Ghid de raportare a cheltuielilor pentru mese și divertisment pentru proprietarii de afaceri

Cheltuielile de afaceri pentru mese și divertisment se numără printre cele mai neînțelese deduceri dintr-o declarație fiscală. Regulile sunt mai restrictive decât se așteaptă mulți proprietari, iar tratamentul fiscal depinde de tipul cheltuielii, de cine a fost prezent, de modul în care costul a fost documentat și de tipul de declarație depusă de companie.

Pentru fondatori, freelanceri și companii în creștere, este important să faceți lucrurile corect. Evidența clară și structura corectă a afacerii fac raportarea mai ușoară, mai ales atunci când cheltuielile sunt împărțite între mese, divertisment, beneficii pentru angajați și costuri operaționale obișnuite.

Acest ghid explică ce este deductibil conform regulilor IRS actuale, ce nu este deductibil, cum se raportează cheltuiala și ce documente trebuie păstrate în cazul în care IRS solicită justificări.

Regula de bază: mesele și divertismentul nu sunt tratate la fel

IRS nu mai permite, în general, deducerea majorității cheltuielilor legate de divertisment, amuzament sau recreere. Asta înseamnă că, de regulă, costurile pentru evenimente sportive, concerte, bilete la teatru, activități de club și ieșiri similare nu sunt deductibile.

Mesele de afaceri sunt diferite. O masă de afaceri poate fi încă deductibilă, dar de obicei doar în proporție de 50% din cost, cu excepția cazului în care se aplică o excepție specială.

În practică, prima întrebare nu este pur și simplu „A fost aceasta o cheltuială pentru un client?”. Întrebarea este:

• A fost o masă sau divertisment?
• A fost prezent proprietarul afacerii sau un angajat?
• A fost cheltuiala extravagantă sau excesivă?
• A fost masa direct legată de o activitate comercială sau de afaceri în desfășurare?
• Au fost alimentele separate de divertisment pe bon?

Aceste întrebări stabilesc dacă cheltuiala este deductibilă, deductibilă parțial sau complet nedeductibilă.

Ce este considerat divertisment?

Divertismentul include, în general, activități destinate în principal amuzamentului sau recreerii. Exemple frecvente includ:

• Evenimente sportive
• Bilete la teatru
• Concerte
• Ieșiri la golf
• Iahturi sau activități de agrement similare
• Vânătoare, pescuit și călătorii de tip vacanță
• Cotizații la cluburi sociale sau recreative

IRS nu permite, de asemenea, deducerea pentru facilități de divertisment precum un iaht, o casă de vacanță sau o proprietate similară folosită pentru divertisment.

Un punct important: dacă scopul principal al cheltuielii este divertismentul, costul este de obicei nedeductibil chiar dacă are loc o discuție de afaceri.

Când poate fi totuși deductibil divertismentul

Există excepții limitate. Exemple frecvente includ:

• Recreere pentru angajați, cum ar fi o petrecere de sărbători sau un picnic de vară
• Divertisment tratat drept compensație impozabilă și raportat ca salarii
• Divertisment vândut clienților, cum ar fi un club de noapte care oferă divertisment ca parte a activității sale obișnuite
• Anumite cheltuieli pentru ședințe de afaceri sau convenții pentru organizații eligibile scutite de la impozitare

Dacă divertismentul este tratat ca remunerație, compania trebuie să gestioneze corect obligațiile de payroll sau de raportare. Simplul fapt că îl numiți cheltuială de afaceri nu este suficient.

Ce este considerat o masă de afaceri?

O masă de afaceri este o cheltuială pentru hrană care îndeplinește cerințele IRS pentru o cheltuială obișnuită și necesară. În general, masa trebuie să:

• Fie obișnuită și necesară în desfășurarea unei activități comerciale sau de afaceri
• Să nu fie extravagantă sau excesivă în raport cu circumstanțele
• Să includă contribuabilul sau un angajat
• Să fie oferită unui client actual sau potențial, unui client, consultant sau unui contact similar de afaceri

Masa poate avea loc în timpul unei deplasări, al unei întâlniri cu un client, al unui prânz de lucru sau al unei conferințe de afaceri, atâta timp cât faptele susțin un scop de afaceri legitim.

Cât dintr-o masă este deductibil?

Majoritatea meselor de afaceri sunt deductibile doar în proporție de 50%.

Asta înseamnă că, dacă o masă eligibilă costă 120 USD, deducerea este în general 60 USD. Taxele, bacșișurile și costurile aferente fac parte din costul mesei. Transportul către și de la restaurant nu este tratat ca parte a mesei în sine.

Există excepții în care masa poate fi deductibilă integral sau poate fi supusă unui alt procent. Un exemplu important îl reprezintă mesele supuse regulilor privind programul de lucru al Departamentului Transporturilor, care pot fi deductibile în proporție de 80%.

Alte reguli speciale se pot aplica meselor pentru angajați, meselor plătite de angajator în anumite situații limitate și meselor tratate ca remunerație.

