Mi az outsourcing? Gyakorlati útmutató amerikai kisvállalkozásoknak

Az outsourcing az egyik legpraktikusabb módja annak, hogy egy növekvő vállalkozás időt takarítson meg, kézben tartsa a költségeket, és hozzáférjen speciális szakértelemhez anélkül, hogy minden funkciót házon belül kellene felépítenie. Sok amerikai alapító számára ez egy okos módja annak is, hogy a valóban bevételt termelő munkára koncentráljon: az ügyfelek kiszolgálására, a termék vagy szolgáltatás finomítására, valamint egy erős üzleti alap kiépítésére.

Egyszerűen fogalmazva, az outsourcing azt jelenti, hogy egy külső személyt vagy céget bíznak meg egy feladat, projekt vagy üzleti funkció elvégzésével, amelyet a belső csapatnak nem kell közvetlenül ellátnia. Ide tartozhat a könyvelés, a bérszámfejtés, az ügyfélszolgálat, a marketing, az IT-szolgáltatások, a grafikai tervezés, a gyártás, a jogi támogatás vagy az adminisztratív munka.

Ez az útmutató bemutatja, mi az outsourcing, miért használják a vállalkozások, hol segít a legtöbbet, hol jelenthet kockázatot, és hogyan döntheti el, hogy megfelel-e az Ön cégének.

Az outsourcing meghatározása

Az outsourcing olyan gyakorlat, amelynek során az üzleti munkát egy külső szolgáltatóra bízzák ahelyett, hogy azt a cég alkalmazottai vagy tulajdonosai végeznék el házon belül.

Ez a külső szolgáltató lehet:

• Független vállalkozó
• Specializált ügynökség
• Szabadúszó
• Folyamatos szolgáltatási szerződéssel rendelkező beszállító
• Egy másik cég, amely egy meghatározott működési funkciót lát el

A lényeg az, hogy a munka a vállalat belső bérszámfejtési és napi menedzsmentstruktúráján kívül történik.

Az outsourcing gyakori típusai

Az outsourcing nem egyetlen iparágra vagy munkatípusra korlátozódik. A vállalkozások sokféleképpen használják.

Adminisztratív outsourcing

Egy startup kiszervezheti az adminisztratív feladatokat, például az időpont-egyeztetést, a beérkező levelek kezelését, az adatbevitelt, a dokumentumok előkészítését vagy virtuális asszisztens támogatását.

Pénzügyi outsourcing

Sok kisvállalkozás kiszervezi a könyvelést, a bérszámfejtést, az adóbevallás előkészítését vagy a controller szintű pénzügyi támogatást.

Marketing outsourcing

A vállalkozások gyakran kérnek külső segítséget SEO-hoz, fizetett hirdetésekhez, közösségi médiához, arculathoz, szövegíráshoz, e-mail marketinghez és weboldal-karbantartáshoz.

Technológiai outsourcing

Az IT-támogatás, az alkalmazásfejlesztés, a kiberbiztonság, a szoftverbevezetés és az ügyfélszolgálati technikai támogatás gyakran kiszervezett.

Ügyfélszolgálati outsourcing

Egyes cégek kiszervezik az élő chatet, a call center támogatást, a technikai ügyfélszolgálatot vagy a munkaidőn kívüli válaszadási lefedettséget.

Gyártási és teljesítési outsourcing

A gyártás, a raktározás, a nyomtatás, a csomagolás és a szállítás szintén gyakori outsourcing területek.

Miért szerveznek ki a vállalkozások?

A legtöbb vállalkozó nem azért szervez ki, mert kevesebb kontrollt akar. Azért teszi, mert így hatékonyabban tud működni.

1. Alacsonyabb költség, mint a teljes munkaidős munkaerő felvétele

Egy alkalmazott felvétele gyakran fizetést vagy órabért, béradót, juttatásokat, eszközöket, betanítást, felügyeletet és menedzsmentidőt jelent. Az outsourcing csökkentheti ezeket a fix költségeket, különösen akkor, ha a munka időszakos vagy erősen specializált.

Például, ha Önnek csak negyedéves könyveléshez vagy szezonális ügyfélszolgálathoz van szüksége segítségre, nem feltétlenül éri meg erre a feladatra teljes munkaidős alkalmazottat felvenni.

2. Hozzáférés speciális szakértelemhez

Egyes feladatok olyan készségeket igényelnek, amelyeket drága lenne házon belül felépíteni. Az outsourcing olyan szakemberekhez ad hozzáférést, akik már ismerik az érintett eszközöket, szabályozásokat vagy munkafolyamatokat.

Ez különösen értékes lehet azoknak az alapítóknak, akiknek gyorsan van szükségük magas minőségű munkára, anélkül hogy hónapokat kellene egy belső csapat betanításával tölteniük.

3. Több idő a fő üzleti feladatokra

A kisvállalkozás-tulajdonosok gyakran túl sok időt töltenek alacsony értékű feladatokkal. Az outsourcing lehetővé teszi, hogy arra összpontosítsanak, ami a legfontosabb, például az értékesítés lezárására, a működés javítására vagy a növekedésre való felkészülésre.

4. Rugalmasság és skálázhatóság

Az outsourcing megkönnyíti a támogatás növelését vagy csökkentését a vállalkozás változásaihoz igazodva. Egy cég kezdhet egy kisebb szerződéssel, majd bővítheti az együttműködést, ha a munkaterhelés nő.

Ez a rugalmasság hasznos startupok, szezonális vállalkozások és új szolgáltatásokat tesztelő cégek számára.

5. Könnyebb hozzáférés eszközökhöz és rendszerekhez

Néhány kiszervezett szolgáltató saját szoftvert, munkafolyamatokat és felszerelést hoz magával. Ez csökkentheti annak szükségességét, hogy a vállalkozás drága eszközöket vásároljon, mielőtt készen állna azok teljes körű használatára.

Az outsourcing hátrányai

Az outsourcing hasznos, de nem univerzális megoldás. A vállalkozóknak ismerniük kell az előnyök és hátrányok közötti kompromisszumokat, mielőtt fontos munkát adnak ki.

Kevesebb közvetlen felügyelet

Amikor a munka házon belül zajlik, a vezetők gyakran szorosabban tudják követni az előrehaladást. A kiszervezett munka több strukturált kommunikációt, világosabb elvárásokat és tudatosabb projektmenedzsmentet igényelhet.

Kommunikációs késedelmek

Ha a szolgáltató más időzónában dolgozik vagy sok ügyfelet szolgál ki, a válaszidők lassabbak lehetnek, mint egy közeli belső csapattag esetében.

Minőségellenőrzési aggályok

Az outsourcing akkor működik a legjobban, ha a vállalkozásnak világos standardjai vannak. Ha a hatókör, a határidők és a szállítandó eredmények homályosak, a minőség romolhat.

Szerződéses függőség

Az alkalmazotti jogviszonnyal ellentétben a kiszervezett munkát általában szerződés szabályozza. Ez azt jelenti, hogy a megszüntetési feltételeknek, a teljesítendő eredményeknek, a fizetési ütemezésnek, a titoktartásnak és a tulajdonjogoknak egyértelműnek kell lenniük már az elején.

Gyenge szolgáltatói illeszkedés kockázata

A legolcsóbb szolgáltató nem mindig a legjobb. Egy rossz illeszkedés több utómunkát, több késedelmet és több stresszt okozhat, mintha a feladatot házon belül végeznék el.

Outsourcing vs. alkalmazottak felvétele

Az outsourcing és a felvétel nem ugyanaz.

Az alkalmazott a vállalat belső munkaerejének része, és általában bérszámfejtésen, HR-szabályzatokon és munkajogi előírásokon keresztül irányítják.

A kiszervezett szolgáltató általában egy külső cég vagy vállalkozó, aki egy meghatározott szolgáltatást nyújt külön megállapodás alapján.

A gyakorlati különbség a következő:

• Akkor vegyen fel alkalmazottakat, ha a munka folyamatos, a vállalkozás alapvető része, és szoros felügyeletet igényel
• Akkor szervezze ki a munkát, ha a feladat specializált, ideiglenes, szezonális vagy nem tartozik a fő fókuszába

Egy vállalkozás egyszerre mindkét megközelítést is használhatja. Például egy cég alkalmazhat egy értékesítési csapatot, miközben kiszervezi a könyvelést és a webfejlesztést.

Mikor érdemes leginkább outsourcingot használni

Az outsourcing gyakran jó választás, ha az alábbiak közül egy vagy több igaz:

• A feladat fontos, de nem napi szintű
• A munka speciális szakértelmet igényel
• A felvétel költsége túl magas lenne a munka mennyiségéhez képest
• A projektnek világos kezdete és vége van
• A vállalkozás gyorsabban akar haladni a bérköltség növelése nélkül
• A tulajdonos a bevételt termelő tevékenységekre akar koncentrálni

A startupok és a korai fázisú vállalkozások gyakran először outsourcingot használnak, mert szakmai segítségre van szükségük anélkül, hogy egy nagy belső csapat költségét vállalnák.

Mit érdemes először kiszervezni

Ha Ön még új az outsourcingban, olyan feladatokkal kezdje, amelyek fontosak, de nem központi elemei a versenyelőnyének.

Jó első jelöltek gyakran a következők:

• Könyvelés
• Bérszámfejtés
• Alapvető grafikai tervezés
• Weboldal-karbantartás
• E-mail marketing beállítása
• Adminisztratív támogatás
• Rutinszerű ügyfélszolgálat
• Közösségi média ütemezése

Ezek a feladatok sok időt emészthetnek fel anélkül, hogy az alapító közvetlen bevonását igényelnék.

Mit érdemes házon belül tartani

Bizonyos funkciókat jobb közel tartani a vállalkozáshoz, különösen a korai szakaszban.

Érdemes lehet ezeket kezdetben házon belül tartani:

• Alapvető stratégia és döntéshozatal
• Termékirány
• Az alapítói csapat feladatai
• Érzékeny ügyfél- vagy pénzügyi jóváhagyások
• Rendkívül bizalmas működési ismeretek

Ha egy feladat befolyásolja a vállalat identitását, árazását, jogi kockázatát vagy stratégiai irányát, alaposan gondolja át, mielőtt kiadja.

Hogyan szervezzen ki hatékonyan

Az outsourcing akkor működik a legjobban, ha a folyamat tudatos. A cél nem egyszerűen a munka átadása. A cél az, hogy jól adja át.

1. Határozza meg a hatókört

Legyen pontosan meghatározva, mit kell elvégezni, hogyan mérik a sikert, és mi nem tartozik a szolgáltató felelősségébe.

2. Állítson fel határidőket és teljesítendő eredményeket

A határidőket írja le írásban. Az egyértelmű mérföldkövek csökkentik a félreértéseket és segítenek az elszámoltathatóság fenntartásában.

3. Válassza ki a megfelelő szolgáltatót

Keresse a tapasztalatot, az ajánlásokat, a kommunikáció minőségét, a gyors reakciót és az iparága megértését.

4. Használjon írásos megállapodást

A szerződésnek tartalmaznia kell a hatókört, a fizetési feltételeket, a titoktartást, a szellemi tulajdont, a megszüntetési jogokat és a végső eredmények tulajdonjogát.

5. Hozzon létre kommunikációs folyamatot

Döntse el, milyen gyakran egyeztetnek, milyen eszközöket használnak, és hogyan kezelik a módosításokat.

6. Rendszeresen értékelje a teljesítményt

Még akkor is, ha a munka kiszervezett, továbbra is figyelni kell a minőséget. A jó felügyelet megakadályozza, hogy a kisebb problémák költségesekké váljanak.

Outsourcing és az amerikai vállalkozásalapítás

Az új amerikai vállalkozások számára az outsourcing gyakran akkor válik igazán hasznossá, miután a cég jogilag létrejött és szervezetten működik. Amint az entitás létrejött, az alapítók kevesebb időt tölthetnek adminisztratív előkészületekkel, és többet a működés építésével.

Itt illeszkedhet be a Zenind, mint alapítási partner. A Zenind segít a vállalkozóknak amerikai üzleti entitások létrehozásában és fenntartásában, miközben ők arra összpontosítanak, amit házon belül szeretnének tartani. Ha az alapvető üzleti struktúra már rendezett, az alapítók jobb döntéseket hozhatnak arról, mit szervezzenek ki legközelebb.

Az outsourcing gyakori hibái

Az outsourcing időt és pénzt takaríthat meg, de csak akkor, ha megfelelően kezelik. Kerülje el ezeket a gyakori hibákat:

• Kulcsfontosságú funkció kiszervezése a működési folyamat megértése előtt
• Szolgáltató kiválasztása kizárólag az ár alapján
• A feladatkör dokumentálásának elmulasztása
• A titoktartási és tulajdonjogi feltételek figyelmen kívül hagyása
• Elvárni, hogy a kiszervezett munka pontosan úgy működjön, mint egy alkalmazott
• Az eredmények átadása utáni ellenőrzés elmulasztása

A legjobb outsourcing kapcsolatok világosak, strukturáltak és reálisak.

GYIK az outsourcingról

Az outsourcing csak nagyvállalatoknak szól?

Nem. A kisvállalkozások és a startupok gyakran még többet profitálnak belőle, mert rugalmasságra és költségkontrollra van szükségük.

Az outsourcing ugyanaz, mint egy vállalkozó felvétele?

A vállalkozói jogviszony az outsourcing egyik gyakori formája, de az outsourcing magában foglalhat ügynökségeket és más külső szolgáltatókat is.

Az outsourcing mindig olcsóbb?

Nem mindig. Gyakran olcsóbb, mint alkalmazottat felvenni kis volumenű vagy speciális munkára, de a minőség, a gyorsaság és a menedzsmentköltségek továbbra is számítanak.

Egy vállalkozás több funkciót is kiszervezhet?

Igen. Sok cég egyszerre több funkciót is kiszervez, például a könyvelést, az IT-támogatást és a marketinget.

Végső tanulság

Az outsourcing praktikus módja annak, hogy az amerikai vállalkozások munkát adjanak ki, csökkentsék az általános költségeket, és szakértelmet érjenek el anélkül, hogy állandó létszámot növelnének. Különösen hasznos, ha egy feladat fontos, de nem központi eleme a vállalat alapvető küldetésének.

A legjobb outsourcing döntések átgondoltak, dokumentáltak és valós üzleti igényekhez kötöttek. Megfelelő használat esetén az outsourcing segíthet egy vállalkozásnak karcsúnak maradni, gyorsabban haladni, és az alapítót a növekedésre összpontosítani.

Azoknak a vállalkozóknak, akik amerikai céget építenek, a Zenind segítséget nyújthat az alapításban és a folyamatos üzleti támogatásban, hogy Ön több időt fordíthasson a legfontosabb feladatokra.