно там започват проблемите с приспаданията.

Когато бизнесът е учреден правилно, отделените книги от личните разходи са ясни, правилата за възстановяване са документирани и категориите разходи са ясни от първия ден. За основателите, които стартират чрез Zenind, тази дисциплина помага да се изгради по-силна финансова основа за данъчния сезон и след това.

Кога да говорите с данъчен специалист

Правилата за бизнес храненията са подробни, а развлеченията лесно се класифицират неправилно. Данъчен специалист може да помогне, ако вашият бизнес:

• Често посреща клиенти
• Възстановява разходи за храна на служители
• Пътува често по продажби или конференции
• Организира събития с храна и развлечения
• Използва няколко типа юридически лица или има собственици с различни данъчни ситуации

Ако разходите ви са регулярни, струва си да въведете политика сега, вместо да поправяте записите по-късно.

Заключение

Бизнес храненето все още може да осигури значимо данъчно приспадане, но развлеченията обикновено не подлежат на приспадане. Най-сигурният подход е да разделяте храната от развлеченията, да документирате бизнес целта, да пазите пълни разписки и да отчитате разхода на правилния ред в данъчната декларация според типа на вашето дружество.

Когато записите са изрядни, данъчното подаване е по-лесно и приспаданията са по-лесни за защита.

Отказ от отговорност: Тази статия е само с информационна цел и не представлява данъчен, правен или счетоводен съвет. Консултирайте се с квалифициран специалист за насоки, съобразени с вашата конкретна ситуация.