Mese oferite în timpul evenimentelor de divertisment

Uneori, o companie cumpără împreună hrană și divertisment. În acest caz, masa poate fi totuși deductibilă dacă alimentele și băuturile sunt evidențiate separat de divertisment pe factură sau bon.

Asta înseamnă că bonul contează. Dacă o notă de plată la cină include atât masa, cât și spectacolul, iar alimentele sunt listate separat, partea aferentă mesei poate fi deductibilă chiar dacă partea de divertisment nu este.

Dacă costurile sunt incluse într-un pachet și nu sunt evidențiate separat, suma totală are șanse mai mari să fie tratată ca divertisment nedeductibil.

Unde se raportează cheltuiala

Raportarea depinde de tipul entității comerciale.

Dacă afacerea folosește decontări printr-un accountable plan, deducerea poate fi gestionată la nivelul companiei, nu pe declarația individuală a proprietarului. Tratamentul contabil ar trebui să corespundă modului în care a fost structurată rambursarea.

Ce documente trebuie păstrate?

Documentele bune sunt la fel de importante ca deducerea în sine. IRS se așteaptă la justificări care arată că cheltuiala a avut legătură cu afacerea și că suma este corectă.

Păstrați documente care să arate:

• Data cheltuielii
• Suma plătită
• Locul mesei sau al evenimentului
• Scopul de afaceri
• Numele și relația profesională a persoanelor prezente
• Bonul sau factura
• Dacă alimentele au fost evidențiate separat de divertisment

O notiță în calendar, o înregistrare într-o aplicație de cheltuieli sau o mențiune în contabilitate poate ajuta, dar ar trebui să completeze bonul. Cea mai bună practică este să documentați scopul de afaceri cât timp detaliile sunt încă proaspete.

Greșeli frecvente care provoacă probleme

Afacerile mici ajung adesea în dificultate din cauza unor erori de clasificare care pot fi evitate. Cele mai frecvente greșeli includ:

• Deducerea divertismentului ca și cum ar fi fost o masă
• Solicitarea deducerii a 100% dintr-o masă fără o excepție validă
• Omisiunea scopului de afaceri al cheltuielii
• Lipsa numelor participanților sau a relației lor cu afacerea
• Nesepararea costurilor mesei de divertismentul inclus într-un pachet
• Raportarea cheltuielilor pe formularul sau linia greșită
• Amestecarea meselor personale cu cele de afaceri

Aceste erori nu doar reduc deducerea. Ele pot crea și risc de audit dacă evidențele contabile nu corespund declarației.

Un cadru simplu de decizie

Înainte să înregistrați cheltuiala, puneți-vă aceste patru întrebări:

1. A fost această cheltuială pentru hrană, pentru divertisment sau pentru ambele?
2. Masa a fost obișnuită, necesară și nu extravagantă?
3. A fost prezent contribuabilul sau un angajat?
4. Pot dovedi scopul de afaceri cu un bon și cu note explicative?

Dacă răspunsul la oricare dintre aceste întrebări nu este clar, cheltuiala merită verificată din nou înainte de a fi înregistrată în contabilitate.

De ce contează acest lucru pentru afacerile noi

Mulți proprietari își înființează entitatea și încep să cheltuiască înainte să aibă un sistem contabil clar. Acolo apar problemele de deducere.

Când afacerea este înființată corect, evidențele sunt separate de cheltuielile personale, regulile de rambursare sunt documentate, iar categoriile de cheltuieli sunt clare încă din prima zi. Pentru fondatorii care pornesc prin Zenind, această disciplină ajută la construirea unei baze financiare mai solide pentru sezonul fiscal și nu numai.

Când să discutați cu un profesionist fiscal

Regulile pentru mesele de afaceri sunt detaliate, iar deducerile pentru divertisment sunt ușor de clasificat greșit. Un profesionist fiscal vă poate ajuta dacă afacerea dvs.:

• Găzduiește frecvent clienți
• Rambursează mesele angajaților
• Călătorește des pentru vânzări sau conferințe
• Organizează evenimente care includ atât hrană, cât și divertisment
• Folosește mai multe tipuri de entități sau are proprietari aflați în situații fiscale diferite

Dacă cheltuielile sunt recurente, merită să stabiliți acum o politică, în loc să corectați evidențele mai târziu.

Concluzie

Mesele de afaceri pot totuși genera o deducere fiscală semnificativă, dar divertismentul este, de obicei, exclus. Cea mai sigură abordare este să separați mesele de divertisment, să documentați scopul de afaceri, să păstrați bonuri complete și să raportați cheltuiala pe linia corectă din declarația corespunzătoare tipului de entitate.

Atunci când evidențele sunt clare, depunerea declarației fiscale este mai simplă, iar deducerile sunt mai ușor de susținut.

Declinare de responsabilitate: Acest articol are scop informativ și nu reprezintă consultanță fiscală, juridică sau contabilă. Consultați un consilier calificat pentru îndrumare privind situația dvs. specifică.