Outsourcing là gì? Hướng dẫn thực tế dành cho doanh nghiệp nhỏ tại Mỹ

Outsourcing là một trong những cách thực tế nhất để doanh nghiệp đang tăng trưởng tiết kiệm thời gian, kiểm soát chi phí và tiếp cận nhân sự có chuyên môn mà không cần xây dựng mọi chức năng ngay trong nội bộ. Với nhiều nhà sáng lập tại Mỹ, đây cũng là một cách thông minh để tập trung vào công việc thực sự tạo ra doanh thu: phục vụ khách hàng, hoàn thiện sản phẩm hoặc dịch vụ, và xây dựng nền tảng kinh doanh vững chắc.

Nói đơn giản, outsourcing là thuê một cá nhân hoặc công ty bên ngoài để xử lý một nhiệm vụ, dự án hoặc chức năng kinh doanh mà đội ngũ nội bộ của bạn không cần trực tiếp thực hiện. Điều đó có thể bao gồm kế toán, bảng lương, hỗ trợ khách hàng, tiếp thị, dịch vụ IT, thiết kế đồ họa, sản xuất, hỗ trợ pháp lý hoặc công việc hành chính.

Hướng dẫn này giải thích outsourcing là gì, vì sao doanh nghiệp sử dụng, đâu là những lĩnh vực phù hợp nhất, những rủi ro có thể phát sinh và cách quyết định liệu nó có phù hợp với công ty của bạn hay không.

Định nghĩa Outsourcing

Outsourcing là việc giao công việc kinh doanh cho một nhà cung cấp bên ngoài thay vì để nhân viên hoặc chủ doanh nghiệp trong công ty thực hiện.

Nhà cung cấp bên ngoài đó có thể là:

• Nhà thầu độc lập
• Một agency chuyên biệt
• Freelancer
• Nhà cung cấp có hợp đồng dịch vụ dài hạn
• Một công ty khác thực hiện một chức năng vận hành cụ thể

Ý tưởng cốt lõi là công việc diễn ra bên ngoài hệ thống trả lương nội bộ và cơ cấu quản lý hằng ngày của công ty.

Các loại Outsourcing phổ biến

Outsourcing không chỉ giới hạn trong một ngành hoặc một loại công việc. Doanh nghiệp sử dụng nó theo nhiều cách khác nhau.

Outsourcing hành chính

Một startup có thể thuê ngoài các công việc hành chính như sắp xếp lịch, quản lý hộp thư, nhập dữ liệu, chuẩn bị tài liệu hoặc hỗ trợ từ trợ lý ảo.

Outsourcing tài chính

Nhiều doanh nghiệp nhỏ thuê ngoài kế toán sổ sách, xử lý bảng lương, khai thuế hoặc hỗ trợ tài chính ở cấp controller.

Outsourcing tiếp thị

Doanh nghiệp thường thuê ngoài hỗ trợ cho SEO, quảng cáo trả phí, mạng xã hội, xây dựng thương hiệu, viết nội dung, email marketing và bảo trì website.

Outsourcing công nghệ

Hỗ trợ IT, phát triển ứng dụng, an ninh mạng, triển khai phần mềm và dịch vụ help desk thường được thuê ngoài.

Outsourcing chăm sóc khách hàng

Một số công ty thuê ngoài live chat, hỗ trợ tổng đài, hỗ trợ kỹ thuật hoặc trực phản hồi ngoài giờ.

Outsourcing sản xuất và hoàn tất đơn hàng

Sản xuất, kho bãi, in ấn, đóng gói và vận chuyển cũng là những lĩnh vực phổ biến để thuê ngoài.

Vì sao doanh nghiệp thuê ngoài

Hầu hết chủ doanh nghiệp không thuê ngoài vì họ muốn ít kiểm soát hơn. Họ thuê ngoài vì điều đó giúp vận hành hiệu quả hơn.

1. Chi phí thấp hơn so với tuyển nhân viên toàn thời gian

Tuyển một nhân viên thường đồng nghĩa với lương theo tháng hoặc theo giờ, thuế bảng lương, phúc lợi, thiết bị, đào tạo ban đầu, giám sát và thời gian quản lý. Outsourcing có thể giảm các chi phí cố định này, đặc biệt khi công việc chỉ phát sinh theo đợt hoặc đòi hỏi chuyên môn cao.

Ví dụ, nếu bạn chỉ cần hỗ trợ kế toán theo quý hoặc chăm sóc khách hàng theo mùa, việc tuyển một nhân viên toàn thời gian cho chức năng đó có thể không hợp lý.

2. Tiếp cận chuyên môn sâu

Một số nhiệm vụ đòi hỏi kỹ năng mà việc tự xây dựng nội bộ sẽ rất tốn kém. Outsourcing giúp doanh nghiệp tiếp cận các chuyên gia đã quen với công cụ, quy định hoặc quy trình liên quan.

Điều này đặc biệt hữu ích với nhà sáng lập cần chất lượng cao nhanh chóng mà không phải mất nhiều tháng đào tạo đội ngũ nội bộ.

3. Có thêm thời gian cho công việc cốt lõi

Chủ doanh nghiệp nhỏ thường dành quá nhiều thời gian cho các việc có giá trị thấp. Outsourcing giúp họ tập trung vào điều quan trọng nhất, như chốt doanh số, cải thiện vận hành hoặc chuẩn bị cho tăng trưởng.

4. Linh hoạt và dễ mở rộng

Outsourcing giúp dễ tăng hoặc giảm hỗ trợ theo sự thay đổi của doanh nghiệp. Một công ty có thể bắt đầu với một hợp đồng nhỏ và mở rộng nếu khối lượng công việc tăng lên.

Sự linh hoạt này rất hữu ích cho startup, doanh nghiệp theo mùa và các công ty đang thử nghiệm dịch vụ mới.

5. Dễ tiếp cận công cụ và hệ thống hơn

Một số nhà cung cấp thuê ngoài mang theo phần mềm, quy trình và thiết bị riêng. Điều này có thể giúp doanh nghiệp không phải mua những công cụ đắt tiền trước khi sẵn sàng sử dụng ở quy mô lớn.

Nhược điểm của Outsourcing

Outsourcing rất hữu ích, nhưng không phải là giải pháp phù hợp cho mọi trường hợp. Chủ doanh nghiệp nên hiểu rõ các đánh đổi trước khi giao việc quan trọng ra ngoài.

Ít giám sát trực tiếp hơn

Khi công việc được xử lý nội bộ, người quản lý thường theo dõi tiến độ sát hơn. Công việc thuê ngoài có thể đòi hỏi giao tiếp có cấu trúc hơn, kỳ vọng rõ ràng hơn và quản lý dự án chủ động hơn.

Chậm trễ trong giao tiếp

Nếu nhà cung cấp làm việc theo múi giờ khác hoặc phục vụ nhiều khách hàng, thời gian phản hồi có thể chậm hơn so với một nhân viên nội bộ ở gần.

Lo ngại về kiểm soát chất lượng

Outsourcing hiệu quả nhất khi doanh nghiệp có tiêu chuẩn rõ ràng. Nếu phạm vi công việc, thời hạn và đầu ra không rõ ràng, chất lượng có thể bị ảnh hưởng.

Phụ thuộc vào hợp đồng

Khác với quan hệ lao động thông thường, công việc thuê ngoài thường được điều chỉnh bởi hợp đồng. Điều đó có nghĩa là điều khoản chấm dứt, đầu ra, lịch thanh toán, bảo mật và quyền sở hữu cần được quy định rõ ngay từ đầu.

Rủi ro chọn sai nhà cung cấp

Nhà cung cấp rẻ nhất không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất. Một sự phù hợp kém có thể tạo ra nhiều việc làm lại hơn, chậm trễ hơn và căng thẳng hơn so với tự làm nội bộ.

Outsourcing so với tuyển nhân viên

Outsourcing và tuyển dụng không giống nhau.

Nhân viên là một phần của lực lượng lao động nội bộ của công ty và thường được quản lý thông qua bảng lương, chính sách nhân sự và luật lao động.

Nhà cung cấp thuê ngoài thường là một doanh nghiệp bên ngoài hoặc nhà thầu thực hiện một dịch vụ được xác định rõ theo một thỏa thuận riêng.

Sự khác biệt thực tế là:

• Tuyển nhân viên khi công việc mang tính liên tục, cốt lõi của doanh nghiệp và cần giám sát chặt chẽ
• Thuê ngoài khi công việc mang tính chuyên biệt, tạm thời, theo mùa hoặc nằm ngoài trọng tâm chính của bạn

Một doanh nghiệp có thể sử dụng cả hai cách cùng lúc. Ví dụ, một công ty có thể có đội ngũ bán hàng nội bộ nhưng thuê ngoài kế toán và phát triển web.

Khi nào Outsourcing phù hợp nhất

Outsourcing thường là lựa chọn mạnh khi một hoặc nhiều điều sau đây đúng:

• Công việc quan trọng nhưng không diễn ra hằng ngày
• Công việc đòi hỏi chuyên môn ngách
• Chi phí tuyển dụng sẽ quá cao so với khối lượng công việc
• Dự án có điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng
• Doanh nghiệp muốn tiến nhanh hơn mà không tăng biên chế
• Chủ doanh nghiệp muốn tập trung vào các hoạt động tạo doanh thu

Startups và doanh nghiệp ở giai đoạn đầu thường thuê ngoài trước vì họ cần hỗ trợ chuyên nghiệp mà chưa thể gánh chi phí của một đội ngũ nội bộ lớn.

Nên thuê ngoài việc gì trước

Nếu bạn mới bắt đầu với outsourcing, hãy bắt đầu bằng những công việc quan trọng nhưng không phải là lợi thế cạnh tranh cốt lõi của bạn.

Những lựa chọn phù hợp thường gồm:

• Kế toán sổ sách
• Xử lý bảng lương
• Thiết kế đồ họa cơ bản
• Bảo trì website
• Thiết lập email marketing
• Hỗ trợ hành chính
• Hỗ trợ khách hàng thường lệ
• Lên lịch đăng bài mạng xã hội

Những công việc này có thể tốn rất nhiều thời gian mà không cần sự tham gia trực tiếp của nhà sáng lập.

Nên giữ việc gì trong nội bộ

Một số chức năng nên được giữ gần doanh nghiệp hơn, đặc biệt là ở giai đoạn đầu.

Bạn có thể muốn giữ nội bộ trước:

• Chiến lược và ra quyết định cốt lõi
• Định hướng sản phẩm
• Trách nhiệm của đội ngũ sáng lập
• Phê duyệt liên quan đến khách hàng hoặc tài chính nhạy cảm
• Kiến thức vận hành có tính bảo mật cao

Nếu một nhiệm vụ ảnh hưởng đến bản sắc, giá bán, rủi ro pháp lý hoặc định hướng chiến lược của công ty, hãy cân nhắc kỹ trước khi giao nó ra ngoài.

Cách Outsourcing hiệu quả

Outsourcing hoạt động tốt nhất khi quy trình được thực hiện có chủ đích. Mục tiêu không chỉ là giao việc. Mục tiêu là giao việc một cách hiệu quả.

1. Xác định phạm vi

Hãy nêu rõ cần làm gì, thế nào là thành công và phần nào không thuộc trách nhiệm của nhà cung cấp.

2. Thiết lập thời hạn và đầu ra

Đưa mốc thời gian vào văn bản. Các mốc rõ ràng giúp giảm nhầm lẫn và giữ trách nhiệm cho mọi bên.

3. Chọn đúng nhà cung cấp

Hãy ưu tiên kinh nghiệm, tham chiếu, chất lượng giao tiếp, khả năng phản hồi và hiểu biết rõ về ngành của bạn.

4. Dùng thỏa thuận bằng văn bản

Hợp đồng nên bao gồm phạm vi công việc, điều khoản thanh toán, bảo mật, sở hữu trí tuệ, quyền chấm dứt và quyền sở hữu thành phẩm cuối cùng.

5. Tạo quy trình giao tiếp

Quyết định tần suất họp, công cụ sẽ dùng và cách xử lý sửa đổi.

6. Đánh giá hiệu suất thường xuyên

Ngay cả khi công việc đã thuê ngoài, bạn vẫn nên theo dõi chất lượng. Giám sát tốt sẽ ngăn các vấn đề nhỏ trở thành chi phí lớn.

Outsourcing và việc thành lập doanh nghiệp tại Mỹ

Đối với doanh nghiệp mới tại Mỹ, outsourcing thường trở nên hữu ích hơn sau khi công ty được thành lập và tổ chức đúng cách. Khi pháp nhân đã sẵn sàng, nhà sáng lập có thể dành ít thời gian hơn cho việc thiết lập hành chính và nhiều thời gian hơn cho xây dựng hoạt động kinh doanh.

Đó là lúc một đối tác thành lập như Zenind có thể hỗ trợ trong quy trình này. Zenind giúp các doanh nhân thành lập và duy trì pháp nhân kinh doanh tại Mỹ trong khi họ tập trung vào những công việc muốn giữ trong nội bộ. Khi nền tảng doanh nghiệp đã được xử lý, nhà sáng lập có thể đưa ra quyết định tốt hơn về việc nên thuê ngoài điều gì tiếp theo.

Những sai lầm cần tránh khi Outsourcing

Outsourcing có thể tiết kiệm thời gian và chi phí, nhưng chỉ khi được quản lý đúng cách. Hãy tránh những sai lầm phổ biến sau:

• Thuê ngoài một chức năng cốt lõi trước khi hiểu rõ quy trình kinh doanh
• Chọn nhà cung cấp chỉ dựa trên giá
• Không ghi lại phạm vi công việc
• Bỏ qua các điều khoản về bảo mật và quyền sở hữu
• Kỳ vọng công việc thuê ngoài hoạt động giống hệt một nhân viên nội bộ
• Không đánh giá kết quả sau khi bàn giao

Các mối quan hệ thuê ngoài hiệu quả nhất đều rõ ràng, có cấu trúc và thực tế.

Câu hỏi thường gặp về Outsourcing

Outsourcing chỉ dành cho công ty lớn phải không?

Không. Doanh nghiệp nhỏ và startup thường là những bên hưởng lợi nhiều nhất vì họ cần sự linh hoạt và kiểm soát chi phí.

Outsourcing có giống với thuê nhà thầu không?

Quan hệ với nhà thầu là một hình thức outsourcing phổ biến, nhưng outsourcing cũng có thể bao gồm agency và các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài khác.

Outsourcing lúc nào cũng rẻ hơn sao?

Không phải lúc nào cũng vậy. Thường thì nó rẻ hơn so với tuyển dụng cho công việc khối lượng thấp hoặc chuyên biệt, nhưng chất lượng, tốc độ và chi phí quản lý vẫn rất quan trọng.

Doanh nghiệp có thể thuê ngoài nhiều chức năng cùng lúc không?

Có. Nhiều công ty thuê ngoài nhiều chức năng cùng lúc, chẳng hạn như kế toán, hỗ trợ IT và tiếp thị.

Kết luận

Outsourcing là một cách thực tế để doanh nghiệp tại Mỹ giao bớt công việc, giảm chi phí cố định và tiếp cận chuyên môn mà không cần tăng thêm nhân sự dài hạn. Nó đặc biệt hữu ích khi một nhiệm vụ quan trọng nhưng không phải là trọng tâm cốt lõi của công ty.

Những quyết định outsourcing tốt nhất là những quyết định có suy nghĩ, được ghi chép rõ ràng và gắn với nhu cầu kinh doanh thực tế. Khi được sử dụng đúng cách, outsourcing có thể giúp doanh nghiệp tinh gọn hơn, di chuyển nhanh hơn và để nhà sáng lập tập trung vào tăng trưởng.

Đối với các doanh nhân đang xây dựng công ty tại Mỹ, Zenind có thể hỗ trợ thành lập và duy trì doanh nghiệp để bạn có thêm thời gian cho những công việc quan trọng nhất